Comment créer des documents Word accessibles?

Les principes généraux s'appliquent à la création de documents Word accessibles avec n'importe quel logiciel — Remarque: Bien que les captures d'écran et les menus spécifiques décrits ci-dessous proviennent de Microsoft Word, les principes généraux s'appliquent à la création de documents Word accessibles avec n'importe quel logiciel de traitement de texte.

De nombreuses personnes - en particulier les personnes handicapées - utilisent des logiciels et des appareils spéciaux, y compris des lecteurs d'écran, pour accéder aux ordinateurs et au matériel de lecture. Que vous écriviez à des fins commerciales ou académiques, il est judicieux de vous assurer que vos documents Word sont accessibles à ce public. Il existe quelques principes de conception simples et des étapes à suivre lors de la rédaction de documents Word pour s'assurer que tout le monde peut y accéder.

Remarque: Bien que les captures d'écran et les menus spécifiques décrits ci-dessous proviennent de Microsoft Word, les principes généraux s'appliquent à la création de documents Word accessibles avec n'importe quel logiciel de traitement de texte.

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Utilisez des en-têtes et des styles de document pour créer une structure navigable. Parce que le logiciel de lecture d'écran (y compris les options logicielles achetées pour les ordinateurs Windows, ainsi que la fonction VoiceOver d'Apple) lit à voix haute tout ce qui est visible à l'écran, l'utilisation de Styles est utile car elle donne une structure à votre document. Le logiciel de lecture d'écran utilisera l'audio pour indiquer aux utilisateurs si une section particulière du texte est un titre, un en-tête, un sous-titre ou un texte normal / corps. Cela permet aux utilisateurs de donner un sens logique au document et de passer à certains en-têtes et sujets. Cependant, pour que le logiciel le fasse, le rédacteur du document doit clarifier ces distinctions! Sinon, le document entier sera lu comme un gros morceau de corps de texte "Normal".
- Utilisez au moins les principales options de style: Titre, Titre (avec des niveaux numérotés) et Normal.
- Assurez-vous d'identifier vos titres dans le bon ordre. Cela aide à créer un système facile à comprendre pour quelqu'un qui navigue dans votre texte. Par exemple, vous pouvez attribuer à votre titre de papier le style Titre, utiliser le style Titre 1 pour vos en -têtes de section principale, utiliser Titre 2 pour vos en-têtes de sous-section, etc.
- Assurez-vous de ne pas sauter les niveaux de titre. Imbriquez vos titres de manière à ce que leurs numéros de style correspondent à leur hiérarchie (c'est-à-dire n'allez pas de 1 à 3 ou n'utilisez pas 3 pour votre titre principal et 1 pour vos sous-titres; assurez-vous que 1 est le plus grand titre, puis 2, puis 3, etc..).
- N'oubliez pas que vous pouvez personnaliser l'apparence de vos styles sans affecter l'accessibilité. N'hésitez pas à changer les polices, les tailles et les couleurs. Assurez-vous simplement que chaque en-tête ou morceau de texte est "étiqueté" avec la bonne étiquette de style afin que les lecteurs d'écran puissent l'identifier.
- Pour des documents plus longs, envisagez d'utiliser la fonction de table des matières intégrée de Word. Cela utilise automatiquement vos en-têtes pour créer une table des matières liée qui peut faciliter la navigation dans votre document pour tous les lecteurs.
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Utilisez un texte alternatif. Les personnes ayant une déficience visuelle, si elles sont aveugles ou qui ont une vision partielle, peut perdre si vous utilisez beaucoup d'images, des graphiques, des formes, des photographies ou des cliparts dans vos documents. Cela ne signifie pas que vous devez ignorer ces fonctionnalités - il vous suffit d'ajouter un texte ou des légendes alternatifs (ou "alt") pour expliquer ce qu'ils sont. Le logiciel de lecture d'écran lira à haute voix le texte alternatif ou les légendes pour s'assurer que les utilisateurs malvoyants ne la rateront pas.
- Pour ajouter du texte alternatif, commencez par faire un clic droit sur votre image. Accédez à Format de l'image, puis au texte Alt. Écrivez une description simple mais complète de l'image ou de tout autre élément visuel dans la zone de titre et / ou de description (en fonction de sa longueur) et cliquez sur OK.
Le logiciel de lecture d'écran lira à haute voix le texte alternatif ou les légendes pour s'assurer que les utilisateurs malvoyants ne la rateront pas.
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Assurez-vous que les tables sont accessibles. Les tableaux sont parfaits pour organiser les données et les informations, mais lorsqu'ils sont lus par un lecteur d'écran, ils peuvent prêter à confusion. Garder ces principes à l'esprit peut les rendre plus accessibles:
- Utilisez des en-têtes de colonne clairs et désignés. Tout comme vous utilisez des en- têtes de style dans tout votre texte, utilisez des en-têtes de colonne pour rendre vos tableaux cohérents et faciles à naviguer. Assurez-vous que sous Options du tableau, vous sélectionnez Ligne d'en-tête afin que les lecteurs d'écran identifient la ligne supérieure comme en-têtes de colonne.
- Rendez les tableaux aussi simples et logiques que possible. Si possible, évitez de fusionner ou de diviser des cellules uniquement dans certaines colonnes ou lignes, car cela sera déroutant lorsque le contenu est lu à haute voix. Tenez-vous-en à un format standard et uniformément réparti.
- Essayez de faire lire vos tableaux de manière logique de gauche à droite et de haut en bas (si vous travaillez en anglais). Pour avoir une meilleure idée de la façon dont un lecteur d'écran naviguera dans votre tableau, utilisez la touche de tabulation de votre clavier pour vérifier l'ordre dans lequel le curseur passe dans vos colonnes et lignes.
- L'utilisation de texte alternatif pour les tableaux, ainsi que pour les images et les graphiques peut également aider.
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Utilisez un texte de lien hypertexte significatif. Si vous copiez et collez simplement une longue URL dans votre document, le lecteur d'écran essaiera de lire chaque lettre - ce qui peut être pénible. Une meilleure approche consiste à utiliser un texte de lien hypertexte significatif.
- Lorsque vous souhaitez ajouter un lien hypertexte, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne où vous voulez le lien et sélectionnez Hyperlien (ou allez dans Insérer puis Hyperlien).
- Copiez ou saisissez l'URL dans l'adresse ou le lien vers la zone de texte.
- Incluez une description simple mais significative sous l'affichage ou le texte à afficher. C'est l'écriture qui sera réellement visible dans votre document, et lorsque vous cliquez dessus, le lecteur sera redirigé vers le site Web de l'URL.
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Évitez d'utiliser des espaces ou des lignes vides pour créer une mise en forme ou un espace. Si vous avez tendance à appuyer encore et encore sur "Tab" ou "Entrée" pour créer le formatage souhaité, essayez de vous débarrasser de cette habitude. Entendre un tas d'espace blanc (identifié par un lecteur d'écran comme "vide") peut être ennuyeux et peut donner aux utilisateurs handicapés l'impression que le document est terminé.
- Utilisez plutôt la mise en forme du document. Fiez-vous aux indentations, à l'espacement des lignes et aux styles pour créer l'effet souhaité.
- Pour créer un espace supplémentaire après les lignes sans appuyer sur Entrée, cliquez avec le bouton droit de la souris et accédez au paragraphe. Sous Espacement, ajustez les options d’espacement avant, après et entre les lignes selon vos besoins pour obtenir la mise en page souhaitée.
- Une façon de vérifier l'apparence de votre document pour un lecteur d'écran consiste à sélectionner l'option permettant d'afficher tous les caractères non imprimables afin de voir le symbole de paragraphe qui apparaît chaque fois que vous appuyez sur la touche Entrée et le point qui le temps que vous frappez la barre d'espace. Idéalement, ceux-ci ne devraient apparaître que lorsque vous arrêtez vraiment un ancien mot ou paragraphe et en commencez un nouveau. Ils ne devraient pas être là lorsque vous souhaitez simplement créer un espace supplémentaire.
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Évitez les objets flottants. Lorsque vous ajoutez des images, des graphiques ou d'autres objets, faites attention à l'habillage de votre texte. Si vous utilisez des objets flottants, le logiciel de lecture d'écran peut les ignorer complètement ou lire leur texte Alt dans le mauvais ordre.
- À la place, utilisez les options d'habillage de texte «haut et bas» ou «aligné avec le texte».
Il existe quelques principes de conception simples et des étapes à suivre lors de la rédaction de documents Word pour s'assurer que tout le monde peut y accéder.
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Assurez-vous de fournir des alternatives pour le contenu audio. Si vous avez des clips audio ou des vidéos qui peuvent être inaccessibles aux personnes sourdes, essayez de fournir des sous-titres ou des transcriptions pour vous assurer qu'ils peuvent également accéder à ce contenu.
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Rédigez et concevez en pensant à tous les types d'utilisateurs, en fonction de votre public. Certains utilisateurs peuvent avoir des troubles cognitifs et bénéficier d'un langage clair. Certains peuvent avoir un daltonisme ou d'autres déficiences visuelles qui rendent le texte à faible contraste difficile à séparer de l'arrière-plan. Certains utilisateurs qui comptent sur les lecteurs d'écran devront écouter chaque partie de votre document, parfois encore et encore. Si vous avez des contenus inutiles, essayez de les éliminer. Soyez minutieux avec votre contenu, mais si possible, restez simple dans votre approche.
- Gardez les titres courts, surtout s'ils apparaissent souvent.
- Si vous utilisez de la couleur, évitez de mettre des couleurs très similaires les unes sur les autres. Le contraste facilite la lecture du texte pour tout le monde, en particulier pour les malvoyants.
- Ne vous fiez pas uniquement au code couleur. Pour les utilisateurs qui ne peuvent pas percevoir la couleur ou qui utilisent des lecteurs d'écran, assurez-vous que les informations sont transmises de plusieurs manières, et pas seulement par la couleur du texte. Par exemple, évitez une longue liste d'éléments où le texte rouge signifie une chose et le bleu une autre.

Conseils

Gardez votre public à l'esprit. Vous n'aurez peut-être pas besoin de suivre chacune de ces étapes pour créer un document qui convient à votre public, mais l'application de ces principes de base peut aider à garantir que votre document sera accessible à un plus large éventail de personnes.

Que vous écriviez à des fins commerciales ou académiques, il est judicieux de vous assurer que vos documents Word sont accessibles à ce public.
Si l'accessibilité est importante pour un projet donné, demandez à une personne handicapée ou connaissant les lecteurs d'écran et autres technologies d'assistance de «tester» votre document et de vous faire part de vos commentaires.

Mises en garde

Toutes les méthodes de création de PDF n'aboutissent pas à des documents vraiment accessibles. Assurez-vous d'enquêter sur le vôtre, sinon le travail minutieux que vous avez effectué dans Word pourrait être inutile lorsque vous convertissez le document en PDF.

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