Comment dire à vos professeurs que vous ne serez pas là par e-mail?
Accédez au service de messagerie que vous utilisez pour envoyer des e-mails au sein de votre école, puis connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe.
Ce guide vous apprend à envoyer un e-mail à un enseignant ou à un professeur pour lui faire savoir que vous ne pourrez pas assister à un cours pendant une journée ou un groupe de jours spécifique. Alors que vous devriez normalement pas avoir à envoyer un courriel personnel enseignant à l'école secondaire ou plus tôt, certaines circonstances peuvent vous obliger à atteindre par e - mail, et le courrier électronique est la méthode de contact privilégié pour de nombreux professeurs au collège.
Partie 1 sur 2: se préparer à rédiger l'e-mail
- 1Consultez le programme de cours pour les instructions d'envoi par courrier électronique. Dans certaines classes de lycée (et de nombreuses classes de collège), l'enseignant ou le professeur aura énuméré dans le programme des instructions spécifiques concernant la procédure d'envoi par courrier électronique appropriée. Si tel est le cas, assurez-vous de suivre leurs directives même si elles sont en conflit avec les informations contenues dans cet article.
- Les enseignants et les professeurs incluent des instructions spécifiques d'envoi par courrier électronique pour deux raisons principales: les préférences personnelles et les règles de l'établissement. Dans tous les cas, il est préférable de suivre le programme aussi étroitement que possible.
- 2Trouvez l'adresse e-mail de l'enseignant. Vous le trouverez généralement dans le programme, mais si vous n'avez pas accès au programme ou si votre professeur n'y a pas indiqué son adresse e-mail, vous devrez peut-être consulter le site Web de l'école ou vérifier avec un camarade.
- Dans le cas peu probable où votre enseignant aurait une politique de non-messagerie électronique, ne lui envoyez pas de courrier électronique; dites plutôt à un ami de vous transmettre une note écrite. Vous pouvez également appeler le bureau de l'école pour signaler votre absence à l'avance.
- 3Déterminez votre excuse. Connaître la raison spécifique pour laquelle vous manquez un cours ou un voyage est important car c'est votre travail de convaincre l'enseignant que c'est une raison suffisante pour manquer.
- Les excuses courantes comprennent la maladie, les rendez-vous, les urgences, le manque de moyens de transport disponibles et les événements sportifs.
- Si vous devez inventer une excuse, choisissez quelque chose de non permanent (par exemple, une maladie ou un dysfonctionnement du véhicule) plutôt qu'un incident plus grave (par exemple, une urgence familiale). Les moins de personnes touchées par votre excuse, plus il sera difficile pour quelqu'un de prouver mal.
- 4Trouvez les devoirs à envoyer si nécessaire. Si vous manquez un cours un jour où vous êtes censé soumettre ou présenter un devoir, vous pouvez le télécharger dans l'e-mail s'il s'agit d'un document numérique.
- Si vous n'avez qu'une copie papier, vous devrez soit remettre le devoir tôt, soit expliquer à l'enseignant votre plan de soumission.
Cette option se trouve soit sur le côté gauche de la boîte de réception des e-mails, soit en haut de la boîte de réception des e-mails. - 5Assurez-vous d'envoyer un e-mail à l'enseignant à l'avance. Il ne sert à rien d'envoyer un e-mail à votre enseignant ou professeur après avoir manqué le cours, et cela peut les amener à supposer que vous avez dormi trop longtemps ou que vous avez manqué pour une raison tout aussi irresponsable. Même si vous êtes malade ou avez rencontré une urgence, vous devez envoyer un e-mail à votre instructeur dès que vous savez que vous ne serez pas en classe.
- 6Comprenez que votre enseignant peut demander une preuve. Surtout si vous êtes malade ou si vous manquez plusieurs jours en raison de rendez-vous, votre professeur peut demander une note du médecin ou une confirmation à un parent. Si vous manquez un jour de présentation ou une finale - ou si vous manquez plusieurs jours d'affilée - vous voudrez peut-être mentionner dans votre e-mail que vous pouvez produire une note ou une excuse d'un parent ou d'un tiers concerné.
Partie 2 sur 2: rédiger et envoyer l'e-mail
- 1Ouvrez votre boîte de réception. Accédez au service de messagerie que vous utilisez pour envoyer des e-mails au sein de votre école, puis connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe.
- De nombreuses écoles utilisent Gmail pour leur service de messagerie.
- 2Cliquez sur Composer ou Nouveau. Cette option se trouve soit sur le côté gauche de la boîte de réception des e-mails, soit en haut de la boîte de réception des e-mails.
- 3Saisissez l'adresse e-mail de l'enseignant ou du professeur. Cliquez sur le champ de texte «À», puis saisissez l'adresse e-mail de l'enseignant. Ce sera généralement le compte de messagerie appartenant à l'école.
- Si vous avez l'adresse e-mail personnelle de l'enseignant, ne l'utilisez pas à moins que l'enseignant ne vous ait spécifiquement demandé de l'utiliser à la place de son e-mail professionnel.
- 4Créez le sujet. Cliquez sur la zone de texte "Sujet", puis saisissez un bref sujet tel que "Cours aujourd'hui" ou "Participation aux cours".
- Si vous envoyez un e-mail à un enseignant du secondaire, pensez à mettre également le numéro de période de votre classe dans le sujet.
- Vous voudrez peut-être également inclure la date si vous manquez une classe qui compte un grand nombre de personnes.
- 5Adressez-vous à l'enseignant. Dans la première ligne de l'e-mail, tapez "Cher" suivi du pronom et du nom de famille préférés de l'enseignant, puis tapez une virgule.
- Évitez d'utiliser le prénom de l'enseignant, sauf si vous envoyez un courriel à un professeur d'université avec qui vous êtes sur une base de prénom.
- Si vous envoyez un e-mail à un professeur, n'utilisez pas de pronom; à la place, tapez "Professeur [Nom]" (par exemple, "Cher Professeur Smith").
La première ligne de votre adresse e-mail doit indiquer à l'enseignant que vous ne serez pas en classe à une date ou à une plage de dates spécifiques. - 6Appuyez ↵ enter deux fois. Cela placera un espace d'une ligne entre votre message d'accueil et le reste de l'e-mail.
- 7Dites que vous allez manquer le cours. La première ligne de votre adresse e-mail doit indiquer à l'enseignant que vous ne serez pas en classe à une date ou à une plage de dates spécifiques.
- Par exemple, vous pourriez écrire: «Je vous envoie un e-mail pour vous informer que je ne serai pas en classe le lundi 17 décembre».
- Il n'est pas nécessaire de s'excuser pour votre absence ici, bien que vous puissiez ajouter des excuses (par exemple, "Je suis désolé à l'avance, mais...") si vous le souhaitez.
- 8Expliquez brièvement votre excuse. Bien que votre enseignant ou professeur n'ait pas besoin d'une ventilation complète de votre situation, vous devez indiquer la raison pour laquelle vous serez parti en quelques mots.
- Par exemple, si vous avez un rendez-vous chez le médecin, vous pourriez écrire ce qui suit: "J'ai un rendez-vous chez le médecin à 13 heures, donc je serai parti à partir de la 5ème période."
- 9Expliquez que vous téléchargerez toutes les affectations dues. Si vous manquez une date d'échéance pour les devoirs, dites à l'enseignant ou au professeur comment vous leur remettrez les devoirs à temps.
- Par exemple, si vous êtes en mesure de télécharger le ou les devoirs dans l'e-mail, dites quelque chose comme ceci: "Je reconnais que mon article doit être envoyé le lundi, je vais donc l'inclure dans cet e-mail."
- Vous pouvez même lier votre excuse à votre déclaration selon laquelle vous manquerez le cours en disant quelque chose comme ceci: «Je vous envoie un courriel pour vous faire savoir que, en raison d'un rendez-vous chez le médecin, je ne serai pas en classe le lundi 17 décembre. "
- Si vous allez être en classe entre l'envoi de l'e-mail et le jour où vous devez manquer, dites à l'enseignant que vous allez rendre le devoir plus tôt: "Je reconnais que nous avons un article dû lundi, donc je vais le remettre vendredi à la place. "
- 10Ajoutez une signature. Terminez l'e-mail en appuyant ↵ Enterdeux fois pour créer un espace d'une ligne, en tapant une déclaration de clôture telle que «Merci», et en entrant votre nom complet (prénom et nom) sous la déclaration de clôture.
- Il est préférable d'utiliser des déclarations de clôture formelles telles que «Merci», «Sincèrement» ou «Cordialement» plutôt que des déclarations plus informelles comme «Meilleur» ou «Merci».
- 11Téléchargez les devoirs que vous devez rendre. Vous pouvez ajouter des devoirs à votre e-mail en procédant comme suit:
- Cliquez sur l'icône en forme de trombone dans la fenêtre de votre e-mail.
- Sélectionnez votre ordinateur comme emplacement du document si nécessaire.
- Cliquez sur un fichier (ou maintenez Ctrl ou ⌘ Commandtout en cliquant sur chaque fichier que vous souhaitez télécharger).
- Cliquez sur Ouvrir pour télécharger les fichiers.
- 12Relisez l'e-mail. Consultez l'e-mail pour vous assurer de ne pas oublier d'espaces, de majuscules ou de ponctuation et recherchez les fautes d'orthographe.
Bien que vous ne devriez normalement pas avoir à envoyer un courrier électronique aux enseignants du secondaire ou plus tôt, certaines circonstances peuvent vous obliger à contacter par courrier électronique, et le courrier électronique est la méthode de contact préférée pour de nombreux professeurs d'université. - 13Envoyez l'e-mail. Cliquez sur le bouton Envoyer pour ce faire.
- Assurez-vous de surveiller votre boîte de réception pour les réponses, car votre enseignant peut vous répondre avec des instructions ou des questions de suivi.
- Gardez votre ton poli et formel dans votre courrier électronique. Utiliser des éléments comme l'argot, un langage confortable ou des fautes d'orthographe peut nuire à la crédibilité de votre e-mail.
- Envoyer un e-mail à votre enseignant ou professeur ne vous exclut pas automatiquement des mesures punitives. Même si vous manquez un cours pour une urgence valide, vous devrez peut-être refaire un devoir ou reprendre un cours entier si vous manquez un jour important.
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Questions et réponses
- Que dois-je mettre comme sujet?Je suggérerais quelque chose comme «Absence attendue» ou «Absence anticipée» car cela leur permettra de jauger à partir du sujet de l'e-mail que c'est important et que vous essayez d'être respectueux en les alertant à l'avance.
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