Comment répondre à un e-mail RSVP?
Heureusement, en déterminant comment et quand répondre, en élaborant votre réponse et en vérifiant la réception de votre RSVP, vous serez mieux en mesure de répondre à un e-mail de RSVP.
Avec la popularité croissante du courrier électronique comme alternative aux services de courrier traditionnels, les invitations à des événements par courrier électronique sont de plus en plus populaires pour les mariages, les anniversaires, les réunions de vacances, etc. Les planificateurs d'événements d'aujourd'hui comptent beaucoup plus sur les e-mails RSVP qu'ils ne l'ont jamais fait auparavant. Cependant, parce que les e-mails RSVP sont si nouveaux, de nombreuses personnes ne comprennent pas comment y répondre correctement. Heureusement, en déterminant comment et quand répondre, en élaborant votre réponse et en vérifiant la réception de votre RSVP, vous serez mieux en mesure de répondre à un e-mail de RSVP.
Partie 1 sur 3: décider comment et quand répondre
- 1Réfléchissez si vous y irez. Votre première étape et décision sera de déterminer quand vous vous rendrez à l'événement réel. Vous devriez vous demander si vous irez à l'événement dès que vous recevrez l'e-mail de RSVP.
- Considérez le lieu de l'événement et si vous devrez voyager. Par exemple, si quelqu'un vous invite à un mariage à l'extérieur de la ville, vous devrez peut-être acheter des billets d'avion pour vous y rendre. Cela pourrait être coûteux.
- Prévoyez de vous assurer de ne pas avoir d'autres événements à cette heure et ce jour-là.
- Parlez à votre partenaire et aux autres membres de votre famille pour vous assurer qu'ils sont disponibles. Vous pouvez finir par refuser pour certains membres de votre famille et accepter pour d'autres.
- 2Identifiez le type d'occasion. Différents types d'occasions nécessitent des tons et des niveaux de formalité différents. Ainsi, vous devez réfléchir à l'occasion avant de répondre à l'invitation. Cela vous aidera à vous assurer que vous ne faites pas un faux pas social.
- Est-ce un événement informel. Par exemple, l'occasion est-elle un barbecue que votre voisin organise sans raison et à propos duquel il a envoyé un e-mail informel? Ce type d'événement peut mériter un ton informel dans votre réponse et vous aurez peut-être moins de temps pour répondre.
- Est-ce un événement formel. Des événements comme les mariages, les anniversaires, les bar ou les bat mitzvah vous obligent à répondre sur un ton formel comme vous y étiez invité.
Vous devriez vous demander si vous irez à l'événement dès que vous recevrez l'e-mail de RSVP. - 3Répondez en temps opportun. Une fois que vous avez pris votre décision et réfléchi à l'événement, vous devrez répondre en temps opportun. En fin de compte, c'est l'un des aspects les plus importants de la réponse à un e-mail RSVP, car vous devez informer la personne suffisamment à l'avance si vous participez ou non à l'événement.
- Lisez l'invitation pour une date "RSVP par". Cette date n'est pas une suggestion. Assurez-vous de confirmer votre présence avant la date.
- Répondez le plus rapidement possible. Même si la personne qui vous a invité vous a peut-être donné un mois ou deux pour répondre, cela ne signifie pas que vous devriez prendre toute cette fenêtre de temps. Au lieu de cela, vous devez répondre dès que vous avez pris une décision concrète quant à votre participation.
Partie 2 sur 3: rédiger votre réponse
- 1Remplissez la ligne d'objet. Après avoir décidé comment et quand répondre, vous devrez rédiger votre lettre. Vous le ferez en commençant par la ligne d'objet. La ligne d'objet doit inclure votre acceptation ou votre refus de l'invitation et refléter le ton de l'événement.
- Pour les événements formels, vous devez utiliser un ton formel. Par exemple, écrivez «Roger et Anne refusent votre invitation pour le bal et le banquet du 11 mai».
- Pour les événements informels, comme le barbecue de votre voisin, vous pouvez écrire «Impossible d'assister à votre barbecue le 11».
- 2Adressez la lettre. Il est important de bien adresser la lettre car cela donne le ton de votre réponse. De plus, en utilisant une formule de salutation appropriée, vous donnerez à la personne qui vous a invité à l'événement une idée de la façon dont vous la percevez.
- Choisissez des salutations qui peuvent inclure «Cher», «À» ou «Mon bon ami»,
- Un événement informel nécessite un simple adressage à la personne qui vous a envoyé un email. Par exemple, «Cher John et Marcy,».
Si quelqu'un utilise un tel service pour vous envoyer un e-mail RSVP, l'e-mail sera probablement généré par un tiers. - 3Écrivez le corps du message. Le corps du message est peut-être la partie la plus importante du message RSVP. Il reflète le ton de l'événement et répond directement à l'invitation. Voici quelques exemples d'acceptation ou de refus d'une invitation:
- Un événement plus informel mérite une réponse informelle, telle que: «Nous apprécions vraiment l'invitation à votre barbecue, Tom, mais nous serons hors de la ville ce jour-là.»
- Un événement formel mérite un ton plus formel. Par exemple: "La famille Higginson accepte votre invitation au mariage de Josh et Belinda le 5 novembre 2019." Un autre exemple est: «John et Sarah Appleby acceptent avec joie votre invitation à Quinceanera de Marta Rodriguez.
- Un refus formel pourrait ressembler à: "La famille Parker ne pourra pas se rendre au mariage de Josh et Belinda le 5 novembre 2019."
- 4Déconnectez-vous et tapez votre nom. Après avoir écrit votre message, vous devez signer l'e-mail RSVP. La signature de l'e-mail est plus qu'une simple formalité - elle représente le type de relation que vous entretenez avec la personne. Cela indique également ce que vous ressentez pour la personne.
- Choisissez une salutation formelle. Par exemple, choisissez parmi «Cordialement», «Sincèrement», «Meilleurs vœux» ou «Meilleures salutations».
- Choisissez une formule de salutation informelle telle que «Votre», «Meilleur», «Salut» ou «Sincèrement»
- Choisissez une approbation qui convient si vous refusez ou acceptez. Par exemple, choisissez "Avec des regrets" ou "Merci".
- Signez votre nom après votre phrase de fin. Pour des événements plus informels, n'hésitez pas à signer votre prénom ainsi que les prénoms de toute autre personne invitée. Pour des événements plus formels, signez les prénoms de toutes les personnes invitées et le nom de famille après le nom de la dernière personne. Dans certaines circonstances, telles que celles dans lesquelles vous connaissez très bien la personne, vous pouvez signer «The Smith Family».
Partie 3 sur 3: traitement des e-mails automatisés et dépannage
- 1Appuyez sur refuser ou accepter, si l'e-mail comprend un bouton automatisé. De nombreuses personnes planifiant des événements formels s'appuient de plus en plus sur les services RSVP automatisés pour envoyer des e-mails. Si quelqu'un utilise un tel service pour vous envoyer un e-mail RSVP, l'e-mail sera probablement généré par un tiers. De plus, il comportera probablement des boutons intégrés dans l'e-mail vous permettant de cliquer dessus pour «accepter» ou «refuser».
- Il n'est pas nécessaire d'envoyer un e-mail à la personne réelle si vous recevez l'un de ces e-mails.
- Une fois que vous avez accepté ou refusé l'invitation, les informations seront envoyées à l'expéditeur tiers et transmises à la personne qui a planifié l'événement.
- Les e-mails automatisés du service RSVP tiers sont souvent utilisés pour des événements semi-formels tels que des anniversaires, des rassemblements du 4 juillet, etc.
Si vous avez accidentellement accepté un e-mail RSVP automatisé basé sur des boutons, vous devez envoyer un e-mail directement à la personne pour corriger votre erreur. - 2Cliquez sur l'option accusé de réception. Si vous êtes inquiet au sujet de la personne qui reçoit votre réponse, vous voudrez peut - être envisager de frapper le bouton «accusé de réception» sur l' écran de votre email. En cliquant dessus, votre service de messagerie aura généré un e-mail de confirmation lorsque la personne à qui vous répondez recevra ou ouvrira votre réponse. De cette façon, vous saurez qu'ils ont compris votre message.
- L'accusé de réception peut se trouver à différents endroits selon le service de messagerie que vous utilisez.
- Certains services de messagerie peuvent ne pas offrir cette option.
- 3Envoyez un e-mail de suivi si vous modifiez vos plans. En de rares occasions, vous devrez peut-être modifier votre réponse. Que vous ayez accepté et que vous appreniez que vous ne pouvez pas y assister, ou que vous ayez refusé et que vous puissiez soudainement y aller, vous devrez contacter la personne qui vous a invité pour le lui faire savoir.
- Si vous avez accidentellement accepté un e-mail RSVP automatisé basé sur des boutons, vous devez envoyer un e-mail directement à la personne pour corriger votre erreur.
- Si vous devez refuser une invitation que vous avez initialement acceptée, faites-le-leur savoir. Par exemple, envoyez-leur un e-mail sous le sujet «Changement de mon RSVP» et écrivez quelque chose comme «En raison d'événements imprévus, Sarah et moi ne pourrons pas assister à votre fête du 20e anniversaire le 14». Nous nous excusons pour le changement et espérons à bientôt."
- Si vous devez accepter une invitation que vous avez déjà refusée, dites-le à la personne. Par exemple, les envoyer par courriel sous la rubrique sujet «Changer mon RSVP» et écrire «j'aime à participer à votre événement, si vous avez encore la disponibilité d'accueil plus de clients.»
- Les modifications de RSVP doivent être effectuées dès que vous le pouvez. Les événements informels peuvent être modifiés dans les quelques jours suivant l'événement. Cependant, les modifications apportées aux RSVP lors d'événements officiels (comme les mariages) doivent être effectuées au moins un mois à l'avance.
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Questions et réponses
- Comment répondre à un RSVP refusé?Répondez par quelque chose comme: Oh, c'est dommage, mais j'espère que vous vous amuserez à faire (écrivez le nom de l'activité ici) et à bientôt (quel que soit le jour où vous les verrez ensuite).
