Comment gérer plusieurs projets?
Pour gérer plusieurs projets, priorisez ce qui est dû le plus tôt ou le projet qui sera le plus difficile à terminer. Vous devez également diviser chaque projet en étapes et tâches gérables afin qu'il soit plus facile de suivre vos progrès et de déterminer ce sur quoi vous devez travailler ensuite. Pour rester organisé, conservez toutes les informations importantes pour chaque projet dans un endroit désigné, comme un cahier ou une feuille de calcul. De plus, pour gagner du temps, attribuez des tâches à d'autres si vous le pouvez, puis planifiez une heure fixe pour vous enregistrer et voir comment les choses se passent. Pour savoir comment maintenir la productivité lorsque vous gérez plusieurs projets, faites défiler vers le bas!
Pour gérer plusieurs projets, priorisez ce qui est dû le plus tôt ou le projet qui sera le plus difficile à terminer.
Dans le monde des affaires au rythme effréné d'aujourd'hui, il est probable que vous ayez plus d'une chose sur laquelle travailler à un moment donné. Pour réussir en permanence, vous devez savoir gérer plusieurs projets à la fois. Cela commence par attribuer des priorités à tout ce sur quoi vous travaillez, rédiger des plans détaillés et conserver les informations du projet ensemble. Vous pouvez commencer par vous entraîner à travailler sur des projets redoutés, à faire la transition entre les projets lorsque vous êtes bloqué et à réduire les tâches inutiles. Lorsque vous gérez d'autres personnes, il est bon de savoir comment elles communiquent et de vous assurer de déléguer et de laisser les gens travailler.
Méthode 1 sur 3: organiser efficacement
- 1Hiérarchisez vos projets pour garder les choses en perspective. Tout ce sur quoi vous travaillez n'a pas le même avantage pour le terminer ou les conséquences de ne pas le terminer. Au fur et à mesure que vous travaillez sur des projets et que vous en ajoutez constamment à votre liste, utilisez une sorte de système pour vous rappeler ce qui est le plus important et ce que vous pouvez reporter pendant de longues périodes.
- Une façon de prioriser est de prendre note du moment où les choses sont dues et de vous assurer que vous travaillez principalement sur les choses qui sont dues le plus tôt. Vous aurez toujours besoin de travailler sur des projets à plus long terme au fil du temps, plutôt que d'attendre la date limite.
- Vous pouvez également établir des priorités en fonction de la taille du projet ou de la difficulté à le réaliser. Il peut être utile de donner une priorité plus élevée aux projets difficiles afin d'éviter de les remettre à plus tard et de les précipiter à la dernière minute.
- Développez un système de codage couleur qui vous donne un aperçu des niveaux de priorité relatifs. Par exemple, quelle que soit la manière dont vous décidez d'attribuer des priorités, définissez le rouge le plus élevé, le violet le milieu et le bleu le niveau que vous pouvez maintenir.
CONSEIL D'EXPERTElizabeth douglas, PDG de guide, conseille: «En général, je trouve utile de penser à l’avenir dans la journée en termes de la façon dont je vais passer mon temps, en fonction de ces priorités. J'essaie de déterminer dans quelle mesure chaque projet besoins de moi sur une base quotidienne et planifier en conséquence.
- 2Rédigez un processus détaillé pour chaque projet. Chaque projet comportera plusieurs phases, étapes ou aspects. Prenez l'habitude de diviser les projets en morceaux spécifiques de travail. Écrivez-les et faites un plan sur la façon dont vous travaillerez à chaque étape du processus. Attribuez une limite de temps pour chaque tâche et tenez-vous-en à cela, mais surestimez le temps que cela prendra pour que vous ayez un coussin.
- C'est le genre d'habitude qui peut sembler n'utiliser que du temps supplémentaire, mais si vous avez un guide détaillé de ce qui doit être fait avant de commencer, cela vous évitera d'oublier quelque chose en cours de route.
- N'ayez pas peur d'aller trop loin dans les détails, car plus vous développez les choses, plus ce que vous devez faire sera clair. De plus, vous aurez l'impression d'accomplir davantage au fur et à mesure que vous travaillez sur chaque petite partie du projet.
CONSEIL D'EXPERTElizabeth douglas, PDG de guide, conseille: «Pour cela, essayez de comprendre quels sont les besoins de chaque projet sur une base quotidienne, hebdomadaire, voire heure par heure. Connaître les exigences de chaque projet vous aidera Faites un meilleur plan sur la façon de passer votre temps. Vous devez également vous assurer de vous donner du temps pour les besoins aléatoires et surprises d'un projet.
Pour réussir en permanence, vous devez savoir gérer plusieurs projets à la fois. - 3Conservez les informations importantes dans un seul endroit désigné. Le stockage des informations vitales sur vos différents projets en un seul endroit vous permet de ne jamais les perdre de vue. Cela peut signifier un bloc-notes ou une feuille de calcul, ou un dossier spécifique pour tous les documents du projet. Cet endroit unique pourrait avoir des sections pour des informations de base sur tous les projets et des informations spécifiques sur chaque projet individuel.
- Si cela n'a pas de sens de stocker les informations de projets séparés dans un emplacement central, assurez-vous au moins de stocker toutes les informations pour chaque projet unique dans un seul endroit.
- Lorsque vous travaillez avec une équipe qui a tous besoin d'accéder à l'ensemble de documents, assurez-vous qu'elle dispose des mots de passe nécessaires ou des copies de tous les documents physiques.
- Une fois qu'un projet est terminé, envisagez de supprimer ses documents (si cela est judicieux) ou de déplacer toutes les informations du projet. Peut-être que vous ne jetteriez jamais ou ne supprimeriez jamais le travail que vous avez fait, mais vous pouvez au moins le stocker dans un endroit séparé spécialement dédié aux articles finis.
Méthode 2 sur 3: maintenir la productivité
- 1Choisissez quelque chose que vous redoutez et commencez à y travailler dès le matin. Éviter les choses que vous redoutez ne rend jamais plus facile de les faire. Forcez-vous à vous attaquer aux choses difficiles tôt dans la journée pendant que vous êtes un peu frais. Vous arrêterez rarement de redouter quelque chose si vous le remettez plus longtemps. Une fois la tâche redoutée terminée, vous sentirez un fardeau allégé et cela vous stimulera pour le reste de la journée.
- Les tâches redoutées ne sont pas toujours celles qui ont la priorité la plus élevée, mais c'est une exception à la règle de priorité.
- Si vous redoutez quelque chose qui s'avère également être une tâche chronophage, pensez-y. Peut-être que vous pouvez aborder une partie importante du processus le matin un jour et le terminer le matin le lendemain.
CONSEIL D'EXPERTElizabeth Douglas, PDG de guide, ajoute: "Considérez une liste de choses à faire pour vous motiver ici aussi. Une liste de choses à faire vous permet d'avoir la joie de marquer les choses au fur et à mesure que vous les faites, ce qui peut vous motiver à passer au travers. ces tâches difficiles.
- 2Faites des corrections de cap lorsque vous heurtez un mur. Vous aurez des moments où vous travaillez sur quelque chose d'important, mais vous vous heurtez simplement à un mur et arrêtez de progresser. Regarder le mur et se battre ne sont pas utiles, alors faites une transition en douceur vers un autre travail. Vous devrez peut-être revenir rapidement, mais prendre une pause vous aidera à rester productif.
- Passer à une autre tâche n'est peut-être pas toujours une option, surtout si vous manquez de temps. Considérez votre situation et agissez en conséquence. Vous n'avez peut-être pas le temps de passer complètement à un autre projet, mais vous pouvez prendre une pause de cinq minutes et vous recentrer.
- Si vous avez le temps de passer à un autre projet, accordez-lui toute votre attention. Il ne sert à rien de changer de projet si votre esprit est bloqué sur le premier.
Cela peut être quotidien pour les projets courts ou une fois par semaine pour les projets en cours. - 3Éliminez les aspects inutiles du travail. Vous pouvez avoir des habitudes lorsque vous travaillez sur des projets, mais vous réalisez que ces choses ne contribuent pas directement au travail en cours. Ne faites pas de travail supplémentaire pour vous-même. Évaluez vos processus et recherchez les choses que vous pouvez arrêter de faire. Cela libérera du temps pour les choses importantes et rationalisera vos efforts.
- Par exemple, peut-être que vous créez toujours un tableau d'affichage thématique pour les nouveaux projets, ce qui n'est en réalité qu'une tactique pour retarder le démarrage. Ou peut-être que vous proposez des noms de code amusants pour les membres de l'équipe, mais que vous ne les utilisez jamais pendant le projet.
- Vous ne voulez pas commencer à supprimer des choses qui sont des pratiques valables, mais essayez d'être honnête sur ce que les choses contribuent et ce que les choses ne contribuent pas.
Méthode 3 sur 3: travailler avec d'autres
- 1Fixez des limites et dites non. Vous avez un seuil pour ce que vous pouvez gérer de manière réaliste. Il est important de connaître cette limite et de rester dans la zone idéale. Si vous êtes au maximum de votre capacité et qu'une autre opportunité se présente, apprenez à dire non. Il peut être préférable de rater quelque chose et de faire ce que vous avez déjà que de vous lancer dans un autre projet et de les échouer tous.
- Apprendre où se trouve exactement votre limite peut nécessiter quelques essais et erreurs. Si vous ne faites pas les choses correctement du premier coup, ne renoncez pas à vous-même. Vous devez trouver votre limite d'une manière ou d'une autre, même si cela signifie laisser tomber la balle une ou deux fois.
- Peut-être que le projet nouvellement proposé n'est pas quelque chose que vous pouvez vous permettre de laisser passer. Réfléchissez bien lorsque c'est le cas. Vous pouvez brûler un pont en abandonnant quelque chose sur lequel vous vous êtes déjà engagé à travailler.
- 2Attribuez des tâches et ne microgérez pas. Lorsque vous avez une équipe avec laquelle vous travaillez ou que vous supervisez, il est toujours préférable de déléguer autant de travail que possible. Vous avez peut-être tendance à vouloir garder le contrôle, mais vous avez des gens qui vous aident pour une raison. Donnez aux gens des tâches dès le début d'un projet et laissez-les faire ce qui leur est assigné. Ne reprenez pas le contrôle en cours de route.
- Lorsque vous avez de bons travailleurs, un groupe de personnes peut faire plus que vous ne le pouvez tout seul. Si vous avez tendance à faire tout le travail mais que la délégation est une option, envisagez de faire passer une partie du travail. Si vous avez des travailleurs à votre disposition, ne laissez pas leur aide se perdre.
- Si vous êtes en charge, il est toujours de votre responsabilité de vous assurer que tout est fait. Définissez des heures auxquelles vous vous enregistrerez sur les progrès, puis laissez votre équipe seule, sauf pendant ces heures spécifiques.
Vous pouvez commencer par vous entraîner à travailler sur des projets redoutés, à faire la transition entre les projets lorsque vous êtes bloqué et à réduire les tâches inutiles. - 3Apprenez les styles de communication des membres de votre équipe et travaillez avec eux. Vous pouvez être responsable de personnes qui travaillent très différemment de vous. Pour être efficace, vous devez l'accepter. Savoir comment chaque membre de votre équipe communique le mieux vous aidera à en faire plus. Sans aller trop loin, répondez un peu à chaque personne afin que vous puissiez en tirer le meilleur travail possible.
- Cela pourrait s'appliquer spécifiquement aux formes de communication comme le téléphone et le courrier électronique. Certains membres de l'équipe peuvent préférer un appel lorsque vous leur faites part de vos commentaires. D'autres apprécieront l'efficacité du courrier électronique.
- Cela s'applique également à qui aime plaisanter, qui préfère être sérieux et comment vous devez encadrer les commentaires. Vous voulez vous entendre autant que possible avec votre équipe afin qu'elle veuille travailler avec vous.
- Gardez des notes sur vos employés pour être sûr d'appliquer ce que vous apprenez à leur sujet. Vous pouvez leur demander directement certaines de leurs préférences ou vous pouvez faire mieux de les comprendre au fil du temps.
- 4Restez en communication concernant les progrès. Que vous soyez responsable ou que vous fassiez rapport à quelqu'un d'autre, les mises à jour des progrès sont importantes. Fixez des heures avec les personnes dont vous êtes en charge pour qu'elles vous mettent à jour. Soyez proactif en rapportant à votre superviseur au fur et à mesure que vous faites avancer les choses. Des mises à jour cohérentes, sinon constantes, permettront à un projet de se dérouler sans heurts.
- Il peut être utile d'avoir établi des délais pour les rapports d'étape à différentes étapes d'un projet. Cela peut être quotidien pour les projets courts ou une fois par semaine pour les projets en cours.
- Ceci est particulièrement important si une partie d'un projet s'appuie sur la partie qui la précède. Si Tom attend que Leslie termine son rôle avant de pouvoir travailler sur le sien, il a besoin de savoir à quel point elle en est.
- Il est important de définir au début des attentes quant à la manière dont les mises à jour de progression seront gérées. Vous ne voulez pas arriver à mi-chemin d'un projet et surprendre les gens avec un contrôle de progression.
- Fixez-vous un objectif pour finir quelque chose tous les jours.
- Lorsque vous le pouvez, laissez les membres de l'équipe choisir ce sur quoi ils travaillent afin que vous ayez pleinement leur adhésion.
- Laissez une certaine flexibilité dans vos plans pour les éventualités qui peuvent survenir.
Les commentaires (2)
- Cela m'a aidé à réaliser l'importance de dire non à certaines choses qui surgissent soudainement. Aussi, pour fixer les priorités.
- L'histoire du chef de projet a été utile car je prévois d'entamer cette carrière bientôt. Les informations détaillées m'ont donné des idéaux sur la façon de réussir dans cette carrière.
