Comment s'organiser au travail?

Vérifiez vos e-mails à des heures programmées. Nous ne devons pas tous être collés à notre boîte de réception, car de nombreux messages ne sont pas aussi urgents qu'on pourrait le penser. Si vous travaillez dans un travail qui ne nécessite pas de suivi immédiat des e-mails, vérifiez vos e-mails à des heures programmées seulement environ trois à quatre fois par jour.

Classer les e-mails. Utilisez les dossiers de classement et les indicateurs à votre avantage au lieu de laisser les messages s'accumuler dans votre boîte de réception. Les dossiers et sous-dossiers dans Outlook, par exemple, ou les étiquettes de Gmail et plusieurs boîtes de réception peuvent être un atout. Si vous êtes journaliste, par exemple, vos dossiers peuvent s'appeler Histoires actuelles, Histoires futures, Histoires anciennes, Interviews et sources, et Pitchs et idées.

• Supprimer et archiver. Archivez la correspondance importante et ancienne et supprimez le reste. Dans l'exemple ci-dessus, "Old Stories" est le dossier d'archive du journaliste. Une fois que vous commencez à supprimer les anciens e-mails, vous serez surpris de voir combien d'e-mails sont plus dignes de la poubelle que du classeur. Certaines personnes ne jurent également que par «boîte de réception zéro», ce qui signifie n'avoir aucun e-mail non lu (ou aucun e-mail dans votre boîte de réception, point final). En plus d'utiliser des dossiers et des étiquettes, vous pouvez obtenir une boîte de réception zéro en utilisant votre fonction d'archivage, en supprimant les anciens e-mails pendant les temps d'arrêt et en utilisant des applications de désencombrement des e-mails.

Utilisez d'autres formes de communication lorsqu'elles sont plus efficaces. Parfois, un appel téléphonique rapide peut faire le travail de 10 e-mails aller-retour. Si oui, appelez! Si vous savez qu'un échange d'e-mails mérite une discussion ou impliquera de nombreux allers-retours, il est parfois préférable d'avoir un appel téléphonique. Vous obtiendrez souvent plus de détails par téléphone, tandis que vous et l'autre partie à la discussion évitez de rédiger des e-mails longs et chronophages. Vous pouvez même envoyer un e-mail à un collègue et lui dire: «J'ai beaucoup de questions à vous poser à ce sujet. Peut-être qu'un appel serait plus facile. Puis-je vous appeler au 5?»

Limitez les interruptions. Alors que les pauses stratégiques sont utiles, les interruptions pendant vos heures de travail ne le sont pas. Les interruptions peuvent vous ralentir, perturber votre rythme de travail et vous faire perdre le fil de vos pensées. Alors, essayez d'utiliser les messages d'absence et la messagerie vocale lorsque vous savez que vous serez trop occupé. Ces outils ne sont pas uniquement destinés à être utilisés lorsque vous n'êtes pas physiquement au bureau; ils peuvent être utilisés lorsque vous êtes tout simplement trop submergé. De nombreuses personnes ont également une «politique de porte ouverte», mais vous n'êtes pas obligé de garder votre porte ouverte en tout temps. Vous pouvez même laisser une note amicale sur la porte disant «Conférence téléphonique en cours» ou «Occupé. Revenez plus tard ou envoyez un courriel s'il vous plaît.»

Utilisez le cloud. Le cloud computing mérite d'être envisagé car il peut être moins cher, évolutif, plus efficace et plus facilement mis à jour. Le contenu disponible dans le cloud est particulièrement utile car vous pouvez y accéder sur tous vos appareils: ordinateurs, tablettes, smartphones, etc. Le stockage dans le cloud sert également de forme principale ou secondaire utile de sauvegarde numérique. Renseignez-vous auprès de votre responsable informatique ou de votre fournisseur de logiciels, car vous disposez peut-être déjà d'une certaine quantité d'espace disque disponible dans le cloud ou disponible pour une somme modique annuelle.

Utilisez des signets en ligne. Les principaux navigateurs ont tous des capacités de mise en signet où vous pouvez enregistrer et organiser vos adresses Web préférées ou les plus fréquemment visitées pour un accès rapide et facile. Profitez-en pour ne pas oublier les sites importants pour vérifier les actualités ou les mises à jour de l'industrie.

Évitez le multitâche. Tous les experts semblent d'accord sur ce point. Bien que cela puisse sembler rapide ou avoir l'air cool à la télévision, le multitâche n'est pas efficace et peut en fait nuire à l'efficacité de votre organisation. Au lieu de cela, consacrez toute votre attention à une tâche à la fois, gérez-la et passez à l'élément suivant de votre liste.

Créez un horaire ou un emploi du temps pour vous-même. Heureusement, la plupart des tâches ne nécessitent pas de tout planifier à la minute près. Cependant, garder un calendrier de base des faits saillants et des tâches et événements les plus importants de votre journée peut vous aider à rester concentré.

• Fixez des limites de temps pour certaines activités. Certaines tâches ne nécessitent pas de limites de temps définies, mais d'autres doivent avoir des paramètres de temps pour augmenter votre productivité. Pensez aux tâches de votre journée qui ont tendance à prendre plus de temps que nécessaire et donnez-leur des limites de temps à l'avenir.
• Prévoyez du temps supplémentaire pour d'autres activités. Certaines tâches, comme vous l'avez appris par expérience, finissent généralement par prendre plus de temps que prévu, mais ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Pour ce type d'activités, et pour les événements et réunions particulièrement importants, par exemple, prévoyez du temps supplémentaire avant et après.

Utilisez une application de minuterie, un chronomètre ou un réveil. Ceux-ci peuvent être des outils efficaces lorsqu'ils sont utilisés avec parcimonie. Certaines personnes aiment régler leurs alarmes 10, 15 ou 30 minutes à l'avance pour leur donner un avertissement préalable ou un temps tampon avant une activité. Vous pouvez également définir des alertes de rappel.

Évitez de reporter les activités. Demandez-vous si le report est absolument nécessaire ou si cette envie n'est qu'un exemple de procrastination. Si vous ressentez ce dernier, ne retardez pas la mise sous tension! Cependant, dans les cas où le report de tout ou partie d'une activité est inévitable, assurez-vous de noter où vous vous êtes arrêté et reprogrammez avec des plans concrets. Alternativement, vous pourriez proposer un plan d'urgence. Par exemple, si vous devez annuler une réunion en personne, vous pouvez peut-être organiser une conférence téléphonique ou une conférence Web à la place.

Prendre des pauses. Les temps d'arrêt mental sont importants pour notre productivité et sains pour l'esprit. Nous sommes parfois tellement absorbés par notre travail que nous ne nous arrêtons pas pour prendre des pauses bien méritées. Prendre des pauses nous donne le repos nécessaire qui améliore notre productivité, mais cela nous donne également l'occasion de prendre du recul et de nous demander si ce que nous avons fait est l'utilisation la plus efficace de notre temps.

Dormez mieux. Sans un bon sommeil, vous pourriez vous sentir groggy, fatigué ou léthargique le lendemain, ce qui peut nuire à votre emploi du temps et à votre efficacité au travail. Visez sept à huit heures de sommeil ininterrompu par nuit.

Ne vous comparez pas à vos collègues. La plupart des emplois de nos collègues sont différents des nôtres, et chacun a des méthodes d'organisation différentes qui fonctionnent pour lui. Une méthode qui a du sens et qui est efficace pour un collègue peut ne pas être la meilleure pour vous et vice versa.