Comment éviter les poursuites pour harcèlement au travail?
Si vous voulez éviter les poursuites pour harcèlement au travail, vous ne pouvez pas supposer que votre entreprise est exempte de harcèlement parce que personne ne s'est plaint.
Si vous possédez ou exploitez une petite entreprise, vous avez le devoir de garder votre lieu de travail exempt de harcèlement sexuel ou autre. Le harcèlement sur le lieu de travail peut nuire au moral des employés et limiter la productivité - mais pire que cela, s'il devient incontrôlable, vous pourriez avoir une action en justice. Pour éviter les poursuites pour harcèlement au travail, vous devez créer une politique anti-harcèlement solide et l'appliquer de manière cohérente, en suivant une procédure efficace pour traiter les plaintes et discipliner les harceleurs avant qu'ils n'aillent trop loin.
Partie 1 sur 3: créer des politiques anti-harcèlement
- 1Faites une déclaration ferme contre le harcèlement. Commencez toute politique écrite par une déclaration ferme indiquant que votre entreprise ne tolère pas le harcèlement sur le lieu de travail.
- Le harcèlement comprend toute conduite qui crée un environnement de travail offensant, intimidant ou hostile. Même sans plaintes, il suffit d'un employé hors-ligne pour créer un environnement permissif où le harcèlement semble acceptable.
- Incarnez votre position contre le harcèlement dans une politique écrite qui rassure les employés que de telles activités ne sont pas tolérées et que les plaintes sont prises très au sérieux.
- Assurez-vous que les employés sachent que votre politique écrite contrôle, et que rien ne vient d'un superviseur ou d'un collègue qui pourrait contredire cette politique.
- Gardez à l'esprit que toutes les formes de harcèlement ne violent pas nécessairement la loi fédérale ou nationale. Par exemple, la loi fédérale ne protège pas explicitement les employés contre le harcèlement en raison de l'orientation sexuelle. Cependant, votre politique doit souligner que le harcèlement est improductif et importun sur le lieu de travail, qu'il soit ou non spécifiquement interdit par la loi.
- 2Décrivez les conduites qui ne sont pas tolérées sur le lieu de travail. Fournir des exemples peut aider les employés à comprendre quelles actions sont inappropriées et quel comportement franchit la ligne de harcèlement.
- De nombreux employés peuvent croire que seuls les superviseurs ou d'autres personnes en position d'autorité peuvent être coupables de harcèlement, mais ce n'est pas vrai. Des collègues peuvent se harceler les uns les autres et, dans certains cas, un employé peut même être sur le point d'avoir harcelé quelqu'un qui ne travaille pas pour vous, comme un vendeur ou un client.
- Votre politique doit préciser que tous les exemples ou descriptions de harcèlement fournis ne sont pas exhaustifs. Si une déclaration ou une action d'un employé met quelqu'un d'autre mal à l'aise, cela doit être traité comme du harcèlement.
- Expliquez à vos employés que s'ils ont des questions sur certaines conduites, ou des doutes quant à leur pertinence, ils doivent pécher par excès de prudence et supposer que le comportement doit être maintenu hors du lieu de travail.
- Vos employés doivent également comprendre que leur intention n'a aucune incidence sur le fait qu'ils se livrent ou non à du harcèlement. Si la personne qui est la cible des paroles ou des actions se sent harcelée, les paroles ou l'activité constituent du harcèlement. Peu importe si ces mots ou actes étaient censés être une blague.
- 3Décrivez votre procédure de résolution des plaintes. Les employés qui ont été harcelés doivent avoir une bonne compréhension de ce qu'ils doivent faire exactement pour que leurs préoccupations soient prises en compte.
- Votre politique doit être simple et directe. Les employés seront moins enclins à déposer des plaintes s'il semble qu'ils devront se débarrasser d'un tas de formalités administratives pour faire entendre leurs préoccupations.
- Dressez la liste des employés spécifiques chargés de traiter les plaintes de harcèlement, mais insistez également sur le fait que les employés peuvent s'adresser à n'importe quel superviseur ou gestionnaire s'ils sont harcelés.
- En plus de décrire la procédure de traitement et d'enquête sur les plaintes, fournir des options qui peuvent être disponibles pour un employé victime de harcèlement. Ces options devraient être conçues pour atténuer le problème et éviter tout autre dommage pendant l'enquête sur la plainte. Par exemple, vous pouvez séparer les employés concernés en les mettant sur des équipes différentes ou en les faisant travailler dans différents départements.
Une enquête approfondie et efficace sur les plaintes peut être le meilleur moyen d'éviter les poursuites pour harcèlement au travail. - 4Précisez les conséquences en cas de violation de la politique anti-harcèlement. Vos conséquences doivent être réalistes et doivent être appliquées uniformément.
- Assurez-vous d'inclure des conséquences similaires pour les actes de représailles contre les employés qui déposent des plaintes et contre les employés qui déposent des plaintes de harcèlement fausses ou frivoles par dépit ou par désir de représailles.
- Vos sanctions disciplinaires devraient s'intensifier et inclure la résiliation pour des infractions flagrantes ou répétées. Expliquez clairement qu'aucune sanction ne sera imposée sans une enquête complète qui révèle des preuves évidentes de harcèlement.
Partie 2 sur 3: exiger la formation des employés
- 1Fournir des manuels et une orientation à tous les nouveaux employés. Dès le premier jour, vos employés doivent avoir une bonne compréhension du type de comportement qui n'est pas acceptable sur le lieu de travail.
- Des manuels de politiques écrits peuvent fournir une prise de conscience générale du harcèlement au travail et une compréhension de la manière dont les comportements inappropriés sont traités dans votre entreprise.
- Bien que vous puissiez et devez indiquer clairement que le harcèlement illégal n'est pas toléré sur le lieu de travail, vous devez également inclure une déclaration claire indiquant que tout type de comportement de harcèlement est improductif, non professionnel et inapproprié sur le lieu de travail.
- 2Rendre obligatoires les cours de recyclage périodiques. L'éducation et la formation continues tiennent vos employés au courant de tout changement apporté à la politique et accroissent l'attention au harcèlement au travail.
- Des séminaires de formation sur le harcèlement devraient être organisés au moins une fois par an, et dans certains États, cette formation est requise par la loi. Par exemple, la Californie exige que tous les employeurs de plus de 50 employés offrent deux heures de formation interactive sur le harcèlement sexuel tous les deux ans.
- Former les superviseurs et les gestionnaires à reconnaître le harcèlement et à gérer ce type de comportement, même si aucune plainte n'est déposée.
- 3Surveillez votre lieu de travail. Si vous voulez éviter les poursuites pour harcèlement au travail, vous ne pouvez pas supposer que votre entreprise est exempte de harcèlement parce que personne ne s'est plaint.
- Regardez autour de vous sur le lieu de travail et notez toutes les notes, panneaux ou affiches offensants que vous voyez. Vous pouvez parler à l'employé qui en est responsable avant qu'ils ne deviennent potentiellement un problème. Par exemple, vous pouvez avoir un employé qui a un calendrier de maillot de bain sur le mur au-dessus de son bureau. Sachant qu'une employée peut s'offusquer de ce calendrier, vous pouvez lui demander de le retirer plutôt que de l'afficher bien en vue.
L'éducation et la formation continues tiennent vos employés au courant de tout changement apporté à la politique et accroissent l'attention au harcèlement au travail. - 4Afficher le matériel pédagogique bien en vue. L'EEOC a des brochures, des panneaux et d'autres documents qui peuvent aider à éduquer vos employés sur les dangers du harcèlement au travail.
- Vous pouvez télécharger et imprimer vous-même ces documents à l'adresse http://www1.eeoc.gov/eeoc/publications/index.cfm, ou vous pouvez commander gratuitement des documents pré-imprimés auprès de l'agence gouvernementale.
- Le fait de rendre le matériel facilement accessible laisse la question du harcèlement au travail au grand jour, réduisant ainsi la probabilité que les employés aient peur de déposer une plainte en raison de la peur ou de l'intimidation.
Partie 3 sur 3: répondre de manière appropriée aux plaintes
- 1Désignez plusieurs personnes pour traiter les plaintes. Étant donné que le signalement du harcèlement peut être un sujet sensible, vous devez vous assurer que les employés peuvent parler à quelqu'un avec qui ils se sentent à l'aise.
- Vous pouvez également désigner une personne extérieure à l'entreprise pour prendre et enquêter sur les plaintes. Même s'il n'est jamais contacté, cela envoie un message à vos employés que personne n'est exempté de la politique et que le harcèlement n'est toléré de la part de personne à aucun niveau de l'entreprise.
- 2Prenez toutes les plaintes au sérieux. Même si vous pouvez considérer une plainte particulière comme insignifiante ou frivole, traitez-la de la même manière que n'importe quelle autre.
- Gardez à l'esprit qu'une enquête approfondie ne sera pas nécessaire pour chaque situation signalée. Cependant, prendre la plainte au sérieux dès le début garantit que le problème peut être résolu rapidement et efficacement.
- Faites preuve d'objectivité dans le traitement des plaintes. Si vous ou la personne qui traite la plainte estime qu'elle ne peut pas être objective parce qu'elle est proche de la personne accusée de harcèlement, la plainte doit être transmise à quelqu'un d'autre qui peut rester neutre.
- 3Protéger la confidentialité des employés qui se plaignent de harcèlement. Les employés doivent savoir que, dans la mesure du possible, leur identité et les détails de leurs plaintes de harcèlement ne seront pas divulgués.
- Les détails d'une plainte de harcèlement ne doivent être partagés avec d'autres personnes que lorsque cela est absolument nécessaire pour aider à résoudre le problème. Vous devez vous efforcer de protéger l'anonymat des employés harcelés en particulier dans toute la mesure du possible.
- Si des détails sur les plaintes de harcèlement deviennent la source de commérages sur le lieu de travail, vous pouvez vous exposer à une poursuite pour un environnement de travail hostile.
Pour éviter les poursuites pour harcèlement au travail, vous devez créer une politique anti-harcèlement ferme et l'appliquer de manière cohérente, en suivant une procédure efficace pour traiter les plaintes et discipliner les harceleurs avant qu'ils n'aillent trop loin. - 4Enquêter rapidement sur les plaintes. Les employés ne croiront pas que vous prenez leurs plaintes au sérieux à moins que vous ne les meniez à une enquête et tentiez de les résoudre le plus rapidement possible.
- Une enquête approfondie et efficace sur les plaintes peut être le meilleur moyen d'éviter les poursuites pour harcèlement au travail. Même si le problème n'est pas résolu à 100 pour cent à la satisfaction de l'employé harcelé, il ou elle sera moins susceptible d'intenter une action en justice si vous prenez la plainte au sérieux et la traitez immédiatement.
- En revanche, retarder ou traîner les pieds dans une enquête peut donner l'impression que vous essayez de balayer la situation sous le tapis.
- Assurez-vous d'enquêter sur toutes les plaintes, quelle que soit la réputation de l'employé qui a déposé la plainte ou la relation entre l'employé plaignant et l'employé présumé l'avoir harcelé.
- Par exemple, vous pouvez recevoir une plainte de harcèlement de la part d'un employé qui a la réputation de se plaindre de tout et d'avoir une attitude généralement médiocre. Traitez cette plainte de la même manière que vous le feriez pour une plainte émanant de votre employé le plus fiable et le plus productif.
- 5Tenir des registres de toutes les plaintes. Dans le cas où un employé dépose un rapport auprès de l'EEOC ou d'un organisme public, vous devez disposer d'une documentation écrite des mesures que vous avez prises pour résoudre la situation.
- Conservez un seul dossier pour chaque plainte, en commençant par une feuille de journal qui répertorie les dates de chaque étape prise sur la question depuis le dépôt de la plainte jusqu'à chaque résolution.
- S'il existe des documents liés à la plainte, tels que des échanges de courriels ou des photos ou des affiches particulières qu'un employé a indiqués le mettant mal à l'aise, incluez ces éléments ou des copies d'entre eux dans le même dossier avec la plainte originale.
- Si vous interviewez un employé en personne, enregistrez l'entretien ou prenez des notes écrites. Demandez à l'employé d'examiner toutes les notes écrites avant de les ajouter au dossier et de confirmer qu'elles sont exactes.
- 6Appliquer les politiques anti-harcèlement de manière juste et cohérente. Votre politique anti-harcèlement ne sera pas très utile si vous ne l'appliquez pas de la même manière à chaque fois, avec chaque employé.
- Vous devez maintenir tous les employés au même niveau, quel que soit leur rang ou leur rôle dans l'entreprise. Si certains comportements seraient inappropriés pour votre employé le plus modeste, il est également inapproprié pour un cadre ou un directeur général.
- Enfreindre les règles ou autoriser une exception pour tout employé, pour quelque raison que ce soit, peut vous exposer à des allégations de traitement injuste, ce qui pourrait constituer la base d'une poursuite pour harcèlement au travail.
- Après avoir résolu la situation et sanctionné tous les employés conformément à la politique, faites un suivi auprès de l'employé qui a été victime pour vous assurer que la conduite a cessé et que l'employé n'est plus ciblé.
