Comment persuader votre patron d'écourter les réunions?

Faites le tri dans votre état d'esprit avant d'approcher votre patron. Soyez absolument sûr que vous n'êtes pas le seul à trouver les réunions longues et fastidieuses - certaines personnes ont une aversion prédisposée pour les réunions sous toutes leurs formes, et c'est un obstacle en soi. Les réunions doivent être des moyens productifs, interactifs et agréables de rassembler tout le monde. Si ce n'est pas ce qui se passe dans vos réunions et qu'elles sont en fait des ventouses improductives, alors vous avez probablement raison de chercher des réunions plus courtes.

• Évaluez soigneusement les réactions de vos collègues après les réunions et planifiez les réunions pendant quelques semaines, pour être sûr que ce n'est pas seulement vous qui trouvez les réunions longues.
• Observez les comportements avant et après la réunion. Faites vos propres observations. Les gens arrivent-ils toujours en retard à la réunion? Les gens sont-ils à l'heure mais finissent par faire des bavardages inactifs en attendant que le patron ou le présentateur apparaisse? Voyez-vous des gens s'attarder autour de la table une fois la réunion terminée ou les participants surveillent-ils avec anxiété et arrachent-ils la porte dès la clôture de la réunion? Le plus révélateur de tous, est-ce que les gens disent qu'ils ne peuvent pas supporter les longues réunions auxquelles ils sont soumis?
• Recherchez les comportements qui vous font perdre du temps non seulement avant et après la réunion, mais aussi pendant les réunions. De nombreuses réunions se déroulent-elles comme un train en fuite où le modérateur n'a aucun contrôle et où les conversations tournent souvent hors sujet? Est-ce que les gens qui n'ont aucun intérêt dans le résultat en ajoutant leurs deux cents valent beaucoup de temps? Y a-t-il un discours grandiose ou tangentiel en cours?

Faites des recherches sur la façon dont les réunions peuvent être rendues plus efficaces. Peut-être que quelques exemples bien placés de bonnes stratégies de réunion vous aideront à présenter un dossier solide lorsque vous chercherez à persuader votre patron de tenir des réunions plus courtes. Ceci peut être réalisé avec une recherche de base sur les meilleures façons d'organiser une réunion. Les stratégies peuvent différer selon votre secteur d'activité, les pratiques sur le lieu de travail et les exigences en matière de travail d'équipe, mais il existe certains éléments de base pour rendre toute réunion plus efficace et moins longue:

• Concentrez-vous sur les moyens de réduire les réunions chronophages et sur la façon d'en avoir des plus courtes au lieu des plus longues. Cette approche peut être un bon moyen de faire des compromis avec un patron qui exprime une préférence pour de nombreuses réunions régulières. Vous pourriez suggérer que seulement une ou deux de ces réunions soient longues, tandis que les autres ne sont que de courts enregistrements ou des rattrapages.
• Demandez-vous si les réunions ont lieu uniquement en raison de la tradition. Cette raison bien ancrée de tenir une réunion peut être un véritable hold-up car elle semble sacro-sainte. Pourtant, il est logique de souligner qu'une réunion est devenue longue en raison simplement de la tradition, car c'est peut-être la première fois que quelqu'un le remarque ou a le courage de le dire.
• Même si vous ne voulez pas prétendre en savoir plus que votre patron, il peut parfois être utile d'analyser le coût de la tenue de longues réunions. Discutez avec vos collègues de ce que les longues réunions leur coûtent en termes de temps et de respect des délais. Regardez à quel point la discussion dans les réunions est décousue ou socialisée déguisée en travail. Regardez même le temps passé pour vous rendre à la réunion et en revenir. Quant à votre patron, le temps passé en réunion peut être considérable - par exemple, l'Executive Time Use Project qui a montré que les directeurs généraux passent environ un tiers de leur temps de travail en réunion. Cela représente une moyenne d'environ 18 heures par semaine, sans compter les appels téléphoniques, les déjeuners d'affaires et le temps passé à préparer les réunions. La mise en évidence de ces coûts peut aider à persuader votre patron de commencer à chercher des moyens de réduire les temps de réunion longs.
• Considérez qui doit être présent aux réunions. Encore une fois, la tradition peut dicter que plus de personnes que celles réellement nécessaires se retrouvent à la réunion. Plus il y en a, plus une réunion peut être prolongée.
• La socialisation au travail est souvent dissimulée sous le couvert de rencontres. Le gourou de la gestion, le regretté Peter Drucker, a déclaré un jour que «On se rencontre ou on travaille - on ne peut pas faire les deux en même temps». Faites peut-être des recherches sur des moyens de rassembler l'équipe qui n'impliquent pas de réunions mais qui répondent toujours à ce désir de se rassembler, comme des collations et des boissons le vendredi après-midi. Il est bien plus agréable de reconnaître la socialisation pour ce qu'elle est que de se cacher derrière une façade de réunion.

Réfléchissez à quelques idées à présenter à votre patron pour réduire le temps de réunion. Vous êtes plus susceptible d'être persuasif si vous présentez à votre patron des suggestions de solutions pour obtenir des réunions plus courtes que si vous vous plaignez simplement de la durée des réunions qui interrompt votre réflexion quotidienne. Utilisez les résultats de la recherche de l'étape précédente pour vous aider à personnaliser quelques idées pour rendre les réunions de votre lieu de travail plus efficaces et moins longues. En plus d'adapter des idées spécifiques à votre lieu de travail, certaines idées générales pourraient vous être utiles:

• Ne demandez aux participants qu'aux réunions, surtout lorsqu'il est clair qu'un grand nombre de participants ne contribuent pas par manque de connaissance du domaine ou d'intérêt pour celui-ci.
• Revoyez l'utilité des réunions régulières qui sont devenues des rendez-vous (c'est «ce moment de la semaine») plutôt que des éléments motivants ou utiles. Suggérez leur suppression ou leur minimisation.
• Évitez les réunions qui ne font qu'approuver une décision qui a déjà été convenue. S'il s'agit de partager des informations, faites-le en utilisant des e-mails ou des bulletins.
• Organisez une réunion de mise à jour mensuelle avec tout le monde sur le lieu de travail pour consolider les réunions de mise à jour précédemment séparées - à moins que les mises à jour ne soient sensibles, quel que soit le rang ou la branche, une mise à jour est une mise à jour.
• Prévoyez des heures précises pour les réunions et commencez toujours à l'heure. Faites - le savoir en commençant à l' heure, chaque fois que les retardataires vont manquer les détails et devront rattraper son retard sur l' information en utilisant leur propre manqués initiative après la réunion. De plus, la durée prévue de la réunion peut être respectée à l'aide d'une minuterie. Quand ça s'éteint, c'est tout.
• Créez des ordres du jour ou des listes d'objectifs pour les réunions s'ils ne sont pas déjà utilisés. Cela amène les titulaires de réunions à réfléchir au «pourquoi» de la réunion plutôt qu'au fait d'une réunion. Après avoir établi un ordre du jour, demandez-leur de remettre en question les points à l'ordre du jour pour voir s'ils ont vraiment besoin d'une réunion. Une autre utilisation d'un ordre du jour ou d'une liste est de ne tenir une réunion que lorsque l'ordre du jour ou la liste atteint un point défini - avant cela, il ne devrait y avoir aucune raison pour une réunion. N'attendez pas trop longtemps cependant - un agenda trop long peut favoriser la longueur et la confusion!
• Ne laissez pas les participants à la réunion s'asseoir. Si vous voulez vraiment sortir des sentiers battus, instituez une politique de «ne pas s'asseoir». Personne ne se sent trop à l'aise, ce qui incite les participants à vouloir se mettre au travail et aller de l'avant.
• Essayez d'annuler une réunion ordinaire pour voir si quelqu'un la manque ou si la charge de travail la manque.

Réfléchissez aux façons dont votre patron pourrait laisser tomber ou améliorer la procédure de réunion. Examinez à la fois les éléments négatifs et positifs du style de votre patron lors des réunions. L'une des clés pour «gérer» est de se concentrer sur les points forts de votre patron, de trouver les moyens par lesquels vous pouvez aider à les faire briller davantage, tout en décourageant subtilement les faiblesses. Par exemple, votre patron peut être convaincu que l'aile dans les réunions est parfaitement bien, mais en raison de l'absence d'un ordre du jour, les réunions ont tendance à divaguer dans tous les sens. Pourtant, votre patron semble très doué pour aller au cœur du problème en écoutant les commentaires des autres. Cela vous permet d'essayer de trouver un moyen d'introduire un ordre du jour à toutes les réunions pour garder les sujets sur la bonne voie, en déclarant que cela aiderait tout le monde à organiser une réunion (et ainsi à ne pas cibler votre patron). Et peut-être pourriez-vous suggérer de diviser des réunions plus longues en une série de plus courts qui se concentrent sur un seul sujet, ce qui peut également garder votre patron sur le sujet. Vous pouvez vendre celui-ci à votre patron pour vous assurer que seules les personnes les plus susceptibles de contribuer à quelque chose de pertinent, d'utile ou d'inspirant assisteront aux réunions individuelles, plutôt que de laisser les participants détourner l'ensemble de la réunion de son objectif.

Demandez une courte conversation avec votre patron. Assurez-vous que votre patron a du temps libre pour vous permettre de parler efficacement ensemble. Si cela signifie obtenir une place dans son calendrier, notez-le. Et, si vous avez l'intention de vous faire accompagner par quelqu'un d'autre, soyez prudent. À moins que vous ne soyez sûr qu'il ou elle ajoutera de la valeur, considérez que votre patron peut se sentir en infériorité numérique et pourrait voir cela comme un «groupement» ou comme une critique personnelle. D'un autre côté, dans un environnement qui valorise fortement les approches d'équipe, se présenter avec un autre membre de l'équipe peut être perçu comme la confirmation d'un problème communément accepté qui doit être résolu.

Soyez poli, respectueux et direct. Il peut être difficile de soulever un sujet sur lequel votre patron est censé être l'autorité et le dernier mot mais le cœur faible n'a jamais rien gagné, alors soyez prêt. Commencez par expliquer que même si vous appréciez les occasions de vous réunir avec d'autres personnes sur le lieu de travail pour discuter, vous craignez que la culture de réunion du lieu de travail semble favoriser les réunions très longues (faites de votre mieux pour utiliser un langage qui éloigne le «blâme» pour les longues réunions de votre patron). Expliquez brièvement l'impact que cela a sur vous et sur certains des collègues à qui vous avez parlé. Exprimez votre désir de réunions plus courtes afin de vous donner, à vous et à vos collègues, plus de temps pour travailler. À ce point,soyez poli et demandez à votre patron s'il souhaite entendre parler de certaines de vos idées de recherche sur les moyens de rendre les réunions plus dynamiques et moins longues. Inspirez-vous de la réponse du patron.

• Rappelez-vous toujours votre position par rapport à votre patron. C'est difficile de bien gérer les gens et certains patrons sont facilement menacés s'ils perçoivent que le personnel pense qu'ils pourraient mieux gérer. Vous irez loin en faisant preuve de déférence et de respect avec votre initiative. Soyez authentique, sérieux et réfléchi. Surtout, comprenez que votre patron peut ressentir la même chose que vous, mais qu'il se sent obligé pour une raison ou une autre de continuer les choses telles qu'elles sont. travailler pour vous deux.
• Soyez prêt pour les questions. Ne voyez pas les questions de manière défensive, même si elles sont utilisées de cette façon. Au lieu de cela, considérez les questions comme une opportunité d'explorer les idées ensemble plus en profondeur, dans le cadre de votre persuasion. Et dans la mesure du possible, plus vous pouvez faire croire à votre patron qu'il a proposé certaines des solutions, plus elles sont susceptibles d'être adoptées, alors n'en parlez pas trop et n'interrompez jamais. Il s'agit simplement de courtoisie commune que toute personne, patron ou non, mérite.
• Dans la mesure du possible, concentrez-vous sur les avantages des réunions courtes. Compilez une liste sur papier si vous ne vous en souvenez pas - si nécessaire, vous pouvez toujours proposer de laisser la liste à votre patron pour réflexion. En effet, si vous êtes conscient que votre patron préfère d'abord lire les choses puis discuter, assurez-vous d'avoir quelques propositions sur papier décemment présentées pour faciliter le passage de vos idées. Dans ce cas, vous pouvez toujours suggérer de reprendre la conversation après que votre patron a eu l'occasion de lire vos informations.
• Étant donné que la persuasion d'un patron consiste à «gérer», faire quelques lectures sur la façon d'être un «entrepreneur» prospère peut être utile. Un tel apprentissage n'est jamais perdu!

Suggérez à votre patron d'améliorer l'efficacité des réunions en tant que projet personnel. S'il y a des choses que votre patron estime être une bonne idée, prenez l'initiative de faire tout ce que vous pouvez pour aider. Cela réduira le fardeau de votre patron, montrera votre volonté de donner suite à vos idées et vous permettra de suivre les progrès.

• Prenez toutes les suggestions de votre patron sur la réduction des temps de réunion et courez avec eux. Les idées avec l'adhésion du patron sont déjà prêtes et doivent être privilégiées. Soutenez votre patron et soyez prêt à montrer que vous le faites ouvertement.
• Proposez de développer l'ébauche d'une nouvelle politique de réunions ou d'une approche d'essai qui intégrera les idées sur lesquelles votre patron s'est mis d'accord avec vous. L'avantage de proposer de le faire est que vous disposez d'une marge de manœuvre pour être plus créatif au cours de son développement, car ce n'est qu'un «projet» et votre patron doit l'accepter de toute façon. Cela vous permet d'être audacieux et d'introduire d'autres idées similaires qui n'ont peut-être pas été explorées lors de votre discussion avec le patron. Expliquez que tout ce que vous développerez sera court, ciblé et attentionné pour tout le personnel. Lorsque vous le préparez, fournissez un ensemble clair de règles pour les réunions en utilisant la méthode KISS (keep it simple devin). Numérotez les règles de la réunion et écrivez-les en phrases courtes et concises, en utilisant un langage descriptif mais facile à comprendre.
• Dans le cadre de votre offre, suggérez-vous de continuer à discuter avec le personnel pour intégrer leurs suggestions. Attention cependant, car vous ne voulez pas donner au patron l'impression que cela tourne au cirque gigantesque d'un projet. Faites comprendre à votre patron que cela ne prendra pas beaucoup de temps et ne vous consumera pas ni les autres employés. Par exemple, vous pourriez dire que vous utiliserez un sondage en ligne qui donne des résultats anonymes pour obtenir des informations de la part de vos collègues de manière non perturbatrice. Aidez à vendre cette idée en disant que vous chercherez des idées encore meilleures pour raccourcir les réunions des employés, en montrant que cela signifie leur adhésion.
• Regardez les nombreuses alternatives possibles aux réunions. Celles-ci sont infinies et dépendent encore des besoins de votre lieu de travail, mais certaines idées incluent: passer un appel téléphonique/Skype ou une conférence téléphonique, obtenir des commentaires en utilisant des sondages en ligne, organiser un événement amusant après les heures de travail, envoyer des mises à jour par e-mail ou intranet utilisez des tableaux d'affichage, créez des affiches, etc. Si vous avez besoin de contribuer à une idée, une façon d'éviter une réunion est de laisser un tableau blanc dans un bureau ouvert pour un brainstorming à votre convenance, permettant aux employés d'entrer et de sortir pendant le jour à leur guise. Cela libère du temps de réunion et est bon pour les employés les plus réticents qui peuvent laisser leur idée inaperçue.

Faites un suivi avec une note confirmant ce que vous faites et ce que vous pensez qui va se passer ensuite. Cela contribuera à renforcer la détermination à raccourcir les réunions et à trouver des moyens plus créatifs de partager l'information au sein du lieu de travail. Cela garantit également que vos efforts ont la bénédiction du patron.

Suivez les résultats de la réunion des mesures de raccourcissement. Pour aider votre patron à voir que les réunions sont plus courtes et que la productivité et la créativité en ont profité, proposez de suivre les résultats. Conservez des données sur le nombre de réunions tenues avant et après, ainsi que des données sur la durée des réunions et le niveau de satisfaction des participants aux réunions et des employés en général. Utilisez des outils d'enquête et des tableaux ou des graphiques pour compiler facilement ces informations. Encore une fois, ce n'est pas censé être un fardeau, faites juste assez pour prouver que des réunions moins nombreuses et plus courtes profitent à tout le monde. La collecte de suffisamment de données pertinentes peut prendre quelques semaines ou quelques mois, selon le type de travail effectué sur votre lieu de travail. Tenez votre patron au courant pour qu'il sache que vous n'avez pas oublié.

• Demandez aux employés de répondre à un sondage sur leur niveau d'efficacité une fois que les heures de réunion ont été raccourcies. Vous n'êtes pas obligé de sonder tout le monde après chaque réunion. Au lieu de cela, récupérez un échantillonnage aléatoire pour générer des résultats.
• Demandez des suggestions sur la façon d'améliorer le processus. Continuez à demander des suggestions et des idées aux employés. Les idées générées avant la mise en œuvre de la politique peuvent changer avec le temps - par exemple, l'idée de pouvoir conclure des réunions en 15 minutes peut avoir semblé une bonne idée à l'avance, mais peut-être avez-vous constaté qu'il vous faut vraiment 30 minutes pour vraiment accomplir n'importe quoi.