Comment utiliser Omniplan?

Insérez les jalons de votre projet. Les jalons sont de petits mini-objectifs qui marquent la progression de votre projet. Pour en créer un, cliquez sur Structure pour ouvrir un menu. Dans ce menu, survolez Ajouter et sélectionnez Jalon. Vous pouvez déplacer votre jalon sous les tâches nécessaires pour l'accomplir en cliquant à sa gauche et en le faisant glisser vers son nouvel emplacement.

• Par exemple, un projet de conception d'un nouveau programme de transport en commun peut inclure des jalons tels que la tenue de réunions avec les parties prenantes, la réalisation d'un sondage sur l'achalandage, la rencontre avec les responsables du transport en commun, l'identification des besoins, la conception d'itinéraires, la création d'un budget et l'obtention d'un financement.
• Vous pouvez également utiliser le raccourci Commande-Maj-M
• Si vous souhaitez transformer une tâche en jalon, vous pouvez le faire sous l'écran «Infos sur la tâche». L'icône d'informations sur la tâche est située sur la barre d'outils qui se trouve dans la partie supérieure droite de l'écran. L'icône est constituée de trois ovales allongés empilés verticalement.

Énumérez les tâches nécessaires à la réalisation du projet. Cliquez sur Structure pour ouvrir un nouveau menu, puis survolez Ajouter et choisissez Tâche. Vous pouvez ensuite saisir les dates de début et de fin de votre tâche et une description du travail à effectuer. Pour réorganiser vos tâches, cliquez simplement à gauche de la tâche que vous souhaitez déplacer et faites-la glisser vers son nouvel emplacement. Vous pouvez le faire à partir de l'écran principal.

• Si vous êtes déjà sur une tâche, vous pouvez simplement appuyer sur retour.
• Les nouvelles tâches apparaîtront soit sous une tâche sélectionnée, soit au bas de la liste si aucune tâche n'est sélectionnée.
• Si vous mettez à jour les tâches, le programme vous permettra de suivre leur progression vers l'achèvement.

Des tâches de groupe qui vont ensemble. Ces tâches peuvent être liées les unes aux autres, faire partie du même jalon ou être interdépendantes. Sélectionnez les tâches que vous souhaitez regrouper, puis cliquez sur Structure pour ouvrir le menu. Sélectionnez Groupe. Les tâches seront ensuite mises en retrait sous une tâche parent qui vous permet de suivre la progression du groupe.

• Alternativement, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Option-Commande-L pour créer votre groupe.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la couleur des tâches d'un groupe particulier en cliquant sur l' onglet Styles et en choisissant une couleur. En créant différents groupes de tâches de couleurs différentes, vous pouvez obtenir une meilleure vue de votre flux de travail et des exigences de votre projet.

Utilisez les lignes d'interdépendance des tâches pour montrer quelles tâches doivent être terminées en premier. Sélectionnez vos tâches, puis cliquez sur Connexion, ce qui crée une dépendance. Ce bouton est situé sur la barre d'outils en haut à gauche de l'écran. Alternativement, vous pouvez cliquer sur la flèche à la fin d'une tâche et faire glisser votre curseur pour créer une ligne au début de la tâche suivante. Il existe quatre types différents de lignes de dépendance que vous pouvez utiliser dans Omniplan:

• Une dépendance «Finish-Start» signifie que lorsque la première tâche se termine, la deuxième tâche peut démarrer.
• Une dépendance "Début-Fin" signifie que lorsque la deuxième tâche démarre, la première tâche peut se terminer.
• Une dépendance «Démarrage-Démarrage» signifie que lorsque la première tâche démarre, la deuxième tâche peut également démarrer.
• Une dépendance «Finish-Finish» signifie que lorsque la première tâche se termine, la deuxième tâche peut également se terminer.

Définissez la durée de vos tâches. Dans la vue des tâches, définissez la durée en tapant le nombre de jours ou de semaines que la tâche prendra dans la colonne de durée. Vous pouvez également faire glisser la barre pleine à droite de la tâche jusqu'à ce qu'elle représente la durée correcte. Lorsque vous modifiez l'une de ces colonnes, l'autre change pour refléter la même durée.

• Vous pouvez utiliser la lettre «d» pour représenter les «jours», la lettre «w» pour représenter les «semaines» et la lettre «m» pour représenter les «mois» lorsque vous saisissez votre durée.
• Lorsque vous créez des dépendances, le programme s'assure que vos lignes de durée de tâche correspondent.

Gardez vos tâches à jour afin que vous puissiez suivre vos progrès. Vous pouvez modifier l'état d'achèvement des projets pour indiquer si les projets sont sur la bonne voie. Pour modifier l'état d'achèvement d'un projet, modifiez le pourcentage d'achèvement dans la colonne «Terminé» ou la section «Informations sur la tâche». Vous pouvez également faire glisser la barre d'état pour refléter la progression actuelle.

• Vous pouvez utiliser la fonction de «rattrapage» pour mettre à jour les tâches lorsque les choses sont dans les temps.
• Si une tâche est en retard ou doit être déplacée, vous pouvez utiliser la fonction "Replanifier" pour modifier les dates.

Utilisez le sélecteur de vue pour passer à la vue des ressources. C'est ici que vous entrerez les travailleurs, l'équipement et les matériaux dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Vous serez capable de gérer le temps et les efforts des gens. Vous pourrez également voir combien de matériaux vous avez besoin et utilisez.

• Le sélecteur de vue se trouve dans le coin supérieur gauche de l'écran. Il est écrit "voir" en dessous. Il se compose d'icônes qui représentent chaque page vue dans le programme. Pour changer de vue, il vous suffit de cliquer sur l'icône de votre choix. Par exemple, l'icône d'affichage du calendrier ressemble à un calendrier.

Tapez le nom de votre première ressource pour commencer. Vous pouvez saisir le nom d'une personne, le nom d'une machine que vous utilisez ou le nom d'un matériau. Utilisez le nom qui vous convient le mieux.

• Par exemple, vous pouvez taper «Karen», «Ordinateur portable HP» ou «Rames de papier».

Appuyez sur retour pour ajouter votre prochaine ressource. Cela vous fera passer à la ligne suivante. Vous pouvez continuer à appuyer sur retour et saisir les noms des ressources jusqu'à ce que vous ayez saisi tous les éléments dont vous avez besoin pour terminer votre projet.

Modifiez les catégories de chaque ressource pour refléter le type. Vous pouvez désigner une ressource comme «personnel», «équipement» ou «matériel». Cliquez sur l'icône dans la colonne "type" située à gauche du nom de la ressource pour ouvrir le menu de sélection. Le personnel comprendra tous vos travailleurs ou contributeurs. L'équipement comprend toutes les machines ou outils que vous utilisez, comme un ordinateur. Les matériaux comprennent les articles considérés comme consommables, tels que le papier.

• Il y a un endroit pour entrer les détails sous chaque ressource. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir les titres des employés ou d'autres informations dans cet espace.

Modifiez la colonne «unités» si une ressource n'est disponible qu'une partie du temps. La colonne "Unités" représente combien de temps une ressource est consacrée à votre projet. Par exemple, un employé peut travailler sur 2 projets différents, ce qui signifie qu'ils ne sont disponibles pour votre projet que 50% du temps. Vous pouvez modifier le pourcentage indiqué sous «Unités» pour refléter cela.

• Cliquez simplement sur le nombre que vous souhaitez modifier et saisissez le nouveau pourcentage.

Ajoutez une colonne de coût pour suivre le coût de chaque projet. Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Coût. Vous pouvez ajouter par coût/heure ou coût/utilisation. Le coût/heure fonctionne bien pour les employés, tandis que le coût/utilisation peut suivre des éléments tels que les coûts de papier ou les coûts de copie.

• Cette étape est facultative.

Affectez vos ressources aux tâches. Cliquez sur une tâche non attribuée, puis faites-la glisser dans la chronologie d'une ressource. La chronologie apparaîtra à droite du nom de la ressource. Cela affectera le projet à la ressource.

• Vous pouvez également le faire dans la vue des tâches. Sélectionnez le projet que vous souhaitez affecter, puis cliquez sur Affectations. Sélectionnez toutes les ressources que vous souhaitez affecter à ce projet.
• Dans certains cas, vous pouvez constater que la durée de vos tâches change. Cela peut se produire pour correspondre aux heures disponibles d'un employé. Par exemple, un employé qui travaille des demi-journées peut prendre plus de temps pour terminer une tâche qu'un employé qui travaille à temps plein. Cela vous permet également d'éviter de surcharger un employé en lui attribuant trop de tâches.

Utilisez le sélecteur de vue pour passer à la vue du calendrier. Cela ouvrira votre horaire de travail afin que vous puissiez apporter des modifications. Il devrait vous montrer toutes les dates dans le calendrier de votre projet.

• Vous verrez la barre d'outils d'affichage dans le coin supérieur gauche de l'écran. Pour changer de vue, il vous suffit de cliquer sur l'icône de votre choix. Pour le calendrier, vous cliquerez sur l'icône du calendrier.

Ajustez les heures de travail pour refléter votre horaire. Le programme utilise par défaut un horaire du lundi au vendredi avec des heures de travail de 8h00 à 17h00. Cependant, vous pouvez modifier cela si nécessaire en faisant glisser ou en redimensionnant vos blocs de travail. Pour faire glisser un bloc vers une nouvelle zone, cliquez dessus et déplacez votre curseur. Pour le redimensionner, cliquez sur le coin de la boîte, puis faites glisser le curseur pour agrandir la taille de la boîte.

• Vous pouvez créer des horaires de travail individuels pour les employés ou les contributeurs au projet en cliquant sur le nom de la personne dans la colonne «Ressources». Vous pouvez ensuite saisir leur planning dans le calendrier de la même manière que vous avez saisi le planning du projet.
• Vous pouvez également modifier vos heures de travail dans la section «Informations sur le projet», qui est la même section que vous avez consultée précédemment lors de la configuration de votre calendrier. Modifiez ensuite les heures dans la case " Conversions d'unités d'effort ".

Entrez vos vacances et jours de congé. Cliquez sur l' onglet Heures supplémentaires et hors heures en haut de l'écran de votre calendrier. Utilisez les flèches pour déplacer votre calendrier vers le mois où le jour de congé se produira. Cliquez ensuite sur la semaine pour ajouter votre jour de congé. Appuyez sur la touche Maj et faites glisser votre curseur sur l'heure à laquelle vous souhaitez décoller, ce qui créera une boîte rouge pour indiquer qu'il est temps de décoller.

• Cela mettra automatiquement à jour votre emploi du temps afin que ces jours ne soient pas pris en compte dans la durée de votre tâche, ce qui pourrait vous faire apparaître en retard.
• Si vous souhaitez ajouter des jours de congé pour un employé en particulier, cliquez sur son nom sous «Ressources» avant de saisir le temps de congé.