Comment former quelqu'un à faire son travail?

Faites savoir à votre stagiaire que vous agissez comme une ressource pour lui pendant qu'il découvre le poste.

Si vous quittez votre emploi actuel, que ce soit pour une promotion au sein de votre entreprise ou parce que vous avez accepté un poste dans une nouvelle organisation, il se peut que l'on vous demande de former un nouvel employé pour faire votre travail. La formation est essentielle lors du démarrage d'un nouveau poste, car elle permet au nouvel employé de comprendre non seulement ses nouvelles fonctions, mais aussi la culture d'entreprise et les attentes associées à l'emploi. Vous pouvez configurer un stagiaire pour qu'il assume votre poste en fixant des objectifs, en planifiant et en surveillant sa formation, et en agissant en tant que ressource et mentor lorsque le nouvel individu apprend votre travail.

Méthode 1 sur 3: préparer votre stagiaire

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Donnez votre avis. Souvent, vous formerez quelqu'un pour faire votre travail parce que vous vous déplacez vers un nouveau poste au sein de votre organisation. Cependant, si vous quittez votre entreprise actuelle, vous devez donner un préavis approprié afin que votre employeur sache que votre poste doit être pourvu.
- Consultez votre contrat de travail pour tous les détails spécifiques concernant la notification. Les contrats ou accords peuvent inclure un libellé indiquant combien de temps à l'avance vous donnez un avis et quel support est approprié.
- Si votre entreprise n'a pas sa propre langue concernant la démission, sachez que la norme est de donner à votre employeur un préavis de deux semaines avant votre départ, et qu'il est approprié de rencontrer votre superviseur pour discuter de votre départ, ainsi que de lui donner un avis écrit. déclaration concernant votre intention de quitter l'entreprise.
2
Établissez des procédures opérationnelles standard. Quelle que soit la façon dont vous formez un nouvel employé, il est peu probable qu'il se souvienne de tout de la formation. Développez un ensemble de procédures écrites qui détaillent étape par étape comment faire votre position. Ces procédures doivent inclure des instructions sur les tâches quotidiennes, ainsi que sur la manière de mener des projets et des processus plus importants dans lesquels vous êtes impliqué.
- Demandez à votre superviseur s'il existe un modèle de procédures opérationnelles standard dans votre entreprise. L'utilisation d'un modèle aidera à garder les choses cohérentes pour votre stagiaire et facilitera le processus d'écriture pour vous.
- Commencez par détailler vos tâches quotidiennes. Expliquez, étape par étape, ce que vous faites chaque jour lorsque vous entrez.
- Une fois que vous avez établi la routine quotidienne, détaillez les processus et les projets plus importants que votre stagiaire sera censé reprendre.
- Cartographiez les emplacements de tout ce qui est stocké numériquement et utilisez généreusement des graphiques et des captures d'écran afin que le stagiaire puisse associer vos instructions à des aides visuelles utiles pour chaque étape.
- Les captures d'écran sont particulièrement utiles pour tout ce que vous utilisez qui peut être propriétaire, comme les bases de données, les logiciels de gestion de contenu, les logiciels d'entreprise à entreprise ou tout ce que vous considérez comme «en interne».
CONSEIL D'EXPERT

Repensez à votre propre processus de formation pour vous inspirer. Harish Chandran, responsable du site d'ingénierie pour la société de recherche sur l'IA DeepMind, déclare: «La meilleure façon de former de nouveaux employés est d'avoir une très bonne expérience d'intégration et une documentation complète. Pensez à votre formation, y compris ce qui a fonctionné pour vous et ce qui n'a pas fonctionné. et réfléchissez à des solutions potentielles à tout problème. Utilisez ces informations pour créer une base de connaissances qui serait bénéfique pour un nouvel employé. Ensuite, si vous le pouvez, essayez de planifier pour que l'employé passe son premier mois à apprendre ces informations.
3
Organisez un espace. Pendant un certain temps, vous et votre stagiaire partagerez peut-être un espace. Assurez-vous que vous et votre stagiaire disposez d'un espace pour travailler sans interférer l'un avec l'autre. Si vous déménagez dans un nouveau poste, vous voudrez peut-être demander si votre nouveau bureau est prêt pendant que vous formez votre remplaçant.
- Assurez-vous que l'espace de votre stagiaire est aménagé avec ce dont il a besoin pour exercer pleinement son poste. Cela comprend l'obtention de toutes les autorisations dont ils peuvent avoir besoin pour l'accès à l'ordinateur, aux logiciels et au téléphone, les clés dont ils peuvent avoir besoin ou toute autre chose pertinente à la position spécifique.
4
Fixez un horaire. Assurez-vous de couvrir tous les sujets importants pour votre stagiaire en établissant un calendrier avant de commencer la formation. Dressez la liste de tous les sujets que vous souhaitez aborder avec votre stagiaire et prévoyez le temps nécessaire pour vous assurer de pouvoir les accompagner tout au long du processus.
- N'oubliez pas d'inclure du temps dans chaque bloc de formation pour que votre stagiaire examine le processus et vous pose des questions.
- Discutez avec votre superviseur de ses projets pour le stagiaire afin de vous assurer que votre horaire correspond au leur. Si, par exemple, ils prévoient d'emmener le stagiaire déjeuner un après-midi, assurez-vous que votre calendrier de formation tient compte de cette heure.
- Ayez une attitude flexible en ce qui concerne votre programme d'entraînement. Si quelque chose d'inattendu survient au cours de votre travail, emmenez le stagiaire avec vous même si le temps était prévu pour une tâche différente. Cela leur permet de voir la position en action et de commencer à appliquer ce qu'ils ont déjà appris.
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Faites connaissance avec votre stagiaire. Si vous n'avez pas embauché votre stagiaire, demandez à votre superviseur ou au service des ressources humaines de vous fournir des copies de leur curriculum vitae, de leur lettre de motivation et de tout autre document qu'ils ont pu soumettre avec leur candidature. Familiarisez-vous avec leurs antécédents et leur expérience afin de voir où ils pourraient déjà avoir de l'expérience et où ils pourraient avoir besoin de plus de formation.
- Ne présumez rien de votre stagiaire. Leur expérience ou leurs antécédents peuvent être impressionnants, mais ils peuvent ne pas s'adapter rapidement au poste.
- De même, leur expérience peut être différente de ce que vous auriez envisagé pour le poste, mais ils peuvent toujours être très capables et rapides à apprendre.

Vous formerez quelqu'un pour faire votre travail parce que vous vous déplacez vers un nouveau poste au sein — Souvent, vous formerez quelqu'un pour faire votre travail parce que vous vous déplacez vers un nouveau poste au sein de votre organisation.

Méthode 2 sur 3: travailler avec votre stagiaire

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Présentez-vous. Présentez-vous comme une personne, un collègue et une ressource pour votre stagiaire. Donnez-leur plus que votre nom. Faites-leur savoir un peu plus sur votre parcours scolaire et professionnel, et depuis combien de temps vous occupez votre poste actuel. Donnez-leur une chance de se rapporter à vous afin qu'ils puissent également commencer à se rapporter au poste.
- Faites savoir à votre stagiaire que vous agissez comme une ressource pour lui pendant qu'il découvre le poste. Vous voudrez peut-être dire: "J'ai aidé à développer cette base de données, donc si vous avez des questions même après la formation, vous pouvez toujours m'appeler."
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Ayez une période d'ombre. Le premier jour ou deux avec votre stagiaire, permettez-lui de s'ajuster à l'entreprise et au travail en vous regardant travailler. Laissez-les vous surveiller, que ce soit pour toute la journée ou pour les parties de la journée où vous vous occuperez des fonctions éventuelles de votre stagiaire.
- Aidez votre stagiaire en lui proposant de décomposer un processus au fur et à mesure que vous le faites ou après l'avoir terminé.
- Laissez votre stagiaire revoir ses notes avec vous et aidez-le à remplir les blancs ou les parties qu'il a manquées.
3
Créez des devoirs. Une grande partie de votre temps en formation sera consacrée à expliquer les concepts et à guider votre stagiaire à travers les tâches et les tâches. Cependant, vous souhaitez engager activement votre stagiaire dans le poste. Créez des missions pour votre stagiaire afin de l'aider à s'acquitter de ses tâches et passez en revue avec lui afin qu'il puisse voir ses forces ainsi que les domaines où il doit s'améliorer.
- Si, par exemple, vous aviez un projet qui impliquait de la recherche et un résumé de vos résultats, demandez à votre stagiaire de répéter la recherche et la synthèse. Ensuite, passez en revue leur travail avec eux, en accordant la même attention à ce qu'ils ont bien fait et à ce qui doit être amélioré.
- Si vous avez un projet actif, trouvez une tâche à l'intérieur de celle-ci pour que votre stagiaire puisse l'essayer. Cela les engage non seulement activement avec le poste, mais les prépare à ce sur quoi ils travailleront réellement pour aller de l'avant.
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Enregistrez-vous régulièrement. Au fur et à mesure que la formation se poursuit, vous passez peut-être moins de temps chaque jour avec votre stagiaire. Cependant, vous souhaitez toujours vous enregistrer quotidiennement avec votre stagiaire. Cela leur permet de se sentir soutenus et de travailler avec vous le plus longtemps possible pour apprendre le métier.
- Essayez de réserver 15 minutes chaque matin pour parler avec votre stagiaire de ce sur quoi il travaillera ce jour-là et aidez-le à se fixer des objectifs pour la journée à venir.
- Réservez 15 à 30 minutes supplémentaires à la fin de chaque journée pour parler avec votre stagiaire de ce qu'il a accompli et pour répondre à toutes ses questions.

Car elle permet au nouvel employé de comprendre non seulement ses nouvelles fonctions — La formation est essentielle lors du démarrage d'un nouveau poste, car elle permet au nouvel employé de comprendre non seulement ses nouvelles fonctions, mais aussi la culture d'entreprise et les attentes associées à l'emploi.

Méthode 3 sur 3: faire la transition de votre poste

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Laissez votre stagiaire prendre les devants. Au fur et à mesure que votre stagiaire progresse dans sa formation, permettez-lui de prendre la tête de certaines tâches et projets. Commencez par leur demander de s'occuper de la routine quotidienne sans votre aide. Ensuite, lorsque vous vous sentez à l'aise avec leur capacité à gérer le quotidien, permettez-leur de prendre la tête d'un projet ou d'un composant de projet particulier.
- Il n'y a pas de délai fixe pour lequel un stagiaire doit prendre la tête de quoi que ce soit. Regardez ce que votre programme d'entraînement vous permettra. Si vous avez quelques semaines pour travailler avec votre stagiaire, vous voudrez peut-être vous concentrer la semaine dernière sur son indépendance. Si vous ne disposez que de quelques jours, cela peut devoir se produire plus rapidement.
- Leur permettre de prendre les devants devrait signifier que vous vous retirez du processus. Proposez d'aider votre stagiaire s'il le souhaite ou en a besoin, mais laissez-lui autrement le soin d'exécuter les fonctions du poste.
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Construire leurs relations au sein de l'entreprise. Au fur et à mesure que vous transférez votre poste à votre stagiaire, présentez-le à d'autres personnes susceptibles de l'aider à terminer son travail. Regardez ces collègues avec lesquels vous avez travaillé à votre poste et présentez votre employé en expliquant comment, plus précisément, il pourrait travailler avec cette personne à l'avenir.
- Assurez-vous que votre stagiaire dispose des numéros de téléphone, des adresses e - mail et de toute autre information de contact dont il pourrait avoir besoin pour entrer en contact avec ces nouveaux contacts par lui-même.
- Si possible, essayez d'organiser un café ou un déjeuner afin que votre stagiaire puisse vraiment apprendre à connaître la personne et ses fonctions professionnelles, plutôt que de simplement s'arrêter à son bureau.
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Arrête de travailler. À un moment donné, avant que votre stagiaire ne soit complètement seul, vous devez planifier l'arrêt de vos fonctions professionnelles actuelles. Si vous le pouvez, vous voudrez peut-être porter votre attention sur votre nouveau poste. Laissez votre stagiaire reprendre le poste pendant que vous avez encore du temps de formation avec lui afin que vous soyez là au cas où il aurait besoin d'aide.
- Informez votre stagiaire bien à l'avance lorsque vous prévoyez de le faire assumer pleinement le poste. Expliquez-leur: "Je serai là si vous avez besoin d'aide ou si quelque chose survient que nous n'avons pas encore couvert, mais sinon vous allez prendre le poste complètement."
- Informez également votre superviseur à l'avance et demandez-lui de communiquer avec le stagiaire à partir de ce jour-là.
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Effectuez un examen final. À la fin de la période de formation, faites une évaluation finale des performances avec le stagiaire. Cela devrait principalement porter sur leur force et leur croissance, et mettre l'accent sur les domaines où ils doivent s'améliorer.
- Demandez à votre superviseur s'il aimerait participer à ce processus pour lui faire part de ses éloges et de ses critiques constructives.
- Si vous parlez à votre stagiaire des domaines dans lesquels il pourrait avoir besoin de s'améliorer, faites-le par des critiques constructives. Faites-leur savoir qu'ils sont sur la bonne voie et donnez-leur des points précis d'amélioration sur lesquels se concentrer.
- Discutez avec votre stagiaire de l'endroit où il peut chercher une formation supplémentaire s'il estime qu'il y a un domaine qu'il souhaite renforcer. Donnez-leur les noms et coordonnées des ressources internes et externes de votre entreprise.
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Quittez le poste. Une fois la période de formation terminée, cessez d'accomplir vos anciennes tâches. Si vous le pouvez, permettez à votre stagiaire de vous poser des questions au fur et à mesure qu'il assume le poste. Cependant, personne au sein de votre organisation ne vous demande d'exécuter des fonctions qui devraient être remplies par votre stagiaire.
- Si vous changez de poste dans votre organisation actuelle, parlez-en à votre nouveau superviseur et faites-lui savoir que vous êtes invité à effectuer des tâches à partir de votre ancien poste. Voyez s'ils peuvent parler à votre ancien directeur de la transition des responsabilités vers votre stagiaire.
- Si vous quittez votre organisation, vous n'êtes probablement pas obligé de continuer à travailler avec eux. Dites simplement à votre ancien employeur que même si vous appréciez le temps que vous passez avec son entreprise, vous n'êtes plus en mesure de remplir ces fonctions.

Il se peut que l'on vous demande de former un nouvel employé pour faire votre travail — Si vous quittez votre emploi actuel, que ce soit pour une promotion au sein de votre entreprise ou parce que vous avez accepté un poste dans une nouvelle organisation, il se peut que l'on vous demande de former un nouvel employé pour faire votre travail.

Conseils

Sois patient. Comptez jusqu'à dix ou prenez une pause de 5 minutes si vous sentez vraiment vos nerfs s'effilocher.
Utilisez les échecs apparents comme des occasions d'apprendre. Demandez, que feriez-vous différemment la prochaine fois? Avoir une conversation.
Présentez votre stagiaire à tout le monde dans votre entreprise le premier jour. Cela brisera la glace et les fera se sentir les bienvenus et fera partie de l'équipe.
Peu importe le temps imparti, prenez toujours le temps de discuter des décisions avec votre stagiaire. Éviter une panne de communication est toujours plus rapide que de devoir refaire un travail.

Mises en garde

Assurez-vous que votre programme de formation correspond à votre entreprise. Passez en revue avec votre superviseur et obtenez son approbation pour éviter les complications une fois la formation commencée.

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