Comment convertir Word en Excel?

Comprendre comment le document sera converti. Lorsque vous importez un document dans Excel, certains caractères seront utilisés pour déterminer les données qui entrent dans chaque cellule de la feuille de calcul Excel. En effectuant quelques étapes de formatage avant l'importation, vous serez en mesure de contrôler l'apparence de la feuille de calcul finale et de minimiser la quantité de formatage manuel que vous devez effectuer. Ceci est particulièrement utile si vous importez une grande liste d'un document Word dans Excel.

• Cette méthode fonctionne mieux lorsque vous avez une liste de plusieurs entrées, chacune formatée de la même manière (liste d'adresses, numéros de téléphone, adresses e - mail, etc.).

Scannez le document pour toute erreur de formatage. Avant de commencer le processus de conversion, vous voudrez vous assurer que chaque entrée est formatée de la même manière. Cela signifie corriger les erreurs de ponctuation ou réorganiser les entrées qui ne correspondent pas au reste. Cela garantira que les données sont transférées correctement.

Affichez les caractères de mise en forme dans votre document Word. L'affichage des caractères de mise en forme normalement masqués vous aidera à déterminer la meilleure façon de diviser les entrées. Vous pouvez les afficher en cliquant sur le bouton "Afficher / Masquer les marques de paragraphe" dans l'onglet Accueil ou en appuyant sur Ctrl+ ⇧ Shift+ *

• La plupart des listes auront soit une marque de paragraphe à la fin de chaque ligne, soit une à la fin de la ligne et une dans la ligne vide entre les entrées. Vous utiliserez les marques pour insérer les caractères utilisés par Excel pour différencier les cellules.

Remplacez les marques de paragraphe entre chaque entrée pour vous débarrasser de l'espace supplémentaire. Excel utilisera l'espace entre les entrées pour déterminer les lignes, mais vous devrez vous en débarrasser pour l'instant pour faciliter le processus de formatage. Ne vous inquiétez pas, vous le rajouterez dans quelques instants. Cela fonctionne mieux lorsque vous avez une marque de paragraphe à la fin d'une entrée et une dans l'espace entre les entrées (deux à la suite).

• Appuyez sur Ctrl+ H pour ouvrir la fenêtre Rechercher et remplacer.
• Tapez ^p^p dans le champ Rechercher. C'est le code pour deux marques de paragraphe d'affilée. Si chaque entrée est une seule ligne et qu'il n'y a pas de lignes vides entre elles, utilisez une seule à la ^p place.
• Saisissez un caractère de délimitation dans le champ Remplacer. Assurez-vous qu'il ne s'agit pas d'un caractère qui apparaît n'importe où dans le document, tel que ~.
• Cliquez sur Remplacer tout. Vous remarquerez que les entrées peuvent se combiner, mais ce n'est pas un problème pour le moment tant que le caractère de délimitation est au bon endroit (entre chaque entrée)

Séparez chaque entrée dans des champs distincts. Maintenant que vos entrées sont séparées de manière à apparaître dans les lignes suivantes, vous souhaiterez définir quelles données apparaîtront dans chaque champ. Par exemple, si chaque entrée est un nom sur la première ligne, une adresse sur la deuxième ligne et un état et un code postal sur la troisième ligne, vous pouvez

• Appuyez sur Ctrl+ H pour ouvrir la fenêtre Rechercher et remplacer.
• Supprimez l'une des ^p marques dans le champ Rechercher.
• Remplacez le caractère du champ Remplacer par une virgule ,.
• Cliquez sur Remplacer tout. Cela remplacera les symboles de paragraphe restants par le séparateur virgule, qui séparera chaque ligne dans un champ.

Remplacez le caractère de délimitation pour terminer le processus de formatage. Une fois que vous avez effectué les deux étapes Rechercher et remplacer ci-dessus, votre liste ne ressemblera plus à une liste. Tout sera sur la même ligne, avec des virgules entre chaque donnée. Cette dernière étape Rechercher et remplacer renverra vos données à une liste tout en conservant les virgules qui définissent les champs.

• Appuyez sur Ctrl+ H pour ouvrir la fenêtre Rechercher et remplacer.
• Entrez ~(ou le caractère que vous avez choisi à l'origine) dans le champ Rechercher.
• Entrez ^p dans le champ Remplacer.
• Cliquez sur Remplacer tout. Cela divisera vos entrées en groupes individuels séparés par des virgules.

Enregistrez le fichier en tant que fichier texte brut. Maintenant que votre formatage est terminé, vous pouvez enregistrer le document sous forme de fichier texte. Cela permettra à Excel de lire et d'analyser vos données afin qu'elles aillent dans les bons champs.

• Cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez "Enregistrer sous".
• Cliquez sur le menu déroulant «Type de fichier» et sélectionnez «Texte brut».
• Nommez le fichier comme vous préférez et cliquez sur Enregistrer.
• Si la fenêtre Conversion de fichier apparaît, cliquez simplement sur OK.

Ouvrez le fichier dans excel. Maintenant que vous avez enregistré le fichier en texte brut, vous pouvez l'ouvrir dans Excel.

• Cliquez sur l'onglet Fichier et sélectionnez Ouvrir.
• Cliquez sur le menu déroulant "Tous les fichiers Excel " et sélectionnez "Fichiers texte".
• Cliquez sur Suivant > dans la fenêtre Assistant d'importation de texte.
• Sélectionnez «virgule» dans la liste des délimiteurs. Vous pouvez voir comment les entrées seront séparées dans l'aperçu en bas. Cliquez sur Suivant >.
• Sélectionnez le format de données pour chacune des colonnes et cliquez sur Terminer.