Comment faire une feuille de temps?
Si vous n'êtes pas à l'aise avec un tableur, ou si vous préférez simplement quelque chose de plus automatisé, il existe de nombreux services de feuilles de temps gratuits qui vous feront économiser quelques étapes.
En tant que propriétaire de petite entreprise, vous pouvez choisir de demander à vos employés de remplir des feuilles de temps plutôt que de pointer une horloge, ou vous pouvez souhaiter que vos employés suivent le temps qu'ils consacrent à différents projets. Plutôt que d'utiliser des formulaires standard qui ne sont pas spécifiques à votre entreprise, vous pouvez créer votre propre feuille de temps à l'aide d'un logiciel de traitement de texte et d'un tableur.
- 1Créez un document dans votre traitement de texte. Mettez le nom de votre entreprise en haut et ajoutez le logo de votre entreprise si vous avez le fichier disponible.
- 2Ajoutez des lignes pour que vos employés saisissent leurs noms, les dates couvertes par la feuille de temps et d'autres informations, telles que le nom de leurs superviseurs.
- 3Ouvrez votre tableur. Certains traitements de texte vous permettent d'ouvrir une feuille de calcul dans le document et vous fourniront les menus appropriés pour créer et formater la feuille de calcul.
- 4Sur le côté gauche de la feuille de calcul, entrez les jours de la semaine.
- 5Étiquetez le haut de chaque colonne pour les catégories de travail pour lesquelles vous payez vos employés. Par exemple, vous pouvez saisir les heures normales, les heures supplémentaires, les congés maladie et les congés payés. Étiquetez la dernière colonne pour le nombre total d'heures travaillées par jour. Vous pouvez également créer des colonnes distinctes pour enregistrer les heures de travail effectuées sur des projets spécifiques ou pour des clients spécifiques.
- 6Désignez une ligne au bas de la feuille de calcul pour le nombre total d'heures travaillées dans chaque catégorie.
Mettez le nom de votre entreprise en haut et ajoutez le logo de votre entreprise si vous avez le fichier disponible. - 7Ajoutez une ligne, si vous préférez, pour qu'une employée entre son taux horaire pour les heures normales, les congés et les heures supplémentaires. Si la rémunération est confidentielle et que quelqu'un d'autre que le comptable et le superviseur de l'employé verra la feuille de temps, laissez cette ligne de côté ou demandez à vos employés de ne pas remplir cette ligne.
- 8Terminez par une ligne pour le nombre total d'heures multiplié par le taux de rémunération pour chaque catégorie de travail et une cellule pour le total général de la semaine, qui sera le salaire brut de l'employé.
- 9Améliorez l'apparence de la feuille de calcul en utilisant des caractères gras pour les étiquettes et en ombrant les lignes d'étiquettes avec de la couleur.
- 10Coupez et collez la feuille de calcul dans votre document de traitement de texte. La plupart des ensembles de logiciels vous permettent d'envoyer la feuille de calcul à l'autre document et de rogner et dimensionner la feuille de calcul pour qu'elle s'adapte. Sinon, vous devez ajuster la taille des lignes et des colonnes pour adapter la feuille de calcul.
- 11Incluez des lignes sous la feuille de calcul que l'employé et le superviseur doivent signer, en vérifiant que les heures indiquées sont exactes.
- 12Enregistrez et imprimez le document, faites des copies et distribuez-les à vos employés. Il peut être utile d'utiliser un surligneur jaune pour écrire «ORIGINAL» sur la copie principale afin que les employés ne l'utilisent pas, ce qui vous oblige à imprimer une autre copie.
- 13Invitez vos employés à conserver leurs feuilles de temps sur l'ordinateur en faisant une copie du fichier disponible sur votre serveur de réseau. Assurez-vous de protéger le fichier d'origine afin que vos employés ne puissent pas l'utiliser ou le corrompre.
- 14Utilisez la fonction de somme rapide ou de somme automatique de la feuille de calcul pour que le programme additionne le nombre d'heures dans chaque ligne et colonne et entre le résultat dans la ligne et la colonne totales.
- 15Créez une formule ou une fonction pour multiplier le nombre total d'heures pour chaque catégorie de travail par son taux de rémunération, et utilisez la fonction de somme rapide et de somme automatique pour déterminer le total général de la semaine.
Désignez une ligne au bas de la feuille de calcul pour le nombre total d'heures travaillées dans chaque catégorie. - 16Trouvez la fonction de feuille de calcul qui vous permet de protéger les étiquettes et les formules de votre feuille de temps contre la modification ou l'effacement. Précisez que ces cellules ne peuvent pas être modifiées, mais que vos employés peuvent remplir d'autres cellules.
- 17Insérez la feuille de calcul dans le document de traitement de texte et testez-la pour vous assurer qu'elle sera recalculée automatiquement une fois qu'un employé l'aura remplie.
- Si vous avez de l'expérience dans la création de feuilles de calcul, vous pourrez peut-être créer la feuille de temps entièrement dans le tableur. Si vous n'avez pas beaucoup d'expérience, vous pouvez télécharger un modèle gratuit que vous pouvez personnaliser.
- Si vous n'êtes pas à l'aise avec un tableur, ou si vous préférez simplement quelque chose de plus automatisé, il existe de nombreux services de feuilles de temps gratuits qui vous feront économiser quelques étapes.
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