Comment séparer les prénoms et les noms de famille dans des champs distincts dans une liste Microsoft Excel?
Si vous travaillez avec des feuilles de calcul et obtenez une feuille de calcul avec des noms et prénoms combinés, vous savez que vous ne pouvez pas trier par noms de famille.
Si vous travaillez avec des feuilles de calcul et obtenez une feuille de calcul avec des noms et prénoms combinés, vous savez que vous ne pouvez pas trier par noms de famille. Le tri par champ avec le premier et le dernier combinés n'est d'aucune utilité. Dans ces cas, vous devez séparer le prénom et le nom avant le tri.
- 1Vous avez votre feuille de calcul, avec les noms et prénoms combinés comme dans cette illustration.
- 2Dans cet exemple, vous maintenez votre curseur sur l'en-tête de colonne "b" jusqu'à ce qu'il fasse une flèche vers le bas, puis cliquez avec le bouton gauche de la souris pour sélectionner la colonne entière comme indiqué ici.
- 3Ensuite, vous sélectionnez l'onglet DATA, puis sélectionnez le bouton TEXT TO COLUMNS. Notez que vous devez avoir plusieurs colonnes vides après la colonne que vous convertissez. Si nécessaire, mettez la colonne en surbrillance et insérez 2-3 nouvelles colonnes. Sinon, la conversion écrasera les données dans les colonnes successives.
- 4Dans la première fenêtre de l'assistant de texte en colonnes, vous choisirez DELIMITED.
- Vous ne choisissez une largeur fixe que si les segments que vous souhaitez séparer ont tous exactement la même largeur (comme séparer les indicatifs régionaux des numéros de téléphone).
Dans ces cas, vous devez séparer le prénom et le nom avant le tri. - 5Dans la deuxième fenêtre de l'assistant de texte en colonnes, vous choisissez le délimiteur ou ce qui sépare les éléments que vous souhaitez dans des colonnes distinctes. Dans notre cas, il s'agit simplement d'un espace, nous sélectionnons donc l'espace. Vous pouvez également cocher " Traiter les délimiteurs consécutifs comme un seul ".
- Si vous aviez des noms séparés par des virgules (comme Brown, James), vous utiliseriez la virgule comme délimiteur, etc.
- 6Dans la troisième fenêtre de l'assistant de texte en colonnes, choisissez le formatage "général" et laissez tout le reste tel quel. Appuyez sur le bouton "Terminer" pour continuer.
- Cette zone n'est modifiée que s'il s'agit de nombres ou de dates.
- 7Revoyez votre travail. La feuille de calcul devrait ressembler à ceci maintenant.
- 8Vous pouvez maintenant modifier les en-têtes en prénom et nom de famille si vous le souhaitez, et trier par nom de famille si vous le souhaitez. Voici à quoi ressemble la feuille de calcul avec des en-têtes mis à jour et triés alpha par nom de famille.
- On n'a pas besoin de la dernière version pour cela, cela peut aussi être fait dans Excel 2003.
- Faites TOUJOURS une copie de votre feuille de calcul avant d'essayer et travaillez sur la copie plutôt que sur l'original!
- ASSUREZ-VOUS d'insérer quelques colonnes supplémentaires à droite de la colonne que vous modifiez, car cela écrasera toutes les colonnes que vous avez remplies si vous ne le faites pas!
Questions et réponses
- Cela ne s'applique qu'aux personnes qui n'ont qu'un prénom et un nom de famille. Et si j'ai plus de 3-4 noms?Ensuite, vous devez le saisir manuellement. L'ordinateur ne peut pas dire lequel est un prénom et lequel est un nom de famille, les ordinateurs ne peuvent séparer que des mots entiers.
Les commentaires (1)
- Grande explication. J'ai regardé plusieurs sites mais celui-ci est le meilleur.
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