Comment classer par ordre alphabétique?

Par exemple, «Jane A. Doe Mining Company» serait déposée après «Jane A. Doe Mfg.».

Le classement alphabétique est un moyen fondamental d'organiser les documents qui vous permet de stocker, d'accéder et de gérer rapidement vos fichiers personnels et professionnels. En mettant en œuvre le classement alphabétique dans votre vie, vous vous assurerez que tous les documents sont protégés et facilement disponibles. Il existe de nombreuses règles sur la façon de classer par ordre alphabétique en anglais pour préserver un système de classement judicieux. Heureusement, il est simple de démarrer avec de nouveaux documents et ce n'est toujours pas un changement difficile à faire si vous devez vous réorganiser!

Partie 1 sur 2: classement par ordre alphabétique

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Décidez du système alphabétique que vous utiliserez. Même quelque chose d'aussi simple que le classement alphabétique offre plusieurs options au choix. Il est important que vous choisissiez un système et que vous l'utilisiez de manière cohérente.
- Le classement lettre par lettre considère chaque lettre de chaque mot dans l'ordre d'apparition, en ignorant les espaces entre les mots.
- Le classement mot par mot ordonne les éléments en fonction de la première lettre de chaque mot successivement.
- Dépôt unité par unité prend en compte chaque mot, abréviation et initiale, commander des articles en fonction de ceux - ci. Le système unité par unité est généralement recommandé.
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Articles de groupe. Une fois que vous avez tous les éléments dont vous avez besoin pour classer, décidez comment vous souhaitez regrouper les fichiers. Vous pouvez choisir le format du dictionnaire, dans lequel tous les fichiers sont classés dans un ordre alphabétique, quel que soit le type de fichier ou les éléments qu'il contient. Vous pouvez également utiliser le format encyclopédie, dans lequel les éléments sont regroupés par type ou par sujet, puis chaque groupe est organisé par ordre alphabétique.
- Si vous avez de nombreux types d'articles à classer (recettes, reçus fiscaux, lettres, etc.), il peut être utile d'utiliser le format encyclopédie. Regroupez d'abord les éléments par type, puis classez les éléments par ordre alphabétique dans chaque groupe. Gardez les groupes séparés à l'aide de séparateurs ou d'un code couleur.
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Indexez vos fichiers. L'indexation est la manière de placer chaque section d'un titre dans l'unité correcte. Pour indexer les éléments avant de les classer, vous devez décomposer les éléments du nom de chaque élément et créer un nouveau nom alphabétique, qui peut différer du nom standard. Par example:
- Supposons que vous ayez les éléments suivants à indexer et à classer: un article sur les aardvarks intitulé "Alimentation nocturne des Aardvarks", une biographie de Jane A. Doe, experte réputée en aardvark, et une brochure promotionnelle pour une exposition sur les aardvark du zoo de Detroit.
- La biographie de Jane A. Doe serait répertoriée comme «Doe, Jane A.», puisque les noms de famille viennent en premier dans le classement. Il serait déposé sous la lettre «D.»
- L'article "Alimentation nocturne des Aardvarks" pourrait être indexé tel quel, si vous choisissez le regroupement de style dictionnaire. Il pourrait être classé sous la lettre «N» (pour «Nocturnal»), en utilisant ce regroupement.
- Alternativement, vous pouvez indexer «Alimentation nocturne des Aardvarks» comme «Aardvarks, Alimentation nocturne des». Cela aurait du sens si vous utilisiez un regroupement de style encyclopédie, et pas seulement le classement des éléments liés aux aardvarks. L'article serait alors classé sous "A."
- La brochure promotionnelle pourrait être indexée comme "Aardvarks, expositions (Detroit Zoo)". Cela aurait du sens si vous vous attendez à avoir plusieurs matériaux sur les expositions aardvark - par exemple, vous pourriez avoir un autre article à indexer comme «Aardvarks, expositions (zoo de Toledo)».
- Alternativement, la brochure promotionnelle pourrait être indexée comme «Zoo de Detroit (exposition Aardvark)». Cela peut être utile si vous prévoyez d'avoir plusieurs éléments liés au zoo de Detroit ou si vous souhaitez utiliser un regroupement de style encyclopédie pour classer les éléments par emplacement géographique.
La biographie de Jane A. Doe serait répertoriée comme «Doe, Jane A.», puisque les noms de famille viennent en premier dans le classement.
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Classez les fichiers par ordre alphabétique en fonction de leur nom indexé. La règle générale pour classer par ordre alphabétique est d'organiser les éléments dans l'ordre de A (premier) à Z (dernier). Utilisez des informations de plus en plus spécifiques pour distinguer et commander des articles séparés. Par exemple:
- L'ordre de vos fichiers indexés à l'étape précédente pourrait alors être (selon le système que vous utilisez): «Doe, Jane A.», «Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)» et «Nocturnal Feeding of Aardvarks» OU «Aardvarks, expositions (zoo de Detroit), "" Aardvarks, Nocturnal Feeding of "et" Doe, Jane A. "
- Un fichier pour "Wallaby" viendrait après un fichier pour "Emu". Un fichier pour "Kangourou" viendrait entre les deux, et un fichier pour "Aardvark" viendrait avant un pour "Bear" et un pour "Emu". Cela vous donnerait l'ordre des fichiers suivant: «Aardvark», «Bear», «Emu», «Kangaroo», «Wallaby».
- Si vous ajoutiez ensuite un fichier pour «Anteater», il viendrait après tous les fichiers pour «Aardvark». Puisque les deux commencent par la lettre «A», vous devez regarder la deuxième lettre de chaque mot («N» et «A», respectivement) pour déterminer l'ordre, puis organiser les fichiers en fonction de cela. Le nouvel ordre serait: «Aardvark», «Fourmilier», «Ours», «Emu», «Kangourou», «Wallaby».
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Étiquetez vos dossiers de fichiers. Pour faciliter la localisation des éléments, étiquetez chaque dossier de fichiers avec le nom indexé approprié du ou des éléments qu'il contient. Cela facilitera également l'introduction de nouveaux fichiers dans le bon ordre.
- Placez les éléments dans le dossier désigné pour eux.
- Vous pouvez également trouver utile de coder en couleur vos fichiers pour améliorer la convivialité. Par exemple, si vous utilisez un regroupement de style encyclopédie, donnez à chaque groupe une couleur distincte et étiquetez chaque élément / fichier de chaque groupe avec sa couleur respective.
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Documentez le système d'indexation et de classement. Soyez cohérent avec votre système d'indexation et de classement, quel qu'il soit. Assurez-vous que toute personne ayant accès aux fichiers connaît le système. Par exemple, vous pouvez créer et partager un document qui détaille les règles de votre système de classement. Cela aidera tout le monde à utiliser efficacement le système de classement.
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Classez correctement les nouveaux éléments. Placez les fichiers dans l'armoire en fonction des noms indexés et de l'ordre alphabétique, en fonction du système que vous utilisez. Décalez les fichiers actuels selon les besoins pour placer les nouveaux fichiers au bon endroit.

Partie 2 sur 2: traitement des cas particuliers

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Classer les éléments sous leur durée significative. Parfois, il est judicieux de classer des éléments en fonction de mots clés, quel que soit l'ordre dans lequel les mots d'un titre ou d'un nom apparaissent. Cela garantit qu'un fichier peut être indexé et localisé en utilisant le terme le plus logique. Par exemple
- «First Bank of Chicago» pourrait être indexée et classée sous le nom de «Chicago, First Bank of». «Chicago» est le terme clé dans cette entrée, plutôt que «First» ou «Bank», surtout si vous pouvez avoir d'autres éléments portant des noms similaires, tels que «First Bank of Tulsa» ou «Chicago Bank and Trust».
Par exemple, «Jane A. Doe Pest Control» serait classée sous «J» et NON indexée comme «Doe, Jane A. Pest Control».
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Classer les noms par nom. Les normes de dépôt typiques recommandent d'indexer d'abord les individus par nom de famille, puisque le nom de famille est considéré comme le terme significatif.
- Ainsi, "Jane A. Doe" serait indexée et classée comme "Doe, Jane A."
- Mettez les titres (Dr., Mme, Major, etc.) à la fin. «Dr. Jane A. Doe», par exemple, serait indexé et classé comme «Doe, Jane A., Dr.».
- Généralement, commandez les noms tels qu'ils sont orthographiés, lettre par lettre. Par exemple, «MacDonald» viendrait avant «McDonald». De même, "D '," "L'," "Le", "de", etc. sont considérés comme faisant partie du nom et non comme des unités séparées. Par exemple, commandez les fichiers «Heinlein», «Le Guin», «L'Engle» et «Wolfe» dans cet ordre (et PAS comme «L'Engle», «Le Guin», «Heinlein», «Wolfe»).
- Une exception courante à ces règles concernant les noms est lorsque le nom d'un individu fait partie d'un nom d'entreprise ou d'organisation. Dans ces cas, traitez le nom de l'individu comme des unités dans le nom de l'entreprise. Par exemple, «Jane A. Doe Pest Control» serait classé sous «J» et NON répertorié comme «Doe, Jane A. Pest Control».
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Ignorez les articles, les conjonctions et les prépositions. Articles (tels que "a", "un" et "le"), conjonctions (telles que "et" "mais" et "ou") et prépositions (telles que "pour", "de" et "in") sont généralement ignorés lors de l'indexation et du classement par ordre alphabétique, car ils ne sont pas considérés comme des termes significatifs. C'est le cas même lorsqu'ils forment le début du nom d'un élément. Par exemple:
- «Une enquête sur les pratiques d'alimentation des émeu» serait déposé sous «E» pour «Emu» (le mot significatif dans le titre de cet article), plutôt que «A» pour «un».
- "Doe and Smith Pest Control" serait classé après "Doe, Jane A." Les deux noms indexés commencent par le mot «Doe», vous passez donc au terme significatif suivant dans chacun d'eux («Smith» et «Jane», respectivement) pour déterminer l'ordre des fichiers. Ignorez le mot «et», car il n'est pas significatif.
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Traitez les abréviations comme si elles étaient épelées. Lors de l'indexation et du classement des éléments, vous pouvez rencontrer des abréviations telles que «Mfg». (pour «Fabrication») ou «Inc.» (pour "Incorporated). En règle générale, vous devez indexer et classer les éléments comme si ces abréviations étaient épelées, plutôt que simplement comme des chaînes de lettres.
- Par exemple, «Jane A. Doe Mining Company» serait déposée après «Jane A. Doe Mfg».
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Classer les chiffres en général. Lors du classement des éléments par ordre alphabétique, vous pouvez rencontrer des chiffres dans leurs titres. En règle générale, les numéros de fichiers sont ordinairement, plutôt que comme s'ils étaient épelés. Les numéros sont également classés avant les lettres.
- Par exemple, «3M Company» serait classé avant «100 Great Business Ideas» (puisque «3» vient avant «100»).
- «Great Business Ideas» et «Great Business Leaders» seraient classés après «100 Great Business Ideas», car les nombres sont classés avant les lettres.
- Les nombres déjà épelés sont traités comme des mots plutôt que comme des chiffres. Par exemple, classez les éléments «100 grands chefs d'entreprise», «grandes idées d'affaires» et «deux cents grandes idées d'affaires» dans cet ordre.
- Si cela sert vos objectifs de dépôt, cependant, vous pouvez faire une exception et toujours classer les chiffres comme s'ils étaient épelés.
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Traitez tous les caractères spéciaux. Tous les caractères non alphabétiques ou non numériques que vous rencontrez lors de l'indexation et du classement des éléments doivent être pris en compte. Quoi faire avec ces caractères, cependant, dépend de leur type:
- La ponctuation (comme les apostrophes, les points et les virgules) est généralement ignorée lors de l'indexation et du classement des éléments. Par exemple, classez «Washington's Best Coffee» et «Washington State Fair» dans cet ordre.
- Les signes diacritiques sont traités comme la lettre correspondante, sans la marque diacritique. Par exemple, classez «Éclair» sous «Eclair» et «Über» sous «Uber». L'exception à cela est lorsque vous déposez selon l'alphabet d'une langue qui utilise des signes diacritiques, auquel cas vous devez suivre l'ordre alphabétique normal de cette langue.
Pour classer les choses par ordre alphabétique, commencez par regrouper tous les éléments que vous souhaitez classer par type, comme les reçus, les lettres et les documents, afin qu'ils soient plus faciles à trouver.
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Utilisez la règle générale «rien avant quelque chose» lorsque cela est nécessaire. En règle générale, les espaces (y compris la ponctuation et les autres éléments ignorés) sont ignorés lors du classement par ordre alphabétique. Cependant, dans les cas où vous avez des éléments qui commencent de la même manière, utilisez un espace ou la règle «rien avant quelque chose» pour déterminer l'ordre de classement.
- Par exemple, déposez «North East Bank», «North East Manufacturing» et «Northeast Bank», dans cet ordre.
- De même, "Doe, Jane A." serait déposé avant "Doe, Jane A., Dr."
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Distinguez les fichiers par des informations plus détaillées, si nécessaire. Dans des cas plus rares, les informations alphabétiques ne sont pas suffisantes pour déterminer l'ordre des fichiers. Dans ces cas, vous devez utiliser des informations supplémentaires pour indexer et commander des articles. Marquez ces informations supplémentaires sur les fichiers respectifs pour vous aider à les distinguer. Par exemple:
- Si vous aviez des articles pour deux personnes différentes nommées Jane A. Doe, vous pouvez les commander par date de naissance. Le dossier «Doe, Jane A. (b. 1853)» viendrait donc avant le dossier «Doe, Jane A. (b. 1967).
- Vous pouvez également commander des articles en fonction de la géographie lorsque vous devez faire des distinctions. Si vous avez des fichiers pour trois banques différentes dans trois emplacements différents et que chaque banque est appelée «First United Bank and Trust», vous pouvez les classer par ordre alphabétique dans l’ordre «First United Bank and Trust (Géorgie)», «First United Bank et Trust (Oklahoma)»et«First United Bank and Trust (South Dakota)».
- De même, si vous aviez des articles pour deux ours ou types d'ours différents, vous les distingueriez davantage, en fonction de l'espèce, de l'emplacement géographique, etc. Par exemple, vous pourriez avoir des fichiers sur "Ours, Marron" et "Ours, Grizzly " (dans cet ordre), ou des fichiers sur «Ours (européens)» et «Ours (nord-européens)» (dans cet ordre).
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Faites connaître les exceptions et les règles spéciales. Assurez-vous que tous ceux qui utilisent vos fichiers connaissent les exceptions aux directives standard qui sont prises en compte dans votre système de classement. Cela contribuera à garantir que tout le monde peut utiliser le système de classement correctement et efficacement.

Conseils

Si vous recherchez des directives sur des questions de classement alphabétique plus complexes ou spécialisées, consultez des institutions telles que l'Organisation nationale des normes d'information (NISO), l'Association européenne des bibliothèques (ALA), l'Association des gestionnaires et administrateurs de documents (ARMA), ou le Bibliothèque du Congrès.

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