Comment enregistrer la présence des employés?

Demandez aux employés de «glisser» et de «sortir» avec leur carte d'identité. Il s'agit essentiellement de la version moderne qui consiste à faire «pointer» et «sortir» les employés avec une carte perforée en papier. L'avantage ici est que les données sont envoyées directement à votre infrastructure d'archivage interne ou tierce à des fins de stockage et d'analyse.

• Les stations de cartes à glisser fonctionnent mieux avec les employés qui restent à un seul endroit et travaillent à des heures régulières pendant leur journée de travail typique, par exemple, les employés de bureau, les enseignants ou les travailleurs d'usine.

Utilisez la biométrie ou la vidéo pour limiter le «poinçonnage des amis» sur les scanners d'identité. Bien qu'il soit plus facile de pointer un collègue en retard ou absent, appelé «copain poinçonnage», il était plus facile avec les cartes perforées, mais il est toujours possible de glisser l'identifiant d'un collègue pour eux et d'atteindre le même but. Si vous craignez qu'il s'agisse d'un problème au sein de votre personnel, envisagez d'investir dans des caméras vidéo ou des scanners biométriques, comme des mesures, pour améliorer la sécurité et la précision de vos stations de cartes magnétiques.

• Les scanners biométriques, qui nécessitent généralement une autorisation d'empreinte digitale, peuvent être utilisés avec les scanners de cartes d'identité.
• L'installation de caméras de sécurité sur vos stations de cartes magnétiques peut vous aider à identifier les «copains puncheurs» présumés.

Suivez les heures des employés absents du bureau avec une application par téléphone. Les cartes à glisser ne fonctionnent pas bien pour les employés qui travaillent à domicile ou à partir de plusieurs emplacements. Au lieu de cela, demandez-leur de «pointer» et de «sortir» avec une application installée sur leur téléphone professionnel ou personnel. Dans de nombreux cas, ils devront simplement appuyer sur un bouton pour démarrer et arrêter une horloge en cours d'exécution qui suit leur présence et leurs heures.

• Si votre entreprise sous-traite déjà la tenue de ses archives à un tiers, ce type d'application peut être inclus dans le package. Dans ce cas, les données de présence saisies par vos employés doivent s'intégrer de manière transparente dans votre tenue de registres globale.

Pensez à la localisation GPS et au suivi du temps pour les employés qui voyagent beaucoup. Ce type de système de suivi fonctionne bien si vous avez des employés qui voyagent entre des endroits spécifiques pendant leurs journées de travail. Le GPS de leurs téléphones de travail suivra le moment où ils se trouvaient dans des zones de travail spécifiées, qui à leur tour peuvent être utilisés pour établir leurs heures de travail totales.

• Le suivi GPS est une fonctionnalité facultative avec certaines applications de «carte de temps». Cette fonctionnalité est certainement mieux conservée pour une utilisation avec les téléphones professionnels, car le suivi des employés sur leurs téléphones personnels peut sembler un peu trop "grand frère".

Calculez les chiffres pour voir l'impact des problèmes de présence sur votre entreprise. La tenue de registres précis de présence des employés vous permet de calculer comment les modèles de présence positifs et négatifs affectent vos résultats. À votre tour, vous pouvez utiliser ces données pour ajuster votre lieu de travail et vos stratégies RH pour une plus grande efficacité.

• Quelques calculs rapides peuvent, par exemple, vous donner le «taux d'incidence» - le nombre d'absences pour 100 employés sur une période donnée. Des points de données similaires, tels que le «taux d'inactivité» et le «taux de gravité», peuvent également être utilisés pour aider à établir l'impact économique de la fréquentation et de l'absence.

Reconnaître les employés qui suivent les procédures de présence appropriées. Un peu de renforcement positif peut aller très loin! Utilisez vos données collectées pour identifier les employés avec des records de présence stellaires. Donnez-leur une reconnaissance publique, des éloges et éventuellement des récompenses - même quelques cartes-cadeaux ou un petit bonus peuvent aider à encourager les autres à emboîter le pas.

• Gardez à l'esprit qu'une «bonne participation» ne signifie pas nécessairement que l'employé ne manque jamais son travail. Cela signifie également être consciencieux en ce qui concerne les congés, par exemple, en donnant un préavis approprié avant de prendre un jour de congé ou en restant à la maison pendant qu'ils se remettent d'une maladie.

Rencontrez un employé qui a des problèmes d'assiduité avant d'agir. Chaque fois que vos données identifient un employé ayant un problème d'assiduité, ne passez pas directement à la discipline ou au licenciement. Au lieu de cela, rencontrez-les (et un représentant des ressources humaines ou une partie pertinente similaire) pour discuter du problème. Mettez un plan d'action par écrit qui donne à l'employé des conseils clairs et des repères pour répondre aux attentes en matière d'assiduité.

• Vous avez peut-être affaire, par exemple, à un employé dévoué qui est aux prises avec des problèmes urgents à la maison. Dans ce cas, vous pourrez peut-être procéder à des ajustements d'horaire ou de charge de travail au lieu de perdre imprudemment un travailleur précieux.