Comment organiser les enregistrements généalogiques dans des classeurs?

Cette liste peut inclure toute personne de la génération de vos grands-parents dont vous avez des antécédents, y compris les frères et sœurs et cousins de vos grands-parents.

La généalogie est l'étude de son ascendance et peut être un moyen fascinant et enrichissant d'en apprendre davantage sur vous-même et d'où vous venez. Cependant, la recherche généalogique aboutit souvent à des piles de documents, de lettres, de photographies et de transcriptions, et les garder organisés peut être un défi. Les classeurs sont un excellent moyen de garder les documents ordonnés et accessibles. Divisez vos documents en fichiers selon le parent auquel ils appartiennent, puis regroupez-les par génération ou classez-les par ordre alphabétique par nom de famille.

Méthode 1 sur 3: regrouper les fichiers par génération

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Commencez par une liste qui comprend vous-même et vos frères et sœurs et cousins germains. Il s'agit de la génération la plus récente. Si vous avez des frères et sœurs, des demi-frères ou demi-sœurs ou des cousins, ajoutez-les à votre liste. Même si vous n'avez pas encore de documents sur eux, il peut être bon de leur faire une place au cas où vous acqueriez quelque chose, afin que vous n'ayez pas à vous réorganiser plus tard.
- Si vous incluez une génération plus jeune, comme vos propres enfants ou nièces et neveux, créez également une liste distincte pour eux. Leurs documents seront placés en premier dans le classeur.
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Faites une liste des parents, des tantes et des oncles. C'est la génération de tes parents. Vous pouvez inclure vos parents, leurs frères et sœurs et même leurs cousins si vous avez des documents sur eux. C'est à vous qui êtes inclus dans cette liste, à condition qu'ils soient de la même génération: parents par alliance, ex-conjoints de parents, demi-frères ou demi-frères de parents, etc.
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Notez les noms de tous les grands-parents et de leurs frères et sœurs. Cette liste peut inclure toute personne de la génération de vos grands-parents dont vous avez des antécédents, y compris les frères et sœurs et cousins de vos grands-parents. Vous voudrez peut-être écrire tous les noms que vous connaissez, que vous ayez ou non des enregistrements dessus, dans le but de créer des graphiques ou des arbres généalogiques.
- Si vous avez des archives de quelqu'un au-delà de la génération de vos grands-parents, faites-leur des listes séparées selon la génération.
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Classez chaque liste par famille, puis par âge. Les premiers membres de chaque liste doivent être ceux qui vous sont le plus étroitement liés (frères et sœurs, parents, grands-parents) et le reste doit être organisé par âge. Par exemple, la génération de vos parents inclurait d'abord vos parents, puis votre tante ou oncle le plus âgé, puis le plus âgé suivant, et ainsi de suite.
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Placez les parents par alliance à côté de leur conjoint. Si vous incluez des parents par mariage dans votre recherche, placez leur dossier directement après celui de leur conjoint pour plus de clarté. Il est préférable de ne pas regrouper les conjoints dans un seul fichier, car vous pourriez finir par trouver plus d'informations sur l'un ou les deux plus tard.
- Si l'un de vos proches a eu plusieurs conjoints, placez son dossier directement après le parent qu'il a épousé, dans l'ordre chronologique. Par exemple, la première femme de votre oncle serait placée après votre oncle, suivie de sa deuxième femme.
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Placez les groupes de génération dans l'ordre chronologique. Vous voudrez peut-être trier vos générations par ordre croissant, en commençant par la plus jeune génération et en remontant. Vous pouvez également commencer avec la génération connue la plus ancienne, mais vous devrez vous réorganiser si vous trouvez finalement des enregistrements sur un ancêtre encore plus ancien.
- Vous pouvez donner à chaque génération un classeur si vous le souhaitez, mais vous constaterez peut-être que certaines générations ne rentrent pas dans un seul classeur ou que certaines ne sont pas assez grandes pour remplir un classeur.
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Utilisez des couleurs ou des nombres pour distinguer visuellement les groupes de générations. Le codage couleur ou l'ajout d'un numéro à chaque nom de fichier peut être un moyen utile de voir en un coup d'œil quelle génération est quelle. Cela peut également être un bon moyen de maintenir l'ordre des générations si vous choisissez de vous réorganiser ultérieurement à l'aide d'un autre système.
- Par exemple, si vous avez des fichiers sur 3 générations, vous pouvez numéroter la génération la plus ancienne 1, la génération suivante 2 et la plus jeune 3. Chaque nom de fichier doit alors commencer par le numéro qui indique à quelle génération il appartient.
- Si vous pensez que vous pouvez éventuellement ajouter des générations plus anciennes ou plus jeunes, le code couleur peut être un meilleur système. Par exemple, rendre tous les fichiers de la génération de vos grands-parents verts vous permettra de les identifier facilement en un coup d'œil.

Vous pouvez inclure vos parents, leurs frères et sœurs et même leurs cousins si vous avez des documents sur eux.

Méthode 2 sur 3: trier les fichiers par nom de famille

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Faites une liste de tous les parents pour lesquels vous avez des dossiers. Lorsque vous organisez vos fichiers par nom de famille, il n'est pas nécessaire de faire de la place pour les proches sur lesquels vous n'avez pas encore d'informations, car il sera facile de les insérer plus tard. Une fois que vous avez trié les documents généalogiques dont vous disposez, faites une liste de tous les parents auxquels ils appartiennent.
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Triez les parents par ordre alphabétique du nom de famille. Une fois que vous avez une liste complète des parents pour lesquels vous créez des fichiers, classez-les en fonction de leur nom de famille. Un moyen simple de le faire est de taper les noms dans un document Word, de sélectionner la liste et de cliquer sur le bouton «Trier» de l'onglet Accueil.
- Vous voudrez peut-être conserver différents noms de famille dans différents classeurs pour plus de clarté.
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Divisez les groupes de noms de famille par emplacement s'ils sont particulièrement volumineux. Si vous avez des recherches sur plusieurs branches de votre famille et qu'elles sont réparties dans plusieurs endroits, il peut être utile de créer des sous-catégories de parents qui partagent un nom et un lieu. Par exemple, vous pourriez créer 1 groupe pour «les Henderson du Colorado» et 1 groupe pour «les Henderson de l'Ohio».
- Vous pouvez également conserver chaque groupe d'emplacements dans un classeur distinct, mais vous constaterez peut-être que vous ne disposez pas de suffisamment d'informations sur chaque groupe pour remplir un classeur entier.
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Classez les membres de chaque sous-groupe par prénom. Une fois que vous avez divisé tous les fichiers de vos proches en groupes de noms de famille et, si nécessaire, en sous-groupes de localisation, vous pouvez les trier par ordre alphabétique de leur prénom. De cette façon, lorsque vous recherchez un membre de la famille en particulier, tel que "Zachary Davidson", vous pouvez aller aux "Nebraska Davidsons" et rechercher "Zachary" sous Z.
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Notez la relation de chaque parent avec vous sur leur dossier. Si vous suivez une très grande famille, il peut être utile de vous rappeler comment chacun s'intègre dans l'arbre généalogique. Étant donné que le nom de famille d'une personne ne vous donne pas nécessairement cette information, vous voudrez peut-être noter comment elle est liée à vous dans son dossier ou faire un tableau pour chaque branche de la famille.

Si vous avez des archives de quelqu'un au-delà de la génération de vos grands-parents, faites-leur des listes séparées selon la génération.

Méthode 3 sur 3: stocker vos enregistrements en toute sécurité

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Utilisez des classeurs à 3 anneaux avec des poches en plastique sur le devant et le dos. Ceux-ci peuvent généralement être trouvés dans les magasins de fournitures de bureau ou de fournitures scolaires. Vous pouvez imprimer ou écrire une page de garde et une étiquette de dos pour tenir dans les poches en plastique, ce qui vous aidera à identifier ce qui se trouve dans le dossier, même s'il est sur une étagère ou dans une boîte.
- Si vous avez des documents surdimensionnés (plus de 8,5 sur 28 centimètres (22 cm × 28 cm)), vous voudrez peut-être acheter au moins un classeur plus grand pour les insérer. Prenez les mesures de vos documents surdimensionnés au magasin afin que vous peut être sûr d'acheter la bonne taille.
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Stockez vos documents dans des feuilles de protection en plastique sans danger pour l'archivage. Même si vous utilisez une photocopie, vous ne devez jamais perforer vos documents ni les stocker dans des classeurs sans protège-feuilles. Au fil du temps, ils deviendront usés après avoir été touchés et exposés à la lumière. Au lieu de cela, achetez des protecteurs en plastique à 3 trous étiquetés comme étant sans danger pour les archives.
- Le Mylar D, le polypropylène, le polyéthylène et le plastique Tyvek sont tous considérés comme sans danger pour les archives. En cas de doute, cependant, choisissez quelque chose qui est clairement marqué comme archivistique sur l'étiquette du produit.
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Étiquetez chaque protecteur de feuille avec des détails sur le document à l'intérieur. Notez toutes les informations importantes sur chaque document, telles que de qui il s'agit, de quel type de document il s'agit, et quand et d'où il vient, sur une étiquette adhésive. Collez ensuite l'étiquette dans un coin inférieur du protecteur de feuille, et non sur le document lui-même.
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Faites des copies de photographies et de documents originaux. Certains éléments, tels que des photographies, des certificats, des coupures de journaux et des lettres, doivent être photocopiés avec les originaux stockés séparément. L'exposition à la lumière peut endommager les documents au fil du temps, il est donc plus sûr de laisser ces éléments dans une boîte sécurisée pour les archives et de placer les photocopies dans vos classeurs à la place.
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Stockez vos classeurs à environ 70 ℉ (21 ℃) et 50% d'humidité. Les températures extrêmes et l'humidité peuvent dégrader le papier et les photographies au fil du temps. Évitez de ranger vos classeurs dans un grenier ou un sous-sol, qui peuvent souvent devenir très humides et chauds, en particulier en été. Au lieu de cela, gardez-les dans un endroit qui reste relativement tempéré et sec toute l'année.
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Numérisez tous les documents importants et stockez-les sur un disque dur. Pour être sûr, il est préférable d'avoir des copies numériques de vos fichiers importants ainsi que des fichiers physiques. Enregistrez les listes ou les graphiques que vous saisissez sur l'ordinateur et utilisez votre scanner pour créer des fichiers numériques à partir de tout autre élément important. Étiquetez clairement ces fichiers et enregistrez-les sur le disque dur de votre ordinateur, ainsi que sur un lecteur amovible si possible.
- C'est une bonne idée d'écrire également une «clé» avec des informations sur chaque fichier numérique et de l'enregistrer au même emplacement.

Vous ne devez jamais perforer vos documents ni les stocker dans des classeurs sans protège-feuilles — Même si vous utilisez une photocopie, vous ne devez jamais perforer vos documents ni les stocker dans des classeurs sans protège-feuilles.

Conseils

Faites des photocopies de tous les documents originaux à mettre dans vos classeurs. Gardez les originaux séparés, idéalement dans un coffre-fort photo.
Écrivez les instructions de dépôt pour vous-même. Cela vous aidera à vous rappeler comment utiliser correctement votre système, surtout si vous faites une pause dans vos recherches et y revenez après une longue période.
Tenez un journal de recherche. Il peut être utile de garder une trace des informations que vous avez acquises quand et d'où. Cela peut être inclus dans votre classeur.

Mises en garde

Évitez d'utiliser des trombones, du ruban adhésif ordinaire et du ciment en caoutchouc sur vos documents, car ils peuvent les endommager avec le temps. Si vous choisissez d'utiliser du ruban adhésif, achetez le type sans danger pour les photos.

Les choses dont vous aurez besoin

Classeurs à 3 anneaux, idéalement avec des poches en plastique sur le devant et le dos
Protections en feuille de plastique sans danger pour l'archivage
Etiquettes adhésives
Boîtes d' archivage-sécurité à des originaux magasin en
Disque dur et / ou disque amovible
Scanner (en option)

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