Comment développer des compétences organisationnelles?

Identifiez ce que vous voulez réaliser grâce à l'organisation. Voulez-vous travailler plus vite? Voulez-vous passer moins de temps à rechercher des documents ou des fichiers? Les compétences organisationnelles peuvent améliorer de nombreux aspects de votre flux de travail. Pour vous aider à rester concentré sur les meilleures étapes pour remédier à vos habitudes de travail désorganisées, pensez à ce à quoi pourrait ressembler le résultat final d'un bureau ou d'un espace de travail plus organisé.

Commencez à développer des compétences organisationnelles avec de petites étapes pratiques. La tâche de développer des compétences organisationnelles peut prendre du temps. Divisez-le en morceaux plus petits et plus faciles à gérer pour alléger le fardeau. Essayez d'intégrer au moins une nouvelle technique d'organisation dans votre flux de travail chaque jour.

• Par exemple, vous pouvez commencer par organiser le tiroir de votre bureau. Le lendemain, vous commencerez peut-être par organiser vos dossiers et fichiers de stockage. Le troisième jour, vous pouvez essayer de réorganiser votre file d'attente de projets afin que les projets de travail dus le plus tôt soient au top.
• Pensez à votre espace de travail et trouvez de petits moyens de vous organiser chaque jour.

Travaillez d'abord sur les tâches les plus urgentes. Attribuez à chaque devoir ou projet un dossier séparé et classez-les par date d'échéance ou par importance. Après avoir terminé un projet, videz le dossier et placez les documents dont vous n'aurez plus besoin.

• Si vous ne savez pas quelles tâches sont les plus urgentes ou si vous avez besoin de plus de temps pour travailler sur quelque chose, demandez à votre patron quelles tâches sont absolument cruciales et lesquelles peuvent être différées.

Jeter le désordre. Vous avez probablement beaucoup de choses dans votre armoire ou votre espace de travail qui n'ont rien à voir avec votre travail. Recyclez-le, jetez-le ou emportez-le à la maison. Par exemple, votre menu à emporter du restaurant chinois local doit être recyclé. Même certains documents ou éléments liés au travail doivent être supprimés. Vous n'avez pas besoin de deux paires de ciseaux ou de deux agrafeuses, par exemple. Trouvez un endroit approprié pour les éléments supplémentaires dans votre espace de travail.

Utilisez la règle d'une touche. La règle à une touche exige que vous rejetiez, classiez ou agissiez sur un mémo ou un document donné (par exemple, en y répondant) immédiatement. En traitant immédiatement les documents entrants, vous évitez une accumulation de documents non lus.

Mettez les anciens documents que vous devrez consulter à nouveau dans des dossiers. Étiquetez clairement chaque dossier en fonction de son contenu. Par exemple, vous pouvez étiqueter un dossier «Budget - 2012» et placer tout ce qui concerne le budget 2012 dans ce dossier.

• Ne conservez pas et ne stockez pas de documents dont vous n'aurez plus besoin.

Trouvez un espace de stockage approprié pour les documents nécessaires. Une fois que vous avez classé vos anciens documents, trouvez un moyen de les stocker. Vous pouvez les stocker dans de petites boîtes en plastique ou dans des classeurs verticaux. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous qu'ils sont classés d'une manière qui vous convient.

• Votre entreprise ou votre employeur peut avoir un protocole pour stocker les documents nécessaires. Demandez si vous n'êtes pas sûr.

Faites des listes de contrôle. Chaque jour, rédigez une liste de tout ce que vous devez faire ce jour-là. Classez les éléments du plus important au moins important. Les choses les plus importantes sont celles que vous devez faire ou celles qui ont une date limite ou une limite de temps. Les choses les moins importantes sont celles qui peuvent attendre un autre jour si nécessaire.

• Par exemple, si vous devez aller chercher le chien chez le vétérinaire, acheter des produits d'épicerie et lire un livre, alors décidez laquelle est la plus importante (ramasser le chien), puis décidez laquelle des deux tâches restantes vous préférez faire..
• Les planificateurs sont de bons outils pour gérer votre temps. Un bon planificateur aura à la fois un calendrier et une vue quotidienne, vous permettant d'ajouter plus de détails sur les choses que vous devez faire.

Nettoyez régulièrement. Vous pouvez répartir les tâches ménagères de manière permanente ou choisir de faire alterner les tâches de nettoyage. Garder la maison propre avec ou sans une famille complète demande beaucoup d'énergie et peut aider à développer des compétences en matière de planification et d'organisation.

• Si votre famille choisit d'assigner en permanence les tâches de nettoyage, vous pouvez faire la vaisselle chaque soir, quelqu'un d'autre peut faire la lessive et quelqu'un d'autre peut faire l'aspirateur.
• Si vous choisissez d'attribuer des tâches de nettoyage à tour de rôle, vous pouvez utiliser un calendrier pour savoir qui est responsable de quoi et quand. Vous pourriez écrire "Bobby, vaisselle / Sandra, blanchisserie / Mike, passer l'aspirateur" le dimanche d'une semaine. Le dimanche suivant, vous pourriez écrire «Sandra, vaisselle / Mike, blanchisserie / Bobby, passer l'aspirateur».

Rangez les choses lorsque vous en avez terminé. Tout doit avoir une place appropriée qui lui est assignée. Après avoir utilisé quelque chose, remettez-le à sa place. Par exemple, mettez le sel et le poivre sur la table à leur place et mettez la vaisselle sale dans l'évier lorsque vous avez fini de manger. Encouragez le reste de votre ménage à faire de même.

Choisissez un bureau ou un espace de travail désigné. Étudiez ou travaillez dans un espace calme, propre et bien éclairé. Il peut être utile d'avoir un bureau ou une table sur lequel travailler. Remplissez les tiroirs de petits récipients contenant des matériaux utiles comme des crayons, des gommes à effacer et des trombones.

• Essayez de garder votre espace d'étude exempt de distractions comme la télévision et les jeux vidéo. Cela peut vous aider à rester organisé et concentré sur votre travail.

Sélectionnez une heure spécifique pour étudier le temps. Réservez du temps pour étudier pour les tests et faire vos devoirs. Idéalement, vous devriez étudier à la même heure chaque jour. Pensez à votre emploi du temps et choisissez un moment où vous vous sentirez frais et motivé pour faire du travail. Le meilleur moment pour étudier n'est généralement pas immédiatement après l'école. Essayez d'attendre peu de temps après le dîner pour avoir le temps de vous détendre, de vous doucher ou de parler à vos amis.

• Par exemple, si vous rentrez chez vous à 15h00 chaque jour et que vous aimez prendre une collation et discuter avec vos parents, prévoyez du temps de 6h00 à 8h00 environ pour travailler. Prolongez la période d'études si nécessaire.

Établissez une heure de coucher régulière. Dormir suffisamment est toujours un défi. Avoir une heure de coucher et de réveil régulière facilite les choses. Réglez un réveil pour que vous vous réveilliez à la même heure chaque matin. Si nécessaire, réglez également un réveil pour indiquer quand vous coucher.

• Avec une heure de coucher régulière, il peut être plus facile de se réveiller complètement reposé et d'éviter de brouiller pour votre petit-déjeuner, vos livres, vos devoirs, votre sac à dos ou votre valise.
• Les adultes doivent dormir au moins sept heures par nuit. Essayez de dormir au moins autant d'heures. Par exemple, si vous voulez vous lever à 8h00 chaque matin, soyez au lit à minuit pour vous donner le temps de vous endormir.

Profitez de la technologie. Les téléphones, ordinateurs et tablettes disposent de nombreux outils d'organisation utiles. Par exemple, vous pouvez utiliser le calendrier de votre téléphone pour créer des rappels automatiques indiquant qu'une certaine affectation est bientôt due ou qu'une réunion est prévue. Bien que ces outils puissent avoir une légère courbe d'apprentissage, leur utilisation vous aidera à développer vos compétences organisationnelles.

• Vous pouvez également télécharger des applications d'organisation utiles pour vous aider à développer des compétences organisationnelles. Things est une application qui vous aide à créer des listes de contrôle et à décomposer des tâches complexes en étapes simples. RescueTime est une autre application utile pour vous aider à garder une trace de votre temps lorsque vous êtes en ligne en surveillant et en vous rapportant ce que vous regardez le plus.
• Outre le calendrier, vous pouvez organiser les noms, les numéros de téléphone, les adresses e - mail et les adresses personnelles ou professionnelles avec votre téléphone.

Organisez vos fichiers électroniques. Créez un dossier nommé pour chaque devoir ou classe sur lequel vous devez ajouter du travail. Par exemple, vous pouvez créer trois dossiers intitulés «Historique», «Anglais» et «Sociologie». Dans chaque dossier, vous pouvez ajouter de nouveaux dossiers avec des dates pour chaque semaine d'affectations que vous avez.

• Par exemple, vous pouvez créer un dossier intitulé «1 - 60/2016» pour gérer toutes vos affectations écrites entre les dates nommées dans le dossier.
• Alternativement, vous pouvez simplement conserver tous vos fichiers sur un projet ou un sujet donné dans un dossier et utiliser les options d'organisation intégrées du système d'exploitation pour trier les fichiers par date de création.

Utilisez la règle One-Touch pour les e-mails. Lorsque vous recevez un e-mail, répondez-y immédiatement si nécessaire ou archivez-le si vous pensez en avoir besoin à l'avenir. Supprimez les anciens messages dont vous n'aurez plus besoin. Vérifiez vos e-mails au moins une fois par jour pour vous assurer qu'ils ne s'empilent pas. Plus vous avez de courriels, moins vous voudrez (ou pourrez) vous asseoir et tous les vérifier.