Comment créer une signature électronique professionnelle?

Soyez bref. En règle générale, votre signature électronique ne doit pas dépasser quatre lignes, y compris les images ou les liens vers les réseaux sociaux. En tant que tel, il est important de prioriser les informations qui entrent dans votre signature.

• L'une des raisons de cette directive est que de nombreuses personnes répondent aux e-mails sur des téléphones portables, ce qui rend les longues signatures irritantes à parcourir.

Notez ce que vous voulez dans votre signature. Vous avez besoin de trois éléments dans votre signature: votre nom, les informations de votre entreprise (par exemple, le titre de votre poste) et votre numéro de téléphone. Cependant, vous pouvez également ajouter les détails suivants à votre signature si vous le jugez nécessaire:

• Logo/liens du site Web de l'entreprise - Envisagez de fournir un hyperlien vers le site Web de votre entreprise sous le nom ou le logo de l'entreprise.
• L'adresse de votre site Web - Si vous avez un site Web personnel (par exemple, si vous êtes un pigiste), un lien vers celui-ci augmentera la visibilité du site Web.
• Liens vers les réseaux sociaux - Votre signature peut inclure des liens vers n'importe quel compte professionnel sur les réseaux sociaux.
• Exemples de travaux - Si vous avez des exemples de produits ou de travaux en ligne, un lien vers eux rendra ces exemples facilement accessibles aux clients potentiels.

Sachez quoi omettre de votre signature. Évitez de mettre les éléments suivants dans votre signature:

• Adresse e-mail - L'ajout d'une adresse e-mail à votre signature est redondant et prend un espace précieux.
• Réseaux sociaux personnels - Les réseaux sociaux personnels, les sites Web, les blogs, etc. n'appartiennent pas à une signature professionnelle.
• Informations sur l'école - Laissez des éléments comme votre alma mater, votre diplôme et votre niveau d'éducation hors des signatures professionnelles.

Pensez à utiliser une image de vous-même. Des études ont montré que les gens se souviennent mieux des images d'autres personnes que tout autre type d'image, donc inclure une photo dans votre signature peut augmenter vos chances de recevoir une réponse.

• Gardez à l'esprit que de nombreux services de messagerie modernes bloquent les images provenant d'expéditeurs inconnus.

Utilisez différentes couleurs dans votre signature. Par exemple, vous pouvez utiliser du noir foncé pour votre nom et le titre de votre poste, du bleu clair pour le lien de votre site Web et du gris moyen pour vos numéros de téléphone. Ces couleurs se complètent sans être gênantes.

• Évitez les couleurs vives et éclatantes ou les combinaisons de couleurs qui se heurtent les unes aux autres.
• Lorsque vous utilisez une couleur primaire, soutenez-la avec un ton variable de la même couleur pour la rendre visuellement attrayante et l'aligner sur le fond blanc de votre e-mail.
• Évitez d'utiliser des couleurs excentriques ou inhabituelles, telles que l'or, le bordeaux ou les verts et jaunes pastel. Ces couleurs sont visuellement choquantes et sont connues pour apparaître boueuses ou difficiles à lire sur certains écrans d'ordinateur.

Séparez les éléments de votre signature par une ligne verticale. Par exemple, vous pouvez écrire "John Doe | guide Intern" plutôt que "John Doe - guide Intern".

• Vous pouvez utiliser une couleur claire (par exemple, bleu clair) pour la ligne verticale et une couleur sombre (par exemple, gris foncé ou noir) pour le texte lui-même afin de faire ressortir le texte.

Placez vos coordonnées sur la même ligne. Par exemple, au lieu d'utiliser plusieurs lignes pour différents nombres, essayez le format suivant:

• Portable: +1 (123) 456-7890 | Travail: +1 (123) 456-7890 | Domicile: +1 (123) 456-7890

Dimensionnez votre signature de manière appropriée. Il existe de nombreuses raisons de conserver une petite signature: la résolution de l'image que vous utilisez peut ne pas s'ouvrir avec certains clients de messagerie, la qualité d'une image est perdue si elle est réduite pour s'adapter à la taille du corps de l'e-mail, les images prennent plus de temps à charger. Vous voulez une taille de signature qui fonctionne sur tous les clients de messagerie.

• Des signatures plus importantes peuvent également détourner l'attention du contenu de l'e-mail.

Créez votre signature. Vous pouvez créer une signature à l'aide de n'importe quel éditeur de texte enrichi (par exemple, Microsoft Word ou Google Docs); si vous souhaitez inclure des photos ou des hyperliens vers les réseaux sociaux, vous devrez utiliser un générateur de signature de courrier électronique, ce qui implique généralement de vous inscrire à un essai gratuit ou d'acheter le service. Une fois votre signature créée, vous pouvez procéder à son ajout à votre service de messagerie préféré.

• WiseStamp et NewOldStamp sont tous deux des générateurs de signatures décents qui offrent des essais gratuits.
• La plupart des services de messagerie fournissent des sections de création de signature de base, bien que vous ne puissiez pas ajouter d'images et de tampons de réseaux sociaux dans la plupart d'entre eux.