Comment gérer efficacement les e-mails?
Certains d'entre nous reçoivent beaucoup plus d'e-mails que nous ne pouvons en traiter efficacement.
Presque tous ceux qui travaillent utilisent le courrier électronique, mais il peut facilement nous submerger. Certains d'entre nous reçoivent beaucoup plus d'e-mails que nous ne pouvons en traiter efficacement. Pouvoir répondre à un e-mail rapidement et correctement peut nous aider à gagner du temps et à avoir l'air plus professionnel. Remarque: toutes ces étapes et suggestions ne fonctionnent pas dans tous les services de messagerie, mais elles fonctionnent toutes dans Gmail.
- 1Comprendre la raison pour laquelle les gens utilisent le courrier électronique. Le courrier électronique sert à communiquer entre les personnes; c'est pour envoyer du texte et des informations visuelles d'une personne à une autre / beaucoup d'autres. Ce n'est pas pour:
- Stockage d'informations; il est préférable d'enregistrer les informations sous forme de document sur votre ordinateur ou dans le cloud
- Vous rappeler ce qui doit être fait; utilisez plutôt une liste de tâches ou un calendrier pour cela
- 2Utilisez des étiquettes ou des dossiers pour garder les e-mails organisés et hors de votre boîte de réception.
- Utilisez une étiquette «suivi» ou «réponse» pour les choses que vous devez faire. Vous devez ensuite les ajouter à votre agenda ou à votre liste de choses à faire.
- Utilisez «en attente de réponse» lorsque vous attendez quelqu'un d'autre
- Utilisez «urgent» pour les choses qui doivent être faites le plus tôt possible
- 3Enregistrez les informations utiles, puis archivez l'e-mail.
- Téléchargez les pièces jointes et enregistrez les fichiers au bon endroit
- Ensuite, si vous ne répondez pas à l'e-mail, archivez-le
Pouvoir répondre à un e-mail rapidement et correctement peut nous aider à gagner du temps et à avoir l'air plus professionnel. - 4Archivez les e-mails avec lesquels vous avez terminé. Ne craignez pas l'archivage; Il déplace essentiellement l'e-mail de votre boîte de réception vers une boîte «sans nom» (techniquement, il supprime l'étiquette «boîte de réception»)
- Ce n'est pas parti - c'est à ça que sert la suppression
- Il est toujours possible de rechercher et de trouver
- 5Supprimez les e-mails erronés, puis désabonnez-vous de leur source. Cela gardera votre boîte de réception exempte d'e-mails inutiles et indésirables.
- Supprimez les e-mails que vous n'étiez pas censés recevoir en premier lieu
- Ceux-ci ne pourront plus être recherchés ou trouvés après avoir été dans la «corbeille» pendant un certain temps
- Si vous ne souhaitez plus recevoir ce type d'e-mail, assurez-vous de vous désabonner en recherchant les informations de "désabonnement" au bas de l'e-mail.
- Si vous ne pouvez pas vous en désinscrire, attribuez l'e-mail comme spam
- 6Utilisez des étoiles pour les e-mails spéciaux et très importants ou urgents. Utilisez les étoiles avec parcimonie, car avoir trop d'e-mails suivis sera aussi inutile que pas d'e-mails suivis.
- Gardez toujours à l'esprit le but de l'e-mail et essayez de ne plus l'utiliser pour quoi que ce soit d'autre.
- Utilisez le courrier électronique dans le cadre de votre «flux de productivité», ainsi qu'une liste de tâches, un calendrier ou un agenda et tout autre outil que vous jugez utile.
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