Comment documenter la performance des employés?
Essayez de dire: «L'employé n'a pas l'air bien», dites: «L'employé vient régulièrement au travail en jeans, lorsque la politique de l'entreprise exige une tenue professionnelle.»
Il est important de documenter les performances des employés pour tirer le meilleur parti des membres de votre équipe et s'assurer que les employés sont traités équitablement. Fournissez des commentaires précis, détaillés et précis, qui profiteront à la fois à vous et à vos employés. Utilisez un langage constructif et facile à comprendre. Assurez-vous également que les employés comprennent les politiques de l'entreprise afin qu'ils sachent ce que l'on attend d'eux.
Méthode 1 sur 3: en utilisant une documentation détaillée et précise
- 1Identifiez la règle ou la politique qui a été enfreinte, le cas échéant. Fournissez à tous les employés un manuel ou un autre ensemble de directives de l'entreprise. Même si vous possédez une petite entreprise avec seulement quelques employés, vous pouvez toujours créer un bref ensemble de règles. De cette façon, lorsque vous fournissez des commentaires, vous pouvez faire référence à ces politiques. Pour les commentaires écrits et verbaux, vous devez énoncer clairement le problème et étayer votre affirmation par des faits que vous savez être vrais.
- Par exemple, vous pourriez dire: «L'employé n'a pas terminé les étapes 3 ou 5 de la liste de contrôle pour ce projet, qui lui avait été précédemment remise».
- Indiquez quelle règle a été enfreinte. Vous pourriez écrire: «Le manuel de l'employé indique clairement que les employés doivent utiliser la voiture de société pour effectuer les livraisons. Cet employé a utilisé son véhicule personnel sans autorisation.
- 2Utilisez des preuves pour étayer les faits. Vous pouvez vous protéger et protéger l'entreprise contre les plaintes des employés en vous assurant de justifier votre documentation par des preuves. Par exemple, si un employé n'a pas rempli un rapport important, vous pouvez utiliser le rapport incomplet comme preuve.
- Vous pouvez également demander à d'autres employés de servir de témoins. Par exemple, vous pourriez écrire: «5 autres employés ont remarqué que cette personne a quitté le bureau à 4 heures au lieu de rester jusqu'à 6 heures, comme requis.»
- Si vous documentez une mauvaise interaction client, vous pouvez utiliser des e-mails ou des enregistrements téléphoniques comme preuve.
- 3Expliquez le comportement qui doit changer ou continuer. Mettez vos recommandations par écrit. Par exemple, vous pouvez noter: «L'employé doit suivre les directives écrites relatives au traitement d'une plainte d'un client. Plus précisément, l'employé doit proposer une solution claire au client.»
- Discutez du rapport avec l'employé. Vous pouvez dire: «Ici, vous pouvez voir que j'ai écrit comment j'aimerais que vous vous amélioriez. À l'avenir, veuillez proposer une solution au client au lieu de dire que le problème n'est pas de votre faute. Est-ce clair?»
Essayez de ne pas dire des choses comme «l'employé n'est jamais à l'heure» ou «l'employé est toujours argumentatif». - 4Élaborer un plan d'action précis. Un plan d'action énonce les étapes à suivre pour s'améliorer. Pour que votre employé se sente comme un membre précieux de l'équipe, demandez-lui de vous aider à rédiger le plan. Commencez par vous fixer des objectifs, puis notez comment l'employé atteindra ces objectifs. Assurez-vous d'inclure une date limite pour chaque étape.
- Vous pouvez écrire: «L'employé augmentera ses ventes de 10% par mois. Premièrement, l'employé effectuera au moins 10 appels à froid par jour. Deuxièmement, l'employé enverra des e-mails à au moins 15 clients potentiels chaque semaine. Troisièmement, l'employé suivra leurs progrès et rencontrera leur superviseur pour discuter de tout problème. Toutes ces tâches doivent être terminées avant 14h00 tous les vendredis.»
- 5Gardez un enregistrement détaillé de toutes les conversations. Il est important de tenir un registre car si l'employé dépose plus tard une plainte, vous disposerez de documents supplémentaires pour montrer comment vous avez géré la situation. Après avoir terminé une conversation sur les performances, prenez quelques minutes pour noter les points importants. Vous pouvez également prendre des notes pendant la réunion afin de ne manquer aucun détail important.
- Créez un dossier pour chaque employé. Il peut s'agir d'un fichier électronique ou papier (ou les deux). Chaque fois que vous prenez des notes sur un employé, placez-les dans le dossier.
- Écrivez quelque chose comme: «Au cours de cette réunion, j'ai expliqué à l'employé qu'il avait 6 mois pour améliorer ses ventes. Nous avons créé un plan d'action ensemble et j'ai placé une copie dans le dossier de l'employé. L'employé a exprimé son inquiétude de ne pas être en mesure d'atteindre ces objectifs. J'ai expliqué pourquoi ces objectifs sont obligatoires et j'ai fourni des étapes claires sur la façon de les atteindre.»
- 6Montrez que vous êtes solidaire. N'oubliez pas que cette réunion doit être productive pour vous et pour l'employé. Bien sûr, vous devez signaler les problèmes, mais assurez-vous également d'offrir des encouragements. L'employé est susceptible de mieux performer s'il se sent soutenu.
- Essayez de dire: «Je sais que ces objectifs peuvent être très difficiles à atteindre. Mais je crois en vous. Je sais que vous avez du talent et je suis là pour vous soutenir.
Méthode 2 sur 3: donner un feedback efficace
- 1Fournissez des commentaires à tous les employés que vous supervisez directement. En règle générale, le gestionnaire de l'employé doit être celui qui fournit des commentaires. Si vous gérez des personnes, il est de votre devoir de leur donner des commentaires clairs et opportuns. Dans certains cas, il pourrait être plus approprié pour quelqu'un des ressources humaines de résoudre le problème. Par exemple, s'il s'agit d'une question sensible concernant la santé, un professionnel des ressources humaines pourrait être mieux équipé pour gérer la question.
- Si vous êtes propriétaire d' une petite entreprise, vous voudrez peut-être être chargé de fournir des commentaires à tous vos employés. Alternativement, vous pouvez le déléguer à un employé en qui vous avez confiance.
- Tous les employés devraient recevoir des commentaires, qu'ils soient à temps partiel ou à temps plein. À tout le moins, organisez une réunion trimestrielle pour vous enregistrer. Mais donnez également des commentaires chaque fois que vous constatez un problème de performance.
- 2Documentez à la fois les problèmes et les résultats positifs. Il est important de suivre les performances globales afin de pouvoir évaluer objectivement les performances de l'employé. Cela signifie que vous devez le documenter chaque fois qu'un problème survient. Par exemple, si vous êtes propriétaire d' une petite entreprise, vous pourriez avoir un problème avec les employés qui se présentent à l'heure. Chaque fois que quelqu'un est en retard, notez-le dans son dossier. Vous devriez également le leur mentionner en personne.
- Veillez également à le documenter lorsque quelqu'un fait quelque chose de bien. Par exemple, si votre employé s'est fait un devoir de passer beaucoup de temps à aider un client, notez dans son dossier qu'il est allé au-delà. Aussi, dites-leur en personne que vous appréciez leurs efforts.
- Vous pouvez également envoyer vos commentaires par e-mail pour obtenir de la documentation supplémentaire.
Il est important de documenter les performances des employés pour tirer le meilleur parti des membres de votre équipe et s'assurer que les employés sont traités équitablement. - 3Donnez votre avis en temps opportun. Fournir des commentaires vous permet de corriger rapidement les problèmes qui sont survenus et garantit également que le problème de performance est frais dans l'esprit de l'employé. Si vous avez besoin de donner votre avis à quelqu'un, essayez de le faire dès que possible. Cela pourrait signifier à la fin de la journée, ou même sur le moment. S'il s'agit d'un problème plus compliqué, prenez quelques jours pour faire votre plan.
- Si un employé se dispute avec un collègue ou un client, vous pouvez le mettre de côté pour régler la situation immédiatement. Vous pouvez toujours faire un suivi plus tard avec des commentaires écrits.
- Assurez-vous également de donner des commentaires positifs. Vous pourriez dire à un employé: «J'ai remarqué que vous avez pris beaucoup plus de responsabilités ces derniers temps. Rencontrons-nous la semaine prochaine pour discuter des opportunités de leadership qui s'offrent à vous.»
- Envoyez un e-mail pour leur rappeler ce dont vous avez parlé.
- 4Utilisez un langage spécifique pour clarifier vos points. Évitez d'utiliser des généralités. Vous ne voulez pas d'ambiguïté dans vos commentaires. Utilisez un langage précis pour énoncer clairement le problème et comment il doit être traité.
- Ne dites pas: «Vous ne faites pas du bon travail. Au lieu de cela, soyez précis et dites: «Ce travail vous oblige à tenir des réunions du personnel une fois par semaine. Au cours des 2 dernières semaines, vous n'avez pas réussi à fixer une heure de réunion ou à diffuser un ordre du jour. Cela entraîne une rupture de la communication et les membres de votre équipe sont manque de direction."
- Évitez de contredire les commentaires précédents. Par exemple, vous possédez peut-être une petite boutique. Si vous avez demandé à un employé de faire une exposition de bottes d'automne, ne dites pas plus tard qu'il aurait dû mettre en évidence des chandails à la place.
- 5Choisissez des termes objectifs pour décrire la performance. Les mots objectifs reposent sur des faits, tandis que les termes subjectifs peuvent souvent impliquer des sentiments et des émotions. Assurez-vous d'être objectif lorsque vous donnez des commentaires afin de pouvoir utiliser la documentation et les faits pour étayer vos points.
- Au lieu de dire: «L'employé a une mauvaise attitude», dites: «L'employé refuse d'assister aux exercices de consolidation d'équipe requis et ignore souvent ses collègues lorsqu'ils essaient de leur parler.»
- Essayez de dire «L'employé n'a pas l'air bien», dites: «L'employé vient régulièrement au travail en jeans, alors que la politique de l'entreprise exige une tenue professionnelle.»
- 6Évitez d'utiliser des absolus. Les absolus sont rarement vrais, il est donc préférable de ne pas les utiliser. Essayez de ne pas dire des choses comme «l'employé n'est jamais à l'heure» ou «l'employé est toujours argumentatif». Vous ne pourrez probablement pas prouver ces déclarations si l'employé remet en question les commentaires.
Méthode 3 sur 3: transmettre des objectifs et des normes clairs
- 1Décrire les politiques de l'entreprise en détail. Assurez-vous que l'employé a une trace écrite des règles, règlements et normes. Vous devez également rédiger une description de poste détaillée afin qu'ils sachent ce qu'on attend d'eux. Assurez-vous également de revoir cet enregistrement écrit dans une conversation. De cette façon, vous pouvez répondre à toutes les questions qui se présentent.
- Ne vous contentez pas de dire: «Les employés doivent répondre aux e-mails des clients dès que possible». Au lieu de cela, définissez des attentes claires en disant: «Les e-mails des clients doivent recevoir une réponse dans les 10 heures».
Au lieu de dire: «L'employé a une mauvaise attitude», dites: «L'employé refuse d'assister aux exercices de consolidation d'équipe requis et ignore souvent ses collègues lorsqu'ils essaient de leur parler.» - 2Expliquez pourquoi chaque devoir est important. Expliquez à votre employé la justification de ces attentes. S'ils comprennent pourquoi ils sont nécessaires, ils sont plus susceptibles de les prendre au sérieux. Vous pouvez y revenir chaque fois que vous devez rappeler à l'employé comment faire son travail.
- Vous pourriez dire: «La raison pour laquelle j'ai besoin que vous soyez ici avant 7h45, c'est parce que je vous fais confiance pour ouvrir le bureau avant que les autres employés n'arrivent à 8 h».
- 3Donnez à l'employé les ressources dont il a besoin pour réussir. C'est votre travail d'aider vos employés à réussir, alors assurez-vous de leur donner les outils appropriés. Lorsque vous expliquez vos attentes, assurez-vous d'avoir examiné si elles ont:
- Assez de connaissances
- Assez de membres de l'équipe
- Le bon équipement
- Assez de temps
- 4Décrivez les conséquences du non-respect des normes. Assurez-vous que votre employé comprend ce qui se passera s'il ne répond pas à vos attentes. Encore une fois, donnez-leur ces informations par écrit et faites également un suivi par une conversation. N'essayez pas de menacer ou d'effrayer votre employé. Au lieu de cela, dites-leur calmement ce qui se passera s'ils ne réussissent pas.
- Vous pourriez dire: «Si vous ne m'obtenez pas ces rapports à temps, je devrai demander à quelqu'un d'autre de gérer le projet.
- Lorsque vous rédigez de la documentation, écrivez en sachant qu'un tiers la lira probablement. Assurez-vous que vos mots sont clairs et précis.
- Assurez-vous de rencontrer les employés pour donner une rétroaction positive.
- Permettez aux employés de poser des questions lorsque vous discutez de la performance.
Lisez aussi: Comment être nommé employé du mois?
