Comment rédiger une lettre commerciale?

Besoin d'écrire une lettre soignée et professionnelle? La plupart des lettres commerciales suivent un format établi et facile à apprendre que vous pouvez adapter à tout type de contenu. Une lettre commerciale doit toujours contenir la date, des informations sur l'expéditeur et le destinataire, et quelques paragraphes de corps. Suivez ces étapes et modifiez-les si nécessaire pour qu'elles correspondent aux normes de votre entreprise.

Partie 1 sur 4: début de la lettre

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Connaître le format. Quel que soit le contenu de votre lettre, il y a quelques normes commerciales à suivre concernant son apparence. Les lettres commerciales doivent être dactylographiées et composées dans une police conservatrice et courante telle que Helvetica, Myriad ou Times New Roman. Utilisez des paragraphes par blocs. Cela signifie que vous commencez un nouveau paragraphe en appuyant deux fois sur "retour". N'utilisez pas l'indentation pour les paragraphes de bloc.
- Utilisez des marges d'un pouce sur tous les côtés.
- Une lettre commerciale envoyée par courrier électronique doit également être composée dans une police commune. N'utilisez pas de script ou de couleurs autres que le noir et blanc dans un e-mail professionnel.
2
Choisissez le bon type de papier. La lettre doit être imprimée sur 8,5" par 11" (appelé "format lettre"). Si vous êtes en dehors des États-Unis, vous pouvez utiliser du papier au format A4. Certains contrats longs peuvent être imprimés sur 8,5" x 14" ("format légal").
- Si vous imprimez la lettre à envoyer, pensez à imprimer la lettre sur du papier à en-tête de l'entreprise. Cela lui donne un air plus professionnel et fournit le logo et les coordonnées de votre entreprise.
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Incluez des informations sur votre entreprise. Inscrivez le nom et l'adresse de votre entreprise, chaque partie de l'adresse étant écrite sur une ligne différente. Si vous êtes un travailleur autonome ou un entrepreneur indépendant, ajoutez votre nom à la place ou au-dessus du nom de l'entreprise.
- Si votre entreprise a un en-tête préconçu, vous pouvez l'utiliser au lieu de taper votre entreprise et votre adresse.
- Si vous saisissez l'adresse, elle doit apparaître justifiée à droite ou à gauche en haut de la page, selon vos préférences et celles de votre entreprise.
- Si vous envoyez la lettre à un endroit international, tapez le pays en majuscules.
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Inclure la date. Écrire la date complète est le choix le plus professionnel. Par exemple, écrivez soit «1 avril 2012» ou «1er avril 2012». Celui-ci doit apparaître justifié à gauche quelques lignes en dessous de l'adresse de l'expéditeur.
- Si vous avez écrit votre lettre sur plusieurs jours, utilisez la date à laquelle vous avez terminé la lettre.
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Ajoutez les informations du destinataire. Écrivez le nom complet du destinataire, le titre (le cas échéant), le nom de l'entreprise et l'adresse dans cet ordre, avec chaque élément d'information sur une ligne distincte. Si nécessaire, incluez un numéro de référence. Les informations du destinataire doivent être justifiées à gauche quelques lignes en dessous de la date.
- Il est préférable d'adresser la lettre à une personne spécifique. De cette façon, une personne réelle pourra répondre à votre lettre. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous devez envoyer la lettre, faites quelques recherches. Appelez l'entreprise pour connaître le nom et le titre de la personne.
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Choisissez une salutation. La salutation est un indicateur important de respect, et celle que vous utiliserez dépendra de votre connaissance de la personne à qui vous écrivez, de votre degré de connaissance et du niveau de formalité de votre relation. Considérez les options suivantes:
- N'employez «À qui de droit» que si vous ne savez pas à qui, en particulier, vous vous adressez.
- Si vous ne connaissez pas bien le destinataire, "Cher Monsieur/Madame" est un choix sûr.
- Vous pouvez également utiliser le titre et le nom du destinataire, par exemple «Cher Dr Smith».
- Si vous connaissez bien le destinataire et entretenez une relation informelle avec lui, vous pouvez envisager une adresse prénom, par exemple "Chère Suzanne".
- Si vous n'êtes pas sûr du sexe du destinataire, saisissez simplement le nom complet, par exemple «Dear Kris Smith».
- N'oubliez pas une virgule après une salutation ou un deux-points après "À qui de droit".

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Partie 2 sur 4: composer le corps

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Frappez le bon ton. Le temps, c'est de l'argent, comme le dit le proverbe, et la plupart des gens d'affaires détestent perdre du temps. Le ton de votre lettre doit donc être bref et professionnel. Faites de votre lettre une lecture rapide en plongeant directement dans le sujet et en gardant vos commentaires brefs dans le premier paragraphe. Par exemple, vous pouvez toujours commencer par "Je vous écris concernant..." et continuer à partir de là.
- Ne vous préoccupez pas des transitions fleuries, des gros mots ou des phrases longues et sinueuses - votre intention devrait être de communiquer ce qui doit être dit aussi rapidement et clairement que possible.
- Soyez convaincant dans votre lettre. Le but de votre lettre est très probablement de persuader votre lecteur de faire quelque chose: changer d'avis, corriger un problème, envoyer de l'argent ou agir. Faites votre cas.
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Utilisez des pronoms personnels. Il est parfaitement normal d'utiliser «je», «nous» et «vous» dans votre lettre commerciale. Référez-vous à vous-même en tant que «je» et à votre lecteur en tant que «vous».
- Soyez conscient si vous écrivez la lettre au nom d'une organisation. Si vous exprimez le point de vue de l'entreprise, vous devez utiliser «nous» afin que le lecteur sache que l'entreprise soutient votre déclaration. Si vous écrivez votre propre opinion, tenez-vous-en au "je".
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Écrivez de façon claire et concise. Faites savoir à votre lecteur exactement ce que vous essayez de dire. Votre lecteur ne répondra rapidement que si votre message est limpide. En particulier, s'il y a un résultat ou une action que vous souhaitez prendre en raison de votre lettre, indiquez de quoi il s'agit. Expliquez votre position en aussi peu de mots que possible.
4
Utilisez la voix active. Lorsque vous décrivez une situation ou faites une demande, veillez à choisir la voix active plutôt que la voix passive. La voix passive peut rendre votre écriture ambiguë ou impersonnelle. De plus, la voix active est plus épurée et va droit au but. Par example:
- Passif: Les lunettes de soleil ne sont pas conçues ou fabriquées avec une attention particulière à leur durabilité.
- Actif: Votre entreprise conçoit et fabrique des lunettes de soleil sans se soucier de leur durabilité.
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Soyez conversationnel le cas échéant. Les lettres sont écrites par des gens à des gens. Évitez si possible les lettres types. Vous ne pouvez pas construire une relation avec des lettres impersonnelles en conserve. Cependant, évitez les langages familiers ou l'argot tels que «vous savez», «je veux dire» ou «je veux». Gardez le ton pragmatique, mais soyez amical et serviable.
- Si vous connaissez bien le destinataire, il est bon d'inclure une ligne amicale envoyant de bons vœux.
- Utilisez votre jugement pour déterminer la personnalité à révéler. Parfois, ajouter un peu d'humour est en fait utile dans le cadre d'une entreprise, mais faites preuve de prudence avant de faire une blague.
6
Soyez courtois. Même si vous écrivez avec une plainte ou une préoccupation, vous pouvez être courtois. Tenez compte de la position du destinataire et proposez de faire tout ce que vous pouvez, dans des limites raisonnables, pour être accommodant et serviable.
- Par exemple, une plainte discourtoise pourrait se lire: «Je pense que vos lunettes de soleil sont nulles et je ne les achèterai plus jamais». Une plainte courtoise pourrait se lire: «Je suis déçu de la construction de vos lunettes de soleil et j'ai l'intention de prendre mes affaires ailleurs à l'avenir».
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Utilisez l'en-tête «deuxième page» pour les pages supplémentaires. La plupart des lettres commerciales doivent être suffisamment concises pour ne comporter qu'une page. Mais si vous avez quelque chose de plus long, comme un contrat ou des conclusions juridiques, vous aurez peut-être besoin de pages supplémentaires. Utilisez le papier à en-tête «deuxième page», qui a généralement une adresse abrégée et est composé du même type de papier que le papier à en-tête de la première page.
- Incluez le numéro de page sur la deuxième page et les pages suivantes, en haut de la page. Vous pouvez également inclure le nom du destinataire et la date.
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Envelopper. Dans le dernier paragraphe, résumez vos points et décrivez clairement soit votre plan d'action prévu, soit ce que vous attendez du destinataire. Notez que le destinataire peut vous contacter pour des questions ou des préoccupations et vous remercier de l'attention qu'il porte à la lettre/au sujet en question.

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Partie 3 sur 4: fermeture de la lettre

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Choisissez une fermeture. La clôture, comme la salutation, est un indicateur de respect et de formalité. «Cordialement» ou «Sincèrement» est généralement une valeur sûre; considérez également «Cordialement», «Respectueusement», «Cordialement» et «Bien à vous». Les clôtures un peu moins formelles mais toujours professionnelles incluent «Tous les meilleurs», «Meilleurs vœux», «Sincères salutations» et «Merci». Utilisez une virgule après votre fermeture.
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Signez la lettre. Laissez environ quatre lignes vides pour votre signature. Signez la lettre après l'avoir imprimée ou, si vous l'envoyez par courrier électronique, numérisez une image de votre signature et apposez-la sur cette partie de la lettre. L'encre bleue ou noire est préférée.
- Si vous signez la lettre au nom de quelqu'un, écrivez «pp:» avant votre signature. Cela signifie "per procurationem", ce qui signifie "par agence" ou "au nom de".
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Incluez votre nom tapé et vos coordonnées. Sous votre signature, saisissez votre nom, titre, numéro de téléphone, adresse e-mail et tout autre moyen de contact applicable. Donnez à chaque information sa ligne.
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Ajoutez les initiales de la dactylo. Si quelqu'un d'autre que l'auteur a tapé la lettre, vous devez ajouter les initiales de cette personne sous le bloc de signature. Parfois, les initiales de l'auteur de la lettre sont également incluses. Ensuite, il est clair qui a travaillé sur cette lettre.
- Par exemple, si vous n'incluez que les initiales de la dactylo, écrivez-les en minuscule: mj
- Si vous incluez les initiales de l'écrivain, mettez-les en majuscule avec les initiales de la dactylo en minuscule: RW:mj. Certains styles ajoutent une barre oblique entre les deux séries d'initiales: RW/mj.
5
Notez les enclos. Si vous avez joint des documents supplémentaires pour que le destinataire puisse les examiner, notez-les quelques lignes sous vos coordonnées en notant le nombre et le type de documents. Par exemple, écrivez: «Pièces jointes (2): CV, brochure.»
- Vous pouvez également abréger «Enclosures» en écrivant «Encl.» ou "Enc."
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Ajoutez des noms de destinataires supplémentaires. Si vous envoyez une copie de la lettre à une autre personne, vous devez l'inclure dans la lettre. Ceci est noté en tapant "cc:" sous la ligne "Enclosures", qui signifie "copie de courtoisie", ainsi que le nom et le titre de la personne ("cc" utilisé pour indiquer "copie carbone" lorsque les lettres ont été tapées sur du papier carbone).
- Par exemple, écrivez: "cc: Mary Smith, vice-présidente du marketing"
- Si vous ajoutez plusieurs noms, alignez le deuxième nom sous le prénom, mais sans le «cc:»

Partie 4 sur 4: finaliser la lettre

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Modifiez la lettre. La présentation est un élément clé du professionnalisme. Assurez-vous que le destinataire pourra facilement vous voir comme capable et responsable de corriger votre lettre pour les erreurs. Exécutez une vérification orthographique sur votre traitement de texte, mais lisez également attentivement la lettre avant de l'envoyer.
- Demandez-vous si la lettre est claire et concise. Y a-t-il des paragraphes de plus de trois ou quatre phrases? Si tel est le cas, déterminez si vous pouvez éliminer les instructions inutiles.
- Si la lettre est extrêmement importante, vous voudrez peut-être qu'un ami ou un collègue l'examine. Parfois, une deuxième paire d'yeux peut vous aider à détecter des erreurs ou des formulations maladroites que vous n'avez peut-être pas remarquées.
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N'agrafez pas votre lettre. Si vous avez plusieurs pages, les agrafes sont généralement évitées. Si vous voulez vous assurer que les papiers restent en ordre, utilisez un trombone dans le coin supérieur gauche.
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Postez la lettre. Si vous envoyez la lettre par la poste, utilisez une enveloppe commerciale. Si disponible, utilisez-en un avec le logo de l'entreprise imprimé dessus. Imprimez soigneusement votre adresse de retour et l'adresse du destinataire. Pliez la lettre en trois parties, de sorte que le destinataire déplie d'abord le rabat supérieur, puis le rabat inférieur. Assurez-vous d'apposer un affranchissement suffisant et de l'envoyer.
- Si vous avez l'impression que votre écriture est brouillonne et ne correspond pas à votre personnalité professionnelle, saisissez les adresses dans votre traitement de texte et faites passer l'enveloppe dans votre imprimante.
- Si la lettre est extrêmement importante et/ou urgente, envisagez de la faire livrer par coursier.
- Si vous souhaitez envoyer la lettre par e-mail, convertissez-la en HTML ou enregistrez-la au format PDF pour conserver la mise en forme. Il est cependant préférable d'envoyer la lettre physique.

Pour rédiger une lettre commerciale, commencez par mettre le nom et l'adresse de votre entreprise en haut à gauche de la page.

Conseils

Utilisez un stylo de qualité pour signer la lettre.
Être prompt. Si vous ne pouvez pas répondre complètement en moins d'une semaine, dites-le au destinataire et notez quand il peut s'attendre à une réponse de votre part.
Insistez sur le positif. Parlez de ce que vous pouvez faire, pas de ce que vous ne pouvez pas. Par exemple, si un produit est en rupture de stock, ne dites pas au client que vous n'êtes pas en mesure de remplir la commande; au lieu de cela, dites-leur que le produit est très populaire et que vous êtes épuisé. Ensuite, dites-leur quand vous pouvez leur faire passer la commande.
Si vous écrivez une lettre complexe, envisagez d'abord d'écrire un plan.
- Dressez la liste des sujets que vous souhaitez aborder. Ne vous inquiétez pas pour la commande.
- Pour chaque sujet, listez des mots-clés, des exemples, des arguments et des faits.
- Examinez chaque sujet de votre plan pour vérifier sa pertinence par rapport à votre objectif et à votre public.
- Découpez tout ce qui n'est pas pertinent.
- Triez les informations dans le meilleur ordre pour votre lecteur.

Mises en garde

Ne soyez pas trop direct et énergique dans votre ton. N'oubliez pas que vous essayez d'améliorer ou de démarrer une relation professionnelle avec une lettre commerciale.
N'employez pas trop de flatterie. Un compliment sincère est acceptable, mais aller trop loin indiquera que vous devez compter sur la flatterie et non sur la compétence pour faire votre travail.

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