Comment écrire clairement dans les textes et les messages?
Tout comme lorsque vous écrivez un texte, connaître l'objet de votre message électronique vous aidera à rester concentré sur celui-ci.
Écrire clairement peut être difficile, surtout lorsque vous souhaitez transmettre beaucoup d'informations dans un petit espace, comme un SMS ou un e-mail. Une rédaction claire peut être utile lorsque vous faites des projets avec des amis, envoyez des courriels à des associés ou à des collègues, ainsi que dans d'autres situations. Il existe des moyens de vous clarifier dans les textes, par exemple en restant sur le sujet et en utilisant des émoticônes. Dans les e-mails, des choses comme un sujet pertinent et l'utilisation de pronoms personnalisés peuvent aider. Après avoir utilisé ces conseils, si vous avez toujours du mal à écrire clairement, il existe des moyens d'améliorer votre technique, par exemple en utilisant une structure de phrase simple.
Méthode 1 sur 3: être clair dans les textes
- 1Déterminez votre public. Le public fait référence à la ou aux personnes qui recevront votre texte. Avec vos amis et votre famille, vous pouvez être beaucoup plus décontracté avec votre langage et amical avec vos expressions. Avec une connaissance ou un collègue, vous voudrez probablement être plus formel et poli.
- 2Identifiez le but de votre texte. Connaître le but de votre texte vous aidera à rester sur le sujet et à aller droit au but. Cela ne signifie pas que vous devez seulement vous en tenir à l'essentiel, mais le sujet de votre texte doit en constituer le corps.
- Lorsque vous écrivez un texte, demandez-vous pour chaque partie: «Est-ce vraiment important? Est-ce important pour mon sujet?» Si la réponse est non à l'une de ces questions, vous pouvez probablement supprimer la section en question.
- Les textos aux amis et à la famille peuvent sembler froids si vous vous en tenez uniquement au sujet. Vous voudrez peut-être commencer par une plaisanterie, comme «Cela fait longtemps que je ne vois pas» ou «Comment allez-vous ces derniers temps?» Après cela, vous pouvez passer à votre sujet.
- 3Commencez les textes par votre conclusion. Avec des messages plus longs, l'essentiel de votre texte peut parfois se perdre. Dans certains cas, le destinataire peut être distrait au milieu de la lecture et ne faire qu'effleurer le reste. Pour éviter que le but de votre texte ne se perde, commencez par votre conclusion ou la raison du message.
- Par exemple, si vous écrivez pour organiser une session de sortie, commencez par cela et ajoutez des détails après, comme dans «Hey John, tu veux sortir? Je rencontre Joe et Deborah à 16 h à la salle d'arcade.»
- Un autre exemple pour commencer par la conclusion pourrait ressembler à quelque chose comme: «Marie ne peut pas venir camper. Elle a un rendez-vous chez le médecin et un gros test à venir. Elle est assez déçue».
Vous voudrez peut-être commencer par une plaisanterie, comme «Cela fait longtemps que je ne vois pas» ou «Comment allez-vous ces derniers temps?» - 4Évitez l'argot et le jargon. Dans certains cas, comme lorsque vous parlez à vos pairs, l'argot peut être un moyen utile de communiquer vos sentiments et de rendre le texte plus conversationnel. Cependant, parfois, le destinataire peut ne pas comprendre ces expressions. Lorsque vous essayez d'être clair, laissez l'argot et le jargon hors de vos textes.
- Le jargon est un mot de fantaisie pour un langage spécial utilisé dans une profession ou un groupe social. Par exemple, les joueurs en ligne utilisent souvent les termes du jargon: noob, gank, afk, bbl, ftw, etc.
- 5Relisez vos messages. Vous n'avez pas besoin de parcourir votre texte mot à mot, de vous embarrasser des virgules et autres. Un rapide coup d'œil à votre message devrait suffire dans la plupart des cas pour vous permettre de repérer les erreurs ou les points peu clairs. Corrigez-les lorsque vous les trouvez.
- Si vous vous demandez si une partie particulière d'un texte est correcte, c'est généralement un bon signe qu'elle pourrait être améliorée, même si elle n'est pas techniquement incorrecte grammaticalement.
- 6Donnez le ton avec des émoticônes, le cas échéant. Les émoticônes sont un moyen de communiquer quelque chose de manière graphique. Ceux-ci incluent des choses comme les émotions, les activités, etc. En ajoutant un smiley ou un froncement de sourcils, vous pouvez ajouter un aspect émotionnel à votre texte pour mieux transmettre vos sentiments. Dans la plupart des cas, les émoticônes ne sont pas considérées comme appropriées pour les textes formels ou commerciaux. Quelques exemples d'émoticônes suivent.
- Visages souriants::-),:), ^_^,:]
- Rire/grand sourire::-D,:D, =D
- Smiley qui pleure::'(, T_T,:*(
- Irrité/en colère: >:[, >_<, >:(
- Écouter de la musique: d-_-b
Méthode 2 sur 3: composer des e-mails clairs
- 1Considérez votre relation avec le destinataire du message. Avec des amis proches et la famille, vous voudrez probablement adopter un ton plus conversationnel avec le message. En affaires, cependant, on s'attend généralement à ce que vous communiquiez le sens de votre message sans perdre de temps en plaisanteries.
- Même avec vos amis et votre famille, si vous voulez qu'un message soit aussi clair que possible, pensez à laisser tomber les plaisanteries comme «comment allez-vous?
- 2Déterminez le sens de votre message. Tout comme lorsque vous écrivez un texte, connaître l'objet de votre message électronique vous aidera à rester concentré sur celui-ci. Les sujets de messages les plus courants incluent: faire des plans, clarifier des questions commerciales, poser des questions, etc. Gardez le cap sur votre message en examinant chaque partie du message et en demandant:
- «Est-ce que cette partie du message est nécessaire pour communiquer mon sujet?» Sinon, vous devez supprimer la partie inutile.
- «Est-ce que le sens de mon message serait modifié si je supprimais cette partie?» Sinon, allez-y et supprimez-le.
En affaires, cependant, on s'attend généralement à ce que vous communiquiez le sens de votre message sans perdre de temps en plaisanteries. - 3Rédigez un titre de sujet pertinent, si nécessaire. Les titres de sujet peuvent être délicats. La clé ici est de transmettre votre sujet. Votre titre de sujet n'a pas besoin d'être astucieux, comme le titre d'un livre. Cela peut être quelque chose d'aussi simple que:
- Question rapide
- Mise à jour de l'état du projet
- opportunité d'emploi RE
- Fête d'anniversaire
- 4Personnalisez votre message. Les messages qui semblent trop cliniques peuvent également les rendre distants. Cela peut donner l'impression que votre message ne concerne pas réellement le destinataire. Pour éviter cela, utilisez un langage inclusif, comme les pronoms "vous" et "je".
- Par exemple, au lieu de dire «Les clients doivent arriver 15 minutes en avance avec tous leurs papiers», vous pourriez dire: «Vous devriez arriver 15 minutes en avance avec vos papiers.»
- Un autre exemple, au lieu de "ABC Corp ne rembourse pas les articles des clients après 30 jours", vous pouvez dire "Nous ne pouvons pas rembourser vos articles après 30 jours".
- 5Vérifiez les fautes d'orthographe et de grammaire. En règle générale, vous devriez pouvoir parcourir un e-mail et repérer la plupart des fautes d'orthographe et de grammaire. Avec les e - mails professionnels, vous voudrez peut-être passer une minute ou deux de plus à tout vérifier.
- Souvent, dans les situations professionnelles, l'orthographe et la grammaire correctes sont interprétées comme plus professionnelles.
- De nombreux services de messagerie proposent un correcteur orthographique. Surtout si vous n'êtes pas sûr de votre orthographe, c'est un moyen rapide et facile de relire vos e-mails
Méthode 3 sur 3: améliorer votre technique
- 1Utilisez une structure de phrase simple. Les phrases courtes sont plus faciles à suivre. Les phrases longues, même grammaticales, peuvent prêter à confusion. Simplifiez davantage la structure de votre phrase en utilisant une structure Personne - Action - Sujet. Si vous donnez des instructions, vous pouvez souvent omettre la personne et utiliser une structure Action - Sujet. Par example
- "Tom a gagné le match." (P - A - S)
- "Alex regarde la télé." (P - A - S)
- "Actualiser la page Web." (COMME)
- 2Écrivez à la voix active. La voix active rapproche l'auteur d'une action de l'action en cours. La voix passive, à l'opposé de la voix active, sépare l'acteur de ce qui est fait. Cela peut rendre l'écriture difficile à suivre. Utilisez toujours la voix active dans la mesure du possible pour améliorer la clarté de votre écriture.
- Passif: Le jeu a été joué à la fête par mes amis.
- Actif: Mes amis ont joué au jeu à la fête.
- Passif: Le garçon a été attaqué par le chaton vicieux.
- Actif: Le chaton vicieux a attaqué le garçon.
Écrire clairement peut être difficile, surtout lorsque vous souhaitez transmettre beaucoup d'informations dans un petit espace, comme un SMS ou un e-mail. - 3Choisissez des verbes forts. L'un des verbes faibles les plus fréquemment utilisés est "être" et ses conjugaisons (am, is, are, was, were, be, being, been). Dans de nombreux cas, vous pouvez choisir un verbe actif qui est plus descriptif et plus clair. Les exemples suivent:
- Verbe faible: Une façon d'écrire plus clairement est d'utiliser des verbes forts.
- Verbe fort: Utilisez des verbes forts pour clarifier votre écriture.
- «L'écrivain simplifie à l'excès la difficulté d'utiliser des verbes forts» serait plus fort car «L'écrivain simplifie à l'extrême la difficulté d'utiliser des verbes forts.»
- 4Lisez fréquemment. Plus vous lisez, plus vous serez exposé à de nouveaux mots, idées, grammaire, etc. Cela améliorera naturellement votre capacité d'écriture. Même la lecture de votre roman de fiction préféré améliorera votre capacité à établir des liens, ce qui aura un effet positif sur votre capacité d'écriture.
- Si vous n'avez pas le temps ou l'intérêt de lire un livre complet, vous pouvez vous abonner à un magazine, à un journal ou à une version en ligne de l'un d'entre eux.
- Même la lecture de quelques pages par jour vous aidera à améliorer vos compétences en écriture. Ne vous sentez pas obligé de finir un livre dans un temps limité. Chaque petit geste aidera.
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