Comment gérer un travail d'écriture au travail?

Choisissez les parties appropriées de ce processus d'écriture pour votre travail d'écriture et planifiez le temps dont vous avez besoin.

L'écriture n'est peut-être pas votre travail, mais de nombreux emplois exigent que vous écriviez. Ne paniquez pas. Ce n'est pas aussi difficile qu'il y paraît d'écrire quelque chose pour le travail. Voyez-le comme une opportunité de mettre en valeur vos compétences et votre expertise, ou simplement de faire passer votre message.

Pas

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Comprendre le devoir. Posez des questions jusqu'à ce que vous soyez sûr de comprendre ce que l'on attend de vous. Demandez à votre patron, à vos collègues ou à la personne qui vous a envoyé la mission.
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Identifier le but de l'écriture. Informera-t-il, enregistrera-t-il ou persuadera-t-il? Est-ce pour évaluer un problème et tracer une voie, ou est-ce un examen du travail déjà fait?
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Décidez du type de document à rédiger. À quel point cela devrait-il être formel? Cela peut-il être un e-mail rapide? S'agit-il d'un rapport volumineux ou d'un manuel? Est-ce quelque part entre les deux?
- Ne vous inquiétez pas de la longueur. Ils ont vraiment arrêté de compter les mots et les pages à l'école. Concentrez-vous sur la communication de ce que vous avez à dire.
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Identifiez votre public. Vous écrivez pour des collègues? Gestionnaires? Les clients? Fournisseurs?
- N'oubliez pas, en particulier avec le courrier électronique, que votre distribution peut rapidement s'étendre au-delà des destinataires d'origine.
Est-ce pour évaluer un problème et tracer une voie, ou est-ce un examen du travail déjà fait?
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Rassemblez les informations que vous devrez inclure dans votre document.
- Parlez à des collègues, des managers et à toute autre personne que vous devez consulter, que ce soit lors d'une réunion formelle ou non. S'il est approprié d'impliquer des rédacteurs dans l'équipe, comme un groupe de publications techniques, informez-les.
- Incluez votre propre expertise. Si on vous a demandé d'écrire à ce sujet, c'est probablement parce que vous en savez plus que les autres.
- Faites des recherches si le sujet l'exige.
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Prenez des notes au fur et à mesure. Ceux-ci peuvent être sous n'importe quelle forme que vous voulez. Ne vous inquiétez pas si ce que vous écrivez maintenant n'est pas soigné. Il suffit de l'écrire et de l'enregistrer.
- Mettez les notes en ordre, si cela peut vous aider à écrire, mais écrivez les notes avant de les organiser.
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Rédigez un brouillon. À ce stade, concentrez-vous sur l'écriture de quelque chose, qu'il soit organisé ou non. S'il vous manque des informations, marquez-les clairement et passez à autre chose.
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Réécrivez et modifiez votre travail.
- Pour un projet plus petit, cela peut signifier simplement une vérification orthographique et une relecture rapide avant d'appuyer sur envoyer.
- Remplissez les informations manquantes.
- Organisez votre document. Ajoutez des titres clairs pour diviser un document plus long en sections plus petites.
- Demandez à d'autres d'examiner votre travail, le cas échéant.
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Mettez un résumé clair et succinct tout en haut. Contrairement aux romans policiers, vous ne voulez pas que votre public soit en suspens. Comme un résumé dans un article académique, le résumé analytique doit inclure les principaux points, recommandations et conclusions.
- Gardez votre auditoire à l'esprit lorsque vous rédigez le résumé. Certains lecteurs occupés peuvent lire uniquement le résumé. D'autres peuvent utiliser le résumé pour décider s'ils veulent en savoir plus.
- Mettez le résumé à l'échelle du document. Pour un e-mail, une ligne d'objet claire et précise suffira. Pour un long rapport ou manuel, quelques paragraphes d'introduction peuvent servir de résumé.
- Assurez-vous que votre document et votre résumé concordent et que le document appuie vos conclusions.
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Obtenez des commentaires. Demandez à des collègues de revoir votre travail.
- S'il s'agissait d'une petite tâche pour un petit public, envoyez-la et obtenez des commentaires pour la prochaine fois.
S'il s'agissait d'une petite tâche pour un petit public, envoyez-la et obtenez des commentaires pour la prochaine fois.
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Apportez les dernières corrections. Ensuite, soumettez ou publiez le document et soyez fier du travail bien fait.

Conseils

Demandez si vous pouvez voir un exemple de document ou de modèle. Cela peut vous éviter de réinventer la roue et peut souvent vous indiquer le contenu approprié. Cela aidera également votre document à être cohérent avec d'autres publications. S'il n'y a pas d'échantillon, effectuez une recherche en ligne pour trouver un document similaire à utiliser comme modèle. N'oubliez pas d'essayer les modèles de documents de votre traitement de texte pour de nombreuses communications professionnelles courantes.
Choisissez les parties appropriées de ce processus d'écriture pour votre travail d'écriture et planifiez le temps dont vous avez besoin.
Envisagez de faire appel à une aide professionnelle. Si cet écrit doit figurer dans une brochure de vente, sur le site Web ou dans le rapport annuel aux actionnaires, engagez ou engagez un bon rédacteur. La qualité de cet écrit se reflète sur l'ensemble de l'entreprise et constitue la base des impressions de vos clients ou investisseurs.
- Soyez prêt à soutenir une aide extérieure. Vous devez tout de même fournir les informations qui entreront dans la rédaction.
L'apparence compte. Une mise en page ordonnée ne compensera pas un contenu médiocre, mais une mauvaise mise en page fera tomber un bon contenu. Apprenez-en suffisamment sur la mise en forme d'un document pour que son apparence soit cohérente et soignée.
Recherchez dans le guide des conseils spécifiques à votre tâche ou demandez un article. La rédaction d'un communiqué de presse diffère de la rédaction d'une brochure commerciale.
Si vous avez le temps, écartez-vous entre la rédaction du brouillon et sa révision, ne serait-ce que pour une heure de déjeuner. Il vous permettra de réviser avec un regard neuf.
Lorsque vous révisez le document, gardez un ton formel et professionnel.

Constitue la base des impressions de vos clients ou investisseurs — La qualité de cet écrit se reflète sur l'ensemble de l'entreprise et constitue la base des impressions de vos clients ou investisseurs.

Mises en garde

Ne vous attardez pas sur l'édition. Il est possible de regarder un document indéfiniment, en jouant avec les détails. Relisez-le, mais lorsque vous avez terminé, validez et envoyez-le ou publiez-le.
Soyez conscient des informations sensibles et contrôlez où elles vont.
Connaissez la politique de votre entreprise concernant l'utilisation de son logo sur les documents. Si vous utilisez le logo, assurez-vous d'utiliser une image propre et de préserver son apparence.
Ne paniquez pas. Bien sûr, il y a une pression pour bien écrire, mais que cela ne vous effraie pas de commencer. N'oubliez pas que votre écriture peut également mettre en valeur vos talents et votre expertise.

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