Comment adresser un communiqué de presse?

Placez des espaces après les mots communiqué de presse — Par exemple, placez des espaces après les mots communiqué de presse et pour une diffusion immédiate.

Les communiqués de presse - des déclarations détaillées sur un événement ou un développement spécifique conçus pour générer une couverture médiatique - sont principalement envoyés aux journalistes par voie électronique. Étant donné que les journalistes doivent généralement passer au crible des dizaines de communiqués de presse par semaine, les communiqués de presse mal formatés sont susceptibles d'être supprimés sans être lus. Assurez-vous que le journaliste connaît non seulement le sujet du communiqué de presse, mais aussi de qui il a été envoyé d'un simple coup d'œil.

Méthode 1 sur 3: formater votre communiqué de presse par e-mail

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Envoyez votre communiqué de presse à partir d'un e-mail avec le nom de domaine de votre organisation. Cela aidera le journaliste à savoir de qui provient le communiqué de presse. Si vous n'avez pas d'adresse e-mail dans laquelle le nom de l'organisation est clair du domaine, inscrivez-vous pour un compte de messagerie gratuit en utilisant Gmail, Hotmail ou un autre service de messagerie gratuit. Créez un nom d'utilisateur facilement identifiable comme étant affilié à votre organisation.
- Si vous travaillez pour Acme Corporation, créez une adresse e-mail avec un nom d'utilisateur tel que "Acmecorppressreleases". Assurez-vous de conserver le mot de passe et surveillez le compte pour toute réponse que vous pourriez recevoir.
- Si le domaine n'est pas visible dans une boîte de réception parce que le nom d'utilisateur est trop long ou à cause des paramètres d'affichage du destinataire, demandez à votre service informatique de configurer une adresse e-mail dédiée avec "press" dans le nom d'utilisateur (par exemple, press@acmecorporation).
- Si vous êtes obligé d'utiliser un modèle volumineux susceptible d'être signalé par des filtres anti-spam et de simplement taper les informations de votre en-tête en haut du corps de l'e-mail, optez pour ce dernier.
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Utilisez le titre du communiqué de presse dans votre ligne d'objet. Gardez à l'esprit que votre expéditeur ne pourra pas voir l'intégralité du sujet s'il ne clique pas sur l'e-mail. Mettez en avant la ligne d'objet avec les détails les plus convaincants sur qui, quoi, quand, où et pourquoi de vos nouvelles.
- Vous ne devriez pas vous fier uniquement aux services de distribution de communiqués de presse ou aux comptes de messagerie généraux de la salle de rédaction pour diffuser votre article. Au lieu de cela, faites des recherches et déterminez qui les journalistes individuels sont susceptibles d'écrire à propos de votre annonce dans les médias dans lesquels vous souhaitez obtenir une couverture.
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Reformatez votre en-tête pour faire appel à un journaliste spécifique. Si vous envoyez votre communiqué à un journaliste que vous connaissez ou à un journaliste qui couvre généralement votre sujet, vous pouvez être un peu moins formel. Utilisez la ligne d'objet pour faire le lien entre votre annonce et les articles précédents qu'ils ont écrits.
- Pour augmenter vos chances d'attirer l'attention du journaliste, vous pouvez également ajouter une courte note de couverture dans le corps de l'e-mail au-dessus du communiqué de presse lui-même.
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Protégez la confidentialité de vos contacts médias en utilisant la ligne bcc. Si vous envoyez à plusieurs journalistes une copie de votre communiqué de presse, placez toutes leurs adresses e-mail dans la ligne Cci afin de ne pas partager par inadvertance leurs adresses e-mail avec d'autres journalistes.
- La ligne Bcc dans un e-mail signifie Blind Carbon Copy. Lorsque vous utilisez cette ligne pour envoyer un e-mail à deux personnes ou plus, les destinataires ne verront pas qui d'autre a reçu l'e-mail, ni leur adresse e-mail.
Utilisez le titre du communiqué de presse dans votre ligne d'objet.
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Limitez l'utilisation des pièces jointes. Certains journalistes travaillent pour des médias qui filtrent automatiquement tous les e-mails entrants contenant des pièces jointes dépassant une certaine taille. D'autres ont des filtres anti-spam très sensibles qui peuvent rediriger vos e-mails depuis leur boîte de réception dès que vous appuyez sur "Envoyer". Si vous incluez des pièces jointes volumineuses, les journalistes pourraient ne jamais voir votre e-mail.
- Ajoutez des liens vers des photos et des vidéos, plutôt que des pièces jointes. Si vous souhaitez inclure des photos ou des vidéos dans votre communiqué, téléchargez-les sur le site Web ou le réseau social de votre entreprise et incluez un lien hypertexte vers elles dans le corps du communiqué de presse.
- Réduisez toutes les photos que vous souhaitez intégrer dans le corps de l'e-mail à la taille des vignettes et limitez-les à une ou deux au maximum.

Méthode 2 sur 3: inclure les coordonnées

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Incorporez l'en-tête de votre organisation dans votre communiqué de presse. De nombreuses entreprises ont des modèles d'e-mails complets avec le logo de l'organisation, l'adresse, le numéro de téléphone et le compte de messagerie d'entreprise. Demandez à votre superviseur ou à d'autres membres du personnel appropriés ce modèle.
- Assurez-vous que le modèle est suffisamment petit pour éviter votre filtre anti-spam typique. Votre e-mail global, y compris les images d'en-tête et de pied de page, ne doit pas dépasser 50 ko à 70 ko.
- Si un tel modèle n'est pas disponible, vous devez saisir ces informations en haut de la page. Ces informations doivent être justifiées à gauche et écrites dans l'ordre suivant:
  - Nom de l'organisation
  - Adresse postale ligne 1
  - Adresse postale ligne 2
  - Ville, État, Code postal
  - Numéro de téléphone principal
  - Adresse du site Web
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Indiquez que votre e-mail est un communiqué de presse. Tapez «POUR COMMUNIQUÉ DE PRESSE» au centre de la page sous la ligne d'objet. Cela doit être en caractères gras et en majuscules, et permettra au journaliste de savoir immédiatement ce qu'il regarde.
- Envisagez de commencer votre ligne d'objet par «COMMUNIQUÉ DE PRESSE:» suivi de votre ligne d'objet pour vous aider à éliminer l'encombrement.
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Ajoutez «pour une diffusion IMMÉDIATE» si l'annonce est urgente. Ces lettres doivent être justifiées à gauche, en gras et en majuscules. Si vous souhaitez envoyer le communiqué au journaliste comme un avertissement, mais que vous ne voulez pas qu'il publie immédiatement, écrivez SOUS EMBARGO JUSQU'À et ajoutez la date à laquelle il peut rendre l'annonce publique.
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Ajoutez vos coordonnées pour que le journaliste puisse assurer le suivi. De nombreux journalistes rejetteront votre communiqué de presse si vous ne leur facilitez pas le suivi. N'oubliez pas qu'ils ne reçoivent pas seulement votre communiqué de presse, mais des dizaines d'autres pleins d'actualités potentielles. Incluez un numéro de téléphone portable et une adresse e-mail et assurez-vous de surveiller les deux de près pour les appels des médias.

Méthode 3 sur 3: pitcher votre communiqué de presse sur les réseaux sociaux

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Téléchargez votre communiqué de presse sur un site qui n'est pas indexé par les moteurs de recherche. Si vous présentez des journalistes en ligne, vous souhaiterez avoir un lien vers votre communiqué que vous pourrez partager rapidement et facilement en ligne, mais qui est difficilement accessible au public. Renseignez-vous auprès de votre service informatique sur la configuration de pages Web non indexées par les moteurs de recherche sur lesquelles vous pouvez facilement télécharger des communiqués de presse.
- Assurez-vous que la marque de votre organisation est visible sur cette page. Utilisez le logo de votre organisation et incluez l'adresse physique, le numéro de téléphone et les liens vers les réseaux sociaux officiels. Il devrait être clair comme de l'eau de roche d'où vient la libération.
N'utilisez pas toutes les majuscules dans votre ligne d'objet ou votre communiqué de presse.
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Évitez de lancer des journalistes sur Facebook. Parce que les gens utilisent Facebook pour les réseaux sociaux avec leurs amis et leur famille, les pitchs médiatiques aléatoires d'étrangers sont souvent considérés comme intrusifs. Utilisez plutôt Twitter pour présenter les journalistes.
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Trouvez des journalistes à pitcher en utilisant les outils de recherche de Twitter. De nombreux journalistes maintiennent des profils sociaux, peut-être plus particulièrement sur Twitter, où vous pouvez trouver des flux de leurs articles. Utilisez la fonction de recherche pour rechercher les journalistes susceptibles de couvrir votre histoire.
- Compilez une liste de noms de journalistes susceptibles de couvrir vos actualités sur les sites Web des médias. Utilisez ensuite la barre de recherche pour rechercher leurs noms sur Twitter.
- Recherchez des mots-clés liés à votre sujet sur Twitter. Parcourez ensuite les résultats de la recherche et voyez si des journalistes ont publié des articles sur ces mots-clés.
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Envoyez un message public à un ou deux journalistes et présentez-les en privé. Vous voudrez d'abord les suivre sur Twitter. Tweetez-les ensuite en indiquant que vous avez des nouvelles à partager avec eux et en leur demandant de vous envoyer un DM. Informez le(s) journaliste(s) de l'organisation que vous représentez, incluez l'identifiant Twitter de votre organisation dans votre message public.
- Vous devez faire allusion à l'actualité assez fortement pour aiguiser leur intérêt, mais pas assez pour donner un signe de la main à toute autre personne qui voit le Tweet sur son fil d'actualité.
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Profitez des hashtags. Si vous cherchez à diffuser votre communiqué à grande échelle, identifiez un ou deux hashtags populaires que vous pouvez facilement et naturellement intégrer dans une publication sur les réseaux sociaux contenant un lien vers votre communiqué. Lorsque vous êtes prêt à faire votre annonce, incluez ces hashtags sur vos publications sur les réseaux sociaux sur vos canaux de réseaux sociaux de marque pour maximiser l'exposition.

Conseils

Étant donné que de nombreux journalistes travaillent après les heures normales de bureau, pensez à inclure votre numéro de téléphone portable lorsque vous adressez un communiqué de presse.

Vous ne devriez pas vous fier uniquement aux services de distribution de communiqués de presse ou aux comptes de messagerie généraux de la salle de rédaction pour diffuser votre article.
Sautez toujours une ligne ou deux après chaque élément dans un communiqué de presse. Par exemple, placez des espaces après les mots communiqué de presse et pour une diffusion immédiate.

Mises en garde

Alors que les communiqués de presse étaient autrefois systématiquement envoyés par fax et même par courrier postal, le faire aujourd'hui réduit considérablement vos chances que votre communiqué de presse soit examiné.
N'utilisez pas toutes les majuscules dans votre ligne d'objet ou votre communiqué de presse. Toutes les majuscules sont considérées comme des cris dans l'étiquette du courrier électronique.

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