Comment créer un système de classement sans faille sur votre ordinateur?

Apprenez à créer des dossiers sur votre ordinateur. Vous pouvez créer un nouveau dossier vide et le nommer comme vous le souhaitez sur les ordinateurs Windows et Mac:

• Windows - Cliquez avec le bouton droit sur un espace vide, sélectionnez Nouveau, cliquez sur Dossier, saisissez le nom de votre dossier et appuyez sur ↵ Enter.
• Mac - Accédez à un emplacement dans lequel vous souhaitez créer un dossier, cliquez sur Fichier, cliquez sur Nouveau dossier, saisissez le nom de votre dossier et appuyez sur ↵ Enter.

N'oubliez pas d'utiliser des étiquettes intuitives pour vos dossiers. Au lieu d'abréger les noms de vos dossiers ou d'utiliser l'argot, assurez-vous de saisir un nom concis et descriptif pour chaque dossier.

• Par exemple, votre dossier de documents doit être intitulé "Documents" ou quelque chose de similaire, et non "Docs".
• Une bonne règle de base est d'étiqueter vos dossiers comme si vous créiez un système de classement pour qu'une autre personne puisse naviguer sans aide.

Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez créer votre système de classement. Si vous créez votre système de classement sur le bureau, assurez-vous que vous y êtes avant de continuer.

• Les utilisateurs de Windows ne peuvent pas créer le système de fichiers dans l'application Ce PC (ou Poste de travail).

Créez un dossier de base. C'est le dossier dans lequel iront les dossiers de votre système de classement, alors nommez-le quelque chose comme "Fichiers" ou "Mon système de classement".

Ouvrez le dossier de base. Double-cliquez sur le dossier de base pour ce faire.

Créez un dossier «temporaire». C'est le dossier dans lequel vous stockerez les fichiers qui n'ont pas nécessairement besoin d'être sauvegardés pendant plus de quelques jours (par exemple, les fichiers pour un projet sur lequel vous travaillez).

• Le dossier «Temporaire» doit toujours être directement à l'intérieur du dossier de base pour un accès facile.

Créez un dossier pour chaque catégorie de document que vous souhaitez organiser. Considérez les dossiers de catégorie comme les «tiroirs» du classeur. Cette étape varie en fonction de vos besoins, mais les noms de dossier nécessaires peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants:

• Des documents
• Musique
• Des photos
• Vidéos
• Travail

Créez des sous-dossiers pour vos dossiers de catégories. Ouvrez un dossier de catégorie, puis créez un dossier à l'intérieur de celui-ci pour servir de dossier de sous-catégorie. Cela séparera davantage vos fichiers.

• Par exemple, si votre dossier de catégorie est intitulé «Documents», vous pouvez avoir trois sous-dossiers intitulés «Documents Word», «PDF» et «Feuilles de calcul».
• Vous pouvez également répéter ce processus avec les sous-dossiers: ouvrez un sous-dossier, puis créez un dossier à l'intérieur de celui-ci.
• Considérez les sous-dossiers comme les enveloppes de classement utilisées dans un tiroir de classeur (où le dossier de catégorie est le tiroir).

Déplacez les fichiers dans votre système de classement. Maintenant que vous disposez du cadre pour vos fichiers, vous devrez commencer à déplacer des éléments tels que des documents, des images, de la musique, des vidéos, etc. dans les dossiers appropriés du système de classement. Le moyen le plus simple de le faire est de cliquer et de faire glisser les fichiers dans les dossiers nécessaires.

• Sur un ordinateur Windows, vous pouvez sélectionner les fichiers que vous souhaitez déplacer, appuyez sur Ctrl+ X pour copier et supprimer les fichiers, puis accédez à l'emplacement du dossier et appuyez sur Ctrl+ V pour coller les fichiers.

Créez des dossiers cachés si nécessaire. Si vous souhaitez conserver des fichiers privés, vous pouvez les masquer dans un dossier caché, puis désactiver l'affichage des dossiers cachés sur votre ordinateur. Cela empêchera le snooper occasionnel de trouver vos informations sensibles.

• Gardez à l'esprit que certains programmes d'indexation afficheront toujours le dossier s'il est masqué.

Sauvegardez régulièrement votre système de classement. Ceci est très important, car cela garantira à la fois que vos fichiers seront toujours récupérables et gardera votre ordinateur organisé. Le moyen le plus simple de sauvegarder votre système de fichiers est de le copier en le sélectionnant et en appuyant sur Ctrl+ C(Windows) ou ⌘ Command+ C(Mac), ouvrez un disque dur externe ou une clé USB et collez-y le système de fichiers en appuyant sur Ctrl+ V(Windows) ou ⌘ Command+ V(Mac). Vous pouvez ensuite renommer le dossier du système de fichiers à la date de la sauvegarde.

• Vous pouvez également télécharger votre système de fichiers sur un service de stockage en nuage tel que Google Drive, iCloud Drive, OneDrive ou DropBox.
• Assurez-vous de conserver les sauvegardes du système de classement pendant au moins un an. Cela garantira que, même si votre ordinateur est compromis ou si vous supprimez un fichier dont vous pensiez ne pas avoir besoin, vous pourrez accéder à la sauvegarde pour restaurer la version la plus récente.

Établissez des règles pour vous-même. Votre système de classement ne vous gardera que si organisé; si vous souhaitez tirer pleinement parti de la capacité organisationnelle de votre système, vous devrez suivre vos propres règles d'utilisation. Voici quelques bonnes règles à respecter:

• Ne stockez jamais de fichiers en vrac dans un dossier contenant également des sous-dossiers.
• Videz le dossier «Temporaire» au moins une fois par semaine.
• Évitez de supprimer des documents, des reçus ou d'autres éléments potentiellement utiles même si vous pensez que leur utilité est en hausse.
• Ne vous accrochez pas aux fichiers périmés ou inutiles.
• Sauvegardez votre système de classement une fois par semaine.

Supprimez les fichiers inutiles de votre système de classement. Au fil du temps, certains contenus de votre système de classement deviendront invariablement obsolètes, redondants ou inutiles à conserver. Bien que vous puissiez penser que vous devriez conserver ces fichiers «au cas où», il est préférable de les supprimer et de libérer du désordre plutôt que de les conserver.

• Si vous sauvegardez régulièrement votre système de fichiers sur un disque dur ou un service de stockage en nuage, faites-le après avoir sauvegardé le système de fichiers.
• La suppression des fichiers inutiles de votre système de classement tout en les sauvegardant dans une sauvegarde garantira que vous y avez toujours accès si le besoin s'en fait sentir tout en gardant le système de classement de votre ordinateur serré.

N'oubliez pas d'enregistrer les nouveaux fichiers directement dans votre système de classement. Lors de la création de documents ou du téléchargement de fichiers, vous aurez généralement la possibilité de choisir l'emplacement dans lequel vous les enregistrez; alors que la plupart des programmes utiliseront un dossier par défaut quelque part sur votre ordinateur si vous ne sélectionnez pas un emplacement spécifique, vous pouvez choisir d'enregistrer les éléments dans votre système de classement en cliquant sur Enregistrer sous ou Parcourir, puis en accédant au dossier du système de classement que vous souhaitez utiliser.

• Vous utiliserez généralement Enregistrer sous option lors de l' enregistrement d' un document à partir d' un programme (par exemple, un document Microsoft Word), tandis que les fichiers téléchargés à partir de votre navigateur Web vous demandera habituellement pour sélectionner un dossier ou cliquez sur Parcourir....

Renommez les fichiers pour réduire l'encombrement visuel. Par défaut, la plupart des fichiers téléchargés auront des noms propriétaires. Vous pouvez renommer ces fichiers pour utiliser votre propre libellé afin de nettoyer la présentation visuelle de votre système de classement:

• Windows - Cliquez avec le bouton droit sur un fichier, cliquez sur Renommer dans le menu déroulant, saisissez ce que vous voulez nommer le fichier et appuyez sur ↵ Enter.
• Mac - Cliquez une fois sur le fichier, appuyez sur la ⏎ Returntouche, tapez ce que vous voulez nommer le fichier et appuyez sur ⏎ Return.