Comment conserver et contrôler les enregistrements à l'aide de Microsoft Access?
La conservation des enregistrements sur un ordinateur vous permet d'accéder facilement et à la demande à tous vos enregistrements.
La conservation des enregistrements sur un ordinateur vous permet d'accéder facilement et à la demande à tous vos enregistrements. Il existe de nombreux programmes de tenue de registres informatisés (généralement appelés applications de base de données), mais si vous avez un ordinateur exécutant Windows, Microsoft Access est suffisamment convivial pour que même un utilisateur à domicile puisse créer et utiliser une base de données personnalisée pour créer, modifier et stocker les enregistrements de données personnelles. Access n'est pas disponible dans Mac Office, mais Mac possède sa propre application de base de données populaire FileMaker Pro, qui est créée par une filiale d'Apple et dont les fonctionnalités sont similaires à Access.
Partie 1 sur 2: installation de Microsoft Access
- 1Obtenez un accès Microsoft. L'accès est disponible dans le cadre de Microsoft Office pour Windows. L'application est disponible en différentes itérations, y compris Office 365, que vous pouvez «louer» pour moins de 7,50€ par mois, en achetant Microsoft Office pour Windows sur disque dans un magasin de détail ou en ligne, ou en achetant Access séparément application de Microsoft en ligne. L'accès n'est disponible sur aucun autre système d'exploitation que Windows.
- Toutes les dernières informations sur Office sont disponibles sur Office.com.
- Si vous voulez la version Windows d'Office sur Mac, procurez-vous une copie compatible de Windows et exécutez-la avec OS X avec le logiciel Boot Camp de Mac.
- 2Décidez où vous stockerez vos fichiers de base de données. Vous pouvez utiliser un stockage en nuage tel que Microsoft OneDrive ou DropBox afin que vos fichiers soient disponibles partout où vous pouvez accéder à Internet, stocker vos fichiers localement sur votre ordinateur ou un autre réseau, ou enregistrer des copies à plusieurs endroits pour être vraiment sécurisé.
- 3Installez la suite bureautique. Sauf si vous avez le CD, vous devrez télécharger et exécuter (double-cliquez sur le fichier) un fichier d'installation, puis l'installer sur Internet. Vous pouvez choisir les applications à installer - Office inclut Access dans la suite principale, sauf si vous le désélectionnez délibérément. Votre ordinateur peut redémarrer une ou plusieurs fois au cours du processus.
Obtenez un accès Microsoft.
Partie 2 sur 2: créer une base de données simple
- 1Démarrez Microsoft Access. Pour trouver le programme, cliquez sur l'icône «Accès» dans votre liste Toutes les applications dans le menu Démarrer. L'application apparaît et vous permet de choisir le type de projet souhaité. Avec une base de données vierge, vous pouvez conserver des rapports sur les personnes à qui vous devez de l'argent - ou les personnes qui vous doivent de l'argent - ou pour des listes de factures, de grandes bases de données d'adresses postales ou électroniques ou d'autres grandes quantités de données.
- Access est un outil beaucoup plus puissant pour ces tâches que Microsoft Excel. Access peut fonctionner facilement avec Excel en important des données depuis (et en exportant des données vers) cette application via les boutons de l'onglet Données externes d'Access.
- Pour faciliter le démarrage du programme à l'avenir, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône et choisir «Épingler à la barre des tâches» pour épingler l'icône à votre barre des tâches.
- 2Choisissez «base de données de bureau vide», puis cliquez sur «créer». Vous pouvez jouer avec les autres options lorsque vous obtenez plus d'expérience avec les bases. Le programme démarre avec un nouveau fichier nommé «Database1» par défaut et une toute nouvelle table devant vous appelée «Table1».
- Les bases de données stockent les données au format brut dans des tableaux qui indiquent à Access où allouer de l'espace sur un disque dur pour les données que vous placez dans chaque cellule du tableau.
- Vous pouvez également utiliser la touche "Tab" pour accéder au champ suivant ou utiliser vos touches fléchées.
- 3Cliquez sur la case jaune «cliquez pour ajouter». Un menu apparaît; dans ce menu, vous choisissez un type de données pour le champ; les options incluent «Texte court» pour les zones de texte courtes, comme pour les noms ou les adresses postales, «Nombre», «Devise», «Date et heure» ou l'un des autres choix.
- 4Nommez la nouvelle colonne. Notez que le premier champ du tableau se remplit automatiquement avec les numéros d'identification lorsque vous ajoutez des éléments dans les lignes et les colonnes à droite, d'où son nom «ID» - vous pouvez modifier ce comportement à mesure que vous acquérez de l'expérience en utilisant le logiciel.
L'accès est disponible dans le cadre de Microsoft Office pour Windows. - 5Entrez plus de données. Plus précisément, créez de nouvelles colonnes, ajoutez des données aux lignes et renommez les colonnes selon vos besoins.
- 6Sauvegardez votre dossier. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Fichier», puis sur «Enregistrer sous». Laissez les choix tels quels par défaut et cliquez à nouveau sur "Enregistrer sous". Cliquez sur "Oui" lorsque Access demande s'il peut fermer tous les objets à enregistrer. Le fichier est enregistré.
- Si vous choisissez de déplacer votre base de données vers le cloud ou un autre appareil, Access peut vous aider à formater vos données pour la nouvelle plate-forme. Cliquez simplement sur "Fichier" puis sur "Enregistrer sous" et vous verrez les formats disponibles dans le volet de la fenêtre à droite.
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