Comment organiser un salon de l'automobile?

Sélectionnez la date. La date de votre événement peut sembler mineure, mais elle pourrait avoir un impact sur le nombre de voitures d'exposition et de spectateurs qui y assistent.

• Selon l'endroit où vous vous trouvez, choisissez un mois où le climat est doux à chaud. La plupart des propriétaires de voitures d'exposition ne sortiront pas leurs véhicules en plein hiver.
• Faites une recherche en ligne et essayez de sélectionner une date à laquelle il n'y a pas trop d'événements similaires à votre événement.

Considérez votre budget. Déterminez à l'avance combien vous pouvez dépenser pour l'événement. Votre budget doit inclure votre investissement, les honoraires estimés des fournisseurs, les frais des sponsors et la vente de billets de tombola. Il guidera également de nombreux aspects de l'événement. Les dépenses que vous pourriez engager comprennent le lieu de votre événement, les permis, l'assurance de l'événement, les trophées, la publicité, les dépliants, les divertissements (DJ, MC, etc.) et les prix de tombola.

Sélectionnez le lieu. La sélection du lieu idéal peut parfois être fastidieuse. Votre budget et le nombre prévu de participants détermineront le type d'emplacement requis. Les emplacements intérieurs augmenteront les coûts avec le besoin de personnel supplémentaire, de sécurité, d'éclairage, de climatisation, etc.

• Les emplacements intérieurs sont souvent utilisés pour des événements nationaux plus importants. Les emplacements extérieurs peuvent varier de l'utilisation d'une piste de course, d'un parc ou même d'un parking scolaire.
• En fonction du nombre de participants prévus pour votre événement automobile, appelez localement pour discuter des prix. Dans certains cas, les ateliers automobiles parraineront le lieu de l'événement. Les installations devraient avoir un parking et des toilettes appropriés et être accessibles aux vendeurs de nourriture.

Commercialisez et faites la promotion de votre émission. L'aspect le plus important de la planification de votre salon de l'automobile ou de votre événement automobile est le marketing et la promotion de l'événement.

• Créez ou demandez à un designer de créer un flyer pour votre événement. Le dépliant doit contenir les informations suivantes:
  • Nom de l'événement et hôte
  • Date et heure de l'événement
  • Lieu de l'événement
  • Type d'événement (ex: salon de l'automobile, course, salon de l'automobile classique, importations, etc.)
  • Cours de jugement au salon de l'automobile, ainsi que les prix, les frais d'inscription et les instructions d'inscription
  • Coordonnées (nom, e-mail, téléphone, site Web, etc.), liste ou logo des sponsors et des fournisseurs
  • Tout avis de non-responsabilité
  • Une fois votre flyer conçu, trouvez une imprimante localement ou en ligne.
• Commencez à promouvoir l'événement en ligne et localement en procédant comme suit:
  • Demandez aux magasins automobiles de votre emplacement d'afficher vos flyers sur leurs comptoirs.
  • Créez un événement Facebook et partagez-le avec vos amis.
  • Publiez gratuitement votre événement sur un site Web.

Configurez votre inscription de participant. Certains événements permettent aux participants de se préinscrire, tandis que d'autres n'autorisent l'inscription que le jour du spectacle. Permettre aux participants de se préinscrire fournit à l'hôte un fonds de roulement et un indicateur du nombre de participants qui exposeront leur véhicule. L'incitatif pour le participant est une réduction des frais d'inscription.

• Si vous utilisez la pré-inscription, définissez une date limite pour vous assurer que vous avez suffisamment de temps pour envoyer la confirmation électronique et que vos documents sont en règle.
• Le jour de l'événement, attribuez à une personne la responsabilité de tenir un journal et de gérer toutes les pré-inscriptions. L'une ou l'autre méthode nécessitera une zone d'inscription installée à l'entrée de l'événement. Chaque véhicule doit recevoir une carte de fenêtre, avec son nom, les informations sur le véhicule et la classe du véhicule.

Organisez des divertissements. Bien que tous les participants et spectateurs qui assistent à votre événement viennent chercher les voitures, l'un devrait fournir d'autres divertissements.

• Un DJ est le type de divertissement le plus populaire, faisant tourner la dernière musique pour le plaisir de la foule. Certains événements dépensent de l'argent supplémentaire pour embaucher un MC. Un MC travaillera pour garder votre public engagé et diverti pour la journée. D'autres options incluent l'embauche d'un groupe local, le break dance ou une autre compétition, des concours de sonorisation, des tombolas, etc.
• N'oubliez pas de vous assurer que vous disposez de prises électriques; sinon, un générateur est nécessaire.