Comment rédiger une lettre de preuve d'emploi?
Pour rédiger une lettre de preuve d'emploi, commencez par consulter la description de poste de l'employé et l'historique de l'entreprise. S'il s'agit d'une lettre pour une institution financière, examinez également leur salaire. Assurez-vous d'écrire la lettre sur le papier à en-tête de l'entreprise et adressez la lettre aussi précisément que possible avec un objet ou une ligne d'attention concernant la raison de la lettre. Ensuite, expliquez qui vous êtes, votre poste et comment vous connaissez l'employé. Une fois que vous vous êtes présenté, incluez les dates spécifiques, les postes occupés et toute information financière sur l'employé si demandé. Pour en savoir plus de notre co-auteur du contentieux civil, comme les informations à éviter d'inclure dans votre lettre, continuez à lire!
Une fois que vous aurez compris qui est votre public et qui rédigera la lettre, vous devrez rassembler les informations nécessaires pour rédiger une lettre de vérification d'emploi complète.
Une lettre de preuve d'emploi (c'est-à-dire une lettre de vérification d'emploi) est une correspondance officielle, souvent écrite par l'employeur d'un employé, à une partie requérante, dans le but de valider les antécédents professionnels de cet employé. Une lettre de vérification d'emploi est souvent requise lorsqu'une personne demande un prêt, tente de louer une propriété, postule pour un nouvel emploi ou a toute autre raison de vérifier ses antécédents professionnels. Lorsque vous rédigez une lettre de vérification d'emploi, vous devez expliquer qui vous êtes, fournir un résumé véridique des fonctions de l'employé et vérifier l'emploi. Tout cela doit être fait sur du papier à en-tête professionnel et vous devez vous assurer de fournir vos coordonnées ainsi que votre signature. Lisez les instructions ci-dessous pour savoir comment créer une lettre de preuve d'emploi complète et précise.
Partie 1 sur 2: se préparer à rédiger une lettre de preuve d'emploi
- 1Réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous allez rédiger une lettre de preuve d'emploi. Selon votre public cible pour votre lettre de vérification d'emploi, votre contenu et votre ton peuvent varier. Si vous rédigez une lettre de vérification d'emploi pour une institution financière, vous pouvez adopter un ton plus professionnel et vous devrez peut-être inclure des informations financières (par exemple, les salaires, les commissions, les augmentations et les primes). En revanche, si vous écrivez une lettre pour un employé qui postule à un nouvel emploi, votre ton peut être plus amical et vous pouvez omettre des informations financières.
- Comprendre l'objet et la portée de votre lettre de vérification d'emploi vous aidera à rédiger une lettre qui correspond le mieux aux besoins du destinataire.
- 2Pensez à qui devrait rédiger la lettre de preuve d'emploi. Normalement, les lettres de vérification d'emploi seront écrites par les employeurs au nom des employés. Dans cette situation, un employé est susceptible de vous approcher, l'employeur, et de vous demander une lettre de vérification d'emploi dans un but précis. D'un autre côté, il peut être possible pour un employé d'écrire lui-même une lettre de vérification d'emploi. Dans cette situation, vous, l'employé, rédigerez vous-même la lettre et demanderez ensuite à votre employeur de la signer ou de l'adapter à sa guise. Dans la mesure du possible, l'employeur doit rédiger la lettre au nom de l'employé, et non l'inverse.
- Si vous êtes un employeur écrivant une lettre pour un employé, vous pourrez personnaliser la lettre selon vos spécifications et vous pourrez contrôler le message. En outre, en écrivant vous-même la lettre de vérification de l'emploi, en tant qu'employeur, la lettre sera authentique et authentique. Cependant, l'inconvénient majeur est le temps qu'il faut pour écrire ces lettres. En tant qu'employeur, vous avez probablement un emploi du temps chargé et la rédaction de ces lettres peut prendre beaucoup de temps. Cela dit, les lettres de vérification d'emploi sont souvent courtes et concises, vous n'aurez donc peut-être pas à passer trop de temps à écrire, surtout si vous avez déjà suivi le processus.
- Si vous êtes un employé écrivant votre propre lettre, vous serez en mesure de dicter les informations à transmettre au destinataire et vous n'aurez pas besoin de prendre le temps de relayer vos idées à votre employeur. De plus, écrire votre propre lettre peut atténuer la pression que votre employeur ressent sur le temps qu'il faudra pour écrire l'une de ces lettres lui-même (par exemple, écrire votre propre lettre peut rendre votre patron heureux car il n'aura pas à le faire pour vous). Cependant, un employeur devra toujours signer la lettre et il se peut qu'il ne veuille pas signer ce que vous avez écrit. Si tel est le cas, vous devrez peut-être passer encore plus de temps à réécrire la lettre ou vous pouvez forcer l'employeur à l'écrire pour vous.
- 3Rassemblez les informations requises. Une fois que vous aurez compris qui est votre public et qui rédigera la lettre, vous devrez rassembler les informations nécessaires pour rédiger une lettre de vérification d'emploi complète.
- Si vous êtes l'employeur, vous devrez discuter avec l'employé de ce qu'il veut de la lettre. Cela inclura des informations sur à qui la lettre sera envoyée, quel est le but de la lettre, quels détails doivent être inclus et quand elle doit être envoyée.
- Si vous êtes l'employé et que vous écrivez votre propre lettre, vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin pour rédiger la lettre, bien que vous souhaitiez peut-être d'abord parler à votre employeur et lui demander ce qu'il attend d'une lettre de vérification d'emploi. Cela vous aidera à vous assurer que vous écrivez la lettre selon les spécifications de votre employeur afin qu'il la signe.
D'un autre côté, il peut être possible pour un employé d'écrire lui-même une lettre de vérification d'emploi.
Partie 2 sur 2: rédiger une lettre de preuve d'emploi
- 1Utilisez le papier à en-tête de l'entreprise. Lorsque vous commencez à rédiger une lettre de vérification d'emploi, vous souhaitez toujours utiliser le papier à en-tête officiel de l'entreprise. Si vous êtes l'employeur, vous devriez toujours l'avoir à portée de main; si vous êtes l'employé, vous devez demander à votre employeur si vous pouvez utiliser son papier à en-tête officiel. L'utilisation de papier à en-tête officiel légitimera la lettre et aidera votre destinataire à faire confiance au contenu de la lettre.
- Si vous n'avez pas de papier à en-tête officiel disponible, vous pouvez commencer par utiliser un ordinateur pour créer un en-tête sur votre lettre. Ce faisant, l'en-tête doit inclure le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de l'entreprise. Il doit également fournir des informations sur la personne qui écrit la lettre (et le titre de son poste) et la date à laquelle la lettre est rédigée.
- 2Adressez la lettre aussi précisément que possible. Si vous connaissez le nom du destinataire, adressez-lui la lettre directement. Si vous ne savez pas qui lira votre lettre, adressez-la à l'organisation en général, avec une ligne d'attention expliquant de quoi parle la lettre.
- Par exemple, si vous connaissez l'adresse et le nom de la personne à qui vous enverrez la lettre, écrivez-les directement sous votre en-tête. Suivez ceci avec une salutation appropriée telle que "Cher [M. John Doe]."
- Si vous ne savez pas à qui adresser la lettre, envoyez-la à un service généralement approprié avec une ligne d'attention expliquant de quoi parle la lettre. Par exemple, si vous envoyez une lettre à une institution financière afin qu'un employé obtienne un prêt, vous pouvez envoyer la lettre à la succursale locale de l'institution financière avec une ligne d'attention indiquant: «Vérification d'emploi pour [Employé] pour l'objet de l'obtention de prêts.» Suivez ceci avec une salutation appropriée telle que "À qui de droit".
- 3Expliquez qui vous êtes. Dans le premier paragraphe du corps de votre lettre de vérification d'emploi, vous voulez expliquer qui vous êtes et quel est le but de la lettre. Vous indiquerez quel est votre titre dans l'entreprise, depuis combien de temps vous y avez travaillé et depuis combien de temps vous connaissez l'employé pour lequel vous écrivez la lettre. Même si vous êtes l'employé qui rédige la lettre vous-même, vous la rédigerez toujours comme si elle venait de votre employeur, car c'est lui qui la signera.
- Par exemple, vous pourriez écrire: «Je m'appelle Bob Jones et je suis le vice-président principal des ventes et du marketing chez ABC Corporation. Je travaille chez ABC Corporation depuis 12 ans et je connais un employé depuis sept ans. superviseur direct et ce depuis trois ans."
- 4Fournir une vérification de l'emploi. Le paragraphe suivant résumera l'emploi de l'employé dans votre entreprise. Il comprendra les dates d'emploi de l'employé, son titre dans l'entreprise, si l'emploi est temporaire ou permanent et si l'employé y travaille toujours. Ce paragraphe inclura les informations financières de l'employé si cela est nécessaire.
- Par exemple, un paragraphe acceptable peut dire:. «Cette lettre est de confirmer l'emploi des employés des employés a travaillé pour la société ABC pendant sept ans, à partir du 7 Septembre 2003. Employé détient le titre de directeur des ventes associé, qui est un permanent poste ici avec ABC Corporation. L'employé travaille toujours en tant que directeur des ventes associé chez ABC Corporation depuis le 7 janvier 2011. "
- Un autre exemple peut ressembler à ceci: "Cette lettre confirme que l'employé a travaillé pour ABC Corporation pendant sept ans. L'employé a travaillé pour ABC Corporation du 7 septembre 2003 au 7 janvier 2011. L'employé détenait le titre de directeur des ventes associé pendant qu'il était employé chez ABC Corporation. L'employé a travaillé à temps plein pendant les sept années où il a été employé par ABC Corporation et il a reçu un salaire annuel de 48500€"
- 5Résumez les tâches de l'employé. Ce paragraphe décrira les tâches de l'employé dans votre organisation. Ces informations seront très utiles lorsque vous rédigez une lettre de vérification d'emploi pour un employé postulant pour un autre emploi. Bien qu'une lettre de vérification d'emploi ne soit pas une lettre de recommandation, il ne fait jamais de mal d'inclure des commentaires positifs que vous avez sur l'employé. Cela aidera votre réputation en tant qu'employeur et aidera votre employé dans sa recherche d'un nouvel emploi, d'une propriété ou d'un prêt.
- Une façon possible d'écrire ce paragraphe serait: «Les tâches de l'employé chez ABC Corporation comprenaient les suivantes: L'employé était responsable de la vente de radiateurs dans la région de San Francisco en Californie. L'employé occupait un poste de direction et était responsable de la motivation d'une équipe de vente de sept et neuf personnes. L'employé était tenu d'assurer la satisfaction de la clientèle, de traiter les plaintes des clients et de faire rapport trimestriellement au siège social de l'entreprise sur la progression de ses ventes.
- 6Évitez de partager des informations sensibles ou illégales sur l'employé. La plupart des États ont des lois réglementant ce que vous pouvez et ne pouvez pas dire dans les références d'emploi et autres déclarations aux employeurs potentiels. Certains États vous autorisent à fournir des informations sur un employé uniquement avec le consentement de cet employé. D'autres états permettent à un employeur de révéler presque n'importe quoi sur un employé tant qu'il était honnête et faisait les déclarations de bonne foi. Avant de révéler des informations sensibles, assurez-vous de consulter les lois de votre état. Vous pouvez commencer par regarder ici.
- Par exemple, l'Alaska permet à un employeur de révéler des informations sur le rendement au travail, et l'employeur sera à l'abri de toute responsabilité pour ces déclarations, à moins que l'employeur ne divulgue sciemment ou intentionnellement des informations fausses ou trompeuses, ou des informations qui violent les droits civils d'un employé.
- Un autre exemple est le Connecticut, où un employeur est autorisé à révéler toute déclaration véridique des faits.
- 7Donnez au destinataire vos coordonnées. Le dernier paragraphe complet de votre lettre de vérification d'emploi doit inclure vos coordonnées (celles de l'employeur). Il est nécessaire d'inclure ces informations au cas où le destinataire de votre lettre aurait des questions ou des préoccupations de suivi. Assurez-vous d'indiquer que le destinataire peut vous contacter.
- Par exemple, votre paragraphe de contact peut dire: «Si vous avez des questions ou avez besoin de plus d'informations, n'hésitez pas à me contacter au (555) 555-5555 ou à js@ABCCorp.com.
- 8Signez la lettre et envoyez-la. Une fois que vous avez terminé votre lettre, vous inclurez une clôture, signerez la lettre et vous la remettrez à votre employé ou l'enverrez vous-même au destinataire.
- Fermez votre lettre avec «Sincèrement» ou «Meilleur».
- Signez toujours la lettre en utilisant votre signature officielle et le titre de votre poste.
- Incluez tous les tampons officiels ou vérifications que votre entreprise utilise habituellement pour ces types de lettres.
En outre, en écrivant vous-même la lettre de vérification de l'emploi, en tant qu'employeur, la lettre sera authentique et authentique.
- Certaines demandes de visa peuvent exiger que vous écriviez sur un poste que l'employé occupera, si le visa ou la carte verte est accordé. Vous devrez peut-être expliquer plus en détail l'importance de l'emploi du demandeur de visa.
- Certains employeurs demandent à l'employé de rédiger la lettre, qui sera ensuite signée par l'employeur ultérieurement. Si vous en faites la demande, assurez-vous de lire attentivement la lettre avant de signer.
- Certaines entreprises ont des personnes spécifiques désignées pour effectuer la vérification de l'emploi, et d'autres ont des modèles spéciaux que vous devez utiliser pour votre lettre. Si vous n'êtes pas sûr, vérifiez auprès de votre service des ressources humaines.
Ces informations seront très utiles lorsque vous rédigez une lettre de vérification d'emploi pour un employé postulant pour un autre emploi.
- N'incluez les informations financières que si votre employé le demande. Si vous êtes l'employé et que vous écrivez votre propre lettre, vous pouvez inclure autant d'informations que vous le jugez nécessaire.
- N'incluez aucune information personnelle sur votre employé à moins qu'il ne vous y autorise.
- Si l'employé qui demande une lettre de vérification d'emploi ne travaille plus avec vous, ne fournissez pas de motif de son départ, même s'il était à l'amiable.
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Questions et réponses
- Comment puis-je demander une lettre de preuve d'emploi à mon employeur?Informez simplement votre employeur que vous avez besoin d'une lettre de preuve d'emploi. Ce n'est pas grave et cela ne vous fait pas mal.
- Est-il nécessaire que la lettre de vérification porte une signature?Oui c'est le cas. Cela le rend officiel. Sans signature, ce n'est techniquement pas le cas.
- Comment envoyer une lettre par e-mail?Copiez et collez la lettre dans un e-mail, sélectionnez à qui l'envoyer et envoyez cet e-mail.
- Où puis-je utiliser ps sur cette lettre?Tout en bas, après la signature.
Questions sans réponse
- La signature sur une lettre d'emploi doit-elle être originale ou une copie, ainsi qu'une copie de l'intégralité de la lettre envoyée par courrier électronique, suffiraient-elles?
- Comment rédiger ma propre vérification d'emploi pour l'immigration en mon nom?
- Dois-je le faire notarier?
Les commentaires (6)
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