Comment organiser un système de classement papier?
La façon dont vous organisez votre système de classement papier dépendra de l'utilisation que vous en faites. Si vous travaillez avec de nombreux clients ou clients différents, un système alphabétique peut vous convenir le mieux. Si vous travaillez avec de nombreux domaines différents, pensez à organiser vos documents par thèmes. Par exemple, si vous étudiez le droit, séparez vos papiers en droit des contrats, droit constitutionnel, droit international, etc. Vous pouvez également coder en couleur vos fichiers pour les rendre plus faciles à localiser et à coordonner. Sinon, si vous recherchez toujours les choses à jour ou si vous avez besoin de trouver facilement des numéros de facture, essayez un système numérique. Selon la quantité de paperasse dont vous disposez, vous devrez peut-être utiliser plusieurs systèmes de classement différents pour organiser différents types de documents. Pour plus de conseils de notre co-auteur organisationnel, y compris comment maintenir votre système de classement organisé, lisez la suite!
La façon dont vous organisez votre système de classement papier dépendra de l'utilisation que vous en faites.
Si vous êtes dans une entreprise ou une école qui vous oblige à travailler avec plusieurs clients ou projets, un système de classement approprié est essentiel. Il existe plusieurs méthodes pour classer des documents, mais en fin de compte, votre système doit refléter vos besoins. La meilleure façon de se préparer à un système efficace est de réserver quelques jours pour travailler uniquement sur l'organisation.
Méthode 1 sur 3: préparation d'un nouveau système de classement
- 1Rassemblez tout votre matériel. Vous devez compiler tous vos documents avant de tenter de configurer un système approprié. Parcourez tous les endroits où vous pouvez avoir de la paperasse et placez-les tous dans une pile. Prenez le temps de vous assurer que vous pouvez correctement rendre compte de tout le travail actif et inactif que vous avez.
- Planifiez à l'avance en libérant une table pour travailler sur vos papiers.
- Si vous adaptez les documents de quelqu'un d'autre dans un nouveau système de classement, supprimez tous les documents du système actuel. Il sera préférable pour vous de gérer tous les documents et de vous préparer à un nouveau système.
- 2Parcourez tous les documents. C'est la partie la plus difficile du processus, mais c'est aussi une étape cruciale pour s'organiser. Séparez tous les fichiers en fonction de ce qu'ils sont, tels que les relevés bancaires, les factures de carte de crédit et les paiements hypothécaires. Cela peut sembler fastidieux, mais parcourez chaque document de votre pile pour déterminer avec quoi vous travaillez.
- Vous n'avez pas besoin de lire chaque article, mais un bref survol vous aidera.
- Les post-it sont utiles pour marquer les papiers importants sur lesquels vous devrez passer du temps.
- 3Mettez en place des piles. Au fur et à mesure que vous commencez à trier vos documents, il serait utile de conserver les documents connexes ensemble. Vous pouvez placer tous les papiers relatifs au client "Nickelback" dans une pile. Un autre exemple consiste à empiler votre travail en fonction des mois.
- Avoir un sens de l'ordre chronologique pourrait être utile pour vos besoins de classement.
- Établissez des priorités tout en triant la paperasse. Lorsque vous voyez des papiers d'une importance exceptionnelle, placez-les au-dessus de leur pile respective.
- 4Réduisez comme bon vous semble. Une autre pile que vous pouvez créer est la pile de déchets. Vous n'êtes pas obligé de jeter une pile de vos papiers, mais vous devez séparer les papiers sans importance des autres piles. Vous pouvez même mettre en place une pile diverse où des papiers aléatoires pourraient aller.
- Si vous êtes sûr à 100% que vous n'avez pas besoin de paperasse et que vous ne pouvez pas dessiner un lien viable vers un autre document, supprimez-les. Vérifiez auprès de vos supérieurs si vous êtes autorisé à jeter quoi que ce soit avant de donner suite à quelque chose.
- 5Utilisez des dossiers en manille. Gardez les choses simples pour vous-même en utilisant des dossiers manille bon marché. Cela ne nuira pas à vos fonds et vous permettra d'effectuer n'importe quel système de classement que vous souhaitez. Vous pouvez obtenir un pack de chemises manille dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau.
- 6Transférez vos piles. Utilisez les piles que vous avez établies précédemment pour servir de guide pour vos dossiers. Assurez-vous que le contenu de chaque dossier est également organisé. Vous pouvez organiser le contenu d'un fichier en fonction de l'importance de chaque article ou par chronologie.
- Évitez de réorganiser le contenu d'un fichier en fonction de l'alphabet. L'organisation alphabétique fonctionne plus efficacement pour organiser des groupes de fichiers.
- Placez les dossiers en manille dans un classeur pendant que vous remplissez les dossiers.
- Stockez des dossiers avec des «souvenirs», comme d'anciens devoirs et des souvenirs, ailleurs que dans votre nouveau système de classement puisque vous n'avez pas à les référencer régulièrement.
Une façon de vous assurer que votre système de classement fonctionne efficacement est de classer le papier au fur et à mesure que vous le traitez.
Méthode 2 sur 3: créer un système qui vous convient
- 1Utilisez un système de classement alphabétique. Un système de classement alphabétique fonctionne bien lorsque vous avez besoin de récupérer des noms de personnes, de clients, d'auteurs, des noms de films, de livres, etc. Si vous utilisez des termes faciles à récupérer, un système de classement alphabétique est souvent le système le plus simple à utiliser.
- La meilleure façon de classer et de récupérer des fichiers consiste à étiqueter chaque fichier. Les dossiers Manille ont un onglet supplémentaire conçu pour étiqueter les fichiers qui faciliteront votre processus de récupération.
- Si vous gérez des clients, il est plus efficace de classer par ordre alphabétique par nom de famille.
- Si vous avez beaucoup de fichiers, pensez à créer des sections de lettres pour vous aider à vous organiser. Les séparateurs de section sont grands et contiennent simplement une lettre. Vous pouvez également diviser les lettres par paires comme "AD" ou "FK".
- 2Utilisez un ordre d'actualité. Lorsque vous travaillez ou étudiez dans une variété de domaines, un ordre des sujets ou des sujets peut être un moyen très utile de récupérer des informations. Par exemple, si vous étudiez le droit, vous pourriez avoir des rubriques de contrat, de droit constitutionnel, de délits, de droit administratif, de droit international, etc.
- La meilleure façon d'organiser les informations d'actualité consiste à utiliser des séparateurs de section. Étiquetez vos diviseurs de section en fonction du contenu, comme "Loi administrative".
- Ce système fonctionne mieux si vous avez plusieurs sujets différents. Sinon, vous vous retrouverez avec un ou deux diviseurs et peu d'un système organisé.
- 3Essayez le classement numérique. Ce type de système de classement est idéal pour les fichiers contenant des dates ou des nombres. Par exemple, si vous avez des factures, des reçus, des événements datés, etc., le système numérique peut rendre un système facile à localiser à nouveau. Vous pouvez également envisager l'étiquetage du mois et de l'année pour cette option. Pour ceux qui travaillent dans un environnement qui utilise la numérotation pour les documents tels que les dossiers médicaux, les documents législatifs, les affaires judiciaires, etc., la numérotation est une méthode de recherche utile.
- N'utilisez ce système que si vous êtes à l'aise pour visualiser plusieurs numéros et pouvez récupérer des informations à partir de ces numéros.
- Marquez sur les onglets de classement les numéros ou les dates et organisez-les en fonction de la valeur numérotée. Commencez par "1" et faites augmenter la valeur des nombres suivants.
- Si vous déposez avec des mois, commencez par janvier et passez, dans l'ordre, jusqu'en décembre. Vous bénéficierez de diviseurs de section pour chaque mois.
- 4Utilisez un code couleur. Ceci est idéal pour le classement créatif et est particulièrement efficace pour ceux qui ont un bon rappel visuel. Cela peut aider à croiser différents sujets en fonction du codage couleur. Vous pouvez coder en couleur l'une des techniques de classement susmentionnées. Vous pouvez également utiliser une combinaison de systèmes d'organisation en associant des codes de couleur à un autre système.
- L'un des moyens les plus simples d'ajouter de la couleur à votre méthode de remplissage établie consiste à utiliser des surligneurs. Vous pouvez acheter un pack varié de surligneurs dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau.
- Une autre façon d'implémenter le codage couleur consiste à utiliser une variété de dossiers colorés.
- 5Utilisez un système de fréquence. Cela fonctionne bien pour les éléments que vous utilisez tout le temps, mais ne devrait pas être un système autonome. Il doit se nourrir d'un autre système, par exemple le système alphabétique. Ajoutez les informations fréquemment utilisées à un espace groupé de votre zone de classement afin de pouvoir les récupérer rapidement, par exemple tout à l'avant d'un tiroir de classeur.
- Vous devrez faire attention à ne pas vous désorganiser en utilisant ce système. Garder le projet sur lequel vous travaillez actuellement à l'avant ne garantira pas toujours une organisation efficace.
Si vous utilisez des termes faciles à récupérer, un système de classement alphabétique est souvent le système le plus simple à utiliser.
Méthode 3 sur 3: conserver un système organisé
- 1Classez les documents immédiatement. Une façon de vous assurer que votre système de classement fonctionne efficacement est de classer le papier pendant que vous le traitez. Le système de classement ne fonctionnera pas si vous retardez le dépôt des documents. Prendre l'habitude de classer des documents aidera également votre productivité et votre flux de travail.
- 2Gardez votre espace à jour. Tous les deux mois, vous devriez parcourir votre système de classement et faire un bref balayage. Vous n'êtes pas obligé de revoir tous vos documents comme vous l'avez fait pour l'organisation initiale. Vérifiez tous les fichiers et assurez-vous que tout est organisé et au bon endroit.
- Après les premiers mois, vous pourriez également vous demander si le système que vous choisissez fonctionne pour vous.
- 3Nettoyez votre espace. Une fois par an, vous devez effectuer un nettoyage plus important de votre espace de travail. Vous avez peut-être des fichiers que vous utilisez régulièrement, mais vous devriez maintenant parcourir les autres fichiers que vous utilisez moins. Ouvrez les fichiers que vous utilisez moins et lisez tous vos documents pour voir s'il n'y a pas de paperasse inutile.
- Sortez tous les fichiers et essuyez le classeur avec un gant de toilette humide pour éliminer l'accumulation de poussière.
Si vous adaptez les documents de quelqu'un d'autre dans un nouveau système de classement, supprimez tous les documents du système actuel.
- Ces principes peuvent également s'appliquer aux groupements de dépôt par ordinateur ou par voie électronique.
- Utilisez un index pour les fichiers non classés par ordre alphabétique. Cela doit être classé par ordre alphabétique afin que vous puissiez localiser rapidement vos fichiers dans les deux sens. Placez cet index au début du fichier.
- Commencez par purger et trier vos piles de papiers et utilisez des post-it pour trier en catégories, puis en sous-catégories.
- Il est utile d'avoir un fichier divers pour les éléments qui ne rentrent pas parfaitement ailleurs.
- Onglets de classement
- Dossiers de classement (dossiers suspendus)
- Classeur ou autre support approprié pour classeurs
Questions et réponses
- Quelles sont les lignes directrices standard pour le dépôt par nom de famille? Que dois-je faire si deux personnes ont le même prénom et le même nom, mais n'ont pas de deuxième prénom?Si deux clients ont les mêmes noms, attribuez-les par adresse, par exemple, Smith, Ann (Fogelsville); Smith, Ann (Trenton). Ou même un surnom, tout ce qui est le plus facile à retenir.
- Le fichier le plus récent doit-il être placé au début du fichier ou placé en bas?Le dernier fichier daté, tel que la dernière facture, bon de commande ou facture, figure toujours au début du fichier.
- S'il s'agit de mettre en place des dossiers pour des réunions dans différentes villes, vaut-il mieux regrouper l'ensemble de l'année 2017, ou par ville? Ie Chicago 2017, Chicago 2018, etc.?C'est votre système de classement, vous pouvez donc choisir la manière qui vous convient. Si vous l'essayez dans un sens pendant un certain temps et que cela ne fonctionne pas, changez-le.
- Les onglets des dossiers de fichiers se trouvent-ils au dos ou au début du dossier?Sur les dossiers de Manille, ils iraient sur le devant. Si vous en tenez un sur le côté (comme pour lire un livre), l'onglet doit être sur le côté droit lorsque vous ouvrez le dossier.
- Comment dois-je classer les enregistrements quotidiens des appels téléphoniques, des télécopies et autres correspondances pour un accès facile?Il existe deux façons selon le fonctionnement de votre entreprise: Vous pouvez tout classer en fonction des noms. De cette façon, toutes les informations pour un client particulier se trouvent dans un seul fichier. Si le fichier devient volumineux, divisez ces fichiers en deux fois par an, par trimestre ou par mois, en fonction de la quantité d'informations dont vous disposez pour ce client. Si, cependant, votre entreprise cherche des informations pour un jour particulier, déposez-la sur une base quotidienne datée. Je ne le recommande pas car s'il y a beaucoup de clients, cela peut devenir difficile d'essayer de trouver quel client a appelé, faxé, écrit quel jour particulier. À moins que les informations importantes ne soient un total quotidien, le classement par nom est préférable.
- Quelles sont les lignes directrices standard pour le dépôt par nom de famille?Classez par ordre alphabétique de la première lettre du nom de famille. Si vous avez plusieurs fichiers avec le même nom de famille, triez-les par prénom dans ce groupe. Par exemple: Smith, Ann; Smith, Bill; Smith, Bob. Si vous avez deux personnes avec le même prénom et le même nom, utilisez le deuxième prénom pour trier. Par exemple: Smith, Bill P.; Smith, Bill X.
Questions sans réponse
- Quelle est la meilleure façon de catégoriser les dépôts municipaux?
Les commentaires (9)
- Après avoir travaillé avec des enfants pendant 28 ans et fait maintenant du travail de bureau, cet article m'aidera à être un meilleur classeur et organisateur.
- Cet article m'a aidé à organiser correctement mes documents.
- J'ai une image vivante de la gestion de mes fichiers.
- Cela m'aide à comprendre que je peux choisir la façon la plus facile pour moi de faire mon dépôt et que cela ne doit pas nécessairement être la façon dont les autres le font.
- Il est allé droit dans les détails et il l'a expliqué étape par étape.
- Approche logique très complète pour créer et maintenir un système de classement.
- C'est ainsi que je pensais que je devrais démarrer un système de classement, mais le voir sous forme imprimée m'a aidé à m'assurer que c'était la bonne façon de le gérer.
- Génial, prêt à commencer!
- Il a été utile de proposer des alternatives au classement alphabétique, en particulier l'indexation.
