Comment rédiger une lettre d'appréciation client?
Une lettre d'appréciation client est un type de lettre commerciale qu'une entreprise écrit pour montrer sa gratitude à un client pour diverses raisons (par ex.
Une lettre d'appréciation client est un type de lettre commerciale qu'une entreprise écrit pour montrer sa gratitude à un client pour diverses raisons (par exemple, être un premier client, un client fidèle, etc.). Cette lettre est un excellent moyen d'établir et de maintenir des relations positives avec les clients. Montrer à vos clients que vous les appréciez vous aide à conserver les clients que vous avez déjà et à générer de nouvelles affaires grâce aux recommandations de clients. Créer une expérience client agréable est la clé d'une entreprise prospère.
Méthode 1 sur 3: rédiger votre lettre
- 1Adressez-vous au client par son nom. Commencez votre lettre par une salutation qui comprend le nom du client. Assurez-vous que le nom du client est correctement orthographié. La lettre perdra une certaine sincérité si le nom du client est mal orthographié.
- Commencez la lettre en disant "Cher" suivi du prénom du client.
- Si vous essayez d'être informel, vous pouvez commencer la lettre en disant «Salut» ou «Hey» suivi du prénom du client.
- 2Exprimez la raison de votre appréciation. Utilisez les détails de votre expérience avec eux et comment cette expérience a été positive pour l'entreprise. Remerciez-vous le client pour son premier achat? Le client a-t-il laissé un avis positif sur votre entreprise en ligne? Le client a-t-il référé un ami à votre entreprise? Avez-vous eu une bonne interaction avec le client dans votre magasin? Quoi que le client ait fait, assurez-vous de l'inclure dans votre lettre.
- Être précis sur la raison pour laquelle vous appréciez le client permet au client de savoir que vous faites vraiment attention et que vous vous concentrez sur lui.
- Remerciez toujours sincèrement le client pour son entreprise et son soutien.
- Si vous écrivez à un client fidèle, vous pouvez lui dire: «Merci d'être un client fidèle et de soutenir mon entreprise depuis de nombreuses années.»
- Si vous remerciez un nouveau client, vous pouvez lui dire: «Merci d'avoir essayé notre ___. Nous adorons quand de nouveaux clients nous donnent une chance.»
- 3Faites référence aux interactions futures. Faites savoir au client que vous avez hâte de le revoir ou de répondre à l'un de ses besoins futurs. Votre lettre est une véritable preuve de votre appréciation, mais c'est aussi un outil de marketing pour fidéliser votre clientèle. Si vous prévoyez de contacter le client à un moment précis, incluez-le également dans la lettre.
- Mentionnez les interactions futures dans la phrase ou le paragraphe de clôture.
- En guise d'incitation à avoir une interaction future avec un client, vous pouvez inclure un certain type d'incitation dans votre lettre d'appréciation comme un coupon ou une carte-cadeau.
- Vous pouvez dire «Nous avons hâte de vous revoir» ou «J'espère que vous vous reverrez lors de la vente que nous organisons la semaine prochaine».
- 4Terminez la lettre par une signature personnelle. Si vous étiez en train d'écrire une lettre commerciale, vous pouvez terminer la lettre en disant «Sincèrement» ou «Meilleures salutations». N'oubliez pas qu'une lettre d'appréciation est plus personnelle. Choisissez une signature telle que "Cordialement", "Merci beaucoup" ou "Bien cordialement".
- Relisez attentivement votre lettre pour vous assurer qu'elle ne contient aucune erreur.
- Écrivez toujours votre nom après la signature.
La lettre à un client fidèle de 5 ans peut différer de la lettre à un nouveau client.
Méthode 2 sur 3: rendre la lettre plus personnelle
- 1Envoyez la lettre à l'improviste. Une lettre à l'improviste peut être une belle surprise pour un client. Vous pouvez envoyer une lettre marquant l'anniversaire du client avec votre entreprise, après un certain nombre d'achats, ou tout simplement sans aucune raison. Les lettres d'appréciation aléatoires renforcent votre marque et sont un moyen de garder votre entreprise dans l'esprit des clients.
- Les jours fériés insolites tels que «National Napping Day» ou «National Pi Day» sont des occasions de s'amuser avec vos clients et d'envoyer une lettre.
- Les lettres inattendues peuvent être courtes et dire simplement quelque chose comme «Nous voulions juste que vous sachiez à quel point nous vous apprécions / votre entreprise.»
- 2Écrivez la lettre à la main. Une lettre manuscrite montre une plus grande appréciation qu'un e-mail ou une lettre dactylographiée. La plupart des particuliers, sans parler des entreprises, n'écrivent plus de lettres à la main. Une lettre écrite à la main vous démarquera des autres entreprises.
- Si vous ne parvenez pas à écrire la lettre en entier, prenez le temps de signer votre nom au bas de la note pour une touche personnalisée.
- Si vous écrivez la lettre au nom d'un membre titulaire d'un poste dans votre entreprise, comme le président ou le chef de la direction, demandez-lui de signer la lettre à votre place.
- 3Être sincère. Assurez-vous que vous écrivez dans un style véridique, professionnel et chaleureux. Faire trop d'éloges peut sembler peu sincère. Vous voulez que la lettre exprime une gratitude honnête de manière professionnelle. Votre client sera en mesure de dire si vous êtes authentique. Si vous en faites trop, vous risquez de frotter votre client dans le mauvais sens.
- Vous ne voulez jamais que votre client ait l'impression de recevoir une lettre générique qui a été envoyée à tous les autres clients.
- Votre lettre peut différer en fonction de votre relation avec le client. La lettre à un client fidèle de 5 ans peut différer de la lettre à un nouveau client.
- 4Utilisez un ton amical. Écrivez la lettre de la même voix que vous parlez. Si la lettre semble trop formelle, elle peut sembler froide et professionnelle. Utilisez des contractions au lieu d'écrire des mots. Par exemple, dites «je le ferais» au lieu de «je le ferais» ou «ne pas» au lieu de «ne pas».
- Même si vous écrivez comme vous le feriez, utilisez une grammaire et une ponctuation appropriées.
- Lisez votre lettre à haute voix une fois que vous avez fini d'écrire. Si vous avez l'impression de parler à un ami, vous êtes sur la bonne voie.
- 5Utilisez des pronoms personnels. Utilisez des pronoms tels que «je», «nous» et «vous» dans votre lettre et écrivez d'une voix active. A la voix active, le sujet de la phrase exécute l'action. Vous diriez «Nous vous enverrons plus d'informations sur notre programme de récompenses client» au lieu de «Des informations sur le programme de récompenses client vous seront envoyées».
- La combinaison de pronoms personnels et de voix active rend la lettre plus conviviale.
- Votre lettre sera également plus facile à lire pour les clients si vous utilisez la voix active. Écrire à la voix passive vous oblige à utiliser plus de mots pour faire passer votre message.
Si vous étiez en train d'écrire une lettre commerciale, vous pouvez terminer la lettre en disant «Sincèrement» ou «Meilleures salutations».
Méthode 3 sur 3: utiliser d'autres méthodes pour montrer son appréciation
- 1Reconnaître le client sur les réseaux sociaux. Vous pouvez interagir avec vos clients sur différentes plateformes de médias sociaux. Montrez votre appréciation en remerciant un client sur Twitter ou Facebook. Si votre client interagit régulièrement avec vous sur les réseaux sociaux, vous pouvez être sûr qu'il verra ce que vous avez dit.
- Les médias sociaux vous donnent l'occasion de montrer publiquement votre appréciation à vos clients.
- Si vous utilisez Twitter, certaines entreprises vous permettent de tweeter des cartes-cadeaux à d'autres utilisateurs de Twitter.
- 2Envoyez un petit cadeau. Un petit cadeau peut avoir un impact positif sur vos clients. L'article peut être un produit associé à votre marque, unique à l'endroit où se trouve l'entreprise, un cadeau gratuit avec un achat ou même un accès à un contenu spécial sur votre site Web. Les cookies sont également un excellent moyen de remercier vos clients.
- Par exemple, si votre ville est connue pour son barbecue, vous pouvez envoyer un petit pot de sauce barbecue d'un restaurant local.
- Vous pouvez également envoyer un cadeau pour l'anniversaire de votre client ou un anniversaire avec votre entreprise.
- 3Organisez un événement d'appréciation des clients. Un événement d'appréciation des clients montre à vos clients que vous êtes prêt à faire un effort supplémentaire pour les reconnaître. Votre événement peut inclure des cadeaux, des produits à prix réduit, la livraison gratuite sur les commandes en ligne ou un événement gratuit dans votre magasin. Faites la promotion de votre événement à l'aide des médias sociaux ou d'une lettre d'information électronique que vous envoyez à vos clients.
- Bien que cette option puisse être plus chère, elle peut être utile pour votre entreprise à long terme. Les clients soutiendront les entreprises avec un excellent service client.
- Vous pouvez réserver l'événement gratuit pour les clients fréquents et de longue date.
Si vous travaillez pour une grande entreprise, vous voudrez peut-être demander à un éditeur d'examiner votre lettre d'appréciation client et de vous assurer qu'elle est appropriée.
- Assurez-vous de garder un ton professionnel mais sincère tout au long de la lettre. Gardez le cap et évitez les divagations ou les éloges excessifs. N'oubliez pas que les gens savent généralement quand vous n'êtes pas authentique. L'idée est de faire en sorte que le client se sente bien.
- Si vous travaillez pour une grande entreprise, vous voudrez peut-être demander à un éditeur d'examiner votre lettre d'appréciation du client et de vous assurer qu'elle est appropriée.
- Utilisez du papier à en-tête professionnel ou un joli papier à lettres pour la lettre.
- Écrivez la lettre peu de temps après l'expérience avec le client. De cette façon, les événements sont frais dans votre esprit ainsi que les clients. Deux à trois jours après l'expérience est un bon moment pour envoyer la lettre de remerciement.
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