Comment comprendre et mettre en place un grand livre?
Une fois que vous avez établi le plan comptable, modifiez ou supprimez tous les codes de diagramme existants et entrez vos nouveaux codes de diagramme si nécessaire.
Cet article fournit une liste de contrôle de configuration pour exécuter un programme de grand livre général.
- 1Établissez le type de plan comptable que vous souhaitez utiliser. Il peut s'agir de l'un des exemples de graphiques fournis avec votre logiciel, ou vous pouvez souhaiter modifier un graphique existant ou entrer un nouveau graphique à partir de zéro. Si vous n'êtes pas qualifié pour décider de la meilleure approche, consultez votre comptable. N'oubliez pas que vous pouvez toujours ajouter plus de plan de codes de compte à l'avenir. Plus tard, vous pouvez également supprimer les codes de graphique que vous n'avez jamais utilisés. En d'autres termes, la structure du graphique n'a pas besoin d'être absolument définitive, mais la structure globale doit être en place.
- 2Une fois que vous avez établi le plan comptable, modifiez ou supprimez tous les codes de diagramme existants et entrez vos nouveaux codes de diagramme si nécessaire.
- 3Entrez les détails de votre entreprise dans le programme et entrez le code de compte pour tous les comptes «spéciaux» tels que votre compte de bénéfices non répartis, compte d'attente et autres comptes si nécessaire.
- 4Faites une sauvegarde. Conservez-le pour référence future.
- 5Entrez vos soldes d'ouverture pour l'année. Déterminez si vous allez saisir des soldes à partir de la période 1 (recommandé) ou si vous allez saisir des soldes de la période précédente uniquement. Si vous ne saisissez que les soldes de la période précédente, vous aurez besoin d'un rapport de balance de vérification à partir duquel travailler, jusqu'à la période précédente.
- 6Saisissez et, si nécessaire, enregistrez vos soldes d'ouverture.
- 7Imprimez une balance de vérification et vérifiez-la.
- 8Si nécessaire, saisissez les soldes de correction.
- 9Faites une sauvegarde à ce stade pour référence future.
- 10Entrez éventuellement vos soldes de l'année dernière si votre logiciel vous le permet.
- 11Entrez éventuellement vos budgets si vous souhaitez imprimer des rapports comparant les chiffres réels aux budgets et votre logiciel vous le permet.
- 12Faites une sauvegarde à ce stade pour référence future.
- 13Vérifiez attentivement vos états financiers. Assurez-vous que les colonnes s'additionnent correctement et que les calculs internes de vos rapports sont corrects. C'est un point critique. Ne présumez pas que vos rapports sont corrects si vous avez modifié la structure de votre plan comptable.
- 14Si les rapports financiers ne sont pas corrects, modifiez-les / corrigez-les. Pour ce faire, déplacez les codes de compte vers leurs emplacements corrects si possible.
- 15Faites une dernière sauvegarde. Votre système devrait maintenant être prêt pour une utilisation générale.
N'oubliez pas que vous pouvez toujours ajouter plus de plan de codes de compte à l'avenir.
- Lisez un bon livre d'introduction sur les bases de la comptabilité rédigé pour les non-comptables.
- Obtenez une formation sur le logiciel si une formation est disponible.
- Vérifiez la structure de votre plan comptable avec votre comptable avant de commencer à saisir les soldes.
- Assurez-vous de faire des sauvegardes de votre configuration à des étapes importantes afin de pouvoir restaurer une sauvegarde si vous faites une erreur.
- Vérifiez si des livres sont disponibles sur le logiciel que vous essayez de configurer, comme «Pour les nuls» ou une documentation d'introduction similaire.
- Si vous ne maîtrisez pas parfaitement les principes de la comptabilité en partie double, il est très important que votre configuration soit vérifiée par quelqu'un qui le fait, avant de commencer à utiliser votre nouveau système.
