Comment être une assistante de direction efficace?

Communiquez vos intentions et votre discours de manière excellente. Vocalisez tout correctement. Vous êtes en première ligne, vous êtes l'entreprise! Rappelez-vous toujours que pour tous les appelants extérieurs, vous êtes l'entreprise. Pour les appels internes, vous êtes une extension de votre patron et représentez le département.

• Lorsque vous répondez au téléphone, parlez avec votre gorge et non avec votre nez. Vous ne voulez jamais crier ou paraître strident aux appelants. Imaginez entendre la voix de Fran Drescher de l'émission télévisée The Nanny lorsque vous appelez le président d'une grande entreprise. Pas la meilleure première impression!
  • (Pour ceux qui ne connaissent pas cette sitcom des années 90, The Nanny, joué par Fran Drescher avait une voix extrêmement nasillarde et stridente. Entraînez-vous quelques fois dans une mini cassette jusqu'à ce que vous entendiez (et sentiez) la différence. Quand votre la voix sonne rauque et veloutée, vous l'avez compris.

Communiquez aussi bien par messages téléphoniques. Il n'y a certainement rien de mal à prendre un message détaillé (heure, date, nom et numéro de téléphone) sur un bloc-notes en carbone si c'est ce que vous ou votre cadre préférez. En utilisant du papier de couleur claire, vous taperez le nom et la date de votre cadre en haut au centre de la page et en dessous une colonne pour le nom et le message de l'appelant. Lorsque quelqu'un appelle, vous tapez le nom, le numéro de téléphone et le message de l'appelant, l'imprimez et le donnez à l'exécutif. Bien sûr, si votre patron n'est pas au bureau à ce moment-là, vous pouvez continuer à ajouter des noms au journal jusqu'à ce qu'il revienne au bureau. Donnez le journal à votre patron pour qu'il puisse commencer à examiner les messages et retourner rapidement les appels. Au fur et à mesure que votre patron répond aux appels, il rayera les noms de toutes les personnes dont les appels ont été renvoyés.

• Périodiquement (vous décidez quand), vous irez chercher l'ancien journal où votre patron a barré les noms des personnes à qui les appels ont été retournés. Vous mettrez à jour le journal en grisant les noms des personnes qu'il a rappelées. Pour ce faire, en mettant en évidence OU en barrant toute la ligne (nom, message et tout), en cliquant sur "Format", puis sur "ombrage", puis en choisissant l'une des nuances de gris les plus claires et en cliquant sur "OK" ou en utilisant la méthode barrée. Faites cela sur votre ordinateur pour chaque nom que votre patron a barré, en laissant de côté les noms de ceux qui n'ont pas été barrés. Maintenant, le journal sur votre écran a certains noms ombrés, d'autres non ombrés et tous les nouveaux appels entrants.
• Imprimez cette feuille et rendez-la à votre patron. En un coup d'œil, votre patron pourra voir tous ceux qui ont appelé, y compris ceux à qui les appels ont été retournés et ceux qui doivent encore être rappelés. Vous ferez cela toute la journée.

Prenez et soyez proactif dans votre initiative.

• Entrez dans le bureau avec un stylo et du papier et excusez-vous de vous interrompre. Dites à votre patron «Pardonnez-moi de vous interrompre, mais je remarque qu'il est presque l'heure du déjeuner et je me demandais si vous voudriez que je prenne quelques sandwichs pour vous (tous les deux).» C'est là que votre stylo et votre papier sont utiles. N'oubliez pas, lorsque vous prenez des commandes de sandwichs, de leur demander s'ils veulent du ketchup ou de la moutarde et quel type de pain, si cela n'a pas été clairement indiqué. Votre patron se fera un plaisir de sortir une facture de 15€ et vous partez déjeuner. Souvent, lorsque vous prenez cette mesure proactive, si vous n'avez pas déjeuné, votre patron vous proposera probablement d'acheter le vôtre en signe de gratitude et d'appréciation.
• À votre retour avec le sac, ne le jetez pas simplement sur le bureau et partez. Trouvez un endroit dégagé à l'écart des papiers qui pourraient être étalés et placez le sandwich, la boisson et les serviettes de chaque personne sur le bureau. Dites à votre patron que vous mettez sa monnaie avec le reçu sur son bureau et demandez-lui s'il y a autre chose que vous pouvez obtenir. Ils vous remercieront probablement, diront non et commenceront à plonger dans leurs sandwichs. Emportez le sac vide avec vous et jetez-le dans votre poubelle.