Comment répondre à une invitation à un entretien?
Pour répondre à une invitation à un entretien, commencez par vous adresser à la personne qui a envoyé l'invitation avec une salutation telle que «Chère Mme Menendez». Ensuite, remerciez-les de leur intérêt en disant quelque chose comme «J'ai été ravi de recevoir votre e-mail et de penser à l'expérience que je pourrais apporter à votre équipe». Ensuite, confirmez les détails de l'entretien en répétant quand et où l'entretien aura lieu. De plus, demandez tout autre détail important, comme les documents d'identification que vous devez apporter. Enfin, signez avec votre nom complet, le titre du poste et vos coordonnées. Pour plus d'informations, y compris comment peaufiner et envoyer votre réponse, continuez à lire!
Pour répondre à une invitation à un entretien, commencez par vous adresser à la personne qui a envoyé l'invitation avec une salutation telle que «Chère Mme Menendez».
Vous avez enfin décroché un entretien pour l'emploi de vos rêves. Quelle est maintenant la meilleure façon d'assurer le suivi? De nos jours, la plupart des invitations formelles à des entretiens sont envoyées par e-mail, ce qui peut être plus difficile à répondre qu'un simple appel téléphonique. Mais répondre à un recruteur intéressé ne doit pas forcément vous rendre nerveux. Rédigez simplement un message court et courtois de réponse confirmant les détails de la réunion et remerciant personnellement l'expéditeur pour son temps. Après avoir relu votre e-mail pour revoir les informations que vous avez incluses et vérifier les fautes de frappe, vous pouvez l'envoyer et commencer à vous préparer à impressionner pendant votre entretien.
Partie 1 sur 2: mise en forme de votre réponse
- 1Lisez attentivement l'e-mail pour obtenir des informations pertinentes sur l'entretien. Lisez l'invitation jusqu'au bout et recherchez les détails qui décrivent le déroulement du processus d'entretien. Vous recevrez généralement une heure et un lieu exacts de rendez-vous, le nom de la personne qui mène l'entretien et les indications pour le lieu s'il est difficile à trouver. Toutes ces choses seront importantes à connaître afin de formuler une réponse appropriée.
- D'autres considérations importantes telles que quoi porter, où se garer et à qui demander quand vous entrez seront probablement également abordées dans le corps de l'invitation.
- Découvrez si l'entretien se déroulera en personne ou par téléphone. Cela fera une grande différence dans la façon dont le reste de votre correspondance se déroulera.
- 2Utilisez le nom de l'expéditeur dans votre salutation. Si l'e-mail provient d'un individu, y faire référence par son nom est une manière respectueuse de le reconnaître et démontre que vous y prêtez attention. Cela évite également de deviner la composition de la salutation - dans la plupart des cas, il suffira d'insérer simplement le nom de la personne suivi d'une virgule.
- Un titre qui dit "Mme Menendez,..." est bien plus agréable qu'un titre comme "À qui de droit".
- Si aucune personne n'est nommée dans l'adresse ou la signature, vous pouvez utiliser une formule de salutation plus générale comme «Cher coordinateur d'embauche d'Acme Inc.».
- 3Remerciez la personne ou l'entreprise pour son intérêt. Commencez votre première ligne en exprimant votre gratitude pour avoir eu la possibilité de passer un entretien pour le poste. C'est un petit geste qui ne prend pas longtemps, mais qui peut faire toute la différence. Une marque d'appréciation donnera un ton cordial pour le reste de votre correspondance en cours et vous aidera à partir du bon pied.
- Utilisez un langage expressif pour souligner votre enthousiasme et empêcher votre réponse de paraître robotique. Au lieu de dire «merci d'avoir eu la chance d'avoir un entretien avec votre entreprise», essayez «j'ai été ravi de recevoir votre e-mail et de penser aux compétences et à l'expérience uniques que je pourrais apporter à l'équipe de recherche et développement de CompuTech dans un proche avenir».
- Un peu de politesse peut faire beaucoup de bien. Un candidat aimable et bien élevé est plus susceptible d'être considéré pour un poste qu'un candidat qui se passe de la courtoisie commune.
Ensuite, confirmez les détails de l'entretien en répétant quand et où l'entretien aura lieu. - 4Confirmez les détails de l'entretien. Après avoir remercié l'expéditeur, utilisez la ligne suivante pour réitérer les informations qu'il vous a transmises. S'ils suggèrent le mercredi matin suivant à 10h comme heure de rendez-vous, par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme «Mercredi 14 à 10h, c'est parfait pour moi! Je m'assurerai d'organiser le reste de mon emploi du temps en conséquence. L'important est que vous disiez clairement que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
- Si la date ou l'heure proposée ne vous convient pas pour une raison quelconque, faites en sorte d'en informer l'expéditeur dès le départ afin que vous puissiez trouver une ouverture qui vous convienne à tous les deux.
- Gardez le corps de votre message bref. Vous ne voulez pas prendre trop de temps au recruteur ou risquer de perdre son attention.
- 5Demandez tout autre détail pertinent dont vous pourriez avoir besoin. S'il vous reste des questions sans réponse sur la suite, n'hésitez pas à les poser dans la seconde moitié de votre réponse. On ne vous a peut-être pas dit quels documents d'identification apporter, par exemple, ou comment obtenir un badge visiteur pour accéder aux zones réglementées. Demander de plus amples informations lorsque cela est nécessaire indique à un recruteur que vous êtes organisé et que vous souhaitez faire les choses correctement.
- Essayez de poser vos questions avec tact pour éviter de donner l'impression que l'expéditeur est fautif pour avoir oublié de mentionner quelque chose. «Quelle est la meilleure façon de trouver votre immeuble de bureaux depuis Sunrise Highway?» sonne mieux que "tu ne m'as jamais dit comment y arriver".
- Demandez explicitement à l'expéditeur de faire un suivi avant de conclure votre message s'il y a quelque chose d'urgent dont vous avez besoin d'éclaircir. Une ligne de fermeture comme «veuillez me revenir le plus tôt possible afin que je sache comment procéder au mieux» ne laisse aucune confusion quant à ce que vous voulez que l'expéditeur fasse.
- 6Terminez votre réponse par une signature professionnelle. Au bas de l'e-mail, signez votre nom et prénom, le titre ou la description du poste, ainsi qu'un numéro de téléphone et une adresse e-mail où vous pouvez être joint, ainsi que toute autre information de contact pertinente. Vous pouvez également fournir des liens vers toutes les ressources externes que vous pensez que le recruteur devrait avoir, telles que votre site Web personnel ou votre profil LinkedIn. N'oubliez pas que ce sera la dernière chose que votre contact verra, elle devrait donc vous représenter sous un jour favorable.
- Évitez de surcharger votre signature avec du contenu de remplissage, comme des comptes de médias sociaux ou des citations inspirantes. Les meilleures signatures sont rationalisées, informatives et facilement lisibles en un coup d'œil.
- Une signature simple et bien conçue pourrait ressembler à ceci: Christa Peterson | Analyste principal du marketing, Taffet Media Corp. | www.taffetmedia.com | 888-723-4968
Partie 2 sur 2: polissage et envoi de votre e-mail
- 1Répondez immédiatement à l'invitation. Dès que vous recevez l'e-mail que vous attendiez avec impatience, essayez de vous asseoir et de taper une réponse le plus tôt possible. Revenir à l'expéditeur le plus rapidement possible montre que vous êtes rapide et que vous prenez au sérieux son emploi du temps chargé. Cela vous donnera également plus de temps pour découvrir tout ce que vous devez savoir afin de vous préparer.
- Prenez l'habitude de vérifier votre boîte de réception une ou deux fois par jour pour les e-mails liés au travail.
- Activez les notifications par e-mail sur votre téléphone afin d'être alerté chaque fois que vous recevez un nouveau message.
Lisez l'invitation jusqu'au bout et recherchez les détails qui décrivent le déroulement du processus d'entretien. - 2Vérifiez les erreurs typographiques. Avant d'envoyer votre réponse, relisez-la de haut en bas pour vous assurer qu'il n'y a pas de fautes de grammaire ou d'orthographe. Portez une attention particulière à votre utilisation des majuscules, de la ponctuation et de l'espacement. Un e-mail professionnel truffé de fautes de frappe n'est pas le genre de première impression que vous voulez faire!
- La fonction de vérification orthographique intégrée de votre plate-forme de messagerie peut s'avérer utile pour détecter des erreurs qui pourraient autrement passer inaperçues.
- Pensez à demander à un ami ou à un collègue de relire votre message pour vous. D'autres personnes sont parfois plus aptes à détecter les erreurs dans un texte que la personne qui l'a écrit.
- 3Copiez tous les autres destinataires prévus. S'il y a d'autres noms joints à l'e-mail, choisissez l'option «répondre à tous» plutôt que de répondre à un expéditeur individuellement. Cela aidera à garantir que tous ceux qui sont censés voir votre réponse le voient et sont tenus au courant de votre place dans le processus d'entretien.
- Les exceptions à cette règle incluent les cas où l'invitation vous demande de répondre à une personne ou à une adresse en particulier, ou si les autres noms copiés sur l'e-mail sont des candidats comme vous.
- Il n'est pas rare que les coordonnateurs de l'embauche copient d'autres représentants de l'entreprise, comme les chefs de bureau et le personnel des ressources humaines, sur la correspondance adressée aux recrues potentielles.
- 4Vérifiez que l'e-mail est bien passé. Une fois que vous avez mis la touche finale à votre réponse, appuyez sur le bouton d'envoi. Ensuite, dirigez-vous vers votre boîte de réception des messages envoyés et recherchez l'e-mail là-bas. S'il y a un problème avec une adresse postale incorrecte ou une panne Internet inattendue, vous devez en être informé avant qu'il ne cause un problème.
- Un long retard dans votre temps de réponse pourrait nuire à vos compétences en communication, voire entraîner une opportunité manquée.
- Lisez votre réponse à haute voix pour voir si vous avez fait du bon travail en transmettant un ton joyeux, amical et, surtout, naturel.
- Rédigez et répondez toujours aux e-mails professionnels en utilisant la même adresse que celle indiquée sur votre CV ou votre candidature.
- De solides compétences en communication sont un atout en milieu de travail. Il est important d'être conscient de la façon dont vous êtes susceptible d'être perçu, même lorsque vous ne faites que taper une courte réponse.
De nos jours, la plupart des invitations formelles à des entretiens sont envoyées par e-mail, ce qui peut être plus difficile à répondre qu'un simple appel téléphonique. - Si vous sentez que vous avez besoin de conseils supplémentaires pour préparer la réponse parfaite, recherchez des modèles utiles et des exemples d'e-mails en ligne.
- Évitez d'utiliser des polices élaborées, des graphiques inutiles ou d'autres bizarreries de formatage dans les e-mails professionnels. Des choix stylistiques inappropriés pourraient envoyer le mauvais message aux employeurs potentiels.
Lisez aussi: Comment faire passer votre message?
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