Comment parler à un employé d'un problème de retard?

Surveillez de près l'employé pour voir si le retard est le seul problème avec son rendement au travail.

L'un de vos employés est-il constamment en retard au travail? Établissent-ils un modèle de retard? Si tel est le cas, vous devriez parler avec eux de ce problème. Commencez par rassembler des informations sur le problème, y compris les fiches de paie. Ensuite, organisez une réunion privée avec l'employé. Lors de la réunion, restez calme et exposez vos préoccupations concernant leur performance et les conséquences s'ils continuent à être en retard. Espérons qu'ils prennent vos paroles à cœur et décident d'améliorer leurs performances.

Méthode 1 sur 3: résoudre le problème

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Identifiez les comportements problématiques. Surveillez de près l'employé pour voir si le retard est le seul problème avec son rendement au travail. S'ils sont également négligents dans leur travail ou désagréables avec leurs collègues, vous devrez peut-être également aborder ces problèmes lors de votre réunion. Faites attention à voir si leur productivité a clairement souffert de leur retard.
- Prenez une note rapide dans votre téléphone ou notez vos observations dans un petit bloc-notes que vous gardez sur vous. Cela vous permettra de tout vous rappeler clairement plus tard.
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Intervenir rapidement. Il est essentiel que vous ne laissiez pas ce problème durer trop longtemps. Commencez à planifier une réunion dès que vous voyez votre employé se comporter de manière problématique. Si vous attendez, il est possible que cela ne fasse qu'empirer. Vous courez également le risque de vous aliéner d'autres employés qui doivent prendre le relais du fainéant.
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Consultez le manuel de l'employé de l'entreprise. Si vous travaillez dans une grande entreprise, il existe probablement un manuel détaillé pour guider vos actions dans les situations de discipline des employés. Parcourez le livre pour voir s'il y a une section qui concerne les retards. Idéalement, vous trouverez un énoncé décrivant une politique de fréquentation claire et cohérente.
- Si votre lieu de travail n'a pas de manuel de l'employé, vous devrez alors vous fier à vos observations personnelles et à vos pratiques passées pour guider vos actions. Par exemple, si l'employé arrive systématiquement avec 15 minutes de retard, il s'agit d'une violation évidente de l'horaire.
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Parlez avec le service des ressources humaines. Envoyez un e-mail rapide, passez un appel téléphonique ou passez en personne au service RH de votre entreprise. Parlez-leur de la situation, demandez-leur conseil et demandez-leur ce qu'ils attendent de vous en termes de paperasse. Il est possible qu'ils aient besoin d'un accusé de réception signé par l'employé ou d'un résumé de la conversation de votre part pour le dossier de l'employé.
- Il est également possible que les RH sachent quelque chose concernant la vie personnelle ou médicale de l'employé que vous ne savez pas. Par exemple, l'employé peut l'avoir approché au sujet de l'utilisation d'une partie d'un congé médical. Demandez aux RH de vous renseigner sur les politiques de congé de l'entreprise qui pourraient concerner cet employé.
Si tel est le cas, vous devriez parler avec eux de ce problème.
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Rassemblez tous les documents et faits nécessaires. Vous voudrez mettre la main sur tous les registres de paie ou les feuilles de temps indiquant des absences ou des présences supplémentaires dans l'ensemble. Vous voudrez peut-être une documentation montrant les incidents antérieurs de retard, leur impact et les raisons fournies par l'employé. Avoir en main les évaluations de performance des employés est également une bonne idée.

Méthode 2 sur 3: conduite de la réunion

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Rencontrez l'employé en privé. Il est préférable que votre première conversation soit en tête-à-tête. Vous voulez absolument vous rencontrer dans un endroit où les autres employés ne seront pas au courant de votre conversation. Vous pouvez demander à l'employé de vous rencontrer dans votre bureau à une certaine heure. Certains superviseurs préfèrent demander à l'employé avec désinvolture: «Comment allez-vous?» plusieurs fois avant de mettre en place quelque chose de formel.
- Si vous connaissez assez bien l'employé et pensez qu'une approche décontractée est préférable, vous pouvez quitter le bureau ensemble pour aller prendre un café et discuter de tout.
- Pour organiser une réunion, vous pourriez dire: "Bonjour, Tom. Bonjour, est-ce que ça vous dérangerait de passer à mon bureau après le déjeuner?"
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Expliquez la raison de votre rencontre. Vous pouvez ouvrir la réunion avec quelques subtilités générales, mais c'est une bonne idée d'expliquer pourquoi vous les avez posées au début de la conversation. Vous pourriez expliquer que vous avez remarqué un changement dans leurs habitudes de travail et que vous vouliez avoir leur avis sur tout. Vous pouvez également décrire comment la productivité a chuté et vous avez remarqué que leur retard pourrait être une cause contributive.
- Faites preuve de tact ici car vous voulez laisser beaucoup de place pour qu'ils s'expliquent, surtout s'ils sont par ailleurs un bon employé. Vous pourriez dire: «Tom, j'ai remarqué que tu étais un peu en retard ces derniers temps. Pouvez-vous me dire ce qui se passe? Puis, "Tom, tes collègues comptent beaucoup sur ton bon travail et j'ai remarqué un ralentissement de la productivité ces derniers temps."
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Présentez les détails de la politique de présence. C'est ici que vous expliquez ce que vous avez trouvé dans le manuel de l'employé. Ou, vous pouvez leur dire ce qui est acceptable en termes de retard et d'absence et où la ligne est tracée. Il est également important de le faire assez tôt dans la conversation, car il est possible que l'employé n'ait pas entièrement compris la politique ou ait mal interprété quelque chose des RH.
- Vous pourriez lui dire: «Tom, nous avons besoin d'un préavis d'au moins 24 heures si vous êtes en retard pour une journée de travail».
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Expliquez les ramifications des retards futurs. C'est là que vous devrez établir des règles et des conséquences claires tout en étant aussi flexible que possible. Vous pouvez leur demander de rattraper leur temps chaque semaine. Ou, vous pouvez émettre un avertissement écrit menant éventuellement à la résiliation. Vous pouvez simplement leur demander de partir immédiatement s'ils arrivent en retard et arrimer leur paie. Assurez-vous de faire correspondre votre réponse au problème.
- Il est également utile de connaître votre employé. Certaines personnes réagissent mieux à des conséquences très clairement établies tandis que d'autres réagissent mieux si vous leur demandez simplement leur aide pour se conformer.
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Dites-leur ce que vous attendez de leurs performances futures. C'est là que vous pouvez tous les deux travailler sur une solution positive et proactive. Discutez des horaires flexibles comme option. Ou, peut-être voir s'ils peuvent faire du covoiturage avec d'autres pour la responsabilité. Parlez de travailler à domicile, si nécessaire, ou peut-être même de prendre un congé.
- Si le manque de préavis est votre véritable préoccupation, installez peut-être un système où ils peuvent envoyer des SMS ou des e-mails s'ils seront en retard à l'avenir.
- C'est également là que vous voudrez parler de tout autre problème de comportement, comme une mauvaise attitude. Cependant, veillez à ne pas submerger votre employé ou vous pourriez obtenir une réaction négative et défensive.
Certains superviseurs préfèrent demander à l'employé avec désinvolture: «Comment allez-vous?» plusieurs fois avant de mettre en place quelque chose de formel.
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Répondez à leurs questions. Avant de conclure la conversation, assurez-vous de leur demander s'ils ont des questions ou des préoccupations qu'ils aimeraient que vous répondiez. Et, quoi qu'ils demandent, faites de votre mieux pour leur donner autant d'informations et de conseils que possible sans paraître condescendant. Si vous ne connaissez pas la réponse, référez-les aux RH ou à quelqu'un qui peut vous aider.
- Vous pourriez dire: «Avant de tout terminer, avez-vous des questions à me poser? Je veux m'assurer que vous comprenez bien tout ce que nous avons abordé».
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Envoyez une copie de tous les documents aux ressources humaines. Obtenez toutes les signatures de documents dont vous avez besoin. Et faites des copies supplémentaires pour vos propres dossiers et ceux des RH. C'est une bonne idée de conserver des résumés généraux des conversations disciplinaires dans le dossier de travail d'un employé. Ces documents serviront de dossier au cas où vous auriez besoin d'avoir une autre conversation ou de poursuivre votre licenciement.
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Faites attention et récompensez toute amélioration. Il est fort probable que votre employé commencera à améliorer ses performances suite à votre conversation. Pendant que vous regardez pour voir comment ils vont, assurez-vous de noter tout progrès et de l'encourager, même s'il est petit.

Méthode 3 sur 3: maintenir le professionnalisme

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Reste calme. N'oubliez pas que vous êtes la personne qui donne le ton professionnel à votre conversation. Respirez profondément ou comptez jusqu'à dix dans votre tête si vous avez besoin de vous calmer. Tenez-vous-en aux problèmes et essayez de ne pas vous éloigner du sujet. Rappelez-vous que vous essayez de les aider, mais que vous devez également faire votre travail.
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Ne tolérez pas les insultes ou les abus personnels. L'employé peut réagir négativement à vos commentaires et réagir en s'en prenant à lui. Si cela se produit, il est préférable que vous reculiez tous les deux un peu. Demandez à l'employé de partir pour la journée et indiquez que vous reprendrez la conversation demain avec les RH également présents. Vous devez conserver un degré d'autorité ici ou vous perdrez la capacité de guider le comportement de cet employé et d'assurer la productivité de l'entreprise.
- C'est une autre raison pour laquelle vous voulez avoir cette conversation le plus tôt possible. Si vous attendez trop longtemps avant de parler avec eux, ils peuvent avoir l'impression que vous auriez dû les avertir plus tôt.
Si vous travaillez dans une grande entreprise, il existe probablement un manuel détaillé pour guider vos actions dans les situations de discipline des employés.
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Faites venir un témoin, si nécessaire. Si vous pensez que la conversation peut mal se passer, c'est probablement une bonne idée d'inviter un membre des RH ou un autre superviseur à participer à la conversation. Ils peuvent aider à renforcer ce que vous dites sur les règles. Un employé sera également moins susceptible de s'agiter face à deux personnes calmes.
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Donnez-leur une option d'explication écrite. Si l'employé n'est pas à l'aise de parler de sa situation avec vous, vous pouvez lui permettre d'écrire une lettre officielle indiquant les raisons de ses actions et son désir de s'améliorer à l'avenir. Demandez-leur d'accepter explicitement des mesures d'amélioration spécifiques à l'avenir.
- Cette lettre doit également être placée avec le dossier officiel de l'employé auprès des RH.
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Dirigez-les plus haut dans la chaîne de commandement. Si l'employé ne semble pas disposé à changer ou refuse de parler civilement avec vous, il peut être nécessaire de le mettre en contact directement avec votre superviseur ou les RH. Prévenez l'autre partie si vous faites cela, afin qu'elle sache à quoi s'attendre.

Conseils

Si vous êtes nerveux, il peut être utile de pratiquer votre discussion avec un autre superviseur au préalable.

Mises en garde

Assurez-vous de vous familiariser avec les termes du congé de maladie FMLA.

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