Comment fournir des références?
En tant que candidat, vous devrez fournir au moins trois références de personnes qui vous connaissent bien.
Les références sont un élément clé de toute demande d'emploi. En tant que candidat, vous devrez fournir au moins trois références de personnes qui vous connaissent bien. Sélectionnez des références fortes et saisissez une liste contenant les coordonnées de chaque référence. Si on vous a demandé de fournir une référence, vous devez vous concentrer sur l'exactitude, que la référence soit positive ou négative.
Méthode 1 sur 3: créer une liste de références
- 1Identifiez les références pertinentes. Vous voulez fournir à un employeur potentiel les noms de personnes qui peuvent parler en bien de vous. Cependant, vos références doivent avoir des informations pertinentes à partager. Ne citez pas le chef de votre département comme référence simplement parce qu'il a un titre impressionnant.
- Les anciens patrons et collègues font de bonnes références. Cependant, si vous venez de sortir de l'école, vous pouvez demander à des directeurs bénévoles, à des chefs religieux ou même à des professeurs.
- Vous ne voudrez peut-être pas non plus utiliser d'anciens superviseurs. Soyez prêt à expliquer pourquoi au responsable du recrutement. Par exemple, votre superviseur plus âgé pourrait ne pas vous avoir vraiment dirigé, ou vous ne vous entendiez pas. Au lieu de cela, indiquez le nom d'une autre personne de haut niveau avec laquelle vous avez travaillé en étroite collaboration.
- 2Demandez la permission d'utiliser quelqu'un comme référence. Appelez-les ou arrêtez-vous et dites-leur que vous aimeriez les mettre comme référence. Vérifiez également s'ils peuvent vous donner une référence solide. Certaines personnes ont peur de dire «non», alors elles peuvent hésiter. Rayez-les de votre liste.
- N'oubliez pas de demander à l'avance, surtout si vous avez besoin d'une référence écrite. Donnez un préavis d'au moins deux semaines.
- 3Fournissez à votre référence des informations utiles. Par exemple, vous devriez probablement leur donner un curriculum vitae mis à jour ainsi que des informations sur l'emploi pour lequel vous postulez. Si vous avez une copie de la description de poste, partagez-la également.
- Demandez si la référence a besoin d'autres informations. Si vous n'avez pas travaillé pour eux depuis un certain temps, il faudra peut-être leur rappeler les projets importants sur lesquels vous avez travaillé.
- 4Formatez votre document. Vous devez taper votre liste de références. Ouvrez un document de traitement de texte vierge et définissez la police sur quelque chose de confortable. Il doit s'agir de la même police que celle que vous avez utilisée dans votre lettre de motivation et votre CV.
- Vous devriez avoir les mêmes informations d'en-tête en haut de la page. Incluez votre nom, votre adresse et vos coordonnées. Vous pouvez prendre votre lettre de motivation et tout supprimer sauf les informations d'en-tête.
- 5Incluez les informations nécessaires pour chaque référence. Vous devez avoir au moins trois références, de préférence de votre emploi le plus récent. Cependant, vous voudrez peut-être en inclure davantage, au cas où le responsable du recrutement ne pourrait pas atteindre toutes vos références. Incluez les informations suivantes pour chacun:
- Nom
- Titre
- Nom de la compagnie
- adresse de travail
- adresse e-mail
- numéro de téléphone
- une brève description de votre relation
Par exemple, vous pouvez souhaiter que toutes les références passent par une seule personne des ressources humaines. - 6Imprimer sur du papier de haute qualité. Utilisez le même papier sur lequel vous imprimez votre CV. Idéalement, utilisez du papier ivoire ou blanc et faites plusieurs copies pour une interview. Plusieurs personnes peuvent consulter la liste.
- 7Soumettez vos références. À moins que cela ne soit demandé, vous n'avez pas besoin de poster votre liste de références avec votre CV ou votre curriculum vitae. De plus, vous ne devriez pas écrire «Références sur demande» sur votre CV. Au lieu de cela, conservez vos références et donnez-les à votre interlocuteur lorsqu'on vous le demande.
- Certains domaines (tels que l'éducation) exigent que vous soumettiez des références à l'avance. Vérifiez l'offre d'emploi pour voir si des références doivent être soumises avant l'entretien.
- 8Demander des recommandations sur linkedin. Accédez à votre page de profil et cliquez sur l'icône "Plus". Sélectionnez "Demander une recommandation". Vous pouvez demander des recommandations à trois connexions à la fois. Vous pouvez recevoir un nombre illimité de recommandations au total.
Méthode 2 sur 3: donner une référence positive
- 1Vérifiez auprès de votre entreprise. De nombreuses entreprises ont des politiques strictes concernant les références. Vous devez savoir à l'avance si vous pouvez en donner un. Demandez aux ressources humaines.
- Si la politique de l'entreprise interdit les références, vous devriez envisager de donner une référence à titre personnel. Cela signifie que vous n'utiliserez pas le papier à en-tête de l'entreprise.
- 2Demandez des détails. Une fois que vous acceptez d'écrire une référence, demandez si vous avez besoin d'informations du candidat. Par exemple, ils peuvent vous fournir un curriculum vitae mis à jour. Alternativement, ils pourraient attirer votre attention sur un projet dont ils sont particulièrement fiers.
- Vérifiez la date limite. Ne tergiversez pas avec vos références. Commencer tôt vous donne une chance de décrire votre lettre et de réfléchir à ce que vous voulez vraiment dire.
- Identifiez le type de référence. Par exemple, vous pourriez fournir une lettre d'emploi ou une référence de personnage à quelqu'un. Ceux-ci diffèrent quelque peu.
- Demandez qui recevra la lettre. Le demandeur peut vouloir une lettre générique, ou il peut en avoir besoin pour un travail spécifique.
- 3Examinez les performances de la personne. Rafraîchissez votre mémoire sur les forces et les faiblesses de la personne. Jetez également un autre coup d'œil à tous les projets qu'ils ont terminés, ainsi qu'à leurs évaluations de performance.
- Si, après examen, vous réalisez que vous ne pouvez pas fournir une référence solide, vous devez en informer le demandeur.
- 4Formatez votre lettre de référence. Configurez votre lettre de référence comme une lettre commerciale standard. Vous devez l'imprimer sur du papier à en-tête de l'entreprise, donc laissez de la place en haut de la première page. Les pages suivantes n'ont pas besoin d'être sur papier à en-tête.
- Demandez au demandeur à qui vous devez adresser la lettre. S'il s'agit d'une lettre générique à utiliser plus d'une fois, vous pouvez utiliser «À qui de droit».
- 5Identifiez votre relation avec le candidat. Dans le premier paragraphe, vous devez vous identifier et savoir comment vous connaissez le candidat. Par exemple, vous avez peut-être été le superviseur direct de quelqu'un. Si vous ne travaillez plus avec la personne, indiquez également cette information.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «Je recommande avec enthousiasme Ellie Smith pour le poste de chef de projet. Au cours des quatre années où je l'ai supervisée au ministère de la Santé et des Services sociaux, Ellie m'a impressionné par son engagement et ses compétences en résolution de n'a pas fonctionné pour moi depuis deux ans, je me souviens encore de l'impact positif qu'elle a eu."
Si on vous a demandé de fournir une référence, vous devez vous concentrer sur l'exactitude, que la référence soit positive ou négative. - 6Décrivez des compétences exceptionnelles. Une référence positive doit être concrète. Vous devez identifier les compétences ou les capacités qui font du candidat une personne formidable à embaucher. Cela peut nécessiter une réflexion de votre part. Par exemple, pensez aux moments où la personne s'en est vraiment sortie pour vous. Sur quelles compétences s'appuyaient-ils?
- De nombreux employeurs cherchent à embaucher des personnes ayant d'excellentes compétences en communication. En conséquence, vous devriez mentionner à quel point la personne écrit et communique verbalement, si possible.
- Si vous écrivez une référence de personnage, vous devez identifier des traits plutôt que des compétences. Par exemple, on vous a peut-être demandé d'écrire une lettre de référence pour un ami qui souhaite adopter. Dans cette situation, vous pouvez mettre en évidence leur patience, leur confort avec les enfants et leur stabilité.
- 7Donnez des exemples et des détails. Votre référence ne peut pas être une chaîne de conclusions. Au lieu de cela, vous devez étayer vos déclarations avec des détails. C'est bien de dire: «Terri est un travailleur formidable», mais il vaut mieux expliquer pourquoi vous pensez que Terri est dévouée.
- Par exemple, vous pouvez écrire quelque chose comme ceci: «Terri est une travailleuse formidable. Au cours des six premiers mois, elle a fait le travail de deux personnes lorsque sa collègue était en congé de maternité. Terri est venue au bureau le samedi et est restée tard la plupart des jours de la semaine. Par exemple, lorsqu'une cliente avait besoin d'une présentation d'urgence, elle était capable de la préparer en une semaine environ, alors que deux ou trois semaines sont la norme. "
- N'oubliez pas de dire la vérité. Vous pourriez être ravi d'aider quelqu'un. Néanmoins, votre recommandation élogieuse doit être factuelle. Assurez-vous que vous pouvez étayer tout ce que vous dites avec des preuves, telles que des évaluations de performances stellaires.
- 8Concluez votre lettre de référence. Résumez vos impressions du candidat et recommandez-le avec enthousiasme pour le poste. Incluez votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail afin que le responsable du recrutement puisse vous appeler pour vous poser des questions de suivi.
- 9Révisez votre lettre. Une lettre mal rédigée a une mauvaise image de vous et du candidat. Mettez la lettre de côté pendant quelques jours, puis analysez-la à nouveau. Réécrivez les phrases maladroites et fournissez plus de détails si nécessaire.
- Relisez-la pour repérer les fautes de frappe, les mots manquants, etc. Demandez également à quelqu'un d'autre de lire la lettre. Une deuxième paire d'yeux peut détecter de petites erreurs.
- Lorsque la lettre est terminée, imprimez-la et signez-la. Conservez une copie pour vos dossiers.
- 10Donnez plutôt une référence orale. Souvent, une lettre n'est pas nécessaire. Au lieu de cela, le candidat inscrira votre nom sur une liste et le responsable du recrutement appellera. Vous devez toujours vous préparer en examinant le curriculum vitae et les évaluations de rendement de la personne.
- Si le responsable vous demande quelque chose que vous ne savez pas, dites-le. Par exemple, vous pourriez être interrogé sur le salaire de la personne alors que vous n'aviez pas accès à cette information.
- Certains responsables du recrutement peuvent essayer d'obtenir des informations qu'ils ne devraient pas. Par exemple, ils pourraient poser des questions sur la religion ou l'état matrimonial du candidat. Vous devez refuser de répondre à des questions de cette nature, car elles sont illégales.
- Vous êtes susceptible d'être interrogé sur les faiblesses d'une personne lors d'un appel téléphonique. Identifiez quelque chose que la personne a travaillé pour corriger. Par exemple, vous pouvez dire: «Terri n'avait pas beaucoup d'expérience avec les feuilles de calcul lorsqu'elle a commencé, mais elle a suivi plusieurs cours.»
Méthode 3 sur 3: gérer les références négatives
- 1Essayez d'éviter de fournir une référence négative. Si vous ne pouvez pas donner une référence positive à quelqu'un, essayez de refuser. Cela peut être difficile. Vous n'avez peut-être jamais été honnête avec la personne que vous pensiez qu'elle n'était pas un bon employé et maintenant vous trouvez qu'il est difficile de lui faire savoir.
- Affirmez être trop occupé. Excusez-vous, mais déclarez que vous êtes submergé et que vous ne pouvez pas gérer une référence pour le moment. C'est une bonne excuse si on vous demande d'écrire une référence.
- Si la personne ne travaille plus avec vous, rappelez-lui gentiment que des employeurs plus récents feraient de meilleures références.
- Idéalement, vous direz simplement: «Je suis désolé, je ne peux pas vous donner de référence positive, John» ou quelque chose dans ce sens. Cela avertit la personne qu'elle ne devrait pas vous citer comme référence.
- 2Acceptez de fournir des informations de base. Vous pouvez toujours accepter de ne fournir que des informations de base. C'est l'information la plus facile à fournir et elle vous protège légalement d'un procès. Par exemple, acceptez de fournir uniquement les éléments suivants:
- titres de poste
- date d'embauche
- dernier salaire
Par exemple, vous pouvez créer une politique d'entreprise uniquement pour fournir des informations de base sur l'emploi, à moins que la personne ne signe un formulaire de renonciation. - 3Consultez un avocat. Certains employeurs ont été poursuivis pour diffamation pour avoir fourni des critiques négatives qui ont coûté un emploi à quelqu'un. La diffamation est une fausse déclaration qui porte intentionnellement atteinte à la réputation de quelqu'un. Si un mauvais employé a demandé une référence, vous devriez rencontrer votre avocat.
- Si votre entreprise n'a pas d'avocat, demandez une recommandation de votre association locale ou du barreau. Demandez un avocat spécialisé dans le travail et l'emploi.
- Discutez de vos options avec l'avocat. Vos options seront limitées en fonction de la loi de votre région.
- 4Soit précis. La vérité est une défense contre la diffamation, vous pouvez donc vous protéger en étant toujours précis. Examinez les évaluations de rendement et le dossier personnel de l'employé pour voir s'il y a des notes sur le mauvais comportement de l'employé. Ces preuves peuvent aider à étayer ce que vous écrivez.
- Le responsable du recrutement a également droit à une référence précise. En effet, si vous faites une fausse déclaration, vous pourriez être poursuivi. Par exemple, vous ne pouvez pas prétendre accidentellement qu'un employé était un superviseur alors qu'il ne l'était pas.
- 5Demandez au candidat de signer une décharge. Vous pouvez vous protéger légalement en exigeant du candidat qu'il signe une décharge de responsabilité. Vous pouvez trouver des échantillons en ligne. Avec une libération, la personne accepte de ne pas vous tenir responsable si elle n'obtient pas le travail.
- Le langage clé d'un communiqué est le suivant: «Je libère par la présente ABC Corporation, ses employés et ses dirigeants, de toute réclamation, dommage ou responsabilité de quelque nature que ce soit, pouvant résulter directement ou indirectement de la publication, de l'utilisation ou de la divulgation de ces informations par toute personne ou partie découlant de la référence d'emploi.
- 6Rédiger une politique de référencement de l'entreprise. Vos employés doivent connaître votre politique de référence. Rédigez-en un et publiez-le dans votre manuel ou manuel de l'employé. Par exemple, vous pouvez créer une politique d'entreprise uniquement pour fournir des informations de base sur l'emploi, à moins que la personne ne signe un formulaire de renonciation.
- Consultez un avocat spécialisé en droit du travail et de l'emploi pour discuter de la politique idéale pour votre entreprise.
- Par exemple, vous pouvez souhaiter que toutes les références passent par une seule personne des ressources humaines. Cette personne doit saisir les demandes de référence dans un journal afin que vous puissiez les suivre.
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