Comment réserver des animations?
Considérez vos options de divertissement bien avant votre événement et prévoyez de réserver votre artiste tôt.
Lors de la réservation de votre divertissement, pensez à vos invités, à la nature de votre événement et à votre budget. Vous pouvez réserver des options de divertissement telles que des musiciens, des danseurs, des conférenciers et des comédiens. Recherchez les types de spectacles et d'artistes qui fonctionnent pour votre événement. Contactez l'animateur et négociez la logistique. Avec un peu de planification, vous pouvez faire de votre prochain événement un souvenir inoubliable!
Partie 1 sur 3: choisir votre divertissement
- 1Recherchez le coût total de votre événement et définissez un budget de divertissement. Vous avez peut-être déjà un budget en tête, mais essayez de décomposer ce que vous pouvez allouer pour le divertissement. N'oubliez pas d'inclure d'autres coûts, comme la nourriture, les décorations et les cadeaux, et voyez ce qu'il vous reste dans votre budget.
- 2Réservez à l'avance pour garantir vos meilleurs choix. Considérez vos options de divertissement bien avant votre événement et prévoyez de réserver votre artiste tôt. Les artistes sont souvent très occupés et peuvent réserver des mois à l'avance.
- Vous n'avez pas à vous précipiter dans une décision, mais regardez dans les calendriers des artistes interprètes ou exécutants pour avoir une idée de leur disponibilité. Vous pouvez consulter leurs événements à venir sur leur site Web.
- 3Choisissez votre type de performance. Vous pouvez choisir une variété d'options de performance, telles que musicien, danseur ou conférencier. Prenez votre décision en fonction de vos invités et du style de l'événement. Tenez compte de l'âge, des antécédents et de la culture de vos invités. Pensez à vos besoins en matière de divertissement pour l'événement et choisissez un type de spectacle qui conviendra bien à votre événement.
- Voulez-vous un musicien, comme un groupe, un chanteur acoustique ou un DJ? Ou recherchez-vous un spectacle de danse ou un sketch comique?
- La fête est-elle pour l'anniversaire ou la remise des diplômes d'un enfant? Ou est-ce une baby shower?
- Vous pouvez faire preuve de créativité et réserver des divertissements moins courants, comme des artistes de feu, des hula hoopers ou des ventriloques.
CONSEIL D'EXPERTNotre expert est d'accord: lorsque vous choisissez un artiste pour votre événement, pensez aux types de choses que vous ne voulez pas. Par exemple, si vous détestez le heavy metal ou si vous ne voulez pas d'un groupe qui joue des reprises pop, cela peut vous aider à affiner votre liste rapidement.
Vous pouvez réserver des options de divertissement telles que des musiciens, des danseurs, des conférenciers et des comédiens. - 4Décidez du genre et du style. Vous souhaitez peut-être réserver un danseur, mais vous pouvez choisir parmi un certain nombre de styles de danse. Voulez-vous un ballet, des claquettes ou une danseuse du ventre? Pensez au style spécifique de musique, de comédie ou de conférence que vous aimeriez animer. Cela vous aidera à affiner votre recherche.
- 5Recherchez vos meilleurs choix pour les artistes. Une fois que vous avez une idée du genre ou du style, allez en ligne et recherchez des artistes qui correspondent à vos critères. Recherchez quelqu'un d'expérience et qui a plusieurs références et critiques solides.
- Essayez de trouver des détails tels que le niveau de performance, le niveau d'expérience, la formation ou l'éducation.
- 6Regardez des performances en direct, en personne ou des enregistrements vidéo. Vidéos Google des artistes que vous souhaitez réserver. Recherchez des vidéos musicales ou des enregistrements de performances en direct. Regardez les performances pour avoir une idée de ce à quoi vous attendre. Cela conviendra-t-il à votre événement?
- Faites attention à la façon dont la foule réagit à la musique ou à la performance. Tout le monde s'amuse-t-il? L'artiste se porte-t-il bien? Répondre à des questions comme celle-ci peut vous aider à trier les artistes potentiels.
Partie 2 sur 3: comprendre la logistique
- 1Contactez directement un artiste. Consultez leur site Web pour rechercher des informations de réservation. Certains peuvent avoir un numéro de téléphone à appeler ou un formulaire de contact à remplir. Mentionnez le lieu et la date de l'événement. Incluez des détails comme la nature de l'événement et toutes les attentes que vous pourriez avoir. Soyez concis et amical.
- Vous ne pouvez pas entrer en contact avec l'artiste directement, et ce n'est pas grave. Parlez de votre événement à leur responsable ou à leur agent.
- 2Faites appel à un agent de talent ou à une agence de divertissement, si vous le souhaitez. Le travail d'un agent de talent consiste à jumeler des artistes avec des clients pour des événements en direct. Les agences de divertissement sont des entreprises axées sur la fourniture de divertissements pour des événements. Vous pouvez rechercher des entreprises ou des agents en ligne pour vous aider à trouver des artistes interprètes ou exécutants.
- Ils peuvent également vous aider avec les aspects commerciaux, comme la négociation du contrat et la définition des détails.
- Les agents et les entreprises reçoivent un pourcentage de chaque offre de divertissement, alors gardez-en compte lorsque vous préparez votre budget.
- Le temps de réponse typique est de 3 à 5 jours. Faites un suivi avec un autre e-mail si vous n'avez pas reçu de réponse après environ 5 jours.
Vous pouvez faire preuve de créativité et réserver des divertissements moins courants, comme des artistes de feu, des hula hoopers ou des ventriloques. - 3Consultez votre site pour toute restriction relative à l'événement. Que votre salle soit réservée ou que vous soyez encore en train de décider, enregistrez-vous auprès du lieu pour discuter de votre événement. Certains lieux conviennent mieux à certains événements que d'autres, et il est utile de se pencher sur votre lieu avant de décider de votre divertissement.
- Vous pouvez appeler ou envoyer un e-mail directement au lieu, ou effectuer une recherche sur leur site Web pour obtenir des informations.
- Assurez-vous qu'il y a suffisamment de place pour le divertissement auquel vous pensez. Pensez également à savoir si votre événement aura lieu à l'intérieur ou à l'extérieur.
- Par exemple, si vous souhaitez réserver un DJ, il aura besoin d'espace pour installer un équipement audio et une table ou deux. Vous voudrez également de la place pour une piste de danse, et peut-être un laser ou deux! Gardez cela à l'esprit lorsque vous recherchez des salles ou réservez votre artiste.
- 4Demandez une consultation avec votre artiste ou votre agent de réservation. Il est plus facile de dépasser les attentes et de discuter des prix en personne. Si votre animateur a le temps et si cela correspond à votre emploi du temps, organisez une réunion pour passer en revue votre événement.
- 5Discutez de vos questions, demandes et exigences avec votre artiste. Vous pouvez discuter en personne ou par téléphone. Posez vos questions à l'animateur ou à son manager, et répondez et posez des questions pour clarifier la nature de votre événement. Assurez-vous de demander si votre artiste a des exigences particulières.
- Si vous avez des demandes particulières, comme des chansons ou des cris, faites-leur savoir à l'avance.
- Rincer tous ces détails avant l'événement permet d'éviter les problèmes de communication et garantit que tout le monde est heureux et s'amuse.
- 6Convenez du tarif de réservation. La plupart des artistes auront un tarif standard qu'ils facturent, généralement à l'heure. L'animateur ou son agent vous proposera un prix, et vous pourrez discuter du prix en fonction de votre budget. Peut-être discutez-vous de la façon de faire en sorte que leur taux fonctionne dans votre budget, par exemple en raccourcissant le temps. Ou peut-être ont-ils ajusté les tarifs en fonction de la nature de votre événement.
- Négociez le prix avec l'interprète en lui proposant un tarif 10% inférieur à ce qu'il propose.
- Il est normal de renoncer à l'accord que vous proposez si cela ne fonctionne pas pour vous. Dites simplement: "Cela ne fait pas partie de mon budget. Je m'excuse pour tout inconvénient."
- 7Rédigez et signez un contrat si vous souhaitez des accords officiels. Vous et votre artiste pouvez parler des détails et négocier vos accords jusqu'à ce que les deux parties soient satisfaites. Ensuite, mettez les accords par écrit, afin que tout le monde soit clair sur les attentes et le taux de rémunération. Demandez à votre artiste et à son agent ou à son directeur de signer le contrat, puis de le signer vous-même.
- Vous pouvez également conclure un accord verbal si vous préférez.
Pensez à vos besoins en matière de divertissement pour l'événement et choisissez un type de spectacle qui conviendra bien à votre événement.
Partie 3 sur 3: se préparer pour un grand événement
- 1Désignez votre espace de représentation. Choisissez où vous souhaitez présenter votre divertissement. Nettoyez votre espace et installez des meubles ou des décorations, comme votre scène, votre piste de danse et votre équipement de sonorisation.
- Vous pouvez baser vos préparatifs sur toute autre réservation et la nature de votre événement. Par exemple, vous attendez peut-être une commande de restauration.
- 2Assurez-vous que tous les invités peuvent voir et entendre vos divertissements. Avant l'événement, testez le lieu de représentation et l'équipement de sonorisation. Assurez-vous que le microphone fonctionne et que le son peut être entendu sous tous les angles de la pièce. Si vous avez une performance visuelle, placez-vous à divers endroits de la pièce pour vérifier la visibilité.
- Ajustez l'emplacement et le son de votre artiste au besoin.
- 3Prévoyez des retards, juste au cas où. Même Broadway prépare les doublures, alors soyez prêt à tout. Vous devez toujours vous attendre à l'imprévu et avoir une certaine flexibilité lors de la planification des événements. Ayez à l'esprit quelques idées qui remplissent le temps pour un délai de 30 minutes ou 3 heures.
- Vous pouvez avoir un animateur de secours, un bref accueil ou une introduction, par exemple.
- Au cas où votre DJ annule, vous pouvez prévoir de jouer votre propre musique. Utilisez des CD, des applications de téléphone portable ou votre ordinateur.
- Si votre comédien est en retard, demandez à quelqu'un d'improviser avant d'arriver!
