Comment former de nouveaux collaborateurs?
Avec de la patience et un manuel de formation, vous pouvez mettre un nouvel employé au courant des exigences de son travail. Commencez par donner à l'employé une version imprimée du manuel de formation afin qu'il puisse le référencer et prendre des notes pendant que vous lui montrez les ficelles du métier. Faites-leur visiter le bâtiment en profondeur et montrez-leur où ils travailleront pour s'acclimater. En parcourant la description de poste dans le manuel de formation, assurez-vous de passer en revue toutes les normes de sécurité ou les politiques de l'entreprise dont ils doivent avoir connaissance. Demandez-leur s'ils ont des questions et lancez-les sur des tâches non critiques. Soyez prêt à répondre aux questions pendant qu'ils naviguent dans le travail et félicitez-les chaque fois qu'ils font quelque chose de bien pour renforcer leur confiance. Avec le temps, ils seront pleinement préparés à tout ce que le travail exige. Pour obtenir des conseils sur la façon de formuler des critiques constructives, continuez à lire!
Comment former le personnel à fournir des services de la plus haute qualité et les plus rentables?
Une formation adéquate des employés nouvellement embauchés est essentielle dans toute industrie. Le fait de ne pas dispenser une formation adéquate peut entraîner une insatisfaction au travail, une faible productivité et un roulement du personnel. Des principes de base, comme offrir une visite guidée, aux directives concrètes du manuel de formation, la formation du personnel exige de la sensibilité et de l'attention aux détails. Surtout, fournissez des informations bien organisées, définissez le rythme en fonction des capacités du stagiaire et soyez patient pendant qu'il apprend le mouvement des choses.
Méthode 1 sur 4: acclimater un nouvel employé
- 1Assurez-vous qu'ils savent où se garer. Il est facile d'oublier la logistique de base, comme le stationnement. Donnez-leur des directions vers le stationnement, spécifiez le terrain à utiliser et faites-leur savoir s'ils ont un espace désigné. Si nécessaire, fournissez des vignettes de stationnement ou d'autres laissez-passer.
- 2Montrez-leur leur poste de travail. Avant leur premier jour, assurez-vous qu'ils disposent d'un bureau, d'une ligne téléphonique, d'un ordinateur portable, de cartes de visite et d'autres articles de bureau essentiels. Pour les emplois non professionnels, indiquez-leur l'endroit où ils effectueront la plupart de leur travail.
- Il n'y a rien de pire pour un nouvel employé que de s'inquiéter de se présenter tôt et de faire une bonne première impression, pour constater que son employeur n'a pas préparé son premier jour.
- 3Faites-leur une visite approfondie. Les toilettes, les armoires à fournitures, les postes d'impression et de photocopie et la cafétéria sont des endroits typiques des visites d'orientation. N'oubliez pas la salle de pause, la cafetière et le micro-ondes. Il peut également être nécessaire de leur montrer un poste de secours, des extincteurs et d'autres équipements de sécurité.
- Travaillez avec votre département ou votre entreprise pour trouver des endroits clés à inclure dans la visite.
- 4Assurez-vous qu'ils ne déjeunent pas seuls. L'heure du déjeuner est un autre détail souvent négligé. Les premiers jours sont difficiles, et rien ne souligne plus le fait d'être nouveau que de déjeuner seul. Coordonnez-vous avec vos collègues pour vous assurer que les nouveaux employés peuvent partager un repas avec des visages amicaux.
- 5Désignez un formateur hautement qualifié. Les tâches de formation sont souvent attribuées aux employés qui ont du temps libre ou à ceux dont le bureau est le plus proche de celui du nouvel employé. Cependant, si vous êtes un responsable de la formation, vous devez prendre les devants. De plus, il est sage de désigner un employé expérimenté avec d'excellentes compétences en communication et une bonne manière de chevet pour aider à la formation.
- Cet employé devrait faire un travail similaire à celui du nouvel employé. Ils peuvent également offrir des conseils «non officiels», comme la manière dont certains managers préfèrent communiquer ou qui organise la meilleure fête des Fêtes.
Avec de la patience et un manuel de formation, vous pouvez mettre un nouvel employé au courant des exigences de son travail.
Méthode 2 sur 4: créer du matériel de formation
- 1Fournissez un manuel de formation clairement décrit. Un manuel bien organisé commence par un plan qui donne un aperçu de son contenu. Il doit ensuite décomposer chaque sujet en morceaux digestibles avec un ordre clair et logique. Une bonne structure introduit d'abord des concepts généraux, présente des informations plus détaillées étape par étape, puis résume brièvement les points clés.
- Vous devez fournir un manuel imprimé pour que le stagiaire puisse prendre des notes au fur et à mesure. En outre, envoyez-leur par courrier électronique une copie numérique du manuel de formation, du manuel de l'employé et d'autres documents. De cette façon, ils peuvent toujours se référer à l'e-mail s'ils n'ont pas les copies papier à portée de main.
- 2Incluez la description de poste et les attentes en matière de rendement. Le manuel de formation devrait également inclure une description de poste complète qui énumère leurs tâches essentielles, leurs compétences et leurs objectifs de performance. Il est également utile d'inclure une rubrique d'évaluation des performances afin qu'ils comprennent clairement ce que l'entreprise attend d'eux.
- 3Fournissez un aperçu du personnel et les coordonnées. Un organigramme hiérarchique de l'entreprise permettra aux stagiaires de savoir comment les départements sont structurés, qui sont leurs chefs et qui relève de qui. Il est également utile de donner aux stagiaires une liste de personnes dans leur département.
- Assurez-vous qu'ils disposent de toutes les informations de contact nécessaires pour toute personne à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise (comme les fournisseurs ou les clients).
- 4Incluez toutes les informations nécessaires sur les normes de sécurité. Selon l'industrie, assurez-vous que le manuel couvre les procédures d'urgence et les normes de sécurité. Si nécessaire, renseignez-vous auprès de l'agence gouvernementale appropriée, telle que l' OSHA (Occupational Safety and Health Administration), pour savoir ce que votre formation en matière de sécurité doit couvrir.
- 5Ne sautez pas la culture et les valeurs de l'entreprise. Le manuel ne doit pas seulement inclure des informations sur les tâches quotidiennes. Il doit communiquer l'histoire, les valeurs, la vision et les objectifs de l'entreprise. N'oubliez pas que vous ne voulez pas seulement un corps dans une cabine. Vous voulez quelqu'un qui s'engage activement et représente la culture d'entreprise.
- 6Dressez une liste des ressources de l'entreprise. Les ressources supplémentaires varient selon le secteur, mais peuvent inclure des rapports annuels, du matériel de marketing et d'anciennes présentations. Il est sage de les compiler sur l'intranet de l'entreprise ou dans la section protégée par mot de passe du site Web.
- Afin d'éviter de les submerger, faites-leur savoir que ces ressources utiles sont à leur disposition, mais qu'elles ne nécessitent pas de lecture.
Lorsque vous formez des employés distants, vous aurez besoin d'une approche différente, car vous ne les verrez peut-être jamais en face à face.
Méthode 3 sur 4: structurer un programme de formation
- 1Prenez le temps de connaître un nouvel employé en tant que personne. Prenez le temps d'engager une conversation avec le nouveau venu. Renseignez-vous sur leur famille, leurs passe-temps et leurs centres d'intérêt, et n'oubliez pas de partager les vôtres.
- Travailler à temps dans le calendrier pour faire connaissance avec le stagiaire l'aidera à calmer ses nerfs et l'encouragera à faire partie de l'équipe.
- 2Trouvez le chemin du milieu entre les accabler et les garder. Commencez par une vue d'ensemble de leur travail, puis remplissez les détails petit à petit. Laisser tomber un manuel épais sur leur bureau et le jeter aux loups n'est pas la voie à suivre. Cependant, vous ne devriez pas non plus aller à un rythme d'escargot et lire mot par mot les protocoles d'entraînement.
- Prévoyez des pauses de 5 à 10 minutes entre les sujets pour les aider à digérer les informations sans être submergé.
- 3Attribuez des tâches non critiques et soyez prêt à répondre aux questions. Tout d'abord, assurez-vous que le stagiaire sait qu'il peut vous demander (ou à d'autres membres du département) de l'aide s'il en a besoin. Ensuite, demandez-leur d'accomplir des tâches par eux-mêmes en fonction de ce pour quoi ils ont été formés. Faites-leur savoir qu'ils ne devraient pas hésiter à demander de l'aide s'ils rencontrent des problèmes.
- La plupart des gens apprennent mieux en faisant plutôt qu'en écoutant. Bien que vous ne deviez pas assigner une tâche qui fera ou défaire l'entreprise, ne leur demandez pas de faire quelque chose de subalterne. Montrez-leur que vous avez confiance en leurs capacités.
- 4Définissez le rythme d'entraînement en fonction des capacités du stagiaire. Tout le monde n'apprend pas au même rythme, alors essayez de ne pas passer à un nouveau sujet de formation avant que le stagiaire ne soit prêt. Une fois qu'ils ont compris quelque chose, commencez à les défier en leur donnant des tâches avec des objectifs réalisables.
- Demandez régulièrement au stagiaire si vous allez trop vite ou trop lentement. Ils pourraient essayer de cacher le fait qu'ils sont perdus, alors faites de votre mieux pour lire leur langage corporel.
- Une période de formation plus longue peut nécessiter des ressources supplémentaires à court terme, mais un employé bien formé vaut une baisse momentanée de la productivité.
Les tâches de formation sont souvent attribuées aux employés qui ont du temps libre ou à ceux dont le bureau est le plus proche de celui du nouvel employé.
Méthode 4 sur 4: créer une expérience de formation positive
- 1Soyez généreux avec les éloges. Faire des éloges est essentiel si vous voulez que votre nouvel employé gagne en confiance. Au lieu de faire des compliments vides, louez les efforts et les réalisations spécifiques.
- Par exemple, vous pourriez dire: "Vous avez terminé cette mission bien avant la date prévue. Je dois admettre que je pensais trouver des erreurs quand elle est arrivée si vite, mais il n'y en avait pas. Excellent travail!"
- 2Proposez des critiques constructives si nécessaire. N'hésitez jamais à signaler qu'un stagiaire fait quelque chose de manière incorrecte. Vous ne leur rendrez qu'un mauvais service et encouragerez une erreur rapide à devenir une mauvaise habitude à long terme.
- Si nécessaire, adoucissez les critiques en disant des choses comme «Ce serait plus facile si vous faisiez cela» ou «Ne vous inquiétez pas, c'est une erreur facile à faire».
- Le plus souvent, les nouveaux employés veulent entendre des commentaires constructifs le plus tôt possible. Des mois plus tard, vous ne voulez pas laisser un employé se demander pourquoi vous n'avez pas corrigé son erreur plus tôt.
- 3Donnez aux stagiaires le temps de se mettre à niveau. Ajoutez graduellement les responsabilités, ne tombez pas trop fort sur les erreurs et continuez à travailler sur la formation même après avoir terminé la période de formation officielle. Chaque travail et chaque personne est unique, et le temps qu'il faut à quelqu'un pour se lancer dans les choses variera.
- Selon la personne et le secteur, cela peut prendre jusqu'à un an pour s'installer dans un nouvel emploi.
- 4Recueillez des commentaires sur le processus de formation. Un bon programme de formation est toujours en développement. Une fois la formation terminée, demandez au nouvel employé s'il suggère des moyens de s'améliorer. Demandez-leur s'ils ont rencontré quelque chose que la formation n'a pas couvert, si c'était trop rapide ou trop lent, et s'ils changeraient quoi que ce soit dans sa structure.
- Lorsque vous formez des employés distants, vous aurez besoin d'une approche différente, car vous ne les verrez peut-être jamais en face à face.
Questions et réponses
- Comment former le personnel à fournir des services de la plus haute qualité et les plus rentables?Soyez un leader, pas un patron. Certains des meilleurs gestionnaires sont ceux qui reconnaissent qu'ils ne sont peut-être pas les personnes les plus intelligentes de la salle. Par conséquent, ils écoutent toujours, gardent l'esprit ouvert et n'arrêtent jamais d'apprendre.
- Est-ce une bonne idée de demander à un nouvel employé de suivre un employé qualifié, puis de demander à l'employé qualifié de l'observer lorsqu'il a appris?Oui, mais cela peut être délicat selon les personnalités. Si tout le monde est professionnel, c'est une excellente façon de s'entraîner.
- Quand savez-vous que l'employé n'apprendra pas correctement la tâche? Combien de temps devriez-vous le donner?Les nouveaux employés doivent être correctement formés au début; c'est le moment d'observer et de repérer les erreurs commises et de les corriger. Bien que chaque employé apprenne à son propre rythme, le temps à lui consacrer devrait dépendre de l'expérience qu'il vous a promis d'avoir dans son entretien / CV combiné au temps moyen que votre secteur attend de la personne pour se mettre à niveau. Plus la tâche / connaissance est difficile, plus le temps nécessaire est long. Les signes les plus révélateurs qu'un employé ne travaille pas incluent l'incompétence continue, la réticence à poser des questions lorsqu'il est coincé et le fait de passer fréquemment des tâches à des collègues.
- Puis-je payer les nouveaux employés en dessous du salaire minimum pendant une période de formation? Si oui, pour combien de temps?Non, vous devez leur payer le salaire minimum en tout temps.
- Est-il raisonnable de laisser seul un nouveau membre du personnel de 3 semaines pour gérer un atelier occupé alors que la charge de travail est énorme et que le membre du personnel est encore en apprentissage?Cela dépend vraiment de vous et de ce que vous êtes prêt à risquer, et de la confiance que vous accordez à l'employé. Idéalement, vous demanderiez également à l'employé quel est son niveau de confort à ce stade et ne le laisseriez pas seul s'il ne se sent pas prêt. Si vous devez les laisser seuls, donnez-leur au moins un moyen de vous contacter ou de contacter une autre personne expérimentée s'ils se trouvent dans une situation qu'ils ne savent pas gérer.
Les commentaires (6)
- Cela m'a beaucoup aidé. Merci!
- Les photos ont vraiment montré à quoi ressemblent de vraies personnes, merci pour le rappel sur les caractéristiques humaines.
- C'était un bon rappel pour moi. Cela m'a rappelé qu'il y a quelques éléments dont je dois tenir compte lors de la formation de nouveaux employés.
- L'article était merveilleux.
- C'était agréable d'apprendre.
- Vraiment bien, merci!
