Comment rédiger une lettre de consentement?

Les lettres de consentement sont utilisées dans de nombreux contextes. Essentiellement, vous écrivez une lettre de consentement pour donner à quelqu'un la permission de faire quelque chose ou d'utiliser quelque chose qui vous appartient. Cependant, contrairement à une simple lettre d'autorisation, une lettre de consentement a une signification juridique. Traitez la lettre avec sérieux, en la tapant au format lettre commerciale et en la signant à l'encre en présence d'un notaire. Pour de nombreuses lettres de consentement, vous pouvez trouver un modèle à utiliser. Si vous devez rédiger la lettre vous-même, soyez bref et concis.

Partie 1 sur 3: mise en forme de votre lettre

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Utilisez un modèle si possible. Il existe des modèles disponibles pour de nombreuses lettres de consentement, en particulier celles qui sont légalement requises ou doivent être envoyées à un organisme gouvernemental. En utilisant un modèle, vous vous assurez que votre lettre comprend toutes les informations légalement nécessaires.
- Par exemple, si vous rédigez une lettre de consentement pour que votre enfant voyage à l'étranger, l'ambassade ou le département d'État de votre pays disposera généralement d'un modèle ou d'un formulaire que vous pouvez utiliser.
- Les agences gouvernementales ont également des modèles disponibles pour les lettres de consentement liées aux questions commerciales, telles que l'utilisation de la propriété intellectuelle.
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Utilisez le format de lettre d'affaires formel. Si vous devez rédiger votre lettre de consentement à la main, organisez-la comme une lettre commerciale formelle. La plupart des applications de traitement de texte ont des modèles qui formateront votre lettre comme ceci pour vous, avec les marges et l'espacement corrects.
- Choisissez une police professionnelle et lisible. La police par défaut de votre application de traitement de texte est généralement appropriée, ou vous pouvez utiliser quelque chose de plus formel, comme Times New Roman.
Remarque: vous pouvez écrire votre lettre à la main si vous en avez besoin, mais assurez-vous que votre écriture est lisible et essayez de suivre un modèle. Les lettres dactylographiées sembleront plus formelles, mais assurez-vous toujours de signer le bas à l'encre.
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Identifiez le destinataire approprié de la lettre. Si votre lettre est adressée à une personne en particulier, indiquez son nom sur la ligne de salutation. En général, vous utiliserez «Mr». ou "Madame." Cependant, si vous ne connaissez pas l'identité de genre du destinataire, utilisez simplement son prénom et son nom.
- Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire spécifique de la lettre, ou si la lettre sera potentiellement lue par de nombreuses personnes, utilisez simplement "À qui de droit".
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Créez des blocs de signature et de notaire. La dernière partie d'une lettre commerciale formelle est le bloc de signature. De plus, vous souhaitez créer un bloc notarié afin qu'un notaire puisse signer la lettre et apposer son sceau.
- N'oubliez pas de laisser un espace après la fermeture de la lettre pour que vous puissiez signer la lettre, puis tapez votre nom légal complet ci-dessous. Vous pouvez également placer des informations de contact supplémentaires sous votre nom tapé.
- Recherchez en ligne un bloc notarial utilisé là où vous habitez. Vous pouvez généralement en trouver un que vous pouvez copier et coller dans votre propre lettre.
Astuce: Certaines lettres de consentement nécessitent 2 signatures. Par exemple, si vous rédigez une lettre de consentement pour que votre enfant voyage à l'étranger, vous aurez peut-être besoin de la signature des deux parents.

Partie 2 sur 3: rédiger votre brouillon

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Passez en revue toutes les informations de la demande d'origine. Si vous avez reçu une demande de lettre de consentement, utilisez la même langue dans votre lettre que celle utilisée dans la demande que vous avez reçue. Cela garantit que vous ne consentez pas à plus que la personne initialement demandée.
- Par exemple, si la personne vous a demandé la permission d'utiliser votre propriété dans un certain contexte ou à des fins spécifiques, vous voudriez inclure cette information dans votre lettre. L'inclusion de ces informations indique clairement que vous consentez uniquement à cette utilisation particulière, plutôt que de consentir à l'utilisation générale de votre propriété pour quelque raison que ce soit.
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Rassemblez des détails spécifiques sur le sujet de votre lettre. Votre lettre de consentement doit décrire en détail la personne à qui vous accordez votre consentement. Au minimum, cela nécessite de fournir le nom légal complet de cette personne. Selon le contexte de la lettre, vous pourriez également avoir besoin de plus d'informations pour les identifier suffisamment.
- Par exemple, si vous rédigez une lettre d'autorisation parentale pour que votre enfant voyage dans un autre pays, vous aurez besoin de détails tels que le nom complet de votre enfant, sa date de naissance, son numéro de passeport, son numéro de vol et d'autres informations de voyage. Vous aurez également besoin de détails sur les adultes avec lesquels l'enfant voyage, ou avec qui il séjournera une fois arrivé dans l'autre pays.
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Identifiez-vous et votre intérêt pour le sujet de la lettre. Dans les premières lignes de votre lettre de consentement, indiquez votre nom légal complet et votre relation avec la personne à laquelle vous accordez le consentement ou la propriété que vous autorisez la personne à utiliser.
- Par exemple, si vous autorisez quelqu'un à utiliser votre voiture, vous indiquerez votre nom et que vous êtes le propriétaire enregistré du véhicule en question.
- Si vous autorisez votre enfant à voyager à l'étranger, vous vous identifierez comme le parent de l'enfant. Dans ce cas, vous devrez peut-être identifier l'autre parent et obtenir également sa permission.
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Décrivez précisément ce à quoi vous consentez. Incluez des faits spécifiques sur l'activité ou l'utilisation de la propriété que vous avez accepté d'autoriser. La description sera différente selon l'objet de votre lettre de consentement.
- Par exemple, dans une lettre de consentement pour qu'un enfant voyage à l'étranger, vous incluriez les noms des adultes voyageant avec l'enfant, ou avec qui l'enfant séjournera à son arrivée.
- Si vous consentez à ce que quelqu'un d'autre utilise votre propriété, décrivez précisément cette propriété. Pour un véhicule, vous incluez généralement l'année, la marque et le modèle de la voiture, ainsi que le numéro de plaque d'immatriculation et le VIN pour le véhicule spécifique.
- Si vous consentiez à ce que quelqu'un utilise votre propriété intellectuelle, vous l'identifieriez spécifiquement par titre et date de création. Incluez les numéros de copyright ou de marque si vous en avez.
Conseil: Gardez votre consentement simple et direct. Par exemple, si vous rédigez une lettre de consentement pour que votre enfant voyage à l'étranger, il n'est généralement pas nécessaire d'entrer dans les détails de ce que votre enfant va faire pendant le voyage.

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Limitez la durée de validité de votre consentement. Pour la plupart des lettres de consentement, vous avez l'intention de donner votre autorisation temporairement pour une courte période de temps, pas pour toujours. Incluez soit une période de temps spécifique, soit une date de fin à laquelle votre consentement ne sera plus valide.
- Par exemple, si vous écriviez une lettre de consentement pour que votre enfant voyage à l'étranger, vous pourriez inclure les dates spécifiques de voyage de l'enfant. Assurez-vous de prévoir tout retard de voyage accidentel. Vous pouvez faire une déclaration telle que: «Mon enfant voyage du 1er mars 2019 au 20 mars 2019, sous réserve de tout retard accessoire.»
- Si vous autorisiez quelqu'un à utiliser votre voiture, vous pouvez inclure une déclaration indiquant qu'il est prévu de rendre la voiture avant une certaine date.
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Inclure des informations de contact valides. S'il y a des questions ou des préoccupations au sujet de votre lettre, une personne en position d'autorité peut vouloir vous contacter. Il peut être utile d'inclure les meilleurs moments pour vous joindre ou de répertorier les moments où vous n'êtes spécifiquement pas disponible.
- Si vous rédigez une lettre de consentement personnelle et que vous travaillez pendant la journée, il serait approprié de fournir vos coordonnées à la maison et au travail, ainsi que les heures auxquelles vous êtes généralement disponible à chaque endroit.
- Si vous rédigez une lettre de consentement au nom d'une entreprise ou d'une organisation, vous n'incluez généralement que vos coordonnées professionnelles.

Partie 3 sur 3: rendre cela officiel

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Relisez attentivement votre lettre. Votre lettre peut ne pas être prise au sérieux si elle contient de nombreuses fautes d'orthographe et de grammaire. Lisez-le attentivement, puis mettez-le de côté pendant une journée et regardez-le à nouveau avec des yeux neufs.
- Lors de la relecture, commencez par le dernier mot et revenez au premier, en lisant chaque mot séparément. Les erreurs sont plus faciles à voir de cette façon.
Astuce: si vous écrivez la lettre dans une langue autre que votre langue maternelle, vous pouvez demander à un locuteur natif de la relire et de vérifier s'il y a des erreurs ou des phrases maladroites.
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Imprimez votre lettre sur du papier à en-tête officiel, le cas échéant. Si vous rédigez une lettre de consentement au nom d'une entreprise ou d'une organisation, ou en votre qualité de représentant d'une entreprise ou d'une organisation, elle doit être sur papier à en-tête de l'entreprise. D'un autre côté, vous ne devriez pas utiliser de papier à en-tête professionnel si vous écrivez la lettre pour une raison personnelle.
- Par exemple, si vous rédigez une lettre d'autorisation pour que votre enfant voyage à l'étranger, vous ne la mettrez normalement pas sur du papier à en-tête professionnel, même si vous êtes propriétaire de l'entreprise. La lettre est liée à une affaire personnelle, pas à une affaire.
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Signez votre lettre en présence d'un notaire. Si votre signature est attestée par un notaire, cela lève le doute que vous étiez bien la personne qui a signé la lettre. Personne ne peut prétendre que votre signature a été contrefaite ou que la lettre a été signée par quelqu'un se faisant passer pour vous.
- Un notaire ne révise pas votre lettre et ne confirme pas son exactitude. Ils vérifient seulement que vous êtes bien qui vous prétendez être et que votre signature est légitime.
Astuce: C'est souvent une bonne idée d'avoir plusieurs copies de la lettre signées et notariées. Quiconque a besoin d'une copie de la lettre doit en avoir une avec une signature originale et une légalisation, pas une copie.

Pour rédiger une lettre de consentement, utilisez un modèle s'il en existe un, en particulier pour les lettres de consentement requises par la loi ou demandées par le gouvernement.
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Joindre des documents à l'appui des informations dans la lettre. Pour certaines lettres de consentement, les documents officiels peuvent fournir des preuves au-delà de la lettre elle-même que les informations contenues dans la lettre sont vraies et exactes. Il peut s'agir de copies de documents d'identification ou de certificats de propriété.
- Par exemple, si vous autorisez quelqu'un à utiliser votre voiture, vous pouvez inclure une copie de l'enregistrement ou du titre comme preuve de propriété.
- Si vous rédigez une lettre de consentement pour que votre enfant voyage à l'étranger, vous pouvez inclure une copie de l'acte de naissance de l'enfant comme preuve que vous êtes le parent de l'enfant et que l'enfant est né dans le pays que vous avez indiqué.
- Pour obtenir l'autorisation d'utiliser la propriété intellectuelle, vous pouvez inclure une copie de tout certificat de droit d'auteur, de brevet ou de marque.
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Remettez la lettre à la personne appropriée. La personne qui reçoit la lettre de consentement dépend de l'objet de la rédaction de la lettre. Dans la plupart des cas, ce sera la personne à qui vous accordez la permission. Vous pouvez soit remettre la lettre en main propre, soit la leur envoyer par la poste. Si vous postez la lettre, utilisez une méthode qui permet le suivi afin que vous sachiez quand la lettre a été reçue.
- Par exemple, si vous écrivez une lettre autorisant un enfant à voyager ou à mener une activité particulière, vous donnerez généralement la lettre à l'enfant. L'enfant peut à son tour le remettre à la personne qui l'encadre, comme un enseignant ou un autre adulte.
- Dans certains cas, vous devrez envoyer votre lettre à un tiers. Par exemple, si vous rédigez une lettre de consentement pour qu'une autre entreprise utilise une marque ou un nom d'entreprise similaire au vôtre, vous enverriez la lettre à l'agence gouvernementale qui approuve les noms d'entreprise ou les marques.

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Partie 3 sur 3: rendre cela officiel

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