Comment élaborer un plan d'amélioration des performances?
En tant que superviseur, il est important d'élaborer un plan d'amélioration des performances avant de prendre des mesures disciplinaires contre un employé afin de l'inclure dans la stratégie d'amélioration des performances.
Un plan d'amélioration des performances (PIP en abrégé) est un outil standard pour aider les employés sous-performants. Le but d'un plan d'amélioration des performances est d'aider un employé à résoudre et à corriger tout problème dans son travail. En tant que superviseur, il est important d'élaborer un plan d'amélioration des performances avant de prendre des mesures disciplinaires contre un employé afin de l'inclure dans la stratégie d'amélioration des performances.
Partie 1 sur 3: identifier le(s) problème(s)
- 1Documenter les problèmes de performances. Avant de mettre un employé dans un plan d'amélioration des performances, vous avez besoin d'une preuve spécifique qu'il ou elle est sous-performant au travail. Utilisez des informations objectives, factuelles et détaillées pour documenter les problèmes de performance d'un employé. Il est généralement considéré comme la meilleure pratique d'utiliser un format cohérent dans la documentation du rendement des employés afin que tous les employés soient évalués équitablement. Votre documentation doit inclure les éléments suivants:
- Informations sur l'employé (nom, titre, numéro d'identification le cas échéant, etc.)
- Dates pertinentes
- Description de l'écart de performance
- Description des performances attendues
- Description des performances réelles
- Toute règle ou politique spécifique qui aurait pu être enfreinte
- 2Parlez à votre employé de vos préoccupations. Organisez une réunion franche en face à face avec l'employé en question pour partager les problèmes observés avec sa performance. Il est important de partager vos observations avec votre employé afin qu'il comprenne votre point de vue et reconnaisse qu'il y a un problème. Utilisez votre documentation pour fournir autant d'informations spécifiques à l'employé que possible. Soyez objectif et n'utilisez pas de langage incendiaire ou accusateur, afin que l'employé ne se sente pas attaqué.
- 3Mettez en évidence les façons dont le comportement de votre employé s'écarte du comportement attendu. Informez l'employé s'il a commis une infraction spécifique à la politique, s'il ne respecte pas les quotas de travail ou s'il ne répond tout simplement pas aux attentes du poste. Concentrez-vous sur les résultats du comportement plutôt que sur l'individu afin que votre employé voit comment son comportement affecte les résultats au travail ou sur le lieu de travail dans son ensemble.
Indiquez la date de début et de fin dans le plan d'amélioration des performances de l'employé, généralement une période de 30 à 90 jours.
Partie 2 sur 3: élaborer un plan d'action
- 1Établissez des objectifs d'amélioration spécifiques et mesurables pour votre employé. Les objectifs doivent être définitifs et, si possible, inclure des chiffres qui peuvent être mesurés plus tard pour évaluer efficacement les progrès. Évitez les généralisations ou les formulations qui peuvent être interprétées de plusieurs manières différentes. La spécificité des objectifs d'amélioration permettra d'éviter les malentendus sur les attentes entre vous et votre employé. Voici quelques exemples d'objectifs spécifiques:
- "L'employé produira au moins 150 unités par mois."
- «L'employé se présentera au travail au plus tard à 9 h 00 tous les jours.»
- "L'employé n'aura pas plus d'une erreur de calcul par rapport."
- 2Inclure une liste détaillée des ressources disponibles. Toutes les ressources auxquelles votre employé a accès doivent être répertoriées (et éventuellement expliquées). Cela vous aide à documenter que vous avez fourni de l'aide à l'employé et lui donne une idée des outils qui peuvent l'aider à s'améliorer. Assurez-vous que l'employé est au courant de ces soutiens et de la façon dont il doit les utiliser de manière appropriée.
- Ces ressources peuvent inclure des fonds, du matériel de formation, du temps loin des responsabilités normales, ou le temps et l'expertise d'autres personnes.
- Par exemple, un employé qui a des difficultés avec la gestion du temps pourrait avoir accès à un outil de planification administrative qui aide à organiser et à définir des objectifs de temps pour le travail effectué.
- 3Créez un calendrier pour atteindre les objectifs d'amélioration des performances. Cela gardera l'employé sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de son plan afin de progresser régulièrement vers l'amélioration de la performance globale.
- Indiquez la date de début et de fin dans le plan d'amélioration des performances de l'employé, généralement une période de 30 à 90 jours.
- Fournissez des dates entre les dates de début et de fin et identifiez les objectifs de référence à atteindre à ces dates.
- 4Identifiez la métrique qui sera utilisée pour mesurer les progrès. Pour éviter toute confusion de la part de l'employé, soyez aussi précis que possible dans la façon dont vous évaluerez ses progrès vers l'atteinte des objectifs. Différents objectifs nécessiteront différentes méthodes de mesure. Par exemple, si l'objectif est d'améliorer l'assiduité, indiquez comment vous allez suivre l'assiduité d'un employé. Quelques exemples sont:
- "L'employé pointera à l'aide du logiciel informatique ____; le superviseur examinera les dossiers de présence sur ce programme."
- "L'employé fera rapport au superviseur au début de chaque journée de travail."
- 5Énoncez les conséquences prévues après l'achèvement du plan d'amélioration des performances. Incluez les actions spécifiques que vous prendrez si les objectifs sont atteints ou non à la fin du plan d'amélioration des performances. Votre employé doit être pleinement informé de ce qui se passera lorsque le plan prendra fin, afin qu'il sache à quoi s'attendre pour aller de l'avant. Voici quelques exemples de conséquences:
- «L'employé est en période d'essai jusqu'à ce qu'il ait atteint avec succès au moins trois des cinq objectifs définis dans le plan d'amélioration des performances».
- "L'emploi sera résilié si deux ou plusieurs objectifs décrits dans le plan d'amélioration des performances ne sont pas atteints."
- «L'employé sera réaffecté au poste de ____ si tous les objectifs décrits dans le plan d'amélioration des performances ne sont pas atteints.»
- 6Passez en revue le plan d'amélioration des performances avec votre employé. Il est important d'examiner en profondeur un plan d'amélioration du rendement avec votre employé afin que vous compreniez et soyez à l'aise avec les termes du plan. Il s'agit d'un accord entre deux parties et peut servir de document juridique à l'avenir, si nécessaire.
- Fournir à l'employé une copie du plan d'amélioration du rendement.
- Parcourir verbalement chaque aspect de celui-ci avec lui.
- Permettez à l'employé de répondre et de donner son avis.
- Apportez les ajustements nécessaires au plan pour vous assurer qu'il répond aux besoins des deux parties.
- Obtenez l'affirmation verbale de l'employé qu'il comprend parfaitement les termes du plan.
- Signez le plan avec votre employé pour accuser réception et examen.
Le but d'un plan d'amélioration des performances est d'aider un employé à résoudre et à corriger tout problème dans son travail.
Partie 3 sur 3: suivi
- 1Observez votre employé et documentez les progrès. À l'aide de la métrique établie dans le plan d'amélioration des performances, mesurez les progrès de l'employé vers l'atteinte de ses objectifs et documentez les progrès aussi complètement que possible. Cela vous fournira des preuves objectives des progrès de l'employé et vous aidera à partager des commentaires utiles avec votre employé.
- 2Rencontrez régulièrement votre employé pour discuter des progrès. Établir des réunions de suivi régulières avec l'employé (quotidiennes, hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuelles, etc.). Cela tient l'employé responsable de l'amélioration de ses performances et peut l'aider à rester motivé et déterminé à réussir. L'objectif de ces réunions est d'aider votre employé à réussir.
- Fournir des commentaires à l'employé sur sa progression vers les objectifs d'amélioration.
- Permettez à l'employé de poser des questions, de demander des conseils ou des éclaircissements sur les objectifs de performance.
- Offrir des conseils et des suggestions pour aider l'employé à rester sur la bonne voie.
- Apprenez-en davantage sur votre employé pour mieux comprendre les façons dont vous pouvez l'aider.
- 3Évaluer l'efficacité du plan d'amélioration des performances. Décidez si votre employé connaît une croissance raisonnable avec le plan d'amélioration des performances. Si cela ne fonctionne pas, décidez si les lacunes sont dues au régime ou à l'employé. Cela vous aidera à comprendre comment aller de l'avant avec l'employé. Si les problèmes découlent du plan d'amélioration des performances, modifiez-le pour rendre les objectifs plus atteignables. Voici quelques questions à se poser pour évaluer l'efficacité d'un plan:
- Faut-il allonger le délai?
- Les objectifs de performance sont-ils trop difficiles à atteindre?
- Les résultats n'étaient-ils pas entièrement sous le contrôle de l'employé?
- 4Passer à l'action. Si le plan d'amélioration des performances fonctionne, fournissez à l'employé une rétroaction positive et, le cas échéant, récompensez-le de la manière que vous avez décrite dans le plan (c. Si le plan ne réussit pas à améliorer les performances et que vous avez exclu les lacunes du plan, prenez les mesures décrites dans votre plan pour procéder dans le meilleur intérêt de votre organisation.
Avant de mettre un employé dans un plan d'amélioration des performances, vous avez besoin d'une preuve spécifique qu'il est sous-performant au travail.
- Les problèmes de performance peuvent parfois être une question de communication, plutôt qu'un manque de compétences ou un problème de comportement. Assurez-vous de rencontrer régulièrement vos employés pour discuter des attentes et des exigences de chaque poste, afin d'éviter toute confusion par la suite.
- Les lois du travail diffèrent d'un État à l'autre et changent fréquemment. Impliquez un avocat spécialisé dans l'emploi ou un professionnel des ressources humaines lorsque vous sanctionnez des employés ou que vous appliquez des mesures correctives à un travailleur.
Lisez aussi: Comment être nommé employé du mois?
Les commentaires (3)
- Votre plan de progression est excellent.
- Excellent article, très utile.
- Très utile, cet article m'a donné une bonne expérience et des compétences pour traiter avec mon travailleur. Merci beaucoup d'avoir offert ce genre d'articles, meilleurs voeux!
