Comment réorganiser un classeur?

Si vous rencontrez des difficultés pour ouvrir un verrou de classeur, consultez Comment choisir un verrou de classeur.

Si vous êtes comme la personne moyenne, vous avez au moins un classeur dans votre maison ou votre bureau, et ce n'est probablement pas aussi organisé que vous le souhaiteriez. Même si vos tiroirs à classeurs sont constitués de piles de papiers en désordre, cet article peut vous aider à faire face au désordre, à éliminer le désordre inutile et à faciliter la recherche de tous vos documents.

Pas

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Réfléchissez à la façon dont vous voulez que vos tiroirs de classeurs soient organisés. Si un système vient à l'esprit-factures dans un tiroir, des informations fiscales dans un autre, et cetera-prendre des notes sur un bloc de papier.
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Parcourez chaque tiroir un par un, en dressant une brève liste du contenu. Si vous avez déjà configuré des fichiers, notez les noms des fichiers et leur contenu.
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Trouvez un espace de travail propre comme un bureau ou une table et jetez un coup d'œil préliminaire à tous les documents volumineux. Commencez à trier les papiers en piles selon la façon dont vous souhaitez les organiser: factures de carte de crédit dans une pile, notes de frais dans une autre, etc. C'est le bon moment pour mettre de côté les articles périmés pour le stockage ou le déchiquetage.
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Une fois que tous les éléments non triés ont été séparés, ajoutez de nouvelles catégories à votre liste.
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Examinez attentivement votre liste et décidez de la méthode d'organisation la plus appropriée pour vous, votre bureau ou votre ménage. Pour les fichiers de travail, vous souhaiterez peut-être un fichier pour chaque projet ou service; pour les fichiers personnels, vous pouvez les séparer selon le type de facture. N'oubliez pas que vous souhaiterez peut-être sous-organiser les éléments par mois ou par année.

L'un ou l'autre de ces codes indiquerait un classeur de marque HON.
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Faites une nouvelle liste propre des fichiers que vous devrez étiqueter. Mettez chaque tiroir sur une page distincte. Sur le côté gauche de la page, listez les fichiers de «catégorie»; ce sont généralement des dossiers suspendus. Sur le côté droit de la page, répertoriez les fichiers individuels que vous souhaitez dans chaque catégorie; ce sont généralement des dossiers manille. Par exemple, un fichier suspendu intitulé «Factures de carte de crédit» peut contenir des dossiers intitulés «MasterCard», «Visa» et «Carte d'essence», ou vous pouvez avoir des fichiers intitulés «Bills 2005», «Bills 2004», etc.
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Assurez-vous de disposer de toutes les fournitures dont vous avez besoin. Une série de fichiers suspendus combinés à des fichiers en manille, tous clairement étiquetés, est un excellent moyen d'organiser n'importe quel système de fichiers. Allez dans un magasin de fournitures de bureau et prenez les fichiers de taille appropriée avec votre choix d'étiquettes de dossier de fichiers.
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Tapez et / ou imprimez vos étiquettes de fichiers. Appliquez les étiquettes sur les dossiers suspendus et les dossiers de fichiers Manille.
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Parcourez vos tiroirs de fichiers, un à la fois, et insérez les nouveaux fichiers vides par ordre alphabétique. Videz maintenant tous vos anciens fichiers et placez les documents aux endroits appropriés. Faites de même pour toute paperasse en vrac.
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Mettez une étiquette appropriée à l'extérieur de chaque tiroir de classeur et jetez tous les vieux dossiers désagréables. Maintenant vous avez terminé!

Conseils

Soyez patient si vous avez du mal à trouver des choses au début. Vous pouvez toujours imprimer une liste de fichiers et la coller sur le côté de l'armoire.
Lorsque vous développez votre système d'organisation, déterminez à quelle fréquence vous devez utiliser les éléments de votre classeur. Placez les fichiers que vous utilisez le plus fréquemment à l'avant du tiroir ou dans un emplacement facile d'accès. Vous voudrez peut-être même une section de votre tiroir de fichiers consacrée spécifiquement au travail en cours.
N'ayez pas peur de mettre en place différents systèmes de classement de différentes manières. Les fichiers de votre bureau à domicile ne doivent pas nécessairement avoir la même configuration que vos fichiers de travail.
Ces étapes fonctionnent également bien pour classer des documents sur votre ordinateur!
Vous n'avez pas à tout classer tout de suite pour être organisé. Gardez un bac de réception sur votre bureau ou près de votre classeur pour les articles à classer, et videz-le une fois par semaine ou lorsqu'il est plein.

Mettez une étiquette appropriée à l'extérieur de chaque tiroir de classeur et jetez tous les vieux dossiers désagréables.
Si vous ne savez pas où reclasser vos dossiers, vous pouvez placer une deuxième ligne sur votre dossier de fichiers dans une taille de police plus petite répertoriant le fichier suspendu dans lequel il se trouve. Certains systèmes d’étiquetage préemballés offrent cette option dans leur logiciel.
Si vous rencontrez des difficultés pour ouvrir un verrou de classeur, consultez Comment choisir un verrou de classeur.

Mises en garde

Si vous avez besoin d'un nouveau fichier, arrêtez de penser à l'endroit le plus logique pour le mettre, plutôt que de simplement le mettre dans le premier tiroir que vous ouvrez.
Lorsque les feuilles volantes commencent à s'accumuler, ne commencez pas simplement à créer de nouveaux fichiers au hasard; c'est la route du chaos et de la désorganisation. Vérifiez d'abord pour vous assurer qu'un fichier n'existe pas déjà.

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