Comment rédiger une demande de congé acquis?
Avant de rédiger votre demande de congé acquis, vérifiez vos congés accumulés (généralement indiqués sur votre dernier talon de chèque de paie) pour confirmer que vous disposez de suffisamment de congés pour couvrir votre demande.
De nombreux employeurs privés et gouvernements offrent des congés payés aux employés. En règle générale, ce congé est gagné en fonction des heures que vous travaillez et peut être utilisé à n'importe quelle fin. Cependant, avant de pouvoir prendre le congé, vous devez soumettre une demande de congé acquis à votre employeur ou superviseur. Pour certains employeurs, vous pouvez simplement rédiger une lettre contenant toutes les informations requises relatives à votre congé. D'autres employeurs ont un formulaire spécifique, parfois appelé «pro forma de congé acquis», qui doit être rempli avant que votre congé ne soit accordé. Avant de rédiger votre demande de congé acquis, vérifiez vos congés accumulés (généralement indiqués sur votre dernier talon de chèque de paie) pour confirmer que vous disposez de suffisamment de congés pour couvrir votre demande.
Méthode 1 sur 3: rédiger une demande de congé acquis
- 1Découvrez quelles informations doivent être incluses. Au minimum, vous devrez fournir les dates auxquelles vous souhaitez prendre votre congé. Vous devrez peut-être également fournir votre numéro d'employé ou le titre de votre poste. Selon votre employeur ou les lois de votre région, vous devrez peut-être également fournir une raison de votre absence.
- Votre employeur peut exiger des informations supplémentaires si vous partez plus de quelques jours. De plus, en fonction de votre poste et de vos responsabilités, vous devrez peut-être fournir des informations sur les projets en cours ou les clients que vous gérez.
- 2Demandez à votre employeur s'il existe un formulaire que vous pouvez utiliser. Certains employeurs mettent des formulaires à la disposition des employés qui souhaitent demander un congé acquis. Avoir un formulaire garantit que vous avez inclus toutes les informations requises.
- S'il n'y a pas de formulaire spécifique, votre employeur peut avoir un exemple de demande de congé acquis d'un autre employé que vous pouvez utiliser comme guide.
- Si vous vous sentez plus à l'aise pour écrire dans une langue différente, demandez à votre employeur s'il existe un formulaire bilingue de demande de congé acquis.
- 3Incluez votre nom et le nom de votre superviseur. S'il n'y a pas de formulaire que vous pouvez utiliser, formatez votre demande de congé acquis comme une lettre commerciale officielle. Mettez votre nom, titre de poste et numéro d'employé (si vous en avez un) en haut de la lettre, suivis du nom de votre superviseur et de son titre de poste.
- Adressez la lettre directement à votre superviseur, sauf si votre employeur exige que les demandes de congé acquis soient soumises au service des ressources humaines. Si vous adressez votre lettre de manière générique à un ministère, utilisez une introduction générale, telle que «à qui cela peut concerner».
Conseil: Les lettres doivent être dactylographiées plutôt qu'écrites à la main. La plupart des applications de traitement de texte ont des modèles de lettres commerciales qui vous permettent de formater correctement votre lettre plus facilement.
Cependant, avant de pouvoir prendre le congé, vous devez soumettre une demande de congé acquis à votre employeur ou superviseur. - 4Indiquez les dates auxquelles vous souhaitez prendre votre congé. Votre lettre n'a pas besoin d'être longue et compliquée. Commencez par déclarer que vous souhaitez prendre vos congés mérités. Indiquez ensuite la date à laquelle vous souhaitez que votre congé commence et la date à laquelle vous souhaitez que votre congé se termine.
- Si votre employeur a demandé d'autres informations, fournissez-les après avoir indiqué les dates auxquelles vous avez l'intention de vous absenter.
- 5Signez et datez votre demande de congé. Fermez votre lettre avec une conclusion basique, telle que «merci de l'attention que vous portez à cette question». Laissez quelques lignes pour votre signature, puis tapez votre nom. Vous signerez votre lettre en blanc après l'avoir imprimée.
- Examinez votre lettre avant de l'imprimer et assurez-vous qu'il n'y a pas d'erreurs et que vous avez entré correctement les dates et toute autre information importante.
- Faites en sorte que la date de votre lettre corresponde à la date à laquelle vous prévoyez remettre la lettre à votre superviseur ou soumettez-la à votre service des ressources humaines.
Conseil: C'est une bonne idée de fournir des informations de contact où vous pouvez être contacté pendant votre congé, si ces informations diffèrent de celles que votre employeur a déjà dans le dossier.
Méthode 2 sur 3: remplir un pro forma de congé acquis
- 1Téléchargez le formulaire de demande de congé acquis sur le site Web de votre employeur. Les grands employeurs qui utilisent des demandes pro forma de congé acquis mettent généralement un PDF du formulaire à disposition sur leur site Web. Vous devrez peut-être demander à un superviseur d'accéder à la liste des formulaires pour vous.
- Si vous ne savez pas où obtenir le formulaire, demandez de l'aide à votre superviseur ou à quelqu'un des ressources humaines. Vous pouvez également trouver plus d'informations dans votre manuel de l'employé.
- 2Remplissez complètement le formulaire. Un pro forma pour un congé acquis vous oblige généralement à fournir plus d'informations que si vous écriviez simplement une lettre de demande de congé. Toute information que vous ne fournissez pas pourrait entraîner des retards ou même le refus de votre demande.
- Par exemple, vous devrez peut-être spécifier le nombre d'heures de congé dont vous disposez et le nombre d'heures que vous demandez. Vous devrez peut-être également préciser la raison pour laquelle vous demandez le congé.
Astuce: Si le pro forma demande des informations que vous ne connaissez pas, le service des ressources humaines de votre employeur pourra peut-être vous aider.
D'autres employeurs ont un formulaire spécifique, parfois appelé «pro forma de congé acquis», qui doit être rempli avant que votre congé ne soit accordé. - 3Examinez attentivement votre pro forma pour les erreurs. Avant de signer votre pro forma, passez en revue les informations que vous avez fournies. Portez une attention particulière aux dates et aux chiffres, qui sont faciles à saisir de manière incorrecte. Assurez-vous que toutes les questions requises ont été répondues.
- Si vous voulez une assurance supplémentaire que vous avez rempli correctement votre pro forma, vous pouvez le montrer à votre superviseur ou à quelqu'un des ressources humaines. Si vous n'avez pas fourni les informations correctes, ils devraient être en mesure de vous le dire afin que vous puissiez apporter les corrections avant de les soumettre.
- 4Signez et datez votre pro forma. Lorsque vous êtes sûr que votre pro forma est correct et complet, signez-le sur la ligne fournie avec la date. En règle générale, vous voudrez utiliser la date à laquelle vous prévoyez de soumettre le pro forma aux autorités compétentes.
- Sous votre signature, imprimez votre nom clairement et lisiblement. Vous pouvez également inclure votre numéro d'employé si vous en avez un.
Méthode 3 sur 3: soumettre votre demande de congé
- 1Renseignez-vous sur la date limite pour soumettre votre demande de congé. De nombreux employeurs ont des politiques strictes sur la durée à l'avance où vous devez soumettre une demande de congé, en l'absence d'une urgence ou d'autres circonstances imprévues indépendantes de votre volonté. Cette information est généralement disponible dans votre manuel de l'employé. Vous pouvez également demander à votre superviseur ou à quelqu'un des ressources humaines.
- Même si votre employeur n'a pas de politique spécifique concernant la durée à laquelle vous devez soumettre une demande de congé, essayez de lui donner au moins un préavis de période de paie - plus si vous prévoyez un congé prolongé.
- En règle générale, donnez à votre employeur un préavis aussi long que la durée de votre congé. Par exemple, si vous prévoyez de partir pendant un mois, donnez-leur un préavis d'au moins un mois. Cependant, si vous pouvez leur en donner plus, c'est toujours mieux. Votre demande a plus de chances d'être approuvée si vous donnez à votre employeur suffisamment de temps pour s'adapter et couvrir votre absence.
Astuce: soumettre votre demande de congé le plus tôt possible vous donne également suffisamment de temps pour ajuster vos plans si votre congé n'est pas approuvé.
- 2Présentez votre demande écrite à votre superviseur en personne. Dans la mesure du possible, il est plus efficace de soumettre votre demande en personne. De cette façon, votre superviseur peut vous poser toutes les questions qu'il a immédiatement.
- Si vous envoyez un e-mail à votre superviseur avec votre demande de congé acquis, vous devez quand même prévoir d'en discuter avec lui en personne. Ils peuvent avoir des questions à poser ou d'autres détails qui doivent être couverts avant que votre demande puisse être acceptée.
Un pro forma pour un congé acquis vous oblige généralement à fournir plus d'informations que si vous écriviez simplement une lettre de demande de congé. - 3Confirmez que vous avez rempli les conditions pour prendre votre congé. Certains employeurs peuvent avoir des exigences supplémentaires que vous devez remplir avant de pouvoir prendre votre congé, même si vous l'avez mérité. Votre superviseur vous dira si vous avez satisfait à ces exigences, bien que vous puissiez également consulter votre manuel de l'employé ou parler à quelqu'un des ressources humaines.
- Par exemple, les employés du gouvernement des États américains doivent généralement travailler pendant au moins 6 mois avant de pouvoir prendre un congé acquis. Si vous n'avez pas encore travaillé 6 mois mais que le congé que vous demandez n'est qu'après cette période, vous pourrez peut-être aller de l'avant et soumettre votre demande.
- Certaines formes spécifiques de congés acquis peuvent être limitées, ou vous devrez peut-être combiner différents types de congés acquis.
- 4Travaillez avec votre superviseur pour planifier et programmer votre congé. Lorsque vous soumettez votre demande de congé, votre superviseur aura probablement quelques questions à vous poser. Si votre superviseur hésite à approuver votre congé pour les dates que vous avez choisies, il sera peut-être disposé à vous proposer d'autres dates que vous pourrez envisager.
- Votre superviseur peut également vous demander de travailler avec des collègues pour préparer votre congé. Par exemple, si vous travaillez dans la vente, votre superviseur peut souhaiter que vous informiez un collègue de vos clients afin qu'ils puissent vous couvrir pendant votre absence.
- 5Obtenez l'approbation écrite de votre superviseur pour votre congé. Lorsque votre superviseur approuve votre congé, assurez-vous d'avoir une copie de son approbation comme preuve au cas où quelque chose se produirait entre-temps et que vous deviez travailler les jours où vous aviez demandé un congé. Ceci est particulièrement important si les dates spécifiques ont été ajustées, car elles peuvent différer de votre demande.
- Si votre superviseur a simplement signé votre demande, faites-en une photocopie pour vos propres dossiers.
- Si votre demande a été approuvée par les ressources humaines, assurez-vous que votre supérieur immédiat sait quand vous serez absent et qu'il pourra prendre toutes les dispositions nécessaires pour vous couvrir pendant votre absence.
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