Comment créer un programme d'écriture dans Excel?
Les étapes suivantes expliquent comment créer un calendrier d'écriture dans Excel organisé par mois.
Outre ses capacités de calcul de chiffres, Microsoft Excel est un excellent outil pour conserver des listes. Si vous êtes un rédacteur indépendant, Excel peut vous aider à organiser vos devoirs d'écriture dans un calendrier qui affiche vos tâches et les informations associées afin que vous puissiez suivre vos progrès dans la réalisation de vos devoirs et l'atteinte de vos objectifs globaux. Les étapes suivantes expliquent comment créer un calendrier d'écriture dans Excel organisé par mois. Ce style est particulièrement utile si vous rédigez des articles de magazine et des textes Web, mais il peut également être adapté à d'autres tâches de rédaction.
- 1Ouvrez Microsoft Excel. Lorsque Excel s'ouvre, vous verrez un classeur vierge.
- 2Ajoutez des feuilles de calcul supplémentaires au classeur. La plupart des versions d'Excel s'ouvrent avec 3 onglets de feuille de calcul en bas, intitulés "Feuille 1", "Feuille 2" et "Feuille 3". Pour avoir un onglet pour chaque mois, vous devrez en ajouter 9 de plus.
- Dans Excel 2007 et versions ultérieures, cliquez sur l'onglet Insérer une feuille de calcul à droite de l'onglet de feuille de calcul le plus à droite. (Il affiche une petite feuille de calcul avec une petite étoile orange en haut à gauche.) Un nouvel onglet numéroté apparaîtra à gauche de l'onglet Insérer une feuille de calcul.
- Dans les anciennes versions d'Excel, cliquez avec le bouton droit (cliquez sur le bouton droit de la souris) sur n'importe quel onglet et sélectionnez "Insérer" dans le menu contextuel. Sélectionnez "Feuille de calcul" dans les options du menu Insertion et cliquez sur "OK". Un nouvel onglet numéroté apparaîtra à gauche de l'onglet sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit.
- Vous pouvez également ajouter une tabulation en appuyant sur les touches Shift et F11 de votre clavier. Un nouvel onglet numéroté apparaîtra à gauche de l'onglet dont la feuille de calcul était précédemment affichée.
- 3Renommez les onglets de la feuille de calcul. Les noms par défaut de «Feuille 1», «Feuille 2» et ainsi de suite ne sont pas des noms significatifs; vous devrez les remplacer par les noms des mois. Vous pouvez le faire de l'une des 2 manières suivantes.
- Double-cliquez sur l'onglet. Le nom de l'onglet sera mis en surbrillance lorsque votre curseur passera d'une flèche à une barre d'insertion. Saisissez le nouveau nom de l'onglet.
- Faites un clic droit sur l'onglet et sélectionnez "Renommer" dans le menu contextuel. Le nom de l'onglet sera mis en surbrillance comme ci-dessus. Saisissez le nouveau nom de l'onglet.
Dans Excel 2007 et versions ultérieures, cliquez sur l'onglet Insérer une feuille de calcul à droite de l'onglet de feuille de calcul le plus à droite. - 4Créez les colonnes pour le calendrier. Sur la première feuille de calcul (janvier), créez les en-têtes de colonne suivants dans la première ligne de la feuille de calcul: Publication, Titre de l'article, Éditeur, Tâches, Paiement, Date limite, Date d'envoi, Réponse reçue, Commentaires.
- La plupart de ces en-têtes déborderont au-delà de la largeur de la colonne. Pour augmenter la largeur de la colonne, placez votre curseur sur le séparateur entre deux étiquettes de colonne afin qu'il se transforme en une ligne verticale avec des flèches horizontales en saillie. Double-cliquez sur le bouton gauche de votre souris et la largeur de la colonne s'ajustera automatiquement pour s'adapter entièrement au titre dans la colonne.
- Une fois que vous avez entré les noms de colonnes, vous pouvez les mettre en gras ou en italique pour les faire ressortir des informations dans les colonnes. Pour ce faire, sélectionnez les titres en faisant glisser votre curseur dans les cellules contenant les titres. Pour mettre en gras le texte sélectionné, cliquez sur le bouton Gras ("B") dans le menu du ruban Accueil dans Excel 2007 ou version ultérieure ou sur la barre d'outils dans les anciennes versions d'Excel; pour le mettre en italique, cliquez sur le bouton Mettre en italique (I incliné).
- Pour copier les en-têtes de colonne dans chacune des autres feuilles de calcul, sélectionnez les en-têtes et appuyez simultanément sur les touches Ctrl et C de votre clavier. Cliquez sur chaque onglet successif et lorsque sa feuille de calcul s'affiche, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et V pour coller les en-têtes dans chacune des autres feuilles de calcul. (Vous devrez ajuster la largeur des colonnes pour afficher l'intégralité de l'en-tête dans la colonne.)
- 5Remplissez les cellules sous les en-têtes de colonne avec les informations appropriées. Pour la plupart, les en-têtes des colonnes sont explicites, mais les informations suivantes sont fournies à titre de suggestions pour rendre le calendrier de rédaction plus facile à utiliser.
- Si vous travaillez sur plusieurs articles pour la même publication au cours du même mois, listez-les tous ensemble, en utilisant une cellule dans le nom "Publication" et des cellules verticales successives pour chaque article.
- Si vous appelez ou envoyez fréquemment des e-mails à votre éditeur pendant que vous travaillez sur votre devoir, vous pouvez répertorier le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de votre éditeur dans les cellules sous le nom de cette personne ou insérer des colonnes à droite de la colonne du nom. (Pour insérer une colonne, faites un clic droit sur la colonne à droite de la colonne où vous voulez que la nouvelle colonne apparaisse à côté et sélectionnez "Insérer " dans le menu contextuel. Sélectionnez "Colonne entière" dans le menu Insertion et cliquez sur "D'ACCORD.")
- Utilisez la colonne Tâches pour décomposer un long devoir en tâches plus petites, telles que «Recherche», «Entrevue», «Plan» et «Rédaction». (Faites-le dans les lignes sous la ligne dans laquelle vous avez entré le titre de l'article, le taux de rémunération et la date limite.) Vous pouvez ensuite entrer vos propres dates limites pour chaque tâche, chacune antérieure à la date limite de l'article lui-même et entrer les dates d'achèvement dans le champ "Date d'envoi". (Si vous faites cela, vous voudrez peut-être mettre en gras la date limite de l'article et la date à laquelle vous avez envoyé l'article terminé à votre éditeur.
- Utilisez la colonne Commentaires pour noter si l'article a été accepté ou rejeté, si une réécriture a été demandée et quand il a été envoyé ou pour résumer les commentaires de votre éditeur.
De cette façon, vous pouvez créer un nouveau classeur pour chaque année suivante en effectuant un "Enregistrer sous" pour créer un nouveau classeur pour chaque année successive. - 6Organisez les informations par priorité. Vous pouvez le faire en utilisant la boîte de dialogue Trier. Dans Excel 2007 et versions ultérieures, vous y accédez en cliquant sur le bouton Trier du ruban Données, tandis que dans les anciennes versions d'Excel, vous sélectionnez l'option Trier dans le menu Données. Vos priorités les plus susceptibles de trier sont soit la date limite de l'article, soit le taux de paiement.
- Pour trier toute la feuille de calcul, cliquez sur le bouton en haut à gauche à l'endroit où les étiquettes de ligne et de colonne se rencontrent, puis accédez à la boîte de dialogue Trier. Indiquez que vos données ont des en-têtes ou une ligne d'en-tête pour les exclure du tri, puis sélectionnez "Paiement" ou "Date limite" comme en-tête de colonne pour le tri. Si votre version d'Excel propose des options "Trier sur", choisissez "Valeurs". Si vous triez par "Paiement", choisissez l'ordre "Décroissant" ("Du plus grand au plus petit" dans Excel 2007 et versions ultérieures); si vous triez par "Date limite", choisissez l'ordre "Croissant" ("Du plus ancien au plus récent" dans Excel 2007 et versions ultérieures).
- Si vous prévoyez de diviser un article en tâches plus petites, faites le tri avant d'ajouter les tâches supplémentaires, en particulier si vous hiérarchisez les dates limites, car les dates individuelles seront prises en compte dans le tri.
- 7Enregistrez le classeur. Utilisez un nom tel que «Writing Schedule», suivi de l'année. De cette façon, vous pouvez créer un nouveau classeur pour chaque année suivante en effectuant un "Enregistrer sous" pour créer un nouveau classeur pour chaque année successive.
Pour la plupart, les en-têtes des colonnes sont explicites, mais les informations suivantes sont fournies à titre de suggestions pour rendre le calendrier de rédaction plus facile à utiliser.
- Pour faciliter la lecture du classeur si vous avez une grande quantité d'informations sur les pages de la feuille de calcul, utilisez la fonction Figer les volets d'Excel pour verrouiller la ligne supérieure (en-tête) et/ou les colonnes les plus à gauche en place pendant que le reste des informations défile. Cette fonctionnalité se trouve sur le ruban Affichage dans Excel 2007 et versions ultérieures et dans le menu Affichage dans les anciennes versions d'Excel.
- Si d'autres facteurs sont importants pour votre façon de travailler, comme le temps qu'il faut pour rédiger un article, vous pouvez les inclure sous forme de colonnes sur la feuille de calcul afin de pouvoir trier en fonction de ces facteurs.
