Comment organiser les fichiers bureautiques?
Pour organiser les fichiers Office, commencez par développer des catégories et sous-catégories qui couvriront tous les documents que vous devez classer. Ensuite, rendez les fichiers faciles à trouver en utilisant une couleur de dossier différente pour chaque catégorie que vous avez créée et étiquetez chaque dossier. De plus, évitez que les dossiers ne se gonflent en stockant tous les documents non pliés. Enfin, laissez plusieurs pouces d'espace supplémentaire dans chaque tiroir de classement afin que les dossiers aient de la place pour grandir avec le temps. Continuez à lire pour obtenir des conseils sur la façon de travailler avec les autres pour les garder organisés.
Pour organiser les fichiers Office, commencez par développer des catégories et sous-catégories qui couvriront tous les documents que vous devez classer.
L'organisation des fichiers bureautiques peut être une tâche difficile, surtout si vous avez de grandes quantités de fichiers et de documents, mais cela n'a pas besoin d'être un processus pénible. Planifier à l'avance et choisir un système de fichiers peut vous aider à organiser vos fichiers en fonction de votre entreprise et vous assurer que vous trouverez les documents importants plus efficacement. Une fois que vous avez vos fichiers en bon état, vous devez vous en tenir à un système cohérent pour maintenir vos fichiers de cette façon.
Méthode 1 sur 3: développer un système
- 1Créez des catégories de fichiers. La première chose à faire si vous souhaitez organiser vos fichiers est de décider des principales catégories que vous utiliserez pour le tri. Différents types de bureaux auront différents types de catégories, mais le système général est le même. Vous devez trouver un système qui trie vos fichiers de manière significative.
- Par exemple, si vous travaillez dans un cabinet d'avocats et avez besoin d'organiser les dossiers des clients, vous pouvez trier par types de cas généraux: litige, homologation, entreprise, administratif et autres.
- 2Configurez des sous-catégories. Dans chaque catégorie, vous pouvez être plus précis en développant une liste de sous-catégories. Toute feuille de papier individuelle qui doit être classée peut être définie par deux termes - la catégorie générale et ensuite la sous-catégorie.
- Par exemple, si vous configurez un système de classement pour les questions financières, vous pouvez avoir une catégorie générale «Paiements sortants», puis définir des sous-catégories de fournisseurs, fournisseurs, services, professionnels et frais administratifs.
- 3Utilisez un système de codage couleur. Cela semble simple, mais cela peut être un moyen très efficace d'organiser vos fichiers pour un accès rapide. Décidez du nombre de catégories différentes que vous aurez dans votre système de classement, puis utilisez autant de dossiers de couleurs différentes.
- Au lieu d'utiliser des dossiers entièrement colorés, vous pouvez utiliser des dossiers manille ordinaires et obtenir des autocollants colorés. Vous pouvez ensuite apposer les autocollants sur l'onglet supérieur, sur le bord du dossier, ou les deux pour plus de visibilité.
Une fois que vous avez vos fichiers en bon état, vous devez vous en tenir à un système cohérent pour maintenir vos fichiers de cette façon. - 4Étiquetez les fichiers. Chaque dossier de votre bureau a désormais une place claire. Vous devez écrire l'étiquette sur l'onglet de chaque dossier clairement et proprement afin que vous sachiez où elle appartient. L'étiquette de chaque dossier individuel doit commencer par la catégorie générale, puis être suivie de la sous-catégorie spécifique. Par exemple, un dossier contenant des enregistrements de paiements à vos fournisseurs porterait le libellé «Paiements sortants / fournisseurs».
- Les étiquettes de chaque fichier doivent être imprimées aussi proprement et uniformément que possible. Vous pouvez très facilement acheter un progiciel qui vous permettra de formater des étiquettes, de sorte que vous puissiez les taper et les imprimer à l'aide de votre ordinateur.
- Si vous imprimez vos étiquettes avec votre ordinateur, vous devez utiliser une taille et un style de police cohérents. Si vous imprimez à la main, vous devez essayer d'être cohérent et aussi soigné que possible.
- 5Triez les fichiers par ordre alphabétique. Lorsque votre système de classement est établi et que vous avez créé tous vos dossiers, mettez-les en ordre. Vous devez trier les dossiers généraux par ordre alphabétique. Dans chaque dossier général, les sous-catégories doivent également être triées par ordre alphabétique.
- Vous pouvez choisir de trier certaines informations par date plutôt que par étiquette de sujet. Si tel est le cas, vous devrez décider par vous-même s'il est plus judicieux de trier vos fichiers avec les éléments les plus récents à l'avant et de passer au plus ancien, ou vice versa.
- 6Laissez plusieurs centimètres d'espace dans chaque tiroir de classement. Lorsque vous établissez votre système de classement, vous devez laisser de la place pour que les fichiers se développent. Au fil du temps, vous recevrez sans aucun doute plus d'articles à ajouter à chaque dossier. Laissez de l'espace pour que vos fichiers se développent. Sinon, vous aurez plus tard la tâche difficile de déplacer des sections entières ou des tiroirs classeurs pour faire de la place.
Méthode 2 sur 3: tri des fichiers désorganisés
- 1Rassemblez tous les documents à classer. Si vous commencez avec une collection d'articles qui n'ont pas été organisés et qui sont en déroute, vous devrez commencer par rassembler les articles. Trouvez un lieu de travail et rassemblez tout en une seule pile. Vous pourrez alors travailler sur l'organisation.
- 2Séparez les documents en deux groupes pour «action» et «classement». Dans un premier temps, vous devez créer un dossier ou une pile pour tout ce qui nécessite une action immédiate. Ces documents ne doivent pas être classés, ou vous ne vous souvenez peut-être pas de faire le travail qui doit être fait. Mettez ce dossier «action» de côté pour être traité bientôt. Ensuite, procédez au classement des documents restants.
- Organisez le fichier "action". Les documents qui doivent être traités immédiatement doivent être triés en petits groupes en fonction du travail que vous devez faire. Par exemple, définissez des sous-catégories telles que appeler, écrire, livrer et payer.
CONSEIL D'EXPERTNotre expert est d'accord: triez vos documents en fonction de ce qui nécessite une action immédiate, comme les factures ou les formulaires à remplir, et ce qui ne nécessite pas d'action mais pourrait à l'avenir, comme les formulaires fiscaux et autres documents juridiques. La catégorie intermédiaire de documents est celle que vous retirez au besoin, comme les manuels et les répertoires. Triez les fichiers dans un tiroir en fonction du type d'action dont ils ont besoin, en plaçant les documents de réponse immédiate devant.
L'organisation des fichiers bureautiques peut être une tâche difficile, surtout si vous avez de grandes quantités de fichiers et de documents, mais cela n'a pas besoin d'être un processus pénible. - 3Prenez chaque papier une fois. Au fur et à mesure que vous triez les papiers volumineux que vous déposez, prenez des décisions sur chacun d'eux au fur et à mesure que vous les examinez. Prenez le papier, lisez-le, décidez à quelle catégorie et sous-catégorie il appartient dans votre système de classement, puis rangez-le. Travailler de cette façon vous aidera à assurer la cohérence de votre classement et vous aidera à gagner du temps en traitant chaque élément une seule fois.
- Au fur et à mesure que vous examinez chaque élément, vous devez déterminer si vous devez même le conserver. Si le document a déjà été traité et que vous n'avez pas besoin de le conserver, envisagez de le jeter plutôt que de le classer.
- 4Dépliez chaque élément. La plupart des papiers que vous avez seront probablement par correspondance et seront probablement dans des enveloppes et pliés. Retirez les papiers de leurs enveloppes, ouvrez-les à plat, puis classez-les. Classer chaque papier de cette manière permet à vos dossiers de s'ajuster uniformément dans le tiroir classeur, sans gonfler là où les papiers pliés s'empilent.
- Décidez si vous devez conserver des enveloppes. Dans la plupart des cas, les enveloppes sont inutiles et peuvent être jetées. Cependant, si vous pensez avoir besoin d'une preuve de livraison ou d'une preuve de cachet de la poste, agrafez l'enveloppe sur les papiers et conservez-les ensemble.
- Plusieurs papiers doivent être agrafés ensemble. Cela empêchera les choses de se séparer ou de se perdre. Les agrafes sont préférables aux trombones car (a) elles s'insèrent plus uniformément dans les fichiers et (b) elles n'ont pas le problème de glisser.
Méthode 3 sur 3: maintenir vos fichiers
- 1Utilisez un panier "à classer". Lorsqu'une nouvelle correspondance entre dans votre bureau ou lorsque de nouveaux documents sont créés, vous ne pourrez peut-être pas la déposer tout de suite. Vous devez placer tout ce qui doit être classé dans un seul endroit pour être classé lorsque vous le pouvez. Un panier sur votre bureau, intitulé «À classer», est un bon moyen de mettre ces papiers de côté jusqu'à ce que vous soyez prêt.
- 2Désignez un temps cohérent pour travailler sur le classement. Si vous le pouvez, prévoyez une heure constante chaque jour ou semaine pendant laquelle vous pouvez travailler sur le dépôt de nouveaux documents. Si vous faites du dépôt une partie régulière de votre routine, vous êtes plus susceptible de le suivre.
- Par exemple, vous pouvez réserver la dernière demi-heure de chaque jour pour classer les papiers du jour. Si ce n'est pas assez de temps, vous pouvez essayer de faire votre classement deux fois par jour, juste avant d'aller déjeuner et juste avant de partir pour la journée.
- Les clés du succès sont la cohérence et la répétition.
- 3Assurez-vous que les autres personnes ayant accès aux fichiers comprennent le système. Si vous êtes la seule personne à utiliser vos fichiers, vous devriez pouvoir facilement maintenir l'ordre que vous avez créé. Cependant, si d'autres personnes doivent utiliser les documents dans vos fichiers, vous devez vous assurer qu'elles comprennent - et suivent - le système que vous avez créé. Avoir un système de classement en place n'est pas utile si les papiers sont mal classés et placés dans des dossiers incorrects.
- Cela peut être plus efficace et plus efficace si vous proposez d'obtenir tout ce dont quelqu'un d'autre dans votre bureau pourrait avoir besoin, puis demandez-lui de tout vous retourner directement. Ensuite, vous pouvez être sûr que tout est correctement recréé.
Par exemple, si vous travaillez dans un cabinet d'avocats et avez besoin d'organiser les dossiers des clients, vous pouvez trier par types de cas généraux: litige, homologation, entreprise, administratif et autres. - 4Conservez les documents vitaux dans un endroit sûr. Certains matériaux spéciaux peuvent devoir être conservés dans des endroits spéciaux distincts. Par exemple, certains papiers peuvent devoir être conservés dans un coffre-fort ou dans un coffre-fort ignifuge. Vous devrez peut-être même conserver certains documents hors site, dans un coffre-fort bancaire ou au bureau de l'avocat de votre entreprise.
- 5Passez régulièrement en revue vos fichiers. Au moins une fois par an, ou plus fréquemment si nécessaire, vous devriez prévoir du temps pour examiner vos dossiers. Le but de cet examen est de décider s'il y a des papiers ou des dossiers entiers qui peuvent être jetés ou peut-être déplacés vers une installation de stockage hors site. Si quelque chose n'est plus jamais nécessaire, vous devez le jeter. Si c'est quelque chose que vous ne prévoyez pas d'utiliser régulièrement, mais que vous devrez peut-être conserver comme un enregistrement, vous devez l'envoyer au stockage.
- Cet article traite de l'organisation et du classement des copies papier physiques de la correspondance, des factures et d'autres documents. Les principes décrits ici fonctionnent également bien pour l'organisation des fichiers informatiques. Vous pouvez développer des dossiers et sous-dossiers et stocker des fichiers électroniques de la même manière que des papiers physiques.
- Armoire à fichiers
- Fichiers suspendus
- Dossiers
- Étiquettes
- Marqueurs
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Questions et réponses
- Quels sont les 3 types de système de classement utilisables?Les trois types principaux sont alphabétiques, numériques et alphanumériques. Vous pouvez créer des sous-groupes tels que Thème alphabétique, Encyclopédie alphabétique, Géographique alphabétique, Numérique duplex et Chronologique.
- Dossiers: Devrait-il s'agir de Smith, John & Anderson, Julie OU Smith, John & Julie Anderson?Dans les deux exemples que vous avez donnés, le prénom est «Smith», donc l'élément sera classé au même endroit. La question la plus importante est de savoir si vous devez étiqueter cet élément comme «Smith & Anderson» ou «Anderson & Smith», car cela affectera l'emplacement de classement. Il n'y a vraiment pas de «bonne» réponse à ces questions, tant que vous êtes cohérent.
- Si le nom de l'entreprise est «The Mug Co.», dois-je le classer sous «M»?Toute entreprise commençant par "Le" doit être classée sous le mot suivant, donc "The Mug Co." doit être classé sous "M."
- Dans une salle de classement d'entreprise (dossiers physiques) avec un système de cloisonnement mobile, les enregistrements sont-ils classés de l'avant vers l'arrière (comme à l'intérieur d'une armoire) ou côte à côte (de droite à gauche comme dans l'ordre de lecture)?D'un côté à l'autre (de gauche à droite, sauf si vous utilisez une langue qui se lit de droite à gauche, par exemple l'arabe).
- Comment puis-je changer autour de mes fichiers Microsoft Word en de nouvelles catégories et noms de fichiers maintenant qu'ils sont anciens et ont changé?Cela semble être une tâche ardue et peut prendre du temps, mais le système est vraiment le même que la réorganisation des fichiers papier. Déterminez les nouvelles catégories que vous utiliserez et les noms des fichiers qui appartiennent à chacune. Ensuite, vous pouvez très facilement utiliser le bouton clic droit de votre souris pour faire glisser les fichiers vers leurs nouveaux emplacements. Au lieu de cliquer avec le bouton droit de la souris, vous pouvez mettre en surbrillance le nom du fichier et sélectionner «Couper». Ensuite, déplacez le curseur vers le nouvel emplacement souhaité et cliquez sur "Coller".
Questions sans réponse
- Comment puis-je faire tenir les dossiers du tableau de presse dans un tiroir classeur?
- Comment faire tenir les dossiers du tableau de presse dans un fichier?
Les commentaires (6)
- Cet article m'a beaucoup aidé en me donnant une idée sur la façon de commencer à organiser le bureau de mon patron, de la mise de côté du temps de tri à la création de fichiers mensuels. Cela a été très utile.
- Je suis ravi d'aider mon mari (patron) à organiser son bureau. Cela a vraiment simplifié les choses pour moi.
- Aidé car je viens de commencer avec une nouvelle entreprise et le système est juste un désarroi.
- Une grande aide, ces idées. Merci.
- Vous avez quelques conseils utiles.
- Bonne idée. Simple et soigné.
