Comment travailler avec des personnes à l'étranger?
Le garder sur votre bureau pour une référence facile vous aidera à gérer le travail avec des travailleurs ou des clients à l'étranger.
Le lieu de travail moderne est en train de changer. Là où les employés travaillaient dans le même bureau ou dans le même bâtiment, ils travaillent désormais en équipe avec des travailleurs distants, des sous-traitants et des employés de bureau. De plus en plus d'entreprises ont des clients et des employés à l'étranger. Bien que ce modèle flexible semble fonctionner pour de nombreuses entreprises, il peut poser certains défis aux «équipes dispersées». Il existe des règles de communication générales qui peuvent aider à atténuer les pressions liées au travail avec quelqu'un dans un pays ou un fuseau horaire différent. Apprenez à travailler avec des personnes à l'étranger.
Méthode 1 sur 2: organisation d'une équipe dispersée
- 1Assurez-vous que vous et le travailleur distant êtes configurés pour établir de bonnes lignes de communication. Consultez votre gestionnaire mutuel pour discuter de quelques idées sur la façon d'améliorer la communication. Voici les lignes directrices que les gestionnaires ayant des employés à l'étranger suivent souvent:
- Gardez les heures de bureau communes. Les chaînes de courrier électronique peuvent prendre beaucoup plus de temps que les appels téléphoniques, donc pour vous assurer de pouvoir parler quotidiennement à un travailleur étranger, ajustez vos heures de bureau. Demandez à votre responsable si vous pouvez entrer plus tard et rester plus tard. Peut-être pouvez-vous proposer un compromis en heures, le travailleur étranger ajustant son temps par rapport au vôtre d'environ 2 heures et vous en faites de même.
- Prévoyez de vous enregistrer par téléphone une fois par jour pendant les périodes chargées et productives et une fois par semaine en général. Le montant dont vous avez besoin pour communiquer avec un travailleur étranger dépendra fortement du projet. Lorsque les tensions sont élevées, enregistrez-vous tous les jours.
- Choisissez le téléphone par e-mail pour obtenir des informations importantes. Vous pouvez avoir l'impression que les conversations téléphoniques prennent du temps; cependant, ils sont plus essentiels pour la communication avec les travailleurs à distance qu'avec les employés de bureau. Un travailleur à distance n'a peut-être pas organisé de réunion ou parlé de quelque chose au refroidisseur d'eau, alors faites l'effort supplémentaire de le mettre à jour par téléphone.
- 2Obtenez les meilleurs outils technologiques à votre disposition. Le travail virtuel est plus facile en raison de la rentabilité de la téléconférence et de la vidéoconférence. Considérez ces autres outils technologiques.
- Téléchargez un programme de messagerie instantanée sur vos ordinateurs. Des services tels que Google Chat, Adium ou Trillian vous permettent de communiquer en temps réel sans visioconférence ni conférence téléphonique. Connectez-vous pendant les heures de bureau partagées pour partager vos commentaires. Assurez-vous de vous rendre invisible si vous êtes absent et de fixer des limites si cela devient gênant.
- Obtenez une caméra Web pour les conférences Web / vidéo. Vous pouvez utiliser un service gratuit comme Facetime, pour les ordinateurs Apple ou Skype. De nombreuses entreprises professionnelles déploieront une solution de communication vidéo de haute qualité, plus sécurisée et immersive que les solutions gratuites, et garantiront que la solution est associée à des services et à une assistance. Discutez avec vos employeurs des options de communication vidéo pour améliorer votre connectivité à distance.
- Utilisez un programme de transfert de fichiers (FTP). Les e-mails avec des pièces jointes volumineuses peuvent obstruer les systèmes de messagerie ou être rejetés par les serveurs. Un FTP héberge un fichier à télécharger depuis un emplacement distant. Les entreprises peuvent choisir d'avoir un FTP groupé avec leurs services de site Web pour en faciliter l'utilisation.
N'oubliez pas qu'apprendre à travailler avec des travailleurs à distance peut être considéré comme une compétence précieuse dans le nouvel environnement commercial.
Méthode 2 sur 2: conseils d'équipes dispersées
- 1Répondez rapidement aux e-mails pendant les heures de bureau. De nombreuses personnes traitent le courrier électronique comme un système de messagerie instantanée. Donnez la priorité aux e-mails des travailleurs étrangers afin de savoir comment y accéder plus rapidement, et vous serez récompensé par une relation de travail plus efficace.
- 2Évitez le sarcasme dans la communication écrite. Le sarcasme est notoirement difficile à transmettre par e-mail. Repensez votre formulation aux travailleurs étrangers plus que vous ne le feriez à vos collègues de bureau, car vous aurez plus de mal à travailler à distance en raison d'une mauvaise communication.
- Le sens de l'humour est très subjectif. Si les travailleurs étrangers sont d'une nationalité différente, vous ne devez pas supposer qu'ils comprennent votre sens de l'humour, en particulier par courrier électronique. Essayez de contrôler la quantité de phrases idiomatiques que vous utilisez.
Là où les employés travaillaient dans le même bureau ou dans le même bâtiment, ils travaillent désormais en équipe avec des travailleurs distants, des sous-traitants et des employés de bureau. - 3Gardez une horloge sur votre bureau réglée sur l'heure d'outre-mer. Les ordinateurs Windows et Apple ont des applications qui vous permettent de définir une heure étrangère. Le garder sur votre bureau pour une référence facile vous aidera à gérer le travail avec des travailleurs ou des clients à l'étranger.
- Sur le système d'exploitation Windows 7 (OS) ou supérieur, accédez à votre panneau de configuration. Sélectionnez l'option "Gadgets de bureau". Sélectionnez l'horloge. Survolez l'horloge sur votre bureau. Lorsqu'une petite clé apparaît, cliquez dessus pour modifier vos options d'horloge. Réglez l'heure de l'horloge sur l'heure de votre travailleur à l'étranger.
- Sous Mac OS, faites glisser votre application de tableau de bord sur votre bureau / étagère, si vous ne l'avez pas déjà fait. Cliquez sur l'horloge. Cliquez sur le petit «i» pour «info» dans le coin inférieur droit. Sélectionnez un emplacement et cliquez sur "Enregistrer".
- 4Gardez l'esprit ouvert lorsque vous travaillez avec des personnes de nationalités différentes. Travailler avec des personnes à l'étranger peut sembler intimidant, mais cela vous donne également l'occasion d'en apprendre davantage sur une nouvelle personne et un nouveau pays. Traitez les différences créatives et culturelles au fur et à mesure qu'elles apparaissent, au lieu de les ignorer.
Les chaînes de courrier électronique peuvent prendre beaucoup plus de temps que les appels téléphoniques, donc pour vous assurer de pouvoir parler quotidiennement à un travailleur étranger, ajustez vos heures de bureau. - 5Planifiez une évaluation de la relation à l'étranger 1 à 2 fois par an. Consultez votre responsable au sujet de la productivité du travail et des modifications que vous souhaiteriez apporter.
- 6Restez en contact avec vos clients, clients et collègues en face à face via la vidéo. Pour commencer, beaucoup de gens sont mal à l'aise avec cela, mais après quelques semaines, cela peut devenir très naturel et vous garder connecté, établir des relations et améliorer considérablement les affaires en permettant des réunions collaboratives où que vous soyez, en un instant.
- Tout le monde ne fonctionne pas bien à distance ou ne fonctionne pas bien avec les travailleurs à distance. Si vous avez bien essayé, cela ne fonctionne pas, soyez honnête avec votre responsable. N'oubliez pas qu'apprendre à travailler avec des travailleurs à distance peut être considéré comme une compétence précieuse dans le nouvel environnement commercial.
- Heures de bureau communes
- Téléphoner
- Programme de messagerie instantanée
- webcam
- Compte de conférence Web
- Programme de transfert de fichiers
- Horloge de bureau
- Évaluation du gestionnaire
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