Comment gérer les employés distants?

Pour gérer efficacement vos employés distants, utilisez des délais et des quotas pour vérifier s'ils répondent à vos attentes.

L'embauche d'employés à distance est un excellent moyen de puiser dans les talents du monde entier. Comprendre comment gérer efficacement les employés distants peut sembler accablant au début, mais il existe quelques astuces et outils que vous pouvez utiliser pour garder vos télétravailleurs productifs et heureux.

Méthode 1 sur 4: définir les attentes

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Établissez dès le départ vos attentes pour vos employés distants. Si vos employés ne comprennent pas ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin, ils ne pourront pas réussir. Détaillez toutes vos attentes dans des documents en ligne, des vidéos ou des diaporamas et transmettez-les à vos employés. Assurez-vous qu'ils incluent toutes les informations clés dont vos employés ont besoin pour réussir dans leur travail.
- Par exemple, vous pouvez créer un document d'introduction à remettre à vos employés distants lorsque vous les embauchez, qui décrit leurs responsabilités et leur donne des instructions spécifiques pour leur travail. Vous pouvez même inclure des liens vers d'autres documents ou vidéos qui traitent de scénarios spécifiques que vos employés pourraient rencontrer afin qu'ils sachent ce que vous attendez d'eux dans ces situations.
CONSEIL D'EXPERT

Elizabeth douglas, PDG de guide, conseille: "La gestion des employés distants nécessite une excellente communication, à la fois de la personne qui va être l'employé distant, mais aussi du manager. Donc, si vous comptez embaucher quelqu'un pour être un employé distant, vous devez vous assurer qu'ils sont capables d'une communication vraiment efficace, même de la sur-communication.
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Utilisez des délais pour aider vos employés distants à répondre à vos attentes. Sans délais, vos employés distants ne sauront pas combien de temps ils devraient consacrer à leur travail ou quand ils devraient le rendre. Les délais aideront vos employés à gérer efficacement leur temps, et ils vous donneront une bonne idée de combien le travail est effectué par vos employés.
- Les délais sont également un bon moyen de suivre la productivité de vos employés distants. Si un employé ne cesse de manquer des délais, vous saurez que vous devez le contacter et revoir vos attentes.
- Vous pouvez toujours ajuster vos délais plus tard s'ils ne fonctionnent pas. Si vous réalisez qu'un délai que vous avez défini n'est pas réaliste, vous pouvez le prolonger de quelques jours.
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Donnez à vos employés un quota si les délais ne s'appliquent pas au travail qu'ils effectuent. Parfois, des employés distants sont embauchés pour effectuer de nombreuses tâches courtes et consécutives, où les délais n'auraient pas de sens. Si tel est le cas pour vos employés, essayez plutôt de fixer un quota qu'ils doivent respecter pour les aider à gérer leur temps et à être productifs.
- Par exemple, si vous embauchez des employés distants pour répondre aux demandes des clients de votre entreprise, vous pouvez faire savoir à vos employés que vous vous attendez à ce qu'ils répondent à 3 à 4 demandes par heure.
- Si vous avez besoin d'aide pour établir un quota, essayez de faire le travail de vos employés distants pendant un jour ou deux pour voir ce qui peut être accompli de manière réaliste par une seule personne.
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Faites savoir à vos employés s'ils ne répondent pas à vos attentes. Si vous remarquez qu'un de vos employés ne respecte pas ses délais ou ses quotas, contactez-le. Mentionnez vos préoccupations et demandez-leur s'ils ont des questions ou ont besoin d'aide pour quelque chose. Si le problème est récurrent, demandez-vous si l'employé convient bien à votre entreprise.
- Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail à votre employé et lui dire "Salut Jon, j'ai remarqué que vous n'avez pas respecté vos délais au cours des deux dernières semaines. Il est vraiment important que vous travailliez à temps. Puis-je faire quelque chose pour vous aider?"

Utilisez des délais pour aider vos employés distants à répondre à vos attentes.

Méthode 2 sur 4: communiquer efficacement

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Communiquez avec vos employés distants de manière claire et concise. L'un des défis du travail avec des employés à distance est qu'il est plus difficile de clarifier les malentendus. Puisque vous n'êtes pas dans le couloir pour répondre à leurs questions en personne, il est important que vous soyez aussi clair que possible à l'avance lorsque vous communiquez avec eux. Si vous donnez des instructions à vos employés ou envoyez un e-mail de groupe, écrivez-le d'abord et lisez-le pour vous assurer qu'il est clair. Évitez autant que possible d'utiliser un langage compliqué et vague.
- Demandez à quelqu'un d'autre au bureau de lire votre note avant de l'envoyer pour voir si elle est facile à comprendre.
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Planifiez des vidéoconférences individuelles de routine. La communication par vidéo avec chaque employé vous donne la possibilité d'expliquer plus en profondeur les mises à jour et les attentes de l'entreprise, et c'est un excellent moyen de vous connecter en face à face avec vos employés distants. Vous pouvez choisir parmi de nombreuses plates-formes de chat vidéo, telles que Skype et Google Hangouts. Essayez de participer à au moins 1 vidéoconférence par mois et individuellement avec chaque employé.
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Communiquez en groupe à l'aide de plateformes de discussion. L'envoi de messages sur une plate-forme de chat est plus facile que l'utilisation de la messagerie de groupe. Chaque fois que vous avez un message à partager avec un groupe de vos employés, vous pouvez rapidement ajouter tous les destinataires de la plateforme à un message et l'envoyer. Les plateformes de chat sont également un excellent moyen pour vos employés distants de communiquer entre eux et de poser rapidement des questions sans avoir à envoyer d'e-mail.
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Tenez compte des différences de temps lors de la communication. Puisque vous travaillez avec des employés distants, il y a de fortes chances que tout le monde ne travaille pas dans le même fuseau horaire. Si possible, essayez de planifier des appels et des discussions de groupe pendant les périodes où tout le monde travaille. Il peut être utile de conserver une liste de tous les fuseaux horaires de vos employés afin que vous puissiez vous y référer lorsque vous planifiez des événements.
- Si vous avez besoin de contacter l'un de vos employés à propos de quelque chose mais qu'il est tard chez lui, demandez-vous s'il peut attendre le lendemain. Vous pouvez également leur envoyer un e-mail pour qu'ils le reçoivent dès le matin.
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Utilisez des émoticônes et des gifs pour que vos employés se sentent à l'aise. Les signaux non verbaux comme le sourire et les hochements de tête jouent un grand rôle dans la communication, ce qui rend la communication avec des employés distants par e-mail ou via une plate-forme de chat parfois délicate. Vous pouvez contourner ce problème en ajoutant des émoticônes ou des GIF aux messages que vous envoyez à vos employés. Ils apprécieront le geste aimable et cela aidera à éviter que vos messages ne paraissent trop agressifs.
- Par exemple, si vous demandez à l'un de vos employés pourquoi il a fait quelque chose d'une certaine manière, vous pouvez inclure une émoticône smiley à la fin du message pour lui montrer que vous n'êtes pas en colère.

Assurez-vous de former efficacement les employés distants et tenez compte des besoins d'une personne lorsqu'elle travaille hors site.

Méthode 3 sur 4: suivi de la productivité

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Demandez à vos employés distants de consigner leur productivité. Créez un formulaire ou une feuille de calcul où vos employés peuvent soumettre les tâches qu'ils accomplissent et combien de temps il leur a fallu pour les exécuter. Vous pouvez revoir leurs soumissions régulièrement pour vous assurer qu'elles sont sur la bonne voie. Si quelqu'un glisse derrière, vous pouvez l'attraper tôt et tenter de résoudre le problème.

CONSEIL D'EXPERT

Elizabeth Douglas, PDG de guide, conseille: "D'après mon expérience, il est important de s'assurer que vos employés distants se sentiront motivés même s'ils ne travaillent pas depuis le bureau. Parce qu'ils ne seront pas assis avec une équipe ou ne parleront pas régulièrement avec des collègues., vous devez choisir quelqu'un qui sera motivé en travaillant à domicile.
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Planifiez des appels de groupe réguliers pour discuter de ce que chacun a accompli. Les appels de groupe de routine sont un excellent moyen de responsabiliser vos employés distants et de surveiller leur productivité. Vous pouvez utiliser la fonction d'appel sur une plate-forme de chat pour appeler vos employés distants en même temps. Ensuite, demandez à tout le monde de dire ce sur quoi ils ont travaillé et les projets qu'ils ont achevés récemment. Prenez des notes pendant l'appel et révisez-les plus tard pour vous assurer que tout le monde travaille suffisamment.
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Essayez un logiciel de suivi du temps. Il existe une variété de logiciels et d'applications disponibles qui vous permettent de surveiller le temps que vos employés distants passent sur leurs projets. Certains programmes prendront même des captures d'écran des écrans d'ordinateur de vos employés pendant les heures de travail afin que vous puissiez surveiller ce sur quoi ils travaillent.
- Si vous décidez d'utiliser un logiciel de suivi du temps, assurez-vous d'être transparent et expliquez à vos employés pourquoi vous le faites afin de maintenir un environnement de confiance et de respect.

Les délais aideront vos employés à gérer efficacement leur temps et vous donneront une bonne idée de la quantité de travail effectuée par vos employés.

Méthode 4 sur 4: créer un environnement d'équipe

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Envoyez une newsletter hebdomadaire pour informer les employés distants des mises à jour de l'entreprise. Même si vos employés distants ne travaillent pas au bureau, vous voulez toujours qu'ils se sentent comme faisant partie de l'équipe. Puisqu'ils ne seront pas là pour assister à de grands changements ou événements dans l'entreprise, rédigez un bulletin d'information chaque semaine pour les tenir au courant et les faire sentir inclus. Vous pouvez également inclure des conseils utiles sur la productivité et l'efficacité dans le bulletin d'information pour qu'il soit encore plus utile.
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Offrez à vos employés des vêtements d'entreprise pour qu'ils se sentent inclus. Des t-shirts, des porte-clés, des sacs ou d'autres articles portant le logo de votre entreprise fonctionneraient tous. Donner à vos employés distants un petit morceau de l'entreprise les aidera à se sentir comme s'ils faisaient partie de l'équipe.
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Organisez des rencontres en personne pour vos employés distants. La planification d'un rendez-vous est un excellent moyen pour vous et vos employés de vous connaître en dehors des courriels et de la vidéoconférence. Vous pouvez inviter vos employés à visiter le siège social de votre entreprise, ou vous pouvez organiser un voyage vers un autre endroit et amener des personnes du bureau avec vous.

Conseils

Assurez-vous de former efficacement les employés distants et tenez compte des besoins d'une personne lorsqu'elle travaille hors site.

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