Comment planifier et organiser un concours hippique?

Vous aurez également besoin d'une équipe pour publier des dépliants dans les écoles de chevaux, les fermes et autres lieux connexes.

Organiser un spectacle équestre est une affaire très détaillée. Quel que soit le niveau de votre émission, une délégation et plusieurs mois de planification sont indispensables. Organisez votre personnel et embauchez des officiels, et réservez un lieu qui convient à la portée et à la taille de votre spectacle. Nommez un secrétaire d'exposition pour gérer l'hôte des tâches de bureau impliquées dans tout spectacle équestre. La planification des urgences et la sécurité des humains et des chevaux sont des priorités absolues. Rassemblez vos équipes d'installation et de nettoyage le jour de l'événement et assurez-vous que tout le monde est prêt à gérer les problèmes qui surviennent.

Partie 1 sur 6: organiser le personnel

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Désignez ou engagez un directeur de spectacle. Le directeur de l'exposition est la personne responsable de l'opération globale de l'émission. Pour les spectacles de niveau supérieur, les clubs ou associations affiliés exigent souvent que les gestionnaires de spectacles soient des professionnels formés. Les événements moins formels ne sont pas aussi stricts en ce qui concerne les exigences de formation.
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Nommez un secrétaire d'exposition. Les concours hippiques impliquent une foule de tâches administratives, de la manipulation du matériel d'entrée à l'organisation des récompenses, des numéros arrière et des cartes de juge. Le secrétaire de spectacle doit être une personne très organisée avec un sens aigu du détail.
- Ils auront également besoin d'assistants pour effectuer des tâches telles que l'inscription des exposants le jour de l'événement. Vous (ou le secrétaire) pouvez recruter des bénévoles de votre club 4-H ou d'une autre organisation affiliée pour combler ces postes.
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Sélectionnez un coordinateur de la sécurité. Pour les petits événements, le responsable du salon supervise souvent les mesures de sécurité. Cependant, pour les événements qui attirent des centaines de personnes (y compris les exposants et le grand public), un coordonnateur de la sécurité devrait être désigné sans autre fonction.
- Ils géreront les certificats de santé, travailleront avec le personnel d'urgence, souscriront une assurance, surveilleront la météo, planifieront les urgences et veilleront à ce que les professionnels vétérinaires soient sur appel.
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Formez une équipe marketing. Vous pouvez très probablement gérer le marketing et les promotions en utilisant des bénévoles. Demandez à une personne expérimentée en conception graphique de créer un communiqué de presse et des dépliants. D'autres peuvent contacter les entreprises locales pour parrainer l'événement ou faire des dons. Vous aurez également besoin d'une équipe pour publier des dépliants dans les écoles de chevaux, les fermes et autres lieux connexes.
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Désignez des préposés bénévoles, une équipe de sonnerie et d'autres assistants. Le nombre de bénévoles dont vous aurez besoin dépendra du niveau de votre spectacle. Les équipes d'installation et de nettoyage sont des incontournables absolus. Tout spectacle nécessite que les participants s'assurent que les participants publics et les exposants se garent dans des zones séparées. Si des obstacles doivent être déplacés pendant le spectacle, vous aurez besoin d'un équipage de ring.
- Le public ne doit pas stationner à proximité de l'endroit où les exposants installent leurs remorques et gardent leurs chevaux. Le fait de ne pas séparer le public et les chevaux peut augmenter le risque d'accidents.

Partie 2 sur 6: embaucher des fonctionnaires

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Engagez un juge qualifié. Trouvez un juge approprié pour le concours que vous organisez. Renseignez-vous auprès de votre club ou association de compétition des 4-H, qui publie annuellement des listes de juges qualifiés. Contactez un juge, discutez de votre organisation et des détails de l'émission, et négociez le paiement.
- Vous devrez également couvrir les frais de déplacement et de repas. Si le spectacle est un événement de plusieurs jours, vous devrez fournir un hébergement à l'hôtel.
- Le juge conçoit souvent des plans de cours, alors demandez-leur de soumettre les conceptions et toutes les autres exigences bien avant le spectacle.
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Nommez ou embauchez un annonceur. Si le site dispose d'un système de sonorisation, vous pouvez simplement demander à un bénévole de votre club 4-H ou d'une autre organisation d'agir en tant qu'annonceur. S'il n'y a pas de système de sonorisation, embauchez un annonceur qui peut fournir son propre microphone, haut-parleurs et autres équipements audio.
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Choisissez un gestionnaire de terrain, un maître de piste et des stewards. En fonction de la taille et de la portée du salon, vous aurez besoin d'un maître de piste et d'un responsable du terrain pour superviser les classes d'exposants entrant et sortant du ring. Ils superviseront également tout repositionnement nécessaire des sauts et autres obstacles.
- Selon le niveau de votre compétition, vous devrez peut-être embaucher des stadiers professionnels pour aider le juge. Votre club 4-H ou chapitre équestre peut vous mettre en relation avec des professionnels si du personnel licencié est nécessaire.
- Si vous prévoyez un spectacle moins formel, vous pouvez nommer des bénévoles pour gérer le ring.

Contactez vos services d'urgence locaux avant l'événement afin qu'ils soient de garde — Si vous n'avez pas de personnel d'urgence présent, contactez vos services d'urgence locaux avant l'événement afin qu'ils soient de garde.

Partie 3 sur 6: gérer les installations

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Choisissez un lieu qui peut accueillir votre spectacle. Pour des spectacles plus importants, réservez une salle de spectacle équestre avec suffisamment de places assises, beaucoup d'espace pour les caravanes des exposants, un parking public et des toilettes. Si vous organisez un spectacle plus petit dans votre ferme ou appartenant à un membre de votre club, vous devrez louer des gradins, des chaises pliantes ou d'autres sièges. Vous devrez également louer des toilettes portables.
- Les sites de concours hippiques ont généralement des obstacles sous la main, mais vous devrez vous assurer qu'ils conviennent à votre compétition spécifique.
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Acquérir des sauts, des obstacles et d'autres équipements si nécessaire. Si votre site ne fournit pas d'obstacles appropriés, ou si vous organisez le spectacle dans votre ferme, vous devrez louer ou acheter le matériel nécessaire. Effectuez une recherche en ligne pour trouver une entreprise d'approvisionnement dans votre région.
- Si le site ne fournit pas de tracteur pour faire glisser l'équipement en place, vous devrez en louer un ou trouver un membre de votre organisation qui pourra vous en fournir un.
- Travaillez avec le juge si vous avez besoin d'aide pour décider de l'équipement dont vous avez besoin.
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Mettre en place un stand de concessions. Un stand de concessions gardera le ventre de vos invités plein et constitue une excellente opportunité de collecte de fonds. Si le lieu n'a pas de stand de concession désigné, installez des tables, un gril et des glacières. Nommez des bénévoles pour travailler sur le gril et gérer les transactions.
- Pour économiser sur votre budget alimentaire, demandez aux restaurants et aux épiceries locaux de faire des dons. Contactez-les des mois à l'avance afin qu'ils puissent vous inscrire à leur allocation de dons de bienfaisance.

Lisez aussi: Comment choisir le bon type d'éperon pour l'équitation?

Partie 4 sur 6: Effectuer des tâches de bureau

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Distribuez les conditions d'entrée et traitez les formulaires et les frais. Envoyez les conditions d'entrée aux écoles, clubs et fermes équestres locaux bien avant le spectacle. Le secrétaire sera la personne-ressource pour le traitement des formulaires d'inscription et des frais. Ils utiliseront également les formulaires d'inscription pour établir une liste de classe, ou une liste d'exposants organisée en fonction de leur âge et de leurs groupes d'événements.
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Commandez des rubans, des trophées, des numéros de dos, des badges et des cartes de juges. Le secrétaire devra également commander l'équipement et le matériel requis avant le spectacle. Prévoyez un minimum de plusieurs semaines pour l'expédition afin qu'il y ait une certaine marge de manœuvre en cas de rupture de stock.
- Vous ne voudriez pas qu'un exposant concoure sans numéro ou présente un prix sans ruban.
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Demandez aux entreprises locales de parrainer l'événement. Les commandites sont une autre bonne opportunité de financement. Contactez les entreprises locales (les entreprises liées aux chevaux peuvent être d'un intérêt particulier) pour payer pour que leurs noms soient affichés sur la liste de classe ou autrement annoncés lors de l'événement.
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Faites la promotion du spectacle auprès des clubs locaux, des fermes et des médias. Créez un communiqué de presse qui comprend les détails de l'émission, les coordonnées et les informations sur votre organisation, et envoyez-le aux journaux locaux et aux chaînes d'information. Affichez des dépliants dans les entreprises locales, les fermes et les clubs hippiques. Créez un événement Facebook et demandez à votre personnel de partager l'événement sur leurs canaux de médias sociaux.

Réservez une salle de spectacle équestre avec suffisamment de places assises — Pour des spectacles plus importants, réservez une salle de spectacle équestre avec suffisamment de places assises, beaucoup d'espace pour les caravanes des exposants, un parking public et des toilettes.

Partie 5 sur 6: Manipulation des problèmes de sécurité

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Décidez si vous avez besoin de personnel d'urgence au salon. Si votre spectacle est affilié à une association équestre, renseignez-vous si elle nécessite la présence de personnel médical. Pour les petits événements, en particulier ceux proches d'un hôpital, une équipe d'urgence n'est généralement pas nécessaire. Si vous vous attendez à ce que des centaines de personnes soient présentes, il est sage d'avoir une ambulance et une équipe d'intervention d'urgence sur le terrain.
- N'oubliez pas que vous devrez tenir compte des frais de personnel d'urgence dans votre budget.
- Si vous n'avez pas de personnel d'urgence présent, contactez vos services d'urgence locaux avant l'événement afin qu'ils soient de garde. Conseillez-leur de ne pas utiliser les sirènes et les lumières en cas d'urgence, car ils peuvent effrayer les chevaux.
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Souscrivez une assurance événementielle. Vous devrez peut-être souscrire une assurance événementielle, en fonction de vos lois locales, de votre lieu et de vos associations affiliées. Même si vous n'êtes pas obligé, il est sage d'assurer votre émission dans la mesure du possible.
- Les exigences minimales en matière d'assurance dépendront de la taille de votre événement, de votre emplacement et des exigences de votre lieu et de votre organisation. Par exemple, l'USEF (US Equestrian Federation) exige un minimum de 750000€ de couverture responsabilité civile générale et de 37300€ sur le matériel et les biens.
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Embaucher un agent de police en congé ou une autre sécurité. Votre assurance, vos ordonnances locales ou votre organisation affiliée peuvent vous obliger à engager des services de sécurité pour votre événement. Contactez votre service de police ou shérif local pour mettre en place un service de sécurité hors service.
- Si vous n'êtes pas obligé d'avoir un agent hors service, vous pouvez engager des gardes de sécurité civils privés. Bien qu'ils soient généralement une option plus abordable, gardez à l'esprit que les agents de sécurité privés n'ont souvent pas autant de formation et d'expérience.
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Exiger des exposants qu'ils soumettent des certificats sanitaires. Vos exposants doivent soumettre des certificats de santé à jour pour prouver que leurs chevaux sont en bonne santé. Ils doivent présenter une preuve de vaccination contre la rage et un test Coggins négatif.
- Assurez-vous de les noter dans vos conditions d'entrée.
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Avoir un maréchal-ferrant et un vétérinaire présents ou sur appel. Pour les spectacles plus importants, un maréchal-ferrant ou un spécialiste de la chaussure et un vétérinaire équin devraient installer des stations sur le terrain. Votre association pourrait exiger leur présence. Si vous organisez un spectacle plus petit, faites appel à un maréchal-ferrant et un vétérinaire locaux en cas de problème.
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Surveillez les prévisions météorologiques. Une pluie légère n'interférera pas avec certains événements de compétition, mais les tempêtes et la foudre arrêteront votre émission. Le coordinateur de la sécurité doit surveiller les prévisions menant au spectacle. S'il y a un risque de mauvais temps, ils doivent suivre les tempêtes à l'aide d'une application mobile radar ou d'une radio météo.
- Il est judicieux de planifier une date de pluie si vous avez réservé un lieu en plein air.
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Inspectez les terrains pour détecter les risques de sécurité. Plusieurs jours avant l'événement, vérifiez le ring, les étals, les lots et autres endroits pour tout ce qui pourrait mettre en danger les chevaux ou les participants. Les exemples incluent les trous, les roches, les objets pointus et les clôtures brisées. Travaillez avec le lieu pour corriger les problèmes que vous repérez.
- Faites une autre double vérification la veille de l'événement.

Veilleront à ce que les professionnels vétérinaires soient sur appel — Ils géreront les certificats de santé, travailleront avec le personnel d'urgence, souscriront une assurance, surveilleront la météo, planifieront les urgences et veilleront à ce que les professionnels vétérinaires soient sur appel.

Partie 6 sur 6: Diriger le spectacle

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Configurez les équipements et les stations à l'avance. Positionnez les sauts et autres obstacles la nuit précédant l'événement. Le matin de l'événement, mettez en place les tables d'inscription, ou là où les exposants reçoivent leurs numéros de dos, les listes de classes et de prix, et d'autres informations. Installez le stand des concessions, les glacières et le gril quelques heures avant l'événement.
- Le matin de l'événement, ayez une équipe disponible pour recevoir et installer des sièges, des toilettes portables et d'autres équipements que vous avez peut-être loués.
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Organisez une réunion du personnel au moins une demi-heure avant le spectacle. Rassemblez le comité et assurez-vous que les tâches d'installation ont été accomplies. Parcourez l'ordre du spectacle depuis les cérémonies d'ouverture et les événements individuels jusqu'à la remise des prix. Passez en revue les plans de sécurité, les emplacements du personnel d'urgence et vétérinaire et les zones réservées aux exposants.
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Dirigez le spectacle et résolvez les problèmes qui surviennent. Le moment est enfin arrivé! Organisez des cérémonies d'ouverture et des événements individuels, et présentez des récompenses lorsque les scores sont comptés. Soyez disponible pour gérer les problèmes du juge ayant besoin d'une pause dans la salle de bain à un membre de l'auditoire qui s'évanouit.
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Détruisez les installations. À la fin du salon, les exposants chargeront leurs remorques et les invités se dirigeront vers leurs voitures. Nettoyez les déchets, démontez les tables et gérez le retour des obstacles, tracteurs, gradins et autres équipements loués. Si le lieu a du personnel sur place, travaillez avec eux pour remettre l'espace à ses conditions normales.
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Évaluez le fonctionnement du spectacle. Identifiez les moyens de rendre les émissions futures que vous prévoyez encore meilleures. Vérifiez les dépenses et les revenus de l'émission, et cherchez des façons dont elle pourrait être plus rentable à l'avenir. Discutez avec tous les membres du personnel de ce qui a bien fonctionné et de ce qui doit être amélioré. Posez des questions telles que:
- Y a-t-il eu un hoquet opérationnel? Les transitions entre les événements individuels ont-elles été fluides?
- Le spectacle était-il complet? En sureffectif?
- Les inscriptions des exposants et la participation du public étaient-elles conformes aux attentes? Le spectacle aurait-il pu bénéficier de plus de publicité?