Comment annuler un rendez-vous?
Bien que l'annulation d'un rendez-vous puisse sembler embarrassante, vous pouvez annoncer la nouvelle sans causer de problèmes en étant poli et accommodant. Dès que vous savez que vous devez annuler votre rendez-vous, contactez la personne que vous aviez prévu de rencontrer car plus vous attendez, plus vous la dérangez. Si le préavis est court, appelez-les directement plutôt que d'envoyer un e-mail. Lorsque vous le leur dites, présentez-leur des excuses sincères et expliquez pourquoi vous ne pouvez pas venir, car ils seront probablement plus compréhensifs si vous avez une bonne raison. De plus, proposez de reprogrammer et donnez-leur des heures lorsque vous êtes disponible. Faites de votre mieux pour vous adapter à leur emploi du temps en proposant de vous rencontrer quelque part près d'eux. Pour plus de conseils, comme comment vous assurer de respecter votre rendez-vous reporté, lisez la suite.
Dites simplement quelque chose comme: "Bonjour, j'ai un rendez-vous à la date X que je dois annuler s'il vous plaît.".
Que ce soit en raison d'un retard imprévu, de problèmes de voyage ou d'une erreur d'horaire, l'annulation de plans est parfois inévitable. Annoncer la nouvelle à la personne avec qui vous manquez un rendez-vous peut être intimidant, mais si vous êtes honnête et poli et que vous l'informez le plus tôt possible, elle sera probablement compréhensive. Reprogrammez en même temps que vous annulez ou dès que vous le pouvez, et proposez de vous rencontrer quelque part plus près de l'endroit où ils se trouvent pour rendre la reprogrammation plus pratique pour eux.
Partie 1 sur 2: annuler votre rendez-vous poliment
- 1Contactez dès que possible la personne avec qui vous avez rendez-vous. Plus vous attendez pour annuler votre rendez-vous, plus vous gênez la personne que vous rencontrez. Donner beaucoup de préavis montrera que vous les respectez et respectez leur temps.
- 2Appelez pour annuler votre rendez-vous personnellement si vous donnez un court préavis. Si vous donnez moins d'un jour de préavis, vous devez appeler directement la personne avec qui vous avez rendez-vous. Envoyer des e-mails, envoyer des SMS ou demander à un employé de les avertir pour vous peut paraître inconsidéré lorsque vous les dérangez avec un changement de dernière minute.
- 3Présentez des excuses sincères. Même si vous donnez beaucoup de préavis, faites-leur savoir que vous êtes désolé d'avoir annulé le rendez-vous. Ils peuvent avoir renoncé à d'autres plans pour vous rencontrer, et vous pouvez leur avoir causé un inconvénient en annulant.
- Des excuses brèves et simples suffisent, comme «Je suis désolé, je ne peux pas le faire fonctionner cette fois».
- Évitez d'utiliser un langage vague ou de dire que vous «pourriez» ne pas être en mesure de prendre le rendez-vous. Il vaut mieux être franc et honnête.
Comment annuler un rendez-vous par email? - 4Expliquez brièvement pourquoi vous ne pouvez pas le faire. Si vous avez une bonne raison, comme des problèmes de voyage ou une maladie, faites-leur simplement savoir que c'est pourquoi vous avez dû annuler. Si vous avez une raison moins acceptable, comme vous venez d'oublier le rendez-vous ou vous avez accidentellement réservé en double, donnez une explication générale telle que «Quelque chose est arrivé dont je ne peux pas sortir.»
- Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails pour expliquer pourquoi vous annulez, même si vous êtes honnête. Trop élaborer peut donner l'impression que vous inventez quelque chose.
- Ne dites jamais que «quelque chose de plus important est arrivé» ou quoi que ce soit à cet effet.
- N'inventez pas d'excuses. Vous courrez le risque que l'autre personne découvre que vous n'avez pas été honnête, ce qui pourrait aggraver la situation.
- 5Faites-leur savoir que vous appréciez leur temps. Assurez-vous de souligner que vous appréciez qu'ils prennent rendez-vous avec vous et que vous regrettez d'avoir à annuler. Faites bien comprendre que vous reconnaissez que leur temps n'est pas illimité.
- Ceci est particulièrement important si l'autre personne vous a rencontré en guise de faveur, comme un professionnel dans votre domaine avec plus d'expérience.
Partie 2 sur 2: reprogrammer pour une autre fois
- 1Proposez de reprogrammer lorsque vous annulez. Non seulement cela vous évitera d'essayer de reprogrammer plus tard, mais cela montrera que vous êtes toujours intéressé par le rendez-vous. Lorsque vous appelez ou envoyez un e-mail pour annuler, vous devez terminer en disant que vous souhaitez reporter à la convenance de l'autre personne.
- 2Dressez la liste de quelques créneaux horaires pour lesquels vous êtes disponible pour vous rencontrer. Vous devez faire de votre mieux pour vous adapter à l'emploi du temps de l'autre personne, mais il est utile de lui donner quelques options parmi lesquelles choisir. Déterminez 3 ou 4 fois où vous êtes disponible et demandez si ces heures leur conviennent.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Je suis libre le vendredi après 14 h 00, à tout moment le lundi ou le mardi entre 13 h 00 et 17 h 00. Est-ce que l'un de ces services fonctionne pour vous, ou y a-t-il un autre moment qui serait plus pratique?»
Comment annuler un rendez-vous chez le coiffeur lorsque le coiffeur est mon ami? - 3Proposez de vous rencontrer quelque part plus près d'eux. Pour compenser l'annulation de votre première réunion, c'est une bonne idée d'essayer de rendre le rendez-vous reporté plus pratique pour eux quelque part. Proposez-leur de les rencontrer à leur bureau ou dans un endroit proche de l'endroit où ils se trouveront déjà à ce moment-là.
- Vous pouvez également suggérer une réunion par Skype ou Google Hangouts si la personne avec laquelle vous essayez de reprogrammer est très occupée ou éloignée.
- 4Choisissez un moment où vous savez que vous pouvez le faire. Après avoir annulé une fois, il peut être encore plus irritant ou gênant d'annuler à nouveau, et vous risquez de nuire à votre réputation auprès de la personne avec qui vous avez rendez-vous. Examinez attentivement votre emploi du temps et assurez-vous que le moment que vous acceptez vous conviendra, et qu'il n'y a pas de fortes chances que quelque chose d'inattendu se produise pendant cette période.
- Si vous n'avez rien réservé en décembre, par exemple, mais que vous savez que votre emploi du temps a tendance à se remplir pendant les vacances, il est préférable de ne pas reporter votre rendez-vous à cette heure-là.
- 5Notez l'heure à laquelle vous choisissez de vous rencontrer. Une fois que vous avez décidé d'une heure pour reporter votre rendez-vous, mettez-la dans votre calendrier. Vous pouvez également prendre une note physique et la mettre quelque part où vous la verrez pour vous en souvenir.
- 6Remerciez-les de leur patience lorsque vous vous rencontrez. Commencez votre rendez-vous en remerciant la ou les personnes que vous rencontrez pour le report. Il n'est pas nécessaire de s'excuser à nouveau, mais montrer que vous l'appréciez pour son emploi du temps indiquera que vous appréciez son temps.
Plus vous attendez pour annuler votre rendez-vous, plus vous gênez la personne que vous rencontrez.
- Vous devez éviter d'annuler les rendez-vous dans la mesure du possible, car cela peut nuire à votre personnalité et endommager vos relations.
- Si vous rencontrez quelqu'un dont vous payez les services, comme un consultant, vérifiez s'il a une politique d'annulation.
Questions et réponses
- J'ai réservé un essai de maquillage et je n'ai pas aimé les résultats mais je suis allé réserver la même personne pour mon bal et je fais faire mes ongles et mon bronzage par pulvérisation par la même personne comment puis-je annuler le rendez-vousIl suffit d'appeler et d'annuler. Vous n'avez pas besoin d'expliquer quoi que ce soit. Dites simplement quelque chose comme: "Bonjour, j'ai un rendez-vous à la date X que je dois annuler s'il vous plaît."
- Comment reporter poliment un rendez-vous?Expliquez que quelque chose est arrivé et que vous devez reprogrammer. Veuillez vous excuser pour la gêne occasionnée et remercier la personne pour sa compréhension. Proposez une éventuelle nouvelle date de rendez-vous.
- Quelles sont les bonnes raisons d'annuler un rendez-vous?Cela dépend du type de rendez-vous, mais certaines bonnes raisons peuvent inclure une maladie, un événement imprévu comme une panne de votre voiture ou un événement ou une réunion conflictuelle urgente. Cependant, vous n'avez pas toujours besoin de donner une raison pour annuler un rendez-vous. Parfois, il suffit de dire «quelque chose est arrivé» ou simplement «je dois annuler».
- Comment annuler un rendez-vous chez le coiffeur lorsque le coiffeur est mon ami?Vous n'avez pas besoin de vous trouver des excuses, dites simplement que vous ne pouvez pas y arriver.
- J'ai accepté de rencontrer la femme du pasteur pour prendre un café. Comment puis-je m'en sortir?Dites-lui que quelque chose s'est passé, que vous avez oublié un engagement antérieur ou que quelqu'un est malade et a besoin de votre attention. Si l'annulation va vous mettre dans une situation difficile socialement, rendez-vous simplement au rendez-vous du café. C'est un après-midi de ta vie.
- Comment annuler un rendez-vous par email?Envoyez un e-mail avec un en-tête clair, tel que «Besoin d'annuler la réunion prévue le 76 à 14 h 00». Gardez le message clair et concis. Dites quelque chose comme: «Chère Marge, quelque chose est arrivé et je ne pourrai pas me rendre à notre réunion de demain. Je suis vraiment désolé pour tout inconvénient. Pouvons-nous reporter à mardi prochain? Merci de votre compréhension.» Si vous n'avez pas de nouvelles de la personne, il peut être judicieux de faire un suivi par téléphone ou en personne.
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