Comment déléguer?
Pour déléguer des responsabilités, soyez poli et courtois lorsque vous approchez les gens, tout en précisant que votre demande est sérieuse et nécessaire. Par exemple, vous pourriez dire à quelqu'un «Hé, je me demandais si vous pouviez m'aider à trier cet envoi. Je ne peux pas le faire parce que je ne suis pas au bureau aujourd'hui, mais il faut vraiment que ce soit fait». Assurez-vous de définir des normes claires, mais faites également savoir à la personne qu'elle peut le faire comme elle le souhaite, à condition que ce soit bien fait et à temps. De cette façon, vous ne passerez pas pour un micro-manager. Pour savoir comment réagir si quelqu'un refuse d'aider, faites défiler vers le bas!
Ne déléguez pas une tâche en supposant que la personne l'exécutera parfaitement jusqu'à ce qu'elle ait fait ses preuves.
Que vous soyez un dirigeant d'entreprise, un directeur de vente au détail ou un parent au foyer, être capable de déléguer des responsabilités est une compétence essentielle pour tirer le meilleur parti de votre efficacité personnelle. Déléguer, cependant, peut être un peu délicat - vous devez être ferme, tout en faisant confiance à la personne à qui vous déléguez vos responsabilités. Cet article vous aidera à surmonter toutes les inquiétudes que vous pourriez avoir au sujet de la délégation, puis vous guidera à travers le processus réel de délégation de travail avec tact et respect.
Partie 1 sur 2: entrer dans le bon état d'esprit
- 1Mettez votre ego de côté. Un gros obstacle mental à la délégation est que «si vous voulez que quelque chose soit bien fait, alors faites-le vous-même». Vous n'êtes pas la seule personne au monde à pouvoir le faire correctement. Vous êtes peut- être la seule personne à pouvoir le faire correctement en ce moment même, mais si vous prenez le temps de former quelqu'un, il sera probablement également capable de le faire correctement. Qui sait - ils pourraient même le faire plus vite ou mieux que vous et c'est quelque chose que vous devez non seulement accepter, mais aussi inviter.
- Pensez de manière logique et réaliste - pouvez-vous faire ce travail vous-même? Devrez-vous travailler vous-même à mort pour équilibrer ce travail et vos responsabilités normales? Si c'est le cas, vous devriez probablement être prêt à déléguer une partie de votre travail. Ne vous sentez pas honteux ou incompétent parce que vous avez besoin d'aide pour quelque chose - vous êtes en fait un travailleur plus efficace en obtenant de l'aide quand vous en avez besoin.
- 2Arrêtez d'attendre que les gens se portent volontaires. Si vous êtes réticent à déléguer le travail, vous pouvez avoir un cas mineur de syndrome du martyr - vous êtes probablement débordé et vous vous demandez souvent pourquoi les gens ne proposent jamais d'aider. Soyez honnête avec vous-même - quand ils le font, les refusez-vous, juste par politesse? Vous demandez-vous tranquillement pourquoi ils n'ont pas insisté? Pensez-vous que, si vos positions étaient inversées, vous les aideriez probablement en un clin d'œil? Si vous avez répondu «oui», vous devez travailler à prendre le contrôle de votre situation. Obtenez l'aide dont vous avez besoin - n'attendez pas qu'elle vous parvienne, car ce n'est peut-être pas le cas.
- Beaucoup de gens sont tout à fait inconscients de ce que les autres traversent, et vous ne pouvez pas faire grand-chose pour les changer. Abandonnez toute frustration que vous pourriez avoir au sujet des personnes qui ne vous offrent pas un coup de main; rappelez-vous que c'est finalement votre travail de communiquer vos besoins.
- 3Ne voyez pas les demandes d'aide de manière négative. Beaucoup de gens sont mal à l'aise de demander de l'aide. Vous pouvez vous sentir coupable, comme si vous étiez un fardeau pour les autres, ou honteux, parce que vous pensez (pour une raison quelconque) que vous êtes censé être capable de tout gérer vous-même.
Si c'est le cas, vous devriez probablement être prêt à déléguer une partie de votre travail. - 4Apprenez à faire confiance aux autres. Si vous avez peur de déléguer parce que vous pensez que personne ne peut faire un travail aussi bon que vous, souvenez-vous de deux choses: premièrement, que presque tout le monde peut devenir bon dans quelque chose avec suffisamment de pratique, et deuxièmement, que vous n'êtes probablement pas aussi universellement talentueux que vous le pensez. Lorsque vous déléguez du travail, vous ne libérez pas seulement du temps pour vous-même - vous donnez également à votre assistant l'occasion de mettre en pratique une nouvelle compétence ou de s'attaquer à un nouveau type de tâche. Soyez patient - avec suffisamment de temps, votre assistant sera probablement en mesure de faire le travail délégué aussi bien que vous auriez pu le faire. À moins que le travail que vous envisagez de déléguer soit très important, il est probablement bon que votre assistant apprenne à bien faire au fil du temps. Si le travail est très important, réfléchissez-y à deux fois avant de le déléguer!
- Même si vous êtes le meilleur pour faire le travail que vous envisagez de déléguer, sachez que déléguer le travail vous permet de faire autre chose avec votre temps. Si vous êtes la meilleure personne au bureau pour la tâche relativement monotone d'assemblage de disques durs, mais que vous avez une présentation importante à préparer, vous pouvez confier la tâche à un stagiaire. C'est beaucoup mieux pour vous de donner la priorité aux tâches difficiles et complexes - ne vous sentez pas mal à l'idée de déléguer des tâches simples et répétitives lorsque vous avez des choses plus importantes à faire.
Partie 2 sur 2: déléguer efficacement
- 1Lancez le bal. La première étape est la plus difficile, mais c'est la plus cruciale. Vous devez franchir le pas et demander à quelqu'un de vous aider (ou, si vous êtes le patron, dites à quelqu'un de vous aider.) Ne vous sentez pas mal à ce sujet - tant que vous êtes poli, gentil et courtois, vous ne soyez pas impoli simplement pour demander (ou dire) à quelqu'un de vous aider. Essayez d'être courtois et prévenant tout en maintenant le sérieux de votre demande.
- Si vous ne savez pas exactement comment vous devriez demander à quelqu'un de faire un travail pour vous, essayez de garder les choses courtes et douces. Dites quelque chose comme: «Hé, puis-je vous parler une minute? Je me demandais si vous pouviez m'aider à assembler la grosse pile de disques durs que nous venons de recevoir. Je ne peux pas le faire parce que je ne suis pas au bureau aujourd'hui.. Peux-tu m'aider?" Ne faites pas pression sur votre assistant, mais assurez-vous qu'il sait que son aide est nécessaire.
- Demandez et vous recevrez (probablement). N'ayez pas peur de déléguer car vous pourriez être perçu comme impoli ou imposant. Regardez-le de cette façon - que ressentez-vous lorsque les gens vous demandent de faire quelque chose? Êtes-vous blessé et offensé? Ou êtes-vous (généralement) parfaitement disposé à aider? Probablement le dernier!
- 2Ne prenez pas les refus personnellement. Parfois, les gens ne pourront pas vous aider - c'est triste, mais vrai. Cela peut être dû à diverses raisons - la plus courante est que la personne à qui vous demandez est déjà très occupée par son propre travail. Ne le prenez pas trop personnellement - ce n'est pas parce que quelqu'un ne peut pas (ou ne veut pas) faire quelque chose pour vous pour le moment qu'il vous déteste. Cela signifie généralement simplement qu'il est soit occupé, soit paresseux - rien de plus.
- Si vous êtes refusé, réfléchissez à vos options - généralement, vous pouvez insister poliment mais fermement sur le fait que vous avez vraiment besoin de cette personne pour vous aider (ce qui fonctionnera particulièrement bien si vous êtes un patron ou quelqu'un d'autre avec autorité), vous pouvez essayer de demander à quelqu'un d'autre, ou vous pouvez faire le travail vous-même. Si vous avez vraiment besoin d'aide, n'ayez pas peur d'essayer les options un et/ou deux!
- 3Déléguez l'objectif, pas la procédure. C'est la clé pour ne pas devenir le cauchemar d'un micro-manager. Établissez des normes claires pour le type de résultats que vous recherchez et montrez à la personne comment vous le faites, mais dites-lui qu'elle peut le faire comme elle le souhaite, tant que c'est bien fait et que c'est terminé à temps.
- C'est aussi intelligent car cela économise votre temps et vos nerfs. Vous voulez utiliser le temps que vous avez libéré pour faire quelque chose de plus important, sans vous soucier constamment de la progression de votre assistant.
La personne à qui vous déléguez fera des erreurs pendant qu'elle apprendra à effectuer une nouvelle tâche. - 4Soyez prêt à former votre assistant. Vous devriez presque toujours prévoir un peu de temps pour apprendre à votre assistant comment effectuer la tâche que vous lui avez déléguée, même si elle est assez simple. N'oubliez pas que les processus qui vous semblent directs et simples peuvent ne pas l'être pour quelqu'un qui ne les a jamais traités auparavant. Soyez prêt non seulement à guider votre assistant dans le travail que vous lui avez délégué, mais aussi à répondre patiemment aux questions qu'il se posera probablement.
- Considérez le temps que vous passez à former un assistant comme un investissement judicieux à long terme. En passant un peu de temps à apprendre à votre assistant à faire une tâche correctement, vous gagnez du temps à l'avenir qui aurait pu être consacré à corriger ses erreurs.
- 5Allouez les ressources nécessaires à la réalisation de la tâche. Vous pouvez avoir des ressources disponibles qui sont nécessaires pour accomplir la tâche, mais la personne chargée de la tâche peut ne pas être en mesure d'y accéder. Des éléments tels que les données protégées par mot de passe, l'équipement spécialisé et certains outils peuvent être essentiels à l'accomplissement de cette tâche, alors assurez-vous que votre assistant dispose de tout ce dont il a besoin pour réussir.
- 6Comprenez que votre assistant ne peut faire qu'une chose à la fois. Lorsque votre assistant vous aide, il ne fait pas ses responsabilités normales. N'oubliez pas que, comme vous, votre assistant a probablement un emploi du temps serré. Demandez-vous - quel travail vont- ils mettre de côté ou déléguer pour accomplir votre tâche? Assurez-vous de connaître la réponse à cette question lorsque vous déléguez une tâche à quelqu'un.
- 7Sois patient. La personne à qui vous déléguez fera des erreurs pendant qu'elle apprendra à effectuer une nouvelle tâche. Cela fait partie du processus d'apprentissage. Planifiez-le. Ne déléguez pas une tâche en supposant que la personne l'exécutera parfaitement jusqu'à ce qu'elle ait fait ses preuves. Si un projet ne se déroule pas comme vous le souhaitiez parce que votre partenaire n'a pas été en mesure d'accomplir une tâche complètement nouvelle que vous lui avez déléguée parfaitement, c'est votre faute, pas la sienne. Soyez une ressource pour votre assistant et le travail délégué peut être une expérience d'apprentissage pour lui, plutôt que quelque chose à redouter.
- Lorsque vous formez quelqu'un à faire quelque chose, vous faites un investissement. Au début, cela vous ralentira, mais à long terme, cela augmentera la productivité à pas de géant, car vous avez abordé le tout avec une attitude positive et réaliste.
Cependant, il est contre-productif de déléguer une tâche, de laisser votre assistant travailler dur dessus, puis de vous en attribuer tout le mérite. - 8Soyez prêt pour les difficultés probables. Mettez en œuvre des plans de sauvegarde et tenez-vous prêt à intervenir si les choses tournent mal. Sachez ce qui se passera si une référence ou une échéance est manquée. Des obstacles et des défis inattendus surgissent tout le temps, que vous soyez au travail ou à la maison - même la technologie échoue parfois. Laissez votre délégué avoir confiance dans le fait que, si quelque chose survient, vous le comprendrez et l'aiderez à respecter cette échéance - ne vous contentez pas de le jeter sous le bus à la première bouffée de problème.
- Faire cela est également intelligent dans un sens égoïste - Si votre délégué craint d'être blâmé, il passera beaucoup plus de temps à couvrir ses propres arrières qu'à accomplir la tâche.
- 9Reconnaissez votre assistant quand cela compte. Déléguer des tâches à quelqu'un d'autre est nécessaire si vous voulez assumer de plus en plus de responsabilités. Cependant, il est contre-productif de déléguer une tâche, de laisser votre assistant travailler dur dessus, puis de vous en attribuer tout le mérite. Reconnaissez et louez les efforts des autres en votre nom.
- Assurez-vous que chaque fois que vous êtes complimenté pour un travail pour lequel vous avez reçu de l'aide, vous mentionnez votre assistant par son nom.
- 10Dites «merci». Lorsque quelqu'un fait quelque chose pour vous, il est important de le remercier, de reconnaître l'importance de son aide et de faire savoir à l'aidant qu'il est apprécié. Sinon, vous aurez l'air ingrat, même si vous ne l'êtes pas. Rappelez-vous que les gens ne peuvent pas lire dans vos pensées. Les gens sont plus susceptibles de proposer leur aide à nouveau s'ils se sentent appréciés.
- Soyez bienveillant. Une simple reconnaissance sincère comme: "Je n'aurais pas pu le faire sans vous!" peut aller loin. Si le travail que cette personne a fait pour vous était substantiel, vous pourriez même vouloir lui offrir un repas, une boisson, une carte de remerciement ou un petit cadeau.
Les commentaires (5)
- En lisant cet article, j'ai vu mes lacunes en déléguant. Souvent, je donne la procédure et je fais les choses moi-même.
- Apprenez à faire confiance aux autres. Ne prenez pas les refus personnellement. Arrêtez d'attendre que les gens soient bénévoles. Si vous avez besoin de bénévoles, demandez-les. Félicitez-les pour le travail accompli.
- J'ai toujours été mauvais pour déléguer le travail. Cet article m'a aidé à dire que la délégation est un art et qu'elle demande de la patience, de l'empathie et des responsabilités.
- Cela m'a appris à simplement prendre le temps de chercher et d'essayer d'être très productif dans mes nouvelles études, ainsi qu'à planifier des habitudes productives.
- Cela m'a permis de comprendre le concept de déléguer, et que c'est OK de le faire, souvent nécessaire. Cela ne prend que quelques instants pour demander de l'aide ou pour assigner une tâche. La gentillesse, la croyance, la compréhension, la patience et la confiance vont un long chemin.
